如何用好職場電子郵件

張穎異

現(xiàn)代職場中，很多工作離不開電子郵件。但是，電子郵件給我們帶來便利的同時，也會帶來不少煩惱，要想使用好這把職場雙刃劍，需要注意的問題有很多。

慎重使用企業(yè)郵箱

彭云是家大型民企公司市場部的職員，公司有自己的企業(yè)信箱，平時工作交流的時候，大家也都是經(jīng)常使用信箱。因此，每天上班的時候，彭云會多次查看自己的信箱。

彭云一些大學同學的單位禁止工作時間上QQ，于是，這些好朋友在網(wǎng)上發(fā)現(xiàn)有好玩的段子或者笑話的時候，就會復(fù)制下來發(fā)到彭云的信箱，然后發(fā)個手機短信：發(fā)你信箱一個段子，很逗！彭云就打開信箱來看。一些段子確實很搞笑，彭云自己樂完了，就想把這歡樂讓大家一起享受，于是隨手就把郵件批量轉(zhuǎn)發(fā)了出去。

有個階段，彭云想找家待遇更好的公司，于是就給很多招聘單位發(fā)去求職信，也有幾家通知彭云面試的，彭云去了后看了辦公環(huán)境、咨詢了具體的工資待遇，發(fā)現(xiàn)還不如目前的這家公司，于是暫時不考慮離職了。不過就在打消了跳槽的念頭之后，她突然意識到，由于圖方便省事，自己發(fā)送求職信的郵箱正是公司的企業(yè)信箱，這要是讓公司發(fā)現(xiàn)就麻煩了。于是，她趕緊把這些求職信從發(fā)件箱里清除掉。

沒想到幾天之后，公司人事經(jīng)理居然鄭重地找到彭云，對她說：“你近期好像忙于跳槽的事情，職場正常流動公司可以理解。不過，希望你不要占用上班時間。另外，也請不要向同事轉(zhuǎn)發(fā)與工作無關(guān)的內(nèi)容?！?/p>

彭云灰溜溜地從人事部出來，她明白自己的問題肯定出在公司企業(yè)信箱的使用上。自己群發(fā)郵件時，公司的很多人都會看到。另外，自己的求職郵件雖然在本機中刪除了，但是，如果人事部門查閱，一定能從公司的服務(wù)器上看到。

點評：企業(yè)信箱發(fā)出去的信件，盡管及時刪除了，但是，企業(yè)信箱的服務(wù)器依然記錄著你發(fā)信的詳細信息。因此，不要在上班的時候群發(fā)搞笑段子等，以免領(lǐng)導(dǎo)覺得你整天沒有正事干。更不要用企業(yè)信箱發(fā)送私人信件甚至是求職信。否則你將毫無秘密可言，在職場上非常被動。

電子郵件也是證據(jù)

蘭軍是一家公司研發(fā)部的員工。一次，因為感冒很嚴重，他想在家休息兩天。他首先打電話給自己的部門主管請假，部門主管爽快答應(yīng)，批準蘭軍在家好好養(yǎng)病，并囑咐他一定要向人事經(jīng)理請假，才不會在考勤時出現(xiàn)麻煩。

蘭軍于是給公司人事經(jīng)理打電話，告訴他自己要請假兩天，部門主管已經(jīng)批準。人事經(jīng)理當時正在超市買東西，接電話后隨口說道：“好，我知道了！”掛完電話后，便忘了此事。月底按照指紋打卡的記錄，人事經(jīng)理給蘭軍計算“曠工兩天”，不但扣除兩天的工資，還罰款五百元。

得知自己工資數(shù)額不對，被記曠工兩天，蘭軍非常生氣。于是找到人事經(jīng)理對質(zhì)，問他為什么給自己算做曠工兩天 。人事經(jīng)理很不高興地說：“沒有請假，兩天沒有來，不算曠工算什么？”蘭軍堅持自己請假了，并拉來部門主管作證。主管只能證明蘭軍確實打過電話向自己請假，卻無法證明蘭軍也向人事經(jīng)理請了假。

人事經(jīng)理傲慢地說：“你向主管請假了，但是，你的主管沒有和我說啊，你也沒有向我提交假條啊，我向財務(wù)匯報的時候，只能算你曠工。”

無論人事經(jīng)理是出于工作疏忽還是蓄意刁難，這種死不認賬的態(tài)度讓蘭軍感到非常窩火。他立即查閱公司的有關(guān)規(guī)定，發(fā)現(xiàn)只有正式遞交紙質(zhì)假條或是使用郵箱發(fā)送的書面申請才是有效的。因此即使他找出當日與人事經(jīng)理的通話記錄，也無法作為自己請假的證據(jù)。

點評：職場上，一些涉及考勤及工作責任的事宜，最好要通過書面形式提交申請，很多時候用電子郵件來落實和證明是被認可的。如果發(fā)件箱里留有憑據(jù)，維護自己的職場權(quán)益也會更加容易一些。

不要私自抄送電子郵件

林娜和杜苗是家公司策劃部的員工，策劃部經(jīng)理交給她們一項任務(wù)，給一家數(shù)碼公司做一款新產(chǎn)品的活動策劃。因為是上班時間，兩人不方便語言交流，于是就以電子郵件的形式討論。關(guān)于怎么做這個策劃，林娜建議開個新聞發(fā)布會，然后邀請一些媒體記者參加，以新聞報道的形式發(fā)些軟性廣告，接著就是在各省晚報以及省級衛(wèi)視連續(xù)打廣告，產(chǎn)生轟炸效果，就能把這款新產(chǎn)品的名氣打出去了。杜苗反對：“如果這么做策劃，成本太大、廣告費太高，數(shù)碼公司肯定通不過的。我覺得還是贊助一些活動，最好是公益性質(zhì)的活動，用這款產(chǎn)品命名活動，既有社會意義，又能給新產(chǎn)品打出名聲，另外，花費還不多。”林娜反駁說舉行活動的方式是慢熱，新產(chǎn)品就要搶占市場，這樣會喪失機會，如果別的同行廠家生產(chǎn)出類似的同款產(chǎn)品，那就麻煩了。

兩人誰也說服不了誰，后來，杜苗就把兩人在電子郵件中的爭論分別抄送一份給部門經(jīng)理和老總。老總發(fā)電子信件給林娜，告訴她的方案不可行，因為確實廣告費用太高，客戶肯定不會同意。這時，林娜明白杜苗把她們之間交流的電子郵件內(nèi)容抄送給領(lǐng)導(dǎo)了，她非常生氣，覺得杜苗做事情不敞亮，在背后使手段。杜苗解釋說因為兩個人分歧太大，自然要向領(lǐng)導(dǎo)匯報。林娜生氣地說：“向領(lǐng)導(dǎo)匯報，非常正常也很應(yīng)該，但是我們可以一起向領(lǐng)導(dǎo)說明，你這樣私自抄送郵件，對我也太不尊重了吧！”杜苗啞口無言，她后悔自己因為著急而沒有考慮周全。

點評：同事之間在工作爭論中的郵件來往，千萬不要背著當事人抄送給領(lǐng)導(dǎo)，因為被當事人知道后，會激起當事人的反感，覺得這是背后使手段，會嚴重損害同事關(guān)系。

發(fā)郵件前通知對方

米琪和小艾是一家集團公司的員工。不同的是，米琪在集團總部工作，小艾在一家分公司工作。兩人都屬于行政部門，經(jīng)常有一些工作上的電子郵件來往。但是，米琪有時候發(fā)郵件，小艾卻沒有收到，結(jié)果工作就會受到影響。兩人受到行政總監(jiān)的批評時，也都無法證明不是自己的過錯。

后來，米琪每次發(fā)完電子郵件，都會給小艾打電話：“小艾，電子郵件已經(jīng)給你發(fā)過去了，趕緊看一下，別說沒收到。”小艾雖然答應(yīng)去看，但是心里不由得感覺非常惱火，米琪的話語讓人感覺之前的問題都是自己在抵賴。

點評：電話通知對方查看電子郵件的時候，不應(yīng)該是用一種推脫責任的口吻。如果讓對方感到你的意思是“我發(fā)完后，然后打電話告訴你了，你看不看就是你的事情了，與我無關(guān)！”就很容易激起對方的反感，使其感到自己受到了威脅。如果能在發(fā)送電子郵件之前通知對方，簡潔明要地告知郵件的內(nèi)容，并希望對方收到郵件后回復(fù)，對方或許更容易接受，在繁多的郵件中先閱讀你的郵件，并及時給予回復(fù)。