如何加強(qiáng)事業(yè)單位存貨管理

張雅君

【摘要】事業(yè)單位的存貨是指事業(yè)單位在業(yè)務(wù)及其他活動(dòng)過程中為耗用或者為銷售而儲(chǔ)存的各種資產(chǎn)，包括存貨、產(chǎn)成品等。由于事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理與企業(yè)有所區(qū)別，因此，在資產(chǎn)的管理方面，特別是存貨的管理力度和要求方面有很大區(qū)別，容易出現(xiàn)管理上的一些問題。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位，存貨管理，問題及措施

事業(yè)單位的存貨是為保證事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)持續(xù)正常進(jìn)行所需的一般消耗性存貨、專用物資存貨以及達(dá)不到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的工具、器具、低值易耗品等。為了規(guī)范事業(yè)單位存貨的管理與核算，事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度規(guī)定：事業(yè)單位隨買隨用的零星辦公用品，可在購進(jìn)時(shí)直接列作支出，不通過“存貨”科目。但在實(shí)際業(yè)務(wù)中，很多事業(yè)單位對(duì)大批、大宗購置的存貨也采用這種“以報(bào)列支”的方法。這種做法，在核算上省時(shí)省力，但容易造成存貨流失和使用上的浪費(fèi)。由于購入量較大，長(zhǎng)此以往，積少成多，最終導(dǎo)致家底不清，給單位的財(cái)產(chǎn)帶來不可估量的損失，因此，千萬不可小視。

一、事業(yè)單位存貨管理的現(xiàn)狀

1、事業(yè)單位的存貨與企業(yè)的存貨不同。一方面表現(xiàn)在事業(yè)單位存貨采購的經(jīng)費(fèi)來源主要是財(cái)政撥款、事業(yè)收入，具有一定的無償性。存貨的使用一般也是無償?shù)?。另一方面，事業(yè)單位的存貨構(gòu)成和分類較之企業(yè)也是不同的，主要表現(xiàn)為專業(yè)業(yè)務(wù)用存貨、工具、器具、低值易耗品。其使用的目的主要用于事業(yè)單位的專業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)如教學(xué)、科研、文藝演出等活動(dòng)。當(dāng)然也有一部分用于事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

2、存貨管理機(jī)構(gòu)的多頭管理。事業(yè)單位的存貨大多實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分工到人”的管理責(zé)任制。各職能部門根據(jù)工作量設(shè)置相應(yīng)的倉儲(chǔ)量及管理人員，分管明細(xì)賬的登記工作。而存貨總帳則由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一核算、管理。形成了責(zé)任人、職能部門、財(cái)務(wù)部門多元化管理的格局。而實(shí)際上卻沒有一個(gè)真正發(fā)揮作用的綜合協(xié)調(diào)部門。又由于存貨管理歸屬于各職能部門，但其使用又主要集中于專業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)上，容易造成存貨流動(dòng)與財(cái)務(wù)核算、職能部門管理與各專業(yè)部門使用相互脫節(jié)的狀態(tài)，導(dǎo)致無人關(guān)心、無人負(fù)責(zé)，致使賬實(shí)不符，存貨流失。

3、存貨的流動(dòng)性。存貨不比固定資產(chǎn)，它是單位為耗用或銷售而儲(chǔ)備的實(shí)物資產(chǎn)，經(jīng)常處于不斷的耗用或重置之中，是單位流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分，通常在一年內(nèi)耗用或轉(zhuǎn)換為現(xiàn)金及其它資產(chǎn)，具有時(shí)效性和潛在損失的可能性，且金額在單位流動(dòng)資產(chǎn)中占有相當(dāng)大的比重，因此事業(yè)單位存貨管理的難度較大。

4、存貨明細(xì)分類不規(guī)范、核算不健全。各事業(yè)單位的存貨明細(xì)賬往往并沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范，明細(xì)帳戶的設(shè)置帶有很強(qiáng)的主觀意志性，如學(xué)校只設(shè)“教材、藥品、工具”等明細(xì)賬，而大量的存貨卻沒有建賬，如辦公用品、清潔衛(wèi)生用品、教學(xué)用品等。而這些存貨的耗用并無計(jì)劃、無記錄、無核算，更無賬可查，致使相當(dāng)一部分存貨成為賬外之物，造成了另一種形式的浪費(fèi)。

5、長(zhǎng)期不進(jìn)行存貨的盤點(diǎn)，隨意處置存貨的情況時(shí)有發(fā)生。長(zhǎng)期以來事業(yè)單位并沒有形成完整的存貨盤點(diǎn)制度，或者有制度沒有很好地執(zhí)行。偶爾為應(yīng)付檢查也作一定的盤點(diǎn)，但清查中出現(xiàn)的問題既沒有重視，也未予解決。由于長(zhǎng)期不盤點(diǎn)，對(duì)存貨的實(shí)際情況不清楚，各部門擅自處理存貨的情況時(shí)有發(fā)生，有的無償贈(zèng)送，有的拿回家用，有的變賣，所得價(jià)款進(jìn)了小金庫或落入個(gè)人手中。

二、事業(yè)單位存貨管理的問題

1.事業(yè)單位對(duì)存貨不夠重視。一方面表現(xiàn)，事業(yè)單位存貨采購的經(jīng)費(fèi)來源主要是財(cái)政撥款、財(cái)政補(bǔ)助、事業(yè)收入，具有一定的無償性。存貨的使用一般也是無償?shù)?，一般表現(xiàn)為消耗性存貨，很少形成產(chǎn)品。另一方面，事業(yè)單位的存貨構(gòu)成和分類較之企業(yè)也是不同的，存貨管理的品種及力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有企業(yè)單位大，存貨構(gòu)成和分類較少，主要表現(xiàn)為專業(yè)業(yè)務(wù)用存貨、工具、器具、低值易耗品。主要用于事業(yè)單位的專業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)，如園林生產(chǎn)、科研、零星維修等活動(dòng)，對(duì)存款的管理遠(yuǎn)沒有企業(yè)單位重視。

2.存貨的流動(dòng)性大。存貨不比固定資產(chǎn)，它是單位為耗用或銷售而儲(chǔ)備的實(shí)物資產(chǎn)，經(jīng)常處于不斷的耗用或重置之中，是單位流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分，通常在一年內(nèi)耗用或轉(zhuǎn)換為現(xiàn)金及其它資產(chǎn)，具有時(shí)效性和潛在損失的可能性，且金額在單位流動(dòng)資產(chǎn)中占有相當(dāng)大的比重；但是，在事業(yè)單位資產(chǎn)管理中，存貨所占的比例較小，周期較長(zhǎng)，單價(jià)較低，存貨管理人員較少等，造成目前事業(yè)單位存貨管理的難度較大。

3.存貨明細(xì)分類不規(guī)范，核算不健全。各事業(yè)單位的存貨明細(xì)賬往往并沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范，明細(xì)賬戶的設(shè)置帶有很強(qiáng)的主觀性；大量的存貨沒有建賬，如辦公用品、清潔衛(wèi)生用品、教學(xué)用品等，致使相當(dāng)一部分存貨成為賬外之物，造成了另一種形式的浪費(fèi)。

4.長(zhǎng)期不進(jìn)行存貨的盤點(diǎn)，隨意處置存貨的情況時(shí)有發(fā)生。長(zhǎng)期以來事業(yè)單位并沒有形成完整的存貨盤點(diǎn)制度，或者有制度沒有很好地執(zhí)行。偶爾為應(yīng)付檢查也作一定的盤點(diǎn)，但清查中出現(xiàn)的問題既沒有重視，也未予解決。由于長(zhǎng)期不盤點(diǎn)，對(duì)存貨的實(shí)際情況不清楚，各部門擅自處理存貨的情況時(shí)有發(fā)生，有的無償贈(zèng)送，有的拿回家用，有的變賣，所得價(jià)款進(jìn)了小金庫或落入個(gè)人手中。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位存貨管理的建議

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，進(jìn)一步增強(qiáng)事業(yè)單位存貨的管理意識(shí)。要克服口頭上、形式上的重視，將存貨管理提到事業(yè)單位事業(yè)經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)的完成，工作的順利開展，經(jīng)費(fèi)節(jié)約的高度來認(rèn)識(shí)，從單位主管領(lǐng)導(dǎo)到職能部門、管理人員都要提高加強(qiáng)存貨管理的觀念。

2.理順關(guān)系，建立科學(xué)的管理體制。目前大部分事業(yè)單位對(duì)存貨管理普遍實(shí)行的是分類歸口管理模式，這一方法有它的優(yōu)點(diǎn)，但也有弊端。因此，對(duì)存貨管理應(yīng)實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一計(jì)劃、統(tǒng)一采購”的制度，成立以主管領(lǐng)導(dǎo)為首，各分管領(lǐng)導(dǎo)及職能部門、財(cái)務(wù)部門、監(jiān)督部門參加的存貨管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)存貨統(tǒng)一管理的監(jiān)督檢查執(zhí)行情況。在管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)及管理下，由財(cái)務(wù)部門、職能部門、保管人、使用部門、使用人等分工負(fù)責(zé)，形成既有分工負(fù)責(zé)，又有統(tǒng)一管理的管理體系。

3.事業(yè)單位要建立健全存貨的管理制度，從購買、驗(yàn)收、入庫、保管、領(lǐng)用到轉(zhuǎn)讓、對(duì)外投資、盤點(diǎn)，都要有嚴(yán)格的審批制度。對(duì)一些價(jià)值較高的存貨、貴重存貨要專人負(fù)責(zé)并建立崗位責(zé)任制。對(duì)存貨的轉(zhuǎn)讓、對(duì)外投資、盤點(diǎn)，要按照有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格把關(guān)，確保存貨的安全、完整。同時(shí)，還要提高存貨的使用效益，科學(xué)確定存貨的庫存量，避免閑置、重復(fù)采購和浪費(fèi)的現(xiàn)象。

4.加強(qiáng)事業(yè)單位存貨的財(cái)務(wù)核算及管理。單位的財(cái)務(wù)部門要對(duì)存貨的采購、入庫、領(lǐng)用等情況，及時(shí)進(jìn)行核算、入賬；對(duì)對(duì)外投資、轉(zhuǎn)讓要嚴(yán)格把關(guān)，根據(jù)真實(shí)的情況登記入賬；對(duì)盤盈盤虧的存貨要查明原因，及時(shí)處理；對(duì)事業(yè)性與經(jīng)營(yíng)性存貨要分別核算。另外，要在財(cái)務(wù)制度和會(huì)計(jì)制度中應(yīng)明確規(guī)定存貨的計(jì)價(jià)方法，包括存貨增加的計(jì)價(jià)及存貨減少的計(jì)價(jià)方法，確保核算口徑一致。

5.嚴(yán)格采購制度，加強(qiáng)存貨管理。

存貨是事業(yè)單位在開展正常的業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中為耗用而儲(chǔ)存的資產(chǎn)。包括各種燃料、辦公用品、低值易耗品等。由于存貨的價(jià)值較低，在使用過程中其價(jià)值隨著實(shí)物的領(lǐng)用，一次性地全部列支，這與固定資產(chǎn)之間存在著明顯的區(qū)別。因此，單位在購進(jìn)存貨時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際耗用和庫存情況，合理確定采購數(shù)量，以防止存貨積壓造成浪費(fèi)。對(duì)購入的存貨應(yīng)以發(fā)票為依據(jù)，按所列品種、規(guī)格、數(shù)量逐一進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，對(duì)不合格的以及采購過程中出現(xiàn)的短缺、損耗，要及時(shí)查清原因，以明確責(zé)任，索取賠償。

對(duì)驗(yàn)收合格的，應(yīng)由保管員在有關(guān)發(fā)票上加蓋“驗(yàn)收合格”戳記和驗(yàn)收人的簽章，并填寫入庫單一式兩份。一份由保管員作為登記存貨明細(xì)賬的依據(jù)，另一份連同購物發(fā)票作為辦理報(bào)銷手續(xù)和會(huì)計(jì)人員記賬的依據(jù)。