關(guān)于高校圖書情報檔案一體化實(shí)施問題的思考

劉建麗

(菏澤學(xué)院 圖書館，山東 菏澤 274015)

近年來，圖書情報檔案一體化引起了文獻(xiàn)信息界的高度關(guān)注，有關(guān)討論不絕于耳。通過這些討論，對于實(shí)現(xiàn)圖書情報檔案工作的一體化的意義和必要性，大家已有廣泛共識，早日實(shí)現(xiàn)圖書情報檔案工作的一體化也成為廣大相關(guān)業(yè)界人士的企盼。但是由于各種因素制約，一體化工作現(xiàn)狀是理論上熱烈討論、實(shí)施中鮮有成果，實(shí)現(xiàn)我國圖書情報檔案工作一體化還有很多問題亟待解決，還有很長的道路要走。相對于社會上條塊分割嚴(yán)重的圖書、情報、檔案系統(tǒng)的整合，高校作為單一主體，在其內(nèi)部實(shí)施一體化整合的政策調(diào)整、技術(shù)調(diào)整、人員調(diào)整等工作的難度都相對小一些，是當(dāng)前實(shí)施一體化最有可能實(shí)現(xiàn)突破的地方，因此，可以在高校首先試行圖書情報檔案一體化，取得經(jīng)驗(yàn)后再全面推廣。

1 實(shí)施圖書情報檔案一體化是信息社會對高校的要求

圖書、情報、檔案是高校信息資源領(lǐng)域三個最重要的組成部分，是高校進(jìn)行信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和支撐。在信息時代的前夜，圖書、情報、檔案按照舊有的社會分工，被分屬到不同的系統(tǒng)，它們的差異被放大，它們的共同性被縮小。隨著信息化的來臨，新技術(shù)被越來越多的采用，信息化革命的結(jié)果，要求實(shí)施圖書情報檔案一體化。

1.1 圖書情報檔案的同源性要求高校實(shí)施一體化

圖書情報檔案本出同源，在早期的人類分工中實(shí)為一體［1］(P84～85)。工業(yè)化的后果導(dǎo)致社會分工的進(jìn)一步細(xì)化，三者逐漸分離。但在高校內(nèi)部，信息資源的共性，使它們的區(qū)別并不是那么突出和明顯。在一些高校，圖書和情報部門已經(jīng)合為一體。在大多數(shù)高校內(nèi)，三個系統(tǒng)之間的交叉、融合也在不斷加強(qiáng)，彼此之間的滲透、借鑒日益增多。高校信息化的發(fā)展，客觀上要求整合校內(nèi)信息資源，破除人為壁壘，建立一個高效的信息資源運(yùn)行系統(tǒng)。上海圖書館、寶鋼集團(tuán)等已做了很好的嘗試，可以為高校提供借鑒［2］(P27～28)。圖書情報檔案的同源性，是實(shí)施一體化的根據(jù)，也是實(shí)施一體化的基礎(chǔ)。

1.2 圖書情報檔案的共同屬性使高校實(shí)施一體化成為可能

圖書、情報、檔案具有共同的信息屬性和知識屬性［3］(P127～128)。從信息屬性來看，它們分屬于高校信息系統(tǒng)工程的子系統(tǒng)，是信息系統(tǒng)的組成部分，分別負(fù)責(zé)信息的采集、整理、儲存、檢索、提取、傳輸和使用等環(huán)節(jié)中的部分環(huán)節(jié)，有區(qū)別也有交叉重合，共同服務(wù)于一個整體系統(tǒng)。從知識屬性來看，它們都是人類知識的記憶，都是高校知識資源的載體，只是以不同的形式表示人類文明的成果。它們共同的信息屬性和知識屬性，使它們在處理信息的理念、方式、方法等方面都大體相同，這使實(shí)施一體化成為可能。

1.3 圖書情報檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化促使高校實(shí)施一體化

網(wǎng)絡(luò)化的迅猛發(fā)展，為信息化提供了良好的載體。網(wǎng)絡(luò)化是信息化的支撐，只有建立了高效快捷的網(wǎng)絡(luò)，才能實(shí)現(xiàn)信息資源快速上傳、檢索和共享［4］(P22～24)。處在信息社會，圖書、情報、檔案系統(tǒng)的運(yùn)行，也必須依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。對于高校而言，分別建設(shè)圖書網(wǎng)、情報網(wǎng)、檔案網(wǎng)，既不現(xiàn)實(shí)也不可能，只能建立唯一的校園網(wǎng)。在校園網(wǎng)內(nèi)，圖書、情報、檔案分門別類地孤立運(yùn)行，既造成了投入的重復(fù)也造成了資源的浪費(fèi)，人為地增加了運(yùn)行成本，而實(shí)施一體化可以使整個信息資源在系統(tǒng)內(nèi)高效流轉(zhuǎn)，發(fā)揮更大的效益。

2 高校實(shí)施圖書情報檔案一體化的難點(diǎn)所在

高校作為一個相對獨(dú)立的社會子系統(tǒng)，內(nèi)部圖書、情報、檔案系統(tǒng)相應(yīng)設(shè)立，可以說是麻雀雖小、五臟俱全。作為一種內(nèi)部機(jī)構(gòu)整合和職能調(diào)整，實(shí)施圖書情報檔案一體化高校具有先天的優(yōu)勢，但是百年來我國高校辦學(xué)形成的傳統(tǒng)與定勢，使高校實(shí)施圖書情報檔案一體化也存在很多困難。

2.1 高校傳統(tǒng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置定勢

圖書館是高等院校辦學(xué)的三大支柱之一，是全校的文獻(xiàn)信息中心。從二十世紀(jì)初滿清政府設(shè)立京師大學(xué)堂時起，就規(guī)定大學(xué)應(yīng)當(dāng)附設(shè)圖書館。圖書館作為各高校的一個重要機(jī)構(gòu)和工作部門，得到了應(yīng)有的重視。情報信息建設(shè)在研究型大學(xué)得到高度重視，有的單設(shè)有獨(dú)立的情報信息機(jī)構(gòu)。在教學(xué)型高校、尤其是地方高校則存在重視度不高的情況，情報信息部門大多附屬于圖書館，這點(diǎn)倒有利于一體化整合。檔案館在有的高校是獨(dú)立機(jī)構(gòu)，有的高校里則附屬于黨委或校長辦公室。傳統(tǒng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置定勢，將圖書、情報和檔案三分或兩分，屬于不同的系統(tǒng)，管理體制不同，工作環(huán)境不同，橫向聯(lián)系較少，合作溝通不多。實(shí)施一體化，必將減少機(jī)構(gòu)設(shè)置，關(guān)鍵是減少了干部職位設(shè)置、人事編制設(shè)置，在當(dāng)前高校干部能上不能下、人員能增不能減的現(xiàn)實(shí)情況下，做到這一點(diǎn)，很需要決策者改革的勇氣和果敢，也需要相關(guān)人員的理解和認(rèn)可。傳統(tǒng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置定勢是制約一體化工作的體制性障礙。

2.2 一體化共識尚未形成

由于傳統(tǒng)條塊分割意識的影響，圖書、情報、檔案部門各守成規(guī)，更愿意在各自熟練的工作領(lǐng)域重復(fù)以往的傳統(tǒng)工作，不愿意創(chuàng)新學(xué)習(xí)，對于實(shí)施一體化的主觀積極性并不是很高。作為決策層的高校領(lǐng)導(dǎo)者，對于一體化的意義還缺乏足夠的理解，僅僅停留在有利于精簡機(jī)構(gòu)、優(yōu)化人員、節(jié)約經(jīng)費(fèi)、利于管理的層面上，沒有進(jìn)行更深層次的思考和運(yùn)籌。從宏觀方面來看，對圖書情報檔案一體化進(jìn)行的相關(guān)理論研究還不夠深入，對于體系構(gòu)建、實(shí)現(xiàn)方法、實(shí)施途徑的研究還很不夠，雖然提出了一些指導(dǎo)思想和具體實(shí)施措施，但是零零碎碎，缺乏系統(tǒng)、可行的操作性。沒有成熟的理論體系作指導(dǎo)，一體化工作就缺乏目標(biāo)、缺乏方向，雖然大家都認(rèn)為應(yīng)該做，卻無從下手。一體化意識和觀念的淡薄，是制約一體化工作的思想障礙。

2.3 一體化的平臺尚未建立

長期以來，圖書、情報、檔案各自為政，平臺建設(shè)也是孤立進(jìn)行，彼此之間也少有互通和共享，各自在獨(dú)立的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)等平臺上運(yùn)行。實(shí)施一體化，在技術(shù)上要求圖書、情報、檔案必須在一個綜合、高效、兼容、有序的平臺上運(yùn)行，而這種平臺現(xiàn)在尚未開發(fā)建立起來。從現(xiàn)實(shí)情況來看，圖書和情報的電子化、網(wǎng)絡(luò)化水平較高，彼此兼容性也較強(qiáng)，而檔案系統(tǒng)則信息化水平不高，大部分高校的檔案館還停留在手工操作或者單機(jī)操作水平上。開發(fā)建立高校圖書情報檔案一體化工作的平臺，在技術(shù)上還存在一些困難，畢竟圖書、情報和檔案長期各自獨(dú)立運(yùn)行，業(yè)務(wù)內(nèi)容存在差別，工作方法不盡相同，數(shù)據(jù)庫建設(shè)差別較大，建立一個功能齊全、融會互通、安全高效、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的平臺還需要進(jìn)行大量的研究和技術(shù)攻關(guān)，還需要進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的大量建設(shè)。這是制約一體化工作的技術(shù)障礙。

2.4 勝任一體化工作的人才隊(duì)伍亟需培養(yǎng)

要實(shí)現(xiàn)圖書、情報、檔案的一體化，高校需要建立一支具有較高科技、人文素質(zhì)的專門人才隊(duì)伍。雖然高校知識聚集、人才薈萃，在圖書、情報、檔案各自領(lǐng)域都有一些專家和一大批熟練的技術(shù)人才，但是一體化的實(shí)施，對人才隊(duì)伍有了新的更高的要求，不僅要具有圖書學(xué)、情報學(xué)、檔案學(xué)的基礎(chǔ)知識，還要具有系統(tǒng)、信息、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化等方面的知識，并且需要一定的信息處理、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等技能。無論是管理者還是具體工作人員，都需要成為一種新型的復(fù)合型人才。專門人才的匱乏是制約一體化工作的人力障礙。

2.5 一體化建設(shè)需要大量的經(jīng)費(fèi)投入

圖書、情報、檔案都屬于公益事業(yè)，建設(shè)周期長、資金投入大，而其本身又不會產(chǎn)生顯著的經(jīng)濟(jì)效益。高校經(jīng)過多年建設(shè)，現(xiàn)有的圖書館、情報所、檔案館設(shè)施都比較健全，軟硬件運(yùn)轉(zhuǎn)有序，推倒這些現(xiàn)有的運(yùn)行系統(tǒng)，建立新的一體化系統(tǒng)，在高校很多管理者看來是一種資金的浪費(fèi)，在心理上也很難接受。而新的一體化系統(tǒng)平臺，在計算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、通信設(shè)施等方面都有較高的配置要求，新的數(shù)據(jù)庫的開發(fā)建設(shè)、維護(hù)提高、技術(shù)人才的培養(yǎng)等都需要長期的資金投入。而我國高校當(dāng)前普遍存在著債務(wù)負(fù)擔(dān)沉重的現(xiàn)象，進(jìn)行一體化建設(shè)的資金將是高校新的負(fù)擔(dān)。

3 實(shí)現(xiàn)高校圖書情報檔案一體化的對策

圖書、情報和檔案的分散儲存和使用，抹殺了三者作為高校信息資源的本質(zhì)屬性，不利于資源的統(tǒng)籌發(fā)展、集中管理、綜合利用。實(shí)施高校圖書情報檔案一體化，可以進(jìn)一步優(yōu)化高校的信息資源配置，減少重復(fù)建設(shè)和投入，最大限度發(fā)揮信息資源在教學(xué)科研和學(xué)生學(xué)習(xí)中的作用。

3.1 提高認(rèn)識，開闊思路

圖書情報檔案一體化，對高校的信息資源整合具有重大意義，是高校信息資源建設(shè)的未來發(fā)展方向。貝塔朗菲定律表明，整體的屬性和功能大于孤立部門的總和［5］(P85～86)。高校應(yīng)充分認(rèn)識到一體化的現(xiàn)實(shí)意義，解放思想，創(chuàng)新思路，站在建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)和信息化、數(shù)字化校園的高度，統(tǒng)籌全校信息資源建設(shè)，發(fā)揮資源的規(guī)模效應(yīng)。要制定全校一體化實(shí)施的制度，建立科學(xué)高效的運(yùn)行機(jī)制，保障在大范圍的橫向縱向信息資源的協(xié)調(diào)和交流。這是實(shí)現(xiàn)圖書情報檔案信息一體化服務(wù)的思想基礎(chǔ)。

3.2 建立高校文獻(xiàn)信息中心

實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部信息資源的整合，必須建立一個綜合性的一體化工作機(jī)構(gòu)，從機(jī)構(gòu)和制度上改變?nèi)曳稚⒌墓芾眢w制?？梢越W(xué)校的信息資源中心或者稱為文獻(xiàn)信息中心，將圖書、情報和檔案機(jī)構(gòu)整合入中心，對現(xiàn)有資源進(jìn)行重新配置，對未來發(fā)展進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)三家的管理統(tǒng)一、資源共享、優(yōu)勢互補(bǔ)。上海圖書館與上?？萍记閳笏暮喜⒁讶〉煤芎玫慕?jīng)驗(yàn)［6］(P116 ～117)。

3.3 構(gòu)建一體化工作的技術(shù)平臺

圖書情報檔案一體化是高校信息資源建設(shè)中的創(chuàng)新，是當(dāng)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展帶來的必然結(jié)果，合理配置、有效利用、發(fā)揮功用，必須以一定的技術(shù)平臺作為支撐和保證。經(jīng)過近幾年的大規(guī)模建設(shè)，高校的校園網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)非常發(fā)達(dá)完善，數(shù)字化校園建設(shè)取得了顯著的成效，有關(guān)的技術(shù)性基礎(chǔ)設(shè)施條件較好，這為一體化技術(shù)平臺的建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。但是，相應(yīng)的信息集成系統(tǒng)尚未建立［7］(P139)。高校應(yīng)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，積極開發(fā)或引進(jìn)應(yīng)用技術(shù)平臺，用良好的技術(shù)手段作保證，最大限度地放大一體化系統(tǒng)的功效。

3.4建立適應(yīng)一體化工作的人員隊(duì)伍

實(shí)施一體化工作，對現(xiàn)有圖書、情報和檔案工作人員的學(xué)科背景、知識素養(yǎng)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算信息工作能力等，都提出了新的更高的要求。高校真正做好一體化工作，必須整合好現(xiàn)有圖情檔工作人員隊(duì)伍，按照新的工作要求合理配置人力資源。要加強(qiáng)對現(xiàn)有工作人員的培養(yǎng)和再教育，使他們經(jīng)過努力能適應(yīng)新崗位，能繼續(xù)發(fā)揮作用，以減少大量人員下崗、轉(zhuǎn)崗可能給一體化工作帶來的障礙。現(xiàn)有圖書、情報和檔案部門普遍存在高科技人員缺乏的短板，可以根據(jù)一體化工作對專門人才的特殊需要，從校外引進(jìn)引進(jìn)或從校內(nèi)單位調(diào)劑必需的科技人才，彌補(bǔ)高科技人員的不足。

3.5 做好實(shí)施一體化戰(zhàn)略的資金保障

高校實(shí)施圖書情報檔案一體化，可以充分利用圖書館、情報所和檔案館的現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施，減少基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投資。也可以借助數(shù)字化校園建設(shè)的成果，減少網(wǎng)絡(luò)等方面的投資。但是必要的場館建設(shè)、設(shè)備購置、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)仍然需要不菲的資金。高校一方面應(yīng)科學(xué)合理地加大投入，保證一體化建設(shè)的資金需求;另一方面，可以通過社會化運(yùn)作，采取與地方合作共建等方式，吸引社會資金進(jìn)入一體化建設(shè)。

實(shí)施圖書情報檔案一體化是高校進(jìn)一步加強(qiáng)信息資源建設(shè)的必由之路，雖然現(xiàn)在還處在理論探索階段，但已有取得初步成效的先例。高校應(yīng)解放思想，更新觀念，充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)新成果，積極推動圖書情報檔案一體化建設(shè)，努力使我國高校的圖書情報檔案事業(yè)在這一廣闊而無垠的新平臺上有機(jī)融合，得到更全面的發(fā)展。

［1］王強(qiáng).圖書情報檔案一體化的必然性及實(shí)施問題探討［J］.鄖陽師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2010，(5).

［2］許萍.關(guān)于圖書情報檔案一體化的研究及實(shí)施現(xiàn)狀［J］.山東檔案，2000，(4).

［3］李玲.信息時代高校圖書情報檔案一體化訴求［J］.咸寧學(xué)院學(xué)報，2010，(5).

［4］楊絳.信息社會圖書情報檔案一體化實(shí)施途徑探討［J］.陜西社會主義學(xué)院學(xué)報，2009，(4).

［5］黃曼麗.圖書情報檔案一體化融合的動力［J］.法制與經(jīng)濟(jì)，2011，(8).

［6］李丁.信息時代圖書情報檔案一體化建設(shè)問題研究［J］.中國管理信息化，2012，(5).

［7］于連姿.關(guān)于圖書情報檔案一體化管理的思考［J］.經(jīng)濟(jì)縱橫，2008，(3).