淺談會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

程亞娟 云南財經(jīng)大學(xué)

一、引言

目前會計電算化已成為一門融計算機(jī)科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)和會計科學(xué)為一體的邊緣學(xué)科，在經(jīng)濟(jì)管理的各個領(lǐng)域中處于應(yīng)用電子計算機(jī)的領(lǐng)先地位，正在起著帶動經(jīng)濟(jì)管理諸多領(lǐng)域逐步走向現(xiàn)代化作用。會計電算化極大地減輕了會計人員的勞動強度，提高了會計工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)了會計職能的轉(zhuǎn)變。會計電算化給企業(yè)帶來方便和效益，但與此同時也給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了一系列的問題和隱患。企業(yè)面臨著會計電算化系統(tǒng)的技術(shù)問題、安全性風(fēng)險問題和應(yīng)用人才缺乏等一系列問題。

二、會計電算化下企業(yè)內(nèi)部控制面臨的技術(shù)問題

1.原始憑證數(shù)字化，易于偽造

在手工會計環(huán)境下，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均用紙張記錄，這些數(shù)據(jù)如果被修改，很容易辨別出被修改過的痕跡。但是，在會計電算化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，對數(shù)據(jù)修改可做到不留痕跡，這就給業(yè)務(wù)的記錄帶來了風(fēng)險，計算機(jī)的存儲方式是將信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲在磁（光）介質(zhì)上，因此極易被篡改甚至偽造而不留任何痕跡。這給一些不法之徒提供了機(jī)會，比如通過偽造或修改客戶、銀行的憑證，制造虛假交易，進(jìn)而侵吞公款等。

2.內(nèi)部控制的程序化使得差錯反復(fù)發(fā)生的可能性增大

電算化系統(tǒng)中內(nèi)部控制具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點。電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能，這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序，如程序發(fā)生差錯或不起作用，由于人們依賴性以及程序運行的重復(fù)性，使得失效控制長期不被發(fā)生，使用權(quán)系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性較大。

3.數(shù)據(jù)的安全性、保密性差

很多時候，企事業(yè)單位財務(wù)上的數(shù)據(jù)是保密的，在很大程度上關(guān)系著企事業(yè)單位生存與發(fā)展，但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計功能和適應(yīng)財務(wù)制度大傷腦筋，卻沒有認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題，所謂加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版。這樣會計數(shù)據(jù)的真實性和可靠性也就無法得到保證。此外，由于對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很強，計算機(jī)硬件和軟件對會計數(shù)據(jù)的安全性起著十分重要的作用，如系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，極易造成數(shù)據(jù)丟失。這也是手工會計系統(tǒng)不會遇到的問題。

三、會計電算化下企業(yè)內(nèi)部控制面臨的安全性風(fēng)險問題

1.“一身多職，越俎代包”現(xiàn)象嚴(yán)重，安全意識淡漠

傳統(tǒng)手工會計處理系統(tǒng)的內(nèi)部控制是建立在不相容職能分離及相應(yīng)職責(zé)分工的基礎(chǔ)上。采用電算化后，由于功能和知識度集中，導(dǎo)致職責(zé)的集中，原手工操作下不宜合并的崗位，采用電算化后可以合并，會計人員大大減少，致使這些原則的重要程度下降。再加上安全意識淡漠，對實行電算化后新的組織機(jī)構(gòu)和崗位之間的相互制約、相互監(jiān)督和相互控制機(jī)制不夠重視，“一身多職，越俎代包”現(xiàn)象嚴(yán)重，這使得計算機(jī)舞弊現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.會計電算化的基礎(chǔ)管理工作存在漏洞

在會計電算化模式下，需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部控制制度加以約束。然而，目前實行會計電算化的單位仍采取模仿手工的管理方法，沒有實行重整，崗位分工混亂，權(quán)限設(shè)置缺乏牽制，會計制度不健全，核算過程不規(guī)范。

3.會計軟件存在缺陷，使用混亂

目前我國財務(wù)軟件眾多，軟件開發(fā)公司大都強調(diào)自己的特色，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，不同的財務(wù)軟件相互不能兼容，數(shù)據(jù)接口、使用方法也不一樣，導(dǎo)致報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)睦щy，給用戶帶來不便。此外，有些單位自行開發(fā)財務(wù)軟件，在技術(shù)水平、資金有限的情況下，盲目開發(fā)出一些低水平軟件，使得會計信息存在著安全隱患，使非法分子有機(jī)可乘，讓企業(yè)蒙受損失。

四、加強和完善企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)會計電算化的對策

在積極應(yīng)對金融危機(jī)沖擊的關(guān)鍵時刻，強化會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制，是十分必要的。要著重從健全機(jī)制，規(guī)范流程，提高每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量入手，強化企業(yè)內(nèi)部控制，保持企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。隨著企業(yè)會計工作的變化，及時研究內(nèi)部監(jiān)控新方法，建立一套適合電算化要求的會計內(nèi)控機(jī)制非常必要。上述內(nèi)部控制現(xiàn)狀，就其產(chǎn)生的原因有企業(yè)內(nèi)部因素，也有外部因素。這就要求從內(nèi)外兩方面加強企業(yè)電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制。

1.加強內(nèi)控制度建設(shè)

必須要建立健全操作管理制度、硬件、軟件管理制度、會計檔案管理制度以及適合自己單位的電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制等制度，做到有法可依、有章可循、嚴(yán)格執(zhí)行已制定的各項制度，并重點針對業(yè)務(wù)處理過程中的關(guān)鍵控制點，落實到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)；原始憑證經(jīng)過審查，在錄入處理前一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理必須經(jīng)過相應(yīng)的權(quán)級審批，簡明、準(zhǔn)確、完整地填制與錄入。不正確的業(yè)務(wù)更正與刪除，待解報單的處理等都必須嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核制度，充分保證計算機(jī)賬務(wù)處理不錯不亂。無論是靜態(tài)審核，還是動態(tài)審核，都要仔細(xì)核對輸出的賬務(wù)憑證與實際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否一致。會計數(shù)據(jù)輸出必須進(jìn)行嚴(yán)格審核并簽章，認(rèn)真做好會計數(shù)據(jù)日備份和月末備份，并堅持雙重備份制度。從核算環(huán)節(jié)把關(guān)，保證整個系統(tǒng)正常運行，做到數(shù)據(jù)真實、完整和安全，業(yè)務(wù)處理合法、有效。會計核算控制是防范和化解會計核算風(fēng)險的重要環(huán)節(jié)，必須引起高度重視。同時，要隨著外部環(huán)境的變化、單位業(yè)務(wù)的不斷調(diào)整和管理要求的提高，不斷健全與更新內(nèi)部控制制度。

2.強化操作權(quán)限意識，明細(xì)崗位責(zé)任，實行權(quán)限等級控制

要充分運用財務(wù)軟件自身的程序控制功能，實行權(quán)限管理、互相監(jiān)督、互相牽制；實行集中式事后監(jiān)督與實時監(jiān)控相結(jié)合的內(nèi)控機(jī)制。操作權(quán)限控制是指按軟件系統(tǒng)開發(fā)過程中預(yù)先設(shè)定的各種不同管理、操作權(quán)限進(jìn)行業(yè)務(wù)分工，以保護(hù)會計數(shù)據(jù)免遭不當(dāng)使用或破壞。操作權(quán)限采用資格確認(rèn)方法，對不同級別的管理、使用者授予不同的權(quán)限。電算主管享有電算系統(tǒng)最高級管理權(quán)限，負(fù)責(zé)制定相關(guān)的管理制度，采取相應(yīng)的規(guī)范，進(jìn)行權(quán)限授予，對操作信息的安全跟蹤管理；電算系統(tǒng)維護(hù)員權(quán)限負(fù)責(zé)系統(tǒng)和設(shè)備的維護(hù)；操作員級權(quán)限負(fù)責(zé)憑證的錄入與復(fù)核工作，負(fù)責(zé)憑證的審查和錄入，保證賬務(wù)處理的真實與合法。在權(quán)限等級管理中，口令密碼必須不定期地更換，特別是電算主管必須有強烈的保密意識，對整個電算系統(tǒng)的安全有不可推卸的責(zé)任。只有這樣才能更好地發(fā)揮互相牽制約束的作用，才能防止非法侵入，充分體現(xiàn)互相牽制原則。

3.進(jìn)一步提高會計人員的綜合素質(zhì)

單位的內(nèi)部控制制度內(nèi)涵是多方面的，但內(nèi)部控制制度不是萬能的，會計系統(tǒng)是由人來操作的，一個系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對系統(tǒng)的安全是一種威脅。各種規(guī)章制度也都需要會計人員在工作中加以執(zhí)行，不然也只是流于形式。會計人員應(yīng)接受所用系統(tǒng)在安全方面的教育，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和安全意識，使用管理好自己的口令，定期修改自己的口令，提高系統(tǒng)的安全性。同時，要建立起良好的績效評價機(jī)制、激勵機(jī)制以及約束機(jī)制，使擁有知識的人獲得合理的報酬，實現(xiàn)知識創(chuàng)造財富，留住了解重要信息資源的人才，防止人才流失以及相應(yīng)的信息資源損失。

4.制定財務(wù)軟件業(yè)界協(xié)議

協(xié)議是規(guī)則的集合，分為低層和高層兩類，它規(guī)定了財務(wù)軟件的不同部分是如何交互的，從而保證不同品牌的財務(wù)軟件彼此間能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞或交換。作為會計電算化宏觀管理的主管部門，應(yīng)當(dāng)從技術(shù)的角度就財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)平臺、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、各功能模塊、數(shù)據(jù)傳遞模式、數(shù)據(jù)安全與保密等作出統(tǒng)一規(guī)定。這樣使各種不同品牌的財務(wù)軟件之間才能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為企業(yè)會計電算化內(nèi)部數(shù)據(jù)安全的進(jìn)一步完善提供良好的外部環(huán)境。

五、結(jié)論

企業(yè)對會計電算化系統(tǒng)的應(yīng)用在當(dāng)今是很普遍的，但是如何更好的利用這個系統(tǒng)是個很嚴(yán)峻的問題，這個系統(tǒng)給企業(yè)帶來利益的同時又因為這個系統(tǒng)本身帶有的弊端容易使企業(yè)受到大的損失，因而企業(yè)要掌握其利弊，揚長避短。會計電算化在實施前要做好規(guī)劃和采取相應(yīng)的方針，在實施中要進(jìn)行必要的控制和人員分工，在實施后要有健全的制度，保證電算化的順利運行。電算化順利實施，不僅有賴于公司財務(wù)科內(nèi)部的共同努力，也要公司相關(guān)部門的互相協(xié)調(diào)。從培養(yǎng)提高會計工作人員綜合素質(zhì)方面下功夫，不斷提高他們專業(yè)技術(shù)能力和計算機(jī)應(yīng)用水平，從而提高會計服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，順利完成各項工作任務(wù)，促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

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