芻議國有企業(yè)采購與庫存控制

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的愈演愈烈，國有企業(yè)對市場和消費(fèi)者的爭奪也將日趨白熱化，我國產(chǎn)業(yè)構(gòu)成的各個方面都在不斷發(fā)生變化，既有提高也有不足，因而，在這種背景下，國有企業(yè)的采購和庫存控制則顯得尤為重要。在激烈的市場競爭中，如何降低企業(yè)的生產(chǎn)成本、提高產(chǎn)品的市場競爭力將變得越發(fā)重要，文章就企業(yè)的采購管理與庫存控制這兩方面進(jìn)行了初步的探討。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；企業(yè)采購；庫存控制；采購管理制度

中圖分類號：F426 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）01-0124-04

1國有企業(yè)采購與庫存控制

1.1國有企業(yè)采購

1.1.1企業(yè)采購定義。企業(yè)采購是市場經(jīng)濟(jì)形態(tài)中一種最主要的采購方式。企業(yè)是商品生產(chǎn)的主體，需求是企業(yè)采購的基本依據(jù)，是控制盲目采購的措施，要做到無采購需求不采購的原則。在現(xiàn)今社會中，國有企業(yè)對采購數(shù)量、采購范圍等都有明確嚴(yán)格的規(guī)定，并且對需求品種、需求量、需求規(guī)律進(jìn)行深入研究，掌握國內(nèi)國外眾多供應(yīng)廠商，企業(yè)采購的過程復(fù)雜，對各個環(huán)節(jié)都應(yīng)分析，以保證采購任務(wù)和各種物資適時適質(zhì)適量供應(yīng)。不同的企業(yè)采購有不同的采購管理方法，總而言之，企業(yè)采購是企業(yè)運(yùn)營中最為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)。

1.1.2采購管理制度。采購業(yè)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，遵守管理制度，制度先行，規(guī)范管理，按流程辦事，能及時按質(zhì)按量地采購到所需物品，采購工作在進(jìn)行過程中會接觸到各類企業(yè)和企業(yè)中各個層次、部門，如果沒有一個具有可行性的采購制度和程序，那么采購人員就會有很強(qiáng)的隨意性，這種隨意性很容易發(fā)展成為暗箱操作。所以采購人員必須嚴(yán)格遵守采購管理制度，在降低采購成本、保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，控制采購成本，建立一份關(guān)于采購管理制度的信息檔案，在采購前能及時、全面、準(zhǔn)確、有效地找出合理的信息，同時也能滿足公司的需求。然而，采購管理制度必須通過深入調(diào)查研究、確定、試行、反饋等幾個環(huán)節(jié)、幾個階段才可能真正實(shí)行，從而貫徹落實(shí)。企業(yè)應(yīng)不遺余力地落實(shí)采購管理制度，建立健全管理組織體系。同時，企業(yè)應(yīng)根據(jù)整體要求，把庫存管理制度盡可能地落到實(shí)處，建立具有可操作性的管理制度，才能讓實(shí)際的制度去規(guī)范企業(yè)的采購，預(yù)防采購人員的不良行為，進(jìn)而達(dá)到控制采購過程的

目的。

1.2庫存控制

1.2.1庫存控制的定義。庫存控制是在經(jīng)濟(jì)合理的前提下，在制造企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，把制造成的產(chǎn)品及資源進(jìn)行合理的管理和控制。利用信息化手段，把每次進(jìn)出貨記錄下來，并根據(jù)生產(chǎn)計劃和采購周期安排采購。對物料進(jìn)行盤點(diǎn)、數(shù)據(jù)管理、發(fā)放等，并通過溫濕度控制等手段，達(dá)到庫存保持最佳狀態(tài)。從國內(nèi)企業(yè)現(xiàn)今的庫存管理水平來看，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到客戶的要求，因而只要對企業(yè)庫存進(jìn)行合理化的控制，盡可能地提高庫存控制水平，才能提高物流系統(tǒng)的效率，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力。

1.2.2庫存控制產(chǎn)生的影響。庫存控制必須要在保證企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營的前提下，通過一系列的管控手段使庫存達(dá)到一定的合理化的水平。在庫存控制過程中不能產(chǎn)生超儲或缺貨的現(xiàn)象，同時還必須時刻掌握庫存量的動態(tài)信息，能及時滿足企業(yè)實(shí)際需要。庫存控制在國有企業(yè)采購中占有很重要的地位，庫存控制實(shí)現(xiàn)合情合理，既能滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求，也會減少庫存空間占用，降低庫存總費(fèi)用。而庫存控制失調(diào)，就會造成庫存資金占用，增加資金周轉(zhuǎn)周期，影響資金使用效率，容易使企業(yè)出現(xiàn)資金短缺。因此，企業(yè)應(yīng)盡可能防止資金沉淀現(xiàn)象的形成。

1.2.3庫存的合理控制。由于企業(yè)的庫存流動性較強(qiáng)，管理起來存在一定的困難，為了預(yù)防缺貨現(xiàn)象，及時響應(yīng)生產(chǎn)經(jīng)營需求，大多企業(yè)會保持較高的庫存，對于企業(yè)來說，庫存周轉(zhuǎn)越快，經(jīng)營效率就越高。庫存的合理控制不僅能滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要，而且可以為公司帶來較高的信譽(yù)。但是，庫存量一旦過大，倉庫面積將會相應(yīng)增加，庫存保管費(fèi)用也同時提高，不僅占用企業(yè)大量資金，而且還會造成產(chǎn)成品的有形損耗和無形損耗，影響其合理配置和優(yōu)化。而庫存量過小或者“零庫存”，雖然可以減少資金占用，但容易造成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的暫時中斷，特別是非標(biāo)準(zhǔn)物資或者采購周期較長的重要物資，即使有錢也并不能立即在市場上采購到，導(dǎo)致生產(chǎn)被迫停止。因此在企業(yè)庫存控制過程中，應(yīng)采用基于成本和效益最優(yōu)化的安全庫存理念。

2國有企業(yè)采購與庫存控制淺析

2.1創(chuàng)造利潤的最佳途徑：降低采購成本

采購管理是企業(yè)管理的重要組成部分，而采購成本是動用資金最多、最容易出現(xiàn)失控的環(huán)節(jié)，同時也是創(chuàng)造利潤的途徑，具有一定的流動性和風(fēng)險性。企業(yè)采購與庫存控制聯(lián)系緊密，采購管理是生產(chǎn)前的準(zhǔn)備，一旦采購管理不合理就會出現(xiàn)大量庫存，采購管理也是開源節(jié)流的重要工作，還會影響到產(chǎn)品的質(zhì)量和生產(chǎn)加工成本。采購管理是直面市場按質(zhì)、按量、按時，以本企業(yè)所需符合質(zhì)量要求的各種物資。

采購管理的內(nèi)容主要包括以下幾個方面：

2.1.1制定采購需求計劃。采購需求計劃包括采購需求數(shù)量及質(zhì)量要求等內(nèi)容，制定計劃時要堅持實(shí)事求是、經(jīng)濟(jì)適用的原則，要綜合考慮成本和效益。采購需求計劃是國有企業(yè)采購與庫存控制的第一步，計劃具有合理性、準(zhǔn)確性和可預(yù)見性，避免重復(fù)采購，才能達(dá)到更高的采購效果。采購部門也是一個中樞紐帶，應(yīng)清楚地了解采購環(huán)節(jié)中各種資源的需求及信息，做到采購策略和市場策略緊密相聯(lián)。

2.1.2挑選供貨商。誠信可靠的供貨商可以保證采購物資的品質(zhì)、價格和交貨期限，因而采購管理要首先解決合格供貨商的選擇問題。事實(shí)上，在經(jīng)營采購這個過程中，包含了許多內(nèi)容，不僅需要考察供貨商的實(shí)際供應(yīng)能力，而且還需要其提供一些必備的物料樣品等硬件資料，同時也包含了與供貨商進(jìn)行溝通和磋商的過程。在供貨商的挑選上，要保證可用于選擇的供貨商（要采用定性、定量等多個標(biāo)準(zhǔn)來予以衡量）的數(shù)目在一個以上，通過對比考核之后才能最終確定供貨商。但倘若本企業(yè)需要的某些物料是和某個抑或是幾個供貨商有著長期的供應(yīng)合作關(guān)系，就不需要評定這個過程了。

2.1.3采購訂貨。采購訂貨一般是在交付訂金或采購合同生效后，賣家向買家發(fā)送貨物的購銷手段?！坝啞本褪穷A(yù)訂，訂貨手續(xù)在不同的情況下可以有所不同，有時候會很簡單，有時候則顯得異常復(fù)雜。舉個例子，以前供應(yīng)商在處理供貨手續(xù)的時候要處理的文件內(nèi)容數(shù)目很多，人工操作的方式則會顯得比較復(fù)雜，而往往這樣的問題通過一個電話、傳真即可得到解決，問題可以變得簡單?，F(xiàn)今，信息技術(shù)的發(fā)展把企業(yè)與供貨商之間的關(guān)系通過電腦這一科技產(chǎn)物連接起來，這種溝通方式可以不采用任何紙質(zhì)的媒介，完成的手續(xù)簡潔扼要，方便快速。

2.1.4跟蹤所訂購的貨物。跟蹤所訂購的貨物主要指的是要在物料運(yùn)輸過程中對訂單進(jìn)行核查確認(rèn)等，可以減少失誤。事實(shí)上，訂貨跟蹤不是主動來進(jìn)行訂單的管理，因?yàn)檫@種方式不能夠?qū)崟r檢查貨物的相關(guān)情況。而想要采取具有針對性的措施來解決這一問題，就要求能夠在選擇供貨商時多花些功夫，嚴(yán)格選擇信譽(yù)好、服務(wù)優(yōu)良的供貨商，就可以減少物料運(yùn)輸過程中一些不必要的麻煩。

2.1.5貨到驗(yàn)收。貨到驗(yàn)收的目的主要是為了預(yù)防貨物出現(xiàn)數(shù)量與實(shí)際相差或質(zhì)量與預(yù)期需求出現(xiàn)偏差的情況。

2.1.6采購績效管理。采購績效管理主要是通過對采購過程、結(jié)果分析評價，測量和評估采購部門、供應(yīng)商和采購從業(yè)人員的績效。對采購成果進(jìn)行績效管理，可以改進(jìn)、完善采購過程中的不足，更好地滿足企業(yè)實(shí)際需要。

2.2采取有效的措施減少采購成本，合理進(jìn)行庫存掌控

庫存控制系統(tǒng)屬于物流控制的一個分支部分，在物流領(lǐng)域中具有重要的地位。采用調(diào)整供應(yīng)鏈管理的過程以及調(diào)整供貨需要，就能夠把庫存控制到一個最好的狀態(tài)。本著花費(fèi)最小的代價來管理好庫存，確保庫存供給最優(yōu)，這是企業(yè)追求的目標(biāo)，也將是企業(yè)間有力競爭的重要砝碼。

2.2.1庫存控制系統(tǒng)的定義。庫存控制系統(tǒng)是以控制庫存為最終目標(biāo)，并采取一定的方式達(dá)到這個目標(biāo)，該系統(tǒng)貫穿于物資的選擇、計劃、訂貨、入庫、儲存乃至出庫這一整個長周期的流程。庫存控制系統(tǒng)構(gòu)建的目的就是將這些流程實(shí)現(xiàn)信息化的操控。

2.2.2庫存控制系統(tǒng)的一些重要因素。一般來講，在庫存控制系統(tǒng)中，起著引導(dǎo)性效果的或者是具有巨大意義的因素主要有以下五點(diǎn)：

（1）企業(yè)的地理位置。企業(yè)的地理位置決定著庫存的控制效果，是庫存控制系統(tǒng)中首先要考慮的因素。企業(yè)位于原材料產(chǎn)地近或運(yùn)輸條件好的地方，可以充分利用供貨商進(jìn)行庫存，企業(yè)庫存的可控制性較強(qiáng)。如果企業(yè)地理位置偏僻，運(yùn)輸也不便利，就應(yīng)該適當(dāng)增加庫存。

（2）訂貨。訂貨也是可以決定企業(yè)的庫存水平的。有產(chǎn)品輸出才能實(shí)行庫存控制，而輸入可以間接地被訂貨所調(diào)整，因此，訂貨跟庫存控制二者之間有著緊密的聯(lián)系?，F(xiàn)在不少的企業(yè)已漸漸將訂貨控制當(dāng)作重點(diǎn)，這樣就能比較好地處理庫存難題。

（3）運(yùn)輸。運(yùn)輸也可以影響庫存，有時候庫存不能夠滿足設(shè)定目標(biāo)，不是由其他因素決定的，或許僅僅是運(yùn)輸?shù)奶崆盎蛘哐诱`而引起。

（4）信息。信息在庫存控制中顯得舉足輕重，尤其是監(jiān)控信息的采集、傳遞、反饋是比較關(guān)鍵的因素。庫存可以充分借助于信息化手段，如利用ERP系統(tǒng)（企業(yè)資源計劃系統(tǒng)），能即時了解企業(yè)的需求計劃、采購數(shù)量價格及到貨時間、采購在途量、入庫和消耗數(shù)據(jù)等，更好地為企業(yè)庫存控制提供服務(wù)。

（5）管理。管理跟信息類似，是一般要素。管理在庫存控制系統(tǒng)中處于主導(dǎo)地位，因此作用會顯得更重要一些。與采購管理一樣，庫存管理也要用制度規(guī)范，同時，更要與時俱進(jìn)，充分發(fā)揮人的管理能動性，能結(jié)合國內(nèi)國際經(jīng)濟(jì)形勢和企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際進(jìn)行調(diào)整、完善。

2.3庫存控制的基礎(chǔ)管理手段

2.3.1ABC分類法。ABC分類法又叫作重點(diǎn)管理法，基本原理是對待問題要弄清主要與次要的分別，辨別重要的少數(shù)以及次要的大多數(shù)，一般會按照三個區(qū)間分為A、B、C三類。重點(diǎn)管理法在儲存管理里面會被經(jīng)常應(yīng)用到。

2.3.2持續(xù)觀察檢測庫存控制系統(tǒng)。連續(xù)檢測庫存控制系統(tǒng)也被稱作定量控制法或訂貨點(diǎn)法，也就是提前設(shè)置好最大、最小庫存量，當(dāng)庫存減少到一定的數(shù)值時，必須要開始預(yù)訂貨物，保證庫存為最大的量。這就要求監(jiān)控庫存的實(shí)時狀態(tài)，而沒有必要時常對倉庫進(jìn)行盤點(diǎn)，物料工作人員只需要結(jié)合前一次的盤點(diǎn)結(jié)果，根據(jù)后面的輸入物料跟發(fā)貨量來計算出當(dāng)前的庫存情況。

以上兩種方法能夠互相結(jié)合而在實(shí)際具體的生產(chǎn)當(dāng)中使用，IT信息工具大大地提高了辦事的效率，整個控制過程也能夠因此得以簡化。

3結(jié)語

總而言之，無論是國有企業(yè)還是其他類型的企業(yè)，采購與庫存控制都是非常重要的，它不僅決定著企業(yè)資金的流動方向，而且還決定著管理者的決策思路，同時還將對一個企業(yè)經(jīng)營效果產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，因而企業(yè)采購與庫存控制受到企業(yè)決策層的廣泛關(guān)注和重視。在此，筆者希望能夠通過此文的分析和論述為國有企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)人員提供一定的借鑒和參考。

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作者簡介：李樂清（1974-），男，安徽樅陽人，安徽省銅陵有色股份公司金昌冶煉廠高級經(jīng)濟(jì)師。

（責(zé)任編輯：文森）