提高醫(yī)院檔案管理水平的若干探索

任廣偉 陳 麗

（吉林省人民醫(yī)院，吉林 長(zhǎng)春 130021）

提高醫(yī)院檔案管理水平的若干探索

任廣偉 陳 麗

（吉林省人民醫(yī)院，吉林 長(zhǎng)春 130021）

檔案在人們生活中的作用是無(wú)可厚非的，它在社會(huì)生活實(shí)踐中具有記錄信息功能，確定并清晰地記錄重大事件。近幾年，隨著醫(yī)療體制的不斷改革，社會(huì)不斷信息化，醫(yī)院檔案的管理也面臨著新的挑戰(zhàn)。由于醫(yī)院檔案的種類繁多，所以現(xiàn)階段在部分醫(yī)院存在檔案管理混亂、檔案管理員專業(yè)水平不夠等現(xiàn)象，這也給醫(yī)院的整體管理帶來(lái)不必要的麻煩，同時(shí)也影響了醫(yī)療工作的正常開展。特別是在醫(yī)療探索方面，有效的檔案管理能夠起到促進(jìn)和推動(dòng)的作用，能夠?yàn)獒t(yī)生提供有效的醫(yī)療案例。但是檔案管理不當(dāng)，不但使醫(yī)院的歷史信息模糊不清，資料難以查詢，也制約了醫(yī)院自身的整體管理水平。本篇文章就現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題以及如何提高醫(yī)院檔案管理水平展開初步探討。

醫(yī)院；檔案管理；問(wèn)題與對(duì)策

醫(yī)院的檔案種類繁多，大致可以分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案等等，由于醫(yī)院涉及到的部門偏多，科室較多，所以醫(yī)院的檔案管理確實(shí)有一定的難度[1-3]。如果要改善現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，就要清晰認(rèn)識(shí)到醫(yī)院在檔案管理方面存在的問(wèn)題和缺陷，只有對(duì)癥下藥，才能做出進(jìn)一步的調(diào)整和改善。

1 階段醫(yī)院在檔案管理方面存在的缺陷

1.1 醫(yī)院對(duì)于檔案管理沒(méi)有科學(xué)的劃分界限。檔案管理之所以混亂，很大一部分原因是因?yàn)獒t(yī)院對(duì)檔案沒(méi)有進(jìn)行合理的劃分，對(duì)檔案的定義理解不透徹。比如前一部分提到醫(yī)院檔案的種類繁多，醫(yī)院是為患者解除病痛折磨的地方，所以醫(yī)院的科室分類自然就會(huì)復(fù)雜，導(dǎo)致檔案的種類繁雜，這其中包括病歷、病理切片、X線膠片，還有人事檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等等，醫(yī)院的檔案自然就會(huì)數(shù)量龐大，如果對(duì)檔案歸類不清晰，很容易就將所有檔案混為一談，檔案數(shù)量多，種類多，這也是檔案管理混亂的基本原因。

1.2 非專業(yè)的醫(yī)院檔案管理人員。很多醫(yī)院的檔案管理人員文化程度達(dá)不到要求，也有部分人不具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，認(rèn)為檔案管理只是坐在辦公室看著檔案而已，造成對(duì)檔案管理工作認(rèn)知不夠。部分檔案管理人員對(duì)醫(yī)院的結(jié)構(gòu)和科室了解不足，經(jīng)驗(yàn)有限，對(duì)檔案管理沒(méi)有清晰的概念，基本上是一邊工作一邊學(xué)習(xí)如何進(jìn)行檔案管理。并且現(xiàn)在已經(jīng)步入信息化時(shí)代，很多醫(yī)院的檔案管理者與時(shí)代脫軌，隨著醫(yī)學(xué)的發(fā)展，檔案管理的數(shù)量增多，內(nèi)容多樣，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，有很多檔案管理人員只滿足于現(xiàn)狀，沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理人員在實(shí)際的檔案管理工作中遇到問(wèn)題不知如何解決，諸多原因造成檔案管理人員沒(méi)有擔(dān)負(fù)起相應(yīng)的責(zé)任，導(dǎo)致檔案遺漏或者丟失。

1.3 資源緊缺，影響檔案管理水平。隨著科技的飛快發(fā)展，對(duì)我國(guó)的醫(yī)療條件也提出嚴(yán)峻的考驗(yàn)。很多醫(yī)院為了跟上時(shí)代的步伐，為患者提供更先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，所以醫(yī)院的規(guī)劃中，滿足患者看病的功能科室逐漸增多。在醫(yī)院有限的空間，就將不必要的檔案管理室面積縮小，可能會(huì)將幾種不同的檔案歸于一個(gè)檔案室，造成檔案管理室雜亂不堪，所以用房資源的緊缺，以及相關(guān)設(shè)備沒(méi)有得到很好的應(yīng)用，必然影響了醫(yī)院檔案的管理。

1.4 醫(yī)院檔案管理零散。醫(yī)院有關(guān)檔案管理的制度不健全，所以在實(shí)際的管理工作中存在諸多問(wèn)題。醫(yī)院的檔案管理存在一定的特殊性，部分醫(yī)院的檔案管理部門只進(jìn)行檔案的綜合管理，對(duì)于具體的切片檔案以及膠片檔案等可能就會(huì)由各個(gè)部門自行管理，造成檔案管理不統(tǒng)一，分工不明確，給醫(yī)院的整體管理帶來(lái)不便，如果工作人員進(jìn)行一些醫(yī)療研究，需要一些資料都無(wú)從入手查找。

1.5 檔案遺漏，搜集不全。大部分醫(yī)院的檔案管理重點(diǎn)放在了有利于醫(yī)院發(fā)展的文件，或者對(duì)于上級(jí)下發(fā)的文件，對(duì)于其他方面的檔案沒(méi)有重視起來(lái)。這也直接影響了醫(yī)院許多檔案信息不全，比如對(duì)于工作人員進(jìn)行的醫(yī)療研究、醫(yī)療學(xué)術(shù)報(bào)告等等，都沒(méi)有及時(shí)收集、整理、歸檔。因?yàn)榇蟛糠轴t(yī)院的管理重點(diǎn)側(cè)重于健全的醫(yī)療服務(wù)體系，忽略了檔案管理制度，所以給檔案管理人員養(yǎng)成了一定的惰性，平時(shí)疏于檔案管理，造成了部分檔案信息的遺漏。

2 提高醫(yī)院檔案管理水平的措施

2.1 鼓勵(lì)醫(yī)院檔案管理人員多參加相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)。一名有專業(yè)素養(yǎng)的醫(yī)院檔案管理人員是展開檔案管理工作的基礎(chǔ)，所以要想使醫(yī)院檔案的管理水平得到提高，就要從基礎(chǔ)改善。醫(yī)院對(duì)檔案管理人員，可定期開展相應(yīng)的培訓(xùn)，一方面加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)管理知識(shí)，另一方面通過(guò)培訓(xùn)，將檔案管理員固化的思維重新激活，及時(shí)更新陳舊觀念和專業(yè)知識(shí)，做到與時(shí)俱進(jìn)。在提高檔案管理人員專業(yè)水平的同時(shí)，還要培養(yǎng)他們的能力。

同時(shí)，醫(yī)院也應(yīng)該注重人才的引進(jìn)。對(duì)于飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，院方也應(yīng)該要建立一支高效的管理團(tuán)隊(duì)，不但要對(duì)本職工作有強(qiáng)烈的責(zé)任心，還要不斷充實(shí)自己，與時(shí)俱進(jìn)，以提高醫(yī)院檔案的管理水平。

2.2 不斷完善醫(yī)院檔案管理制度。國(guó)有國(guó)法，家有家規(guī)，相對(duì)醫(yī)院，雖然每個(gè)部門的職責(zé)不同，但是都應(yīng)該有相應(yīng)的管理制度。完善的管理制度是醫(yī)院正常運(yùn)營(yíng)的保證。在眾多醫(yī)院，檔案管理可以說(shuō)是一個(gè)空白區(qū)，要想提高醫(yī)院檔案的管理水平，首先要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，為檔案管理提供足夠的資源，將不同的檔案進(jìn)行分類以及編號(hào)，如病歷檔案、人事檔案和設(shè)備檔案等等，使檔案得到完好的保存和歸檔。其次為了便于檔案管理人員的工作，各個(gè)部門可指定專人將日常的工作資料進(jìn)行整理和總結(jié)，使大家明白，清晰的檔案管理是要靠大家共同維護(hù)的。最后，對(duì)檔案管理的部門進(jìn)行明確分工，將具體的工作分配到個(gè)人或者小組，彼此之間也可進(jìn)行監(jiān)督，本著“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，將工作進(jìn)行科學(xué)分配，保證檔案管理工作的絕對(duì)無(wú)誤。

2.3 資源充足，檔案管理方式多樣化。要想使醫(yī)院的整體管理完善，就要保證各個(gè)分支的管理不能存在問(wèn)題。醫(yī)院檔案的存放不但要有足夠的空間，還要保證存放檔案的環(huán)境滿足檔案管理“八防”要求。這就要求醫(yī)院要配備先進(jìn)的管理設(shè)備，加大資金的投入，如滅火器、防蟲劑以及空調(diào)等設(shè)備。這些都是保證檔案完好的必須設(shè)備。同時(shí)，由于醫(yī)院的檔案種類繁多，數(shù)量龐大，為了方便工作人員查找，醫(yī)院也可以加大信息技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用。比如建立本院的信息系統(tǒng)，對(duì)檔案的歸類、存放位置以及收集日期等等都有完整記載，這樣就便于工作人員的查找，使檔案管理工作井井有條。

2.4 完善檔案管理人員的考核制度。醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，不但要保證檔案信息的絕對(duì)保密，還要防止信息的遺漏和丟失。俗話說(shuō)：有壓力就有動(dòng)力。完善檔案管理人員的考核，也是為了保證他們工作的積極態(tài)度。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的革命，檔案管理人員負(fù)責(zé)各個(gè)科室的檔案，所以可以將檔案管理員的業(yè)績(jī)與相應(yīng)科室的業(yè)績(jī)相結(jié)合，互相影響，互相推進(jìn)，保證檔案資料的收集和保管，從而提高醫(yī)院檔案的管理水平。

2.5 提高檔案管理的信息化。隨著醫(yī)療行業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案也不斷增多。隨著科技的廣泛利用，醫(yī)院也可以將其有效的利用到檔案管理中來(lái)。醫(yī)院的檔案管理也逐步走向現(xiàn)代化和信息化，利用計(jì)算機(jī)，創(chuàng)建更龐大的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，讓科技服務(wù)于人類，促進(jìn)檔案管理工作更有效的開展。

3 總 結(jié)

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而且艱巨的工作，對(duì)醫(yī)院的整體運(yùn)營(yíng)有著非常重要的意義。提高醫(yī)院的檔案管理工作，要從多方面著手，找到現(xiàn)階段醫(yī)院在管理檔案方面存在的缺陷和問(wèn)題，并對(duì)應(yīng)做出調(diào)整，從而提高醫(yī)院檔案管理水平。

[1] 劉偉.提高醫(yī)院檔案管理水平 為醫(yī)院改革發(fā)展做好服務(wù)[J].新疆醫(yī)學(xué),2006,36(6):191-192.

[2] 張淑娟.淺談醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)建設(shè)[J].基層醫(yī)學(xué)論壇,2008,12 (S1):102-104.

[3] 商倍倍.淺談醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理措施[J].華章,2012(1): 271.

R197.3

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1671-8194（2013）30-0276-02