淺談檔案信息化在醫(yī)院管理中的應(yīng)用

武霖 等

摘要： 隨著現(xiàn)代信息化的飛速發(fā)展，檔案信息化的管理，將檔案的實(shí)體管理上升為更高層次的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，醫(yī)院檔案信息化也成了當(dāng)前檔案專業(yè)的熱門話題， 隨著醫(yī)院科室規(guī)模的不斷擴(kuò)大和細(xì)化，病人檔案信息量的不斷增加，傳統(tǒng)的手工管理和單純的實(shí)體管理模式己不能適應(yīng)和滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需要。使醫(yī)院的檔案信息提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率，滿足需求，真正的做到全面、方便、準(zhǔn)確、快捷。

Abstract： With the rapid development of modern information technology， file management， file entity management rose to a higher level of network management of archival information， hospital files of information technology has become a hot topic in the current file professional， with the the constant expansion of the hospital department and refinement， the increasing of the amount of information in patient records， the traditional manual management and a pure entity management mode has not adapt and meet the needs of modern development. Improve service quality and efficiency， to meet the demand， truly be comprehensive， convenient， accurate and fast.

關(guān)鍵詞： 檔案信息化；醫(yī)院管理；問題

Key words： information file；hospital management；issues

中圖分類號：TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）03-0194-02

1 分析

醫(yī)院檔案信息化是指檔案管理模式轉(zhuǎn)變的過程，從以檔案實(shí)體為重心轉(zhuǎn)向以檔案信息為重心。在醫(yī)院檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)就是在醫(yī)院檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，對醫(yī)院檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)。

隨著信息社會(huì)的到來，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，是醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢，醫(yī)院檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移。為了研究醫(yī)院檔案信息化，必須首先了解什么是檔案信息化，才能知道其現(xiàn)在面臨的問題，進(jìn)而找到解決的對策和方法。信息技術(shù)在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演了越來越重要的角色。

在這個(gè)信息化的時(shí)代，在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下，隨著新醫(yī)改的不斷深入，醫(yī)院經(jīng)營管理的逐漸市場化，醫(yī)院的信息化建設(shè)也漸漸被管理者所重視，成為醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的一部分，融入到醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)經(jīng)營管理之中。

而檔案管理則成了醫(yī)院信息化的重要組成部分。通過精心設(shè)計(jì)版面，內(nèi)容架構(gòu)，以及對功能模塊的完善，檔案信息化成為醫(yī)院在經(jīng)營管理和競爭中不可替代的關(guān)鍵部分。

2 方法

2.1 醫(yī)院檔案信息的數(shù)字化，它是指將紙質(zhì)文件、聲像文件等介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案目錄信息的數(shù)字化、檔案全文信息的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次。檔案信息數(shù)字化的原則：規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則。

2.2 檔案網(wǎng)站建設(shè)，它是指檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的站點(diǎn)，它一般是以主頁方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，檔案網(wǎng)站的功能有：服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能。是醫(yī)院檔案部門聯(lián)系整個(gè)醫(yī)院及社會(huì)的重要窗口。檔案工作信息、檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案資源信息、檔案利用服務(wù)信息是檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容。

2.3 數(shù)字檔案建設(shè)，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字化檔案環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利，它是指利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式。數(shù)字檔案的主要特點(diǎn)：①功能定位上的特點(diǎn)，以存取為中心；②運(yùn)行方式上的特點(diǎn)，存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化；③存在方式上的特點(diǎn)，是一種無形的信息組織與利用環(huán)境。

3 檔案信息化的存在問題及解決辦法

3.1 檔案升級在加強(qiáng)規(guī)范管理方面需要一筆較大支出，要積極扶持醫(yī)院檔案信息化建設(shè)以保證檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

3.2 開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高創(chuàng)建技術(shù)。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)涉及很多新情況、新問題，應(yīng)積極開展醫(yī)院檔案信息化建設(shè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加強(qiáng)與檔案主管部門聯(lián)系，有的內(nèi)容專業(yè)性較強(qiáng)，通過組織培訓(xùn)、舉辦講座、上門輔導(dǎo)等方式，普及創(chuàng)建技術(shù)，從而業(yè)務(wù)技能，傳授檔案升級方面的專業(yè)知識。

3.3 挖掘內(nèi)部潛力，增強(qiáng)創(chuàng)建力量。管理檔案人員少的矛盾日益突出，再抽調(diào)人員從事檔案升級工作相當(dāng)困難。每天需要應(yīng)付日常工作，很難抽出更多的精力搞創(chuàng)建。應(yīng)成立創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組，保證創(chuàng)建工作穩(wěn)步推進(jìn)。

3.4 強(qiáng)化檔案管理，完善創(chuàng)建條件?，F(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理水平停留在原先省一級標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，對照省特一級標(biāo)準(zhǔn)差距較大，所以要不斷更新觀念，完善具體操作規(guī)程，推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)，進(jìn)一步健全歸檔、保管、鑒定、借閱等各項(xiàng)管理制度；升檔案服務(wù)水平，為檔案管理升級提供基礎(chǔ)保證，要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)檔案管理設(shè)備。

3.5 加大宣傳力度，提高創(chuàng)建認(rèn)識。思想認(rèn)識上的偏差，即使?fàn)巹?chuàng)檔案升級，也是辦公室檔案人員的事，與己無關(guān)，或者對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性了解不夠，認(rèn)為這是可有可無的事。應(yīng)組織大家學(xué)習(xí)，增強(qiáng)為檔案升級工作服務(wù)的自覺性、積極性，提高全體人員對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識。

4 結(jié)論

“采用計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備，縮微機(jī)及其設(shè)備，保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化”，是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化、信息化，其核心是就是它們。主要是檔案存儲(chǔ)環(huán)境控制檔案存儲(chǔ)載體更新改造的科學(xué)化。要抓住機(jī)遇，提高工作水平、工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)，努力把檔案信息化建設(shè)作為政府電子政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容；要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識，加快檔案信息化建設(shè)，認(rèn)真研究，合理規(guī)劃，爭取支持，加大投入，配備人才；要制定信息化建設(shè)的中期規(guī)劃和短期目標(biāo)，使檔案的管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階，加大投入，逐漸增配軟、硬件設(shè)施，爭取政府和上級部門的支持，為社會(huì)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

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