淺談高校成教學(xué)籍檔案管理工作

何 琴

（湖北中醫(yī)藥高等專科學(xué)校，荊州434020）

淺談高校成教學(xué)籍檔案管理工作

何 琴

（湖北中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校，荊州434020）

高校成人教育的特殊性，使其學(xué)籍檔案管理呈現(xiàn)出復(fù)雜多樣性。檔案意識(shí)淡薄、規(guī)章制度欠缺、管理不規(guī)范是成人教育學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題。高校應(yīng)當(dāng)以《高等學(xué)校檔案管理辦法》的施行為契機(jī)，建立健全完善的管理制度和機(jī)制，加強(qiáng)信息資源建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)成人教育學(xué)籍檔案的科學(xué)管理，促進(jìn)成人教育事業(yè)的健康發(fā)展。

高校成教學(xué)籍；檔案管理

成人高等教育是我國(guó)高等教育的重要組成部分，高校成人教育學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)過(guò)程的完整記錄，是成教學(xué)習(xí)者個(gè)人成長(zhǎng)檔案中不可缺少的組成部分，在其今后的擇業(yè)、學(xué)歷證明、出國(guó)及補(bǔ)辦遺失的學(xué)習(xí)材料等方面起著重要的作用?，F(xiàn)結(jié)合實(shí)際，分析高校成教學(xué)籍檔案管理工作中存在的問(wèn)題和原因，探討加強(qiáng)高校成教學(xué)員學(xué)籍管理的措施。

1 成教學(xué)員學(xué)籍檔案中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高高等學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)高低是檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化的重要保證。目前高校具有檔案管理專業(yè)技術(shù)人員的比例相當(dāng)少，兼職檔案管理人員頻繁調(diào)換，檔案管理人員的責(zé)任心不強(qiáng)，業(yè)務(wù)技能不熟悉，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、裝訂不重視，造成整理歸檔不及時(shí)，檔案零亂、不裝訂、不收集甚至損壞和遺失。檔案移交脫節(jié)、借閱手續(xù)不清楚，有的檔案不完整，有漏缺現(xiàn)象，檔案目錄和內(nèi)容嚴(yán)重不符等現(xiàn)象。

1.2 學(xué)籍檔案管理過(guò)程中不規(guī)范成人教育具有自身的特點(diǎn)，其學(xué)籍檔案形成過(guò)程的時(shí)間跨度大，同時(shí)又缺乏統(tǒng)一性。從新生錄取入學(xué)、登記注冊(cè)到畢業(yè)離校，一般要經(jīng)過(guò)2～5年，甚至更長(zhǎng)時(shí)間，休學(xué)、留級(jí)學(xué)生的學(xué)籍檔案時(shí)間跨度更大。由于周期長(zhǎng)，管理部門分散，導(dǎo)致管理困難，規(guī)章制度管理難以落實(shí)到位，管理不規(guī)范，就會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料內(nèi)容的殘缺，難以保證學(xué)籍檔案的原始性、真實(shí)性、完整性，影響檔案質(zhì)量和在研究中的實(shí)際利用價(jià)值。需要臨時(shí)投入大量的人力、物力進(jìn)行整理，但效果往往不明顯。

1.3 檔案管理方式和手段落后對(duì)成教學(xué)生的學(xué)籍檔案，目前高校大多是采用手工管理的方式，難以適應(yīng)現(xiàn)代化的信息管理要求。很多學(xué)員的學(xué)籍資料數(shù)據(jù)不完整，給學(xué)員以后的查找增添了麻煩，直接影響學(xué)員的切身利益。有的學(xué)員學(xué)籍變更材料不清楚，學(xué)員在校期間的一切活動(dòng)嚴(yán)重脫節(jié)。有的學(xué)員成績(jī)總冊(cè)有成績(jī)，學(xué)員卡片又無(wú)成績(jī)，有的學(xué)員畢業(yè)了又缺畢業(yè)證編號(hào)等等問(wèn)題。沒(méi)有現(xiàn)代化的管理就難以開(kāi)展檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，不完整的檔案就不能更好的發(fā)揮檔案的參考和憑證作用。

2 成教學(xué)籍檔案管理的措施和建議

2.1 提高管理人員素質(zhì)和專業(yè)能力檔案工作是黨性、政治性很強(qiáng)的工作。為了適應(yīng)高校檔案管理工作發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，實(shí)現(xiàn)高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，加強(qiáng)高校檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，更好的開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，有效的為高校建設(shè)服務(wù)，必須提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案工作人員要政治上可靠，要有文化水平和一定的專業(yè)知識(shí)，不僅要學(xué)習(xí)檔案方面的專業(yè)知識(shí)，管理知識(shí)，還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)方面的知識(shí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，以保證工作的順利進(jìn)行。檔案管理人員要熱愛(ài)專業(yè)，忠于職守，埋頭苦干，全心全意為人民服務(wù)。穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍，一般不要輕易調(diào)離檔案部門，確保檔案工作的完整性和持久性。提高檔案管理人員的信息化管理技能，以適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要［1］。

2.2 建立健全成教學(xué)籍管理制度高校應(yīng)結(jié)合成人教育的特點(diǎn)和規(guī)律，制定既有學(xué)校特點(diǎn)又切合實(shí)際的學(xué)籍管理制度，使學(xué)籍管理工作有章可循。加強(qiáng)成教學(xué)員學(xué)籍檔案的收集和整理，收集成教學(xué)員在學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成對(duì)學(xué)校以及學(xué)員有保存價(jià)值的各種文圖表、聲像等不同體裁的材料。立卷歸檔要清楚，案卷目錄和內(nèi)容一定要相符合，每個(gè)環(huán)節(jié)工作要細(xì)化，責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人。特別是對(duì)“先上車后買票”那部分學(xué)員，檔案管理人員要對(duì)他們備注一份資料，每年補(bǔ)充材料直到學(xué)員學(xué)籍的完整。函授學(xué)員的新生登記表、學(xué)員學(xué)籍卡片、學(xué)生成績(jī)總冊(cè)、在?；麅?cè)、學(xué)生學(xué)籍變更情況（留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)）、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料、學(xué)生處分材料，以及畢業(yè)證明書(shū)編號(hào)都要清楚記載不得漏缺。完整的學(xué)籍檔案才有參考價(jià)值和憑證作用。建立健全學(xué)籍管理制度，對(duì)提高工作效率，實(shí)現(xiàn)管理制度化、規(guī)范化具有重要意義。

2.3 加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)將先進(jìn)技術(shù)引入成教學(xué)籍檔案管理工作中，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)管理，努力實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理的轉(zhuǎn)變，分散管理向集中統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)變，手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，手動(dòng)檢索向自動(dòng)化檢索的轉(zhuǎn)變。實(shí)現(xiàn)管理信息化、數(shù)字化，提高開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的能力、提高檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案在高校教育管理中的作用和地位［2］。

綜上所述，成教學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)特殊的復(fù)雜的系統(tǒng)工作，也是衡量一所學(xué)校成人教育水平和質(zhì)量的重要標(biāo)志。教育改革的不斷深化，檔案事業(yè)的不斷發(fā)展對(duì)成教學(xué)籍檔案管理提出了更高的要求，成教學(xué)籍檔案管理工作只有不斷完善、充實(shí)、不斷創(chuàng)新，形成規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理模式才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，為學(xué)校建設(shè)和社會(huì)發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

［1］楊曙光．成人教育學(xué)籍檔案的特點(diǎn)、問(wèn)題及有效管理［J］．繼續(xù)教育研究，2005，2（4）：1．

［2］李志超．淺談成人教育高等教育學(xué)籍檔案管理［J］．牡丹江師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2007，1（4）：1．

10.3969／j.issn.1672-2779.2013.09.086

1672-2779（2013）-09-0131-02

張文娟

2013-04-11）