建設(shè)項(xiàng)目檔案管理探析*

林凡琪

(通化礦業(yè)集團(tuán) 檔案館，吉林 通化 134001)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展，工程建設(shè)項(xiàng)目逐年增多，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)改造項(xiàng)目及眾多新建、續(xù)建的建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)運(yùn)而生.如何管好、用好建設(shè)項(xiàng)目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個(gè)重要課題.建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目的寶貴財(cái)產(chǎn)，記載著建設(shè)者智慧的結(jié)晶，是歷史的真實(shí)見(jiàn)證.檔案工作者要有超前的思想，項(xiàng)目管理者要本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的宗旨，共同做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作.

1 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理主要內(nèi)容

建設(shè)項(xiàng)目檔案是指從工程項(xiàng)目的提出、調(diào)研、評(píng)議、決策、規(guī)劃、征地、拆遷、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)材料、竣工投產(chǎn)、交付使用全過(guò)程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、計(jì)算、聲像等各種形式的材料，它是生產(chǎn)、維護(hù)、改擴(kuò)建的重要依據(jù)，是建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量管理的重要內(nèi)容和質(zhì)量問(wèn)題追溯的重要憑證，是工程竣工的重要內(nèi)容，是項(xiàng)目管理、稽查、評(píng)價(jià)的重要基礎(chǔ).建設(shè)項(xiàng)目主要包括建設(shè)項(xiàng)目文件材料、基建檔案和科技材料.建設(shè)項(xiàng)目文件材料是記錄和反映基本建設(shè)活動(dòng)的文字、圖表、聲像等技術(shù)文件的總稱.基建檔案是在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及音像等各種載體的材料.科技材料是指為了工作參考的目的搜集來(lái)的，對(duì)科技活動(dòng)具有參考作用的科技文獻(xiàn)材料.

建設(shè)項(xiàng)目檔案是一個(gè)有機(jī)整體，其特點(diǎn)有三：第一，整體性，記載建設(shè)和活動(dòng)的過(guò)程及結(jié)果，與建設(shè)程序及內(nèi)容相連接，使項(xiàng)目形成一個(gè)完整的整體；第二，專業(yè)性，建設(shè)項(xiàng)目檔案反映從技術(shù)的醞釀到竣工的全過(guò)程，包括工程的醞釀、決策、設(shè)計(jì)、施工、竣工等專業(yè)技術(shù)活動(dòng)；第三，現(xiàn)實(shí)性，作為考核建設(shè)工作設(shè)計(jì)質(zhì)量、工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，竣工驗(yàn)收的依據(jù)，建設(shè)項(xiàng)目檔案具有較強(qiáng)的實(shí)用性，是工程建設(shè)、使用、維護(hù)以及技術(shù)改造不可缺少的現(xiàn)實(shí)性依據(jù).

2 加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的意義

建設(shè)項(xiàng)目檔案不僅靜態(tài)反映項(xiàng)目全貌，更動(dòng)態(tài)反映建設(shè)過(guò)程及發(fā)展情況，記錄了建設(shè)過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，是對(duì)工程建設(shè)的客觀真實(shí)記錄，對(duì)總結(jié)建設(shè)項(xiàng)目工作經(jīng)驗(yàn)、分析失誤和提高項(xiàng)目管理水平都有十分重要的意義和作用.如我集團(tuán)公司八寶工業(yè)園建設(shè)項(xiàng)目工程，在初步設(shè)計(jì)階段，預(yù)算為8個(gè)億，經(jīng)過(guò)2年的礦建施工，由于各種因素，造成增加3個(gè)億的投資，經(jīng)省發(fā)改委批復(fù)確定投資為11個(gè)億，檔案管理人員在現(xiàn)場(chǎng)及時(shí)掌握投資的批文去向，跟蹤從技術(shù)部門索回修改初步設(shè)計(jì)的批文，合理的分類整理，在省國(guó)資委前來(lái)驗(yàn)收投資項(xiàng)目時(shí)，檔案人員及時(shí)提供了省發(fā)改委的初步設(shè)計(jì)修改的批文，使得八寶工業(yè)園工程順利通過(guò)了省國(guó)資委的驗(yàn)收.根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收.由此可見(jiàn)，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項(xiàng)目檔案在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性.此外，項(xiàng)目檔案對(duì)項(xiàng)目建成后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改有著十分重要的作用，項(xiàng)目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響建設(shè)項(xiàng)目發(fā)揮最大效益.項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)要從態(tài)度上注重此項(xiàng)工作，從項(xiàng)目設(shè)立之初，就應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作.因此確保項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目施工和實(shí)施過(guò)程相符，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全、完整、系統(tǒng)，是科學(xué)管理建設(shè)項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ).

3 加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的具體措施

(1)加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的領(lǐng)導(dǎo).加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)重視，將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作納入到領(lǐng)導(dǎo)的工作議事日程，才能夠有效提高各類人員的檔案意識(shí).領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)模、特點(diǎn)和需要，合理配備檔案管理人員或建立相應(yīng)的檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系.

(2)制定和落實(shí)符合實(shí)際情況的檔案管理規(guī)章制度.加強(qiáng)項(xiàng)目管理制度和管理建設(shè)，結(jié)合實(shí)際確定工作程序，制定明確的崗位責(zé)任制，進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤.建設(shè)項(xiàng)目由于大規(guī)模、長(zhǎng)工期、多資料、單位和環(huán)節(jié)眾多，在檔案管理工作中要想做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠幾個(gè)工作人員的力量是很難完成的.因此，依據(jù)不同項(xiàng)目特點(diǎn)制定檔案管理組織，建立不同的方案，就成為做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的根本保障.可以以“四同步”制度來(lái)確保做好項(xiàng)目檔案的收集工作，即項(xiàng)目下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔同步.

(3)對(duì)項(xiàng)目管理人員進(jìn)行檔案知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn).檔案管理人員應(yīng)有建設(shè)工程項(xiàng)目相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，應(yīng)了解建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)生的前期階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段、竣工階段等各階段所形成的技術(shù)文件的特點(diǎn)，掌握基本建設(shè)相關(guān)的專業(yè)知識(shí).一個(gè)單位檔案制度的建立不僅與領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念有關(guān)，更與管理者的水平有關(guān)，同時(shí)也離不開管理手段和技術(shù).項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，定期對(duì)各有關(guān)人員進(jìn)行檔案知識(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高整個(gè)項(xiàng)目工程管理人員的檔案意識(shí)，讓項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)從思想上重視檔案管理，掌握項(xiàng)目檔案分類管理、組織歸納、保管要求等.做好技術(shù)檔案的前期管理工作，保證檔案在形成過(guò)程中的完整性，為最終建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收打下基礎(chǔ).

(4)制定建設(shè)項(xiàng)目檔案收集整理的辦法.檔案建設(shè)的科學(xué)性和及時(shí)性是工程質(zhì)量的直接反應(yīng)，制定結(jié)合實(shí)際的管理辦法特別重要.檔案收集方法要堅(jiān)持全局性，對(duì)大投資、長(zhǎng)周期、參建項(xiàng)目多的文件，材料種類繁多，建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理、設(shè)備供貨安裝等各參建單位簽署各類合同、協(xié)議時(shí)，要明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時(shí)間等，或在工程招標(biāo)合同中設(shè)專門條款說(shuō)明對(duì)工程技術(shù)文件的要求，把項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款.項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)對(duì)上述移交資料進(jìn)行檢查、核對(duì)、鑒定和驗(yàn)收工作，符合存檔要求的才允許辦理移交手續(xù).據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，一些重要的聲像材料是收集的難點(diǎn)，因此，在工程開工之前，就應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)、追蹤，以確保此類技術(shù)文件的及時(shí)歸檔.

(5)定期開展技術(shù)文件整理的檢查與指導(dǎo).考慮到技術(shù)文件的瑣碎性和施工現(xiàn)場(chǎng)的繁忙，工人都集中精力于施工，而對(duì)技術(shù)文件就是應(yīng)付研究，或工程進(jìn)行到一定階段后補(bǔ)，這樣就不能夠真實(shí)的反應(yīng)施工過(guò)程，如不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后很可能出現(xiàn)技術(shù)文件不全、不真實(shí)、不完整，甚至有大量文件資料流失的現(xiàn)象.所以檔案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在項(xiàng)目開工之前打好提前量，及早做好各類技術(shù)文件歸檔的準(zhǔn)備，發(fā)放技術(shù)文件整理分類方案及規(guī)范表格，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn).對(duì)各施工單位技術(shù)文件的歸檔工作定期或不定期進(jìn)行檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正、解決.

(6)注重檔案驗(yàn)收的質(zhì)量.做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作是保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量的重要步驟.檔案部門在工程檔案驗(yàn)收工作中，要把工作的重點(diǎn)放在檔案初驗(yàn)階段，各項(xiàng)歸檔材料要切實(shí)做到“圖實(shí)相符”、簽字手續(xù)完備.在正式驗(yàn)收前，要組織預(yù)驗(yàn)收小組，按照國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定和要求，認(rèn)認(rèn)真真地進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查缺補(bǔ)漏，糾錯(cuò)改誤.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)抽查重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等.項(xiàng)目建設(shè)單位一定要把項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關(guān)單位及時(shí)收集項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)文件材料.根據(jù)近年項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的工作經(jīng)驗(yàn)，一些重要的聲像材料，如項(xiàng)目開、竣工儀式的照片、錄音(像)帶等也是收集的難點(diǎn).另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的.對(duì)初驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要求相關(guān)部門及時(shí)解決.在掌握驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)上，要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，不馬虎遷就，以確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量.

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