高校學(xué)生檔案管理工作研究

吳曉茹

摘要近年來，隨著信息技術(shù)和高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，我國高校在招生規(guī)模、辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)條件等方面都有了跨越式發(fā)展，但高校檔案工作與之相比發(fā)展相對緩慢，步伐落后，其傳統(tǒng)管理模式面臨挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞高校學(xué)生檔案管理

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

2008年，國家教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱“27號令”）首次將“學(xué)生類”檔案納入高校檔案工作范疇，明確體現(xiàn)了國家對高校學(xué)生個(gè)人檔案的關(guān)心和重視，彰顯了以人為本和重視民生的理念。貫徹落實(shí)27號令，堅(jiān)持以人為本，使高校學(xué)生檔案管理工作真正走上科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化及現(xiàn)代化道路，已成為高校檔案部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。

一、高校學(xué)生檔案管理內(nèi)容及特點(diǎn)

高校學(xué)生類檔案主要記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)和生活的基本信息，主要包括新生入學(xué)登記表、成績單、畢業(yè)鑒定表、黨團(tuán)組織發(fā)展材料以及學(xué)生在校期間的獎(jiǎng)懲材料等。高校學(xué)生檔案管理工作具有工作量大、歸檔時(shí)間集中、材料涉及多部門等特點(diǎn)。高校學(xué)生檔案不只是學(xué)生階段性的記錄，一旦過時(shí)就毫無用處，而是反映一個(gè)人在學(xué)生階段德、智、體及家庭政治、經(jīng)濟(jì)狀況的可靠文件，更是學(xué)校教育、培養(yǎng)和管理學(xué)生的真實(shí)記錄，也是國家和社會(huì)選拔、任用人才的重要依據(jù)。因此，高校學(xué)生檔案是檔案館藏的一個(gè)重要組成部分，加強(qiáng)對高校學(xué)生檔案的管理，對促進(jìn)高?？沙掷m(xù)發(fā)展具有重大意義。

二、信息化背景下檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

信息化背景下學(xué)生信息的價(jià)值越來越大，因此學(xué)生檔案管理工作越發(fā)重要。信息技術(shù)在學(xué)校各部門的廣泛應(yīng)用，給學(xué)生檔案管理帶來了全新的局面。電腦的大量使用，一方面提高了學(xué)生檔案的收集、整理、查詢效率，但另一方面更多的給檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。

1、對傳統(tǒng)工作觀念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理僅僅是單純的保管工作，信息技術(shù)的應(yīng)用，要求學(xué)生檔案工作應(yīng)改被動(dòng)為主動(dòng)，積極建立學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)。

2、對傳統(tǒng)管理方式的挑戰(zhàn)。隨著信息社會(huì)的發(fā)展、各種信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案載體形式發(fā)生了很大變化，人們不再停留在紙質(zhì)辦公的環(huán)境下，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)生檔案發(fā)展為多種載體形式檔案，特別是學(xué)生電子檔案。積極探索學(xué)生電子檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、保證其真實(shí)性、原始性以及完整性成為檔案管理人員的首要考慮問題。

3、對工作人員素質(zhì)的挑戰(zhàn)。依靠數(shù)字化技術(shù)，檔案工作人員從傳統(tǒng)的繁重的手工操作中解放出來，這就要求學(xué)生檔案工作人員不僅具有檔案管理專業(yè)知識，還要提高自己的計(jì)算機(jī)水平，能夠靈活地操作高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。

三、高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

1、檔案內(nèi)容不完整。目前，大多高校的學(xué)生檔案內(nèi)容千篇一律，缺乏反映學(xué)生綜合素質(zhì)的新材料。而隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，用人單位更看重的是學(xué)生的團(tuán)隊(duì)合作精神、組織協(xié)調(diào)能力、誠信及心理素質(zhì)等方面信息。因此，學(xué)生檔案內(nèi)容的不足，不僅制約著用人單位選拔人才，而且限制了學(xué)生的全面發(fā)展。此外，高校對學(xué)生檔案材料的缺失與否未加標(biāo)記，容易發(fā)生同名、同姓、同專業(yè)、同地區(qū)等因素造成的材料誤裝，給畢業(yè)生轉(zhuǎn)檔帶來麻煩。

2、管理制度缺乏不斷創(chuàng)新和完善。改革開放以來，專門以學(xué)生檔案為中心的法規(guī)政策不多，造成高校學(xué)生檔案有的由院（系）保管，有的由學(xué)生處保管，有的由檔案部門保管這種管理混亂的局面。在實(shí)際工作中，缺乏詳細(xì)、統(tǒng)一、符合自身發(fā)展、可以遵循的高校學(xué)生檔案管理實(shí)施細(xì)則，使得學(xué)生檔案的質(zhì)量不能從根本上提高。

3、檔案的宣傳力度不夠，學(xué)生的檔案意識淡薄。許多學(xué)生對檔案的內(nèi)容、重要性不清楚，加之現(xiàn)在就業(yè)形勢多樣化，有的學(xué)生畢業(yè)后進(jìn)入私企，更加認(rèn)為有沒有檔案無所謂，甚至檔案丟失也不管，豈知在自己升職、出國等需要檔案時(shí)才后悔莫及。

4、管理技術(shù)落后，管理隊(duì)伍素質(zhì)較低。目前大多高校的學(xué)生檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，以手工管理為主，檔案一旦丟失，補(bǔ)辦程序費(fèi)時(shí)費(fèi)力，甚至造成無法彌補(bǔ)的損失。此外，檔案管理人員缺乏專業(yè)性人才，有的高校甚至聘用臨時(shí)工，造成檔案資料殘缺不全，保管工作不到位，查詢效率低等現(xiàn)象。

四、加強(qiáng)高校檔案管理工作的對策

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。為使學(xué)生檔案管理跟上時(shí)代步伐，必須進(jìn)一步改革學(xué)生檔案管理制度，更好地發(fā)揮檔案服務(wù)人才、服務(wù)社會(huì)的作用。

1、擴(kuò)大學(xué)生檔案收集范圍，加強(qiáng)用人單位對學(xué)生的認(rèn)識了解。除了學(xué)生的高考成績以及在校期間的入團(tuán)、入黨、學(xué)習(xí)成績等學(xué)籍材料外，還要對反映學(xué)生政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)識水平等方面的材料進(jìn)行收集征集，如大學(xué)生心理素質(zhì)測試、各類技能考試、知識競賽證書、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告、身體健康體檢卡等。對收集到的檔案材料以“件”為單位，建立卷內(nèi)目錄，在學(xué)生獎(jiǎng)懲目錄方面，要嚴(yán)格按照學(xué)生是否獲得情況進(jìn)行標(biāo)記，防止檔案材料丟失，確保其完整性。

2、建立健全學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度。高校應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況，制定出適合學(xué)校發(fā)展的學(xué)生檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任。實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”，將學(xué)生檔案納入學(xué)校檔案工作管理體系，由學(xué)校檔案部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，可以建立學(xué)生檔案分室，由專人管理。根據(jù)學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定對學(xué)生檔案進(jìn)行合理分類，并根據(jù)用人機(jī)制和選拔人才的實(shí)時(shí)變化，擴(kuò)大學(xué)生檔案的歸檔范圍。隨著電子信息的不斷發(fā)展，高校還應(yīng)制定適合學(xué)生電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，特別是針對電子檔案的安全及真實(shí)性問題。

3、建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案電子化管理，使學(xué)生和用人單位能夠隨時(shí)隨地查詢學(xué)生的相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息資源共享。筆者所在學(xué)校在這方面做出了成績，例如，西建大研發(fā)的學(xué)生檔案郵寄系統(tǒng)，能夠及時(shí)準(zhǔn)確的投遞學(xué)生紙質(zhì)檔案到用人單位。西建大參與開發(fā)的陜西省科技廳項(xiàng)目《學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)》，已經(jīng)成功應(yīng)用在校學(xué)生檔案室和華清學(xué)院綜合檔案室。該系統(tǒng)為每位學(xué)生建立自己的信息卡并進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，主要包括學(xué)生的基本信息、學(xué)籍變動(dòng)信息及實(shí)習(xí)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、出國、工作等其他信息。首先由學(xué)生填寫自己基本信息并上報(bào)給所在院系，然后由院系按照學(xué)校要求對學(xué)生的獎(jiǎng)懲、出國等檔案進(jìn)行補(bǔ)充并審核上報(bào)給學(xué)校檔案管理部門，最終由學(xué)校檔案管理部門進(jìn)行建檔，在學(xué)生信息審核、轉(zhuǎn)檔、創(chuàng)建學(xué)生賬戶等方面，系統(tǒng)還提供了批量處理功能，大大減少了檔案管理人員的工作量。另外，系統(tǒng)對各類使用人員進(jìn)行了權(quán)限設(shè)置，如學(xué)生可以查詢自己的檔案材料，但是無權(quán)修改和刪除相關(guān)材料。此系統(tǒng)在今年省教育廳舉辦的高校檔案工作檢查中得到檢查組的充分肯定，并且在全省高校中進(jìn)一步的推廣應(yīng)用。

4、加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。首先，要求我們學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)能夠給予足夠的重視，聘請學(xué)生檔案管理專家對檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，各院系要定期開展學(xué)生檔案管理工作研討會(huì)，提高學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平；其次，學(xué)生檔案管理人員要擺脫被動(dòng)的你保管我查詢服務(wù)理念，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，提供人性化服務(wù)。通過各種形式的檔案宣傳，提高全校師生對學(xué)生檔案的認(rèn)識；第三，建立獎(jiǎng)懲制度，明確責(zé)任分工，激發(fā)學(xué)生檔案管理人員的工作活力，營造一種鼓勵(lì)創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進(jìn)學(xué)生檔案工作良性發(fā)展；最后，學(xué)生檔案部門要積極參加全國高校及省檔案局、省高校檔案學(xué)會(huì)開展的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人員的在職培訓(xùn)和繼續(xù)教育，使其拓寬視野，擴(kuò)充專業(yè)知識，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)學(xué)生檔案管理工作，進(jìn)一步提高我校學(xué)生檔案管理水平，使學(xué)生檔案信息資源更好地為學(xué)校改革、發(fā)展服務(wù)。

五、結(jié)論

高校學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、工作量大而又較為復(fù)雜的一項(xiàng)工作，它已成為高校檔案管理工作的一個(gè)重要組成部分，不僅反映學(xué)校的人才培養(yǎng)機(jī)制，而且為社會(huì)選拔人才提供依據(jù)。因此，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作，特別是學(xué)生電子檔案工作，充分挖掘?qū)W生檔案的潛在價(jià)值，對學(xué)生自身發(fā)展以及學(xué)校發(fā)展都具有重要的意義。

本文針對新形勢下我國高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，主要包括內(nèi)容單一、制度不完善以及管理技術(shù)落后等，結(jié)合筆者多年來的實(shí)際從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，從不同方面提出了加強(qiáng)我國高校學(xué)生檔案管理工作的政策建議。相信本文的研究結(jié)論將能為加強(qiáng)和提高相關(guān)高校的學(xué)生檔案管理工作提供一定的實(shí)際借鑒意義?！?/p>

（作者單位：西安建筑科技大學(xué)綜合檔案室）

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