檔案信息化建設(shè)與檔案管理研究

王玉琴

摘 要：檔案資料管理工作是國家、單位制定系統(tǒng)工作計劃和發(fā)展方向的重要參考依據(jù)，所以各單位首先應(yīng)當引導(dǎo)全體檔案管理人員樹立正確認知，深入了解檔案信息化建設(shè)與檔案管理的積極意義。本文結(jié)合當前檔案管理工作中存在的不足（檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)性與分散性、檔案管理的重視程度不夠、資金投入不足、制度相對滯后、基層檔案專業(yè)人才缺乏），對推進檔案信息化建設(shè)的相應(yīng)措施予以探討，以便最終實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化、科學化的目標。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；研究

檔案信息化建設(shè)是指根據(jù)檔案管理的新情況、新原則運用信息技術(shù)提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，確立檔案管理、服務(wù)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的基本框架和方法，進而實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)[1]。檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標準化建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、人才隊伍建設(shè)以及安全保障體系建設(shè)等，其注重將檔案管理模式由實體保管轉(zhuǎn)向數(shù)字化信息歸類與存儲。隨著科學技術(shù)的發(fā)展和社會對檔案管理工作要求的提高，研究檔案信息化建設(shè)與檔案管理主題具有積極價值。

1 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的重要意義

計算機信息技術(shù)飛速發(fā)展的社會背景下，推進檔案信息化建設(shè)符合時代發(fā)展趨勢，有助于滿足社會要求。具體表現(xiàn)在：檔案信息化建設(shè)能夠根據(jù)用戶不同需求對檔案信息資源進行更加快速、有效地搜索，改變需要查閱紙質(zhì)檔案的復(fù)雜程序，從而幫助提高檔案管理的工作效率。同時，檔案管理人員可以利用計算機信息技術(shù)對已存的檔案資料進行檢索和查閱，為不同用戶提供相應(yīng)的個性服務(wù)，進而提升檔案管理工作的服務(wù)水平。

2 檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的不足

2.1 檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)性與分散性

目前常用的電子檔案傳輸形式不僅能夠減少傳輸時間，而且可以增強傳輸安全性，但是不同單位建有各自數(shù)據(jù)庫，而數(shù)據(jù)庫囊括的檔案信息眾多且屬性不同，所以檔案分類整理工作的難度加大，檔案信息化建設(shè)亦受到檔案差異性的影響[2]。同時，我國尚未明確檔案管理的統(tǒng)一標準，不同地區(qū)的檔案管理方式和水平存在差異，加之各管理部門或者經(jīng)濟單位用于交接的檔案材料并未進行整合優(yōu)化，易造成數(shù)據(jù)重復(fù)、繁雜，進而影響數(shù)據(jù)準確性，最終可能阻滯檔案信息化建設(shè)進程。

2.2 檔案管理的重視程度不夠

部分檔案管理工作人員由于對檔案信息化建設(shè)的重視度不夠，未能及時學習現(xiàn)代化信息技術(shù)，仍采用傳統(tǒng)人工方式對檔案資料進行收集、分類、編號、整理及歸納，導(dǎo)致缺乏有效的電子數(shù)據(jù)庫，既不利于提高檔案管理水平，又影響檔案信息化建設(shè)的順利推進。

2.3 檔案管理的資金投入不足

檔案信息化建設(shè)的推進過程中需要依靠先進的科學技術(shù)和相應(yīng)設(shè)備來建立健全信息網(wǎng)絡(luò)，如電子檔案數(shù)據(jù)庫等，因而充足的資金投入是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重要保障。但由于部分單位對該項工作的資金管理不到位，檔案信息化建設(shè)難以持續(xù)、深入施行。

2.4 檔案管理的制度相對滯后

精簡、優(yōu)化、重組檔案管理流程是檔案信息化建設(shè)的核心所在，但我國檔案目錄匯總基本為每年一次，檔案移交則為十年一次，現(xiàn)有的檔案管理制度相對滯后，難以更好地服務(wù)社會公眾[3]。

2.5 基層檔案專業(yè)人才缺乏，整體素質(zhì)有待進一步提高

人才是重要的可視資源，但實際上大多單位缺乏基層的檔案專業(yè)人才，而且存在部分工作人員觀念意識相對守舊，應(yīng)用新興計算機信息技術(shù)水平較低，或者工作責任感不強、研究探索熱情不高等現(xiàn)象，所以檔案管理隊伍的整體綜合素質(zhì)仍有待提高。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的相關(guān)措施

3.1 推進檔案數(shù)字化和資源共享

推進數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的趨勢，首先應(yīng)滿足不同用戶的需求，然后在其基礎(chǔ)上構(gòu)建數(shù)字化檔案目錄，以確保檔案信息的時效性。實行紙質(zhì)與電子文件雙檔案制度，將文本、錄音、照片等資料進行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換后選擇關(guān)聯(lián)并存，有利于實現(xiàn)檔案信息的快捷檢索[4]。另外，需要打破信息壟斷、封鎖現(xiàn)象，可在國家最新頒布的相關(guān)政策指導(dǎo)下建立統(tǒng)一檔案信息管理平臺，設(shè)置檔案信息資源共享條目，不違反保密原則的前提下公開數(shù)據(jù)、資料，同時結(jié)合辦公應(yīng)用系統(tǒng)幫助實現(xiàn)信息生成、整理、歸類等工作的網(wǎng)絡(luò)全程操作。

3.2 增強檔案信息化建設(shè)重視度

貫徹落實檔案信息化建設(shè)工作需要率先轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的思想觀念，引導(dǎo)其深入理解檔案信息化建設(shè)與檔案管理的基本認識。具體措施為：單位可通過員工手冊、公告宣傳等多種形式促使檔案管理人員意識到檔案信息化建設(shè)的作用，充分了解開展檔案信息化建設(shè)的重要意義，增強個人對于檔案信息化建設(shè)的認知水平，熟記檔案管理的目標、要求，重視應(yīng)用現(xiàn)代化計算機信息技術(shù)，從而為檔案信息化建設(shè)的順利推進與檔案管理工作水平的有效提升奠定思想基礎(chǔ)。

3.3 建立專項資金投入保障體系

先進的科技、齊全的設(shè)備是推進檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的基礎(chǔ)條件，因而充足資金投入是建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的物質(zhì)保障。單位具體可從以下方面著手：財政預(yù)算中設(shè)置檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)專項資金，統(tǒng)一購買計算機、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)安全防御軟件等專業(yè)設(shè)備，同時將年作為時間單位定期劃撥基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及其運維資金[5]。另外，可通過合作開發(fā)集服務(wù)外包等形式拓展檔案信息化建設(shè)資金投入機制，以幫助及早建立健全檔案信息網(wǎng)絡(luò)，推動檔案管理現(xiàn)代化進程。

3.4 完善檔案信息化建設(shè)工作制度

針對檔案數(shù)據(jù)分散的特點應(yīng)完善檔案管理制度，制定檔案信息化建設(shè)工作細則，如檔案局可依據(jù)相關(guān)的國家法律法規(guī)行使相應(yīng)管理職能，在檔案信息化建設(shè)工作中加強協(xié)調(diào)力度，在電子政務(wù)建設(shè)中適當增加檔案信息化建設(shè)比重[6]。強化監(jiān)督管理，注重電子文件信息完整性和安全性，及時更新檔案管理格式和內(nèi)容，推廣檔案自動化管理。改進績效評估方法如定性考評與量化考核相結(jié)合，即將檔案管理工作與人員績效、評優(yōu)、升職等掛鉤以形成激勵機制，通過確立具體權(quán)責關(guān)系發(fā)掘工作人員的積極性。

3.5 提升檔案管理人員從業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)水平與檔案管理工作質(zhì)量直接相關(guān)，因而單位應(yīng)當明確新形勢下社會發(fā)展對檔案管理工作的要求，然后有計劃、有重點地提升管理員專業(yè)知識和技能。首先需要引導(dǎo)檔案管理員樹立正確的工作態(tài)度和服務(wù)意識，然后引進業(yè)務(wù)技能強的檔案管理員，積極儲備檔案管理專業(yè)人才。同時定期組織單位檔案管理員進行檔案管理理論、計算機技術(shù)應(yīng)用、數(shù)字化建設(shè)等知識培訓(xùn)，或者參加專家講座或者外派進修，以便為檔案管理工作質(zhì)量的提升提供有利條件。

綜上所述，檔案是重要歷史資源，檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展趨勢，亦能促進檔案管理效率與服務(wù)水平提升。因此各單位應(yīng)當認識檔案信息化建設(shè)與檔案管理的重要意義，然后結(jié)合社會要求與檔案管理工作現(xiàn)狀查找存在的不足，接著采取推進檔案數(shù)字化和資源共享、增強檔案信息化建設(shè)重視度、建立專項資金投入保障體系、善檔案信息化建設(shè)工作制度及提升檔案管理人員從業(yè)素質(zhì)等具體措施，以促進檔案管理體系的整合優(yōu)化，推進檔案信息化建設(shè)。

參考文獻

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[3]林曉娟.基于檔案信息化建設(shè)研究[J].信息技術(shù)，2017，3（22）：179-180.

[4]李叢珊.電子檔案管理在推進檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，13（7）：48.

[5]李云云.淺論檔案信息化管理及推動檔案信息化建設(shè)[J].城市建設(shè)理論研究，2014，13.

[6]徐頻.檔案信息化建設(shè)與檔案的開發(fā)利用[J].文學教育（中），2015，6（18）：130.