關(guān)于新時(shí)期企事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探討

摘 要：隨著改革開放的不斷深入和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，在新時(shí)期，加強(qiáng)企事業(yè)單位的檔案管理工作就顯得越發(fā)重要。然而，在實(shí)際工作中，企事業(yè)的檔案管理工作并不是一帆風(fēng)順的，也存在很多丞待解決的問題。由于這些問題的存在會(huì)給企業(yè)的發(fā)展帶來某些負(fù)面影響，因此，在認(rèn)識(shí)企事業(yè)單位的檔案管理的重要性的同時(shí)，要認(rèn)清其中存在的問題，并能夠在解決問題的基礎(chǔ)上，進(jìn)行企事業(yè)檔案管理的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；方案

社會(huì)需要發(fā)展，發(fā)展離不開創(chuàng)新。在這個(gè)快速發(fā)展的信息時(shí)代里，創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力成為一個(gè)民族，一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)，永立于世界之林的不竭動(dòng)力。在現(xiàn)代充斥著創(chuàng)新和信息技術(shù)的新時(shí)期里，企事業(yè)單位的檔案管理工作也在尋覓著新式而高效的管理模式。檔案管理對(duì)于一個(gè)企事業(yè)單位的協(xié)調(diào)有序、高效發(fā)展和運(yùn)行有著重要的作用，也是適應(yīng)了現(xiàn)代企事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展和與時(shí)俱進(jìn)的體現(xiàn)。為了實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位中的檔案管理的創(chuàng)新，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的要求，使其更協(xié)作化、科學(xué)化地協(xié)調(diào)運(yùn)作，認(rèn)清現(xiàn)行單位檔案管理中存在的不足和問題以及了解其有效管理的重要性成為首先應(yīng)考慮和思考的問題。

1 企事業(yè)單位檔案管理的重要性

檔案是一個(gè)企事業(yè)單位的成長(zhǎng)記錄，一部成功的艱辛史，其中包括企業(yè)的創(chuàng)始人、戰(zhàn)略、和目標(biāo)調(diào)整等重要的信息資源。管理好檔案有利于準(zhǔn)確地反映企業(yè)的成長(zhǎng)歷程，有利于防止企業(yè)秘密及重要策略的泄露，有利于協(xié)助企業(yè)的決策，有利于為企業(yè)宣傳提供資料等等。只有將做好企事業(yè)單位的檔案管理工作，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理和企業(yè)整體的健康發(fā)展和采取有效的科學(xué)管理手段，才能更快提高企事業(yè)單位工作效率和工作質(zhì)量，才能保持企事業(yè)單位真實(shí)的歷史面貌。一個(gè)企事業(yè)單位的檔案管理的規(guī)范程度直接反映著這一企事業(yè)單位的管理狀況，每一個(gè)企事業(yè)單位的檔案都記載著這一單位的發(fā)展歷史以及發(fā)展成果，在必要的時(shí)候可以為企事業(yè)單位的發(fā)展提供相應(yīng)的資料，這樣便可更好的為企事業(yè)單位的健康發(fā)展指明方向。同時(shí)，做好企事業(yè)單位的檔案管理工作，不僅有利于這一單位中的管理人員更準(zhǔn)確的掌握該單位的總體發(fā)展情況，以備及時(shí)作出相應(yīng)的政策、方式等調(diào)整，也有助于企事業(yè)單位的發(fā)展成果得到社會(huì)的認(rèn)可和支持，從而為企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)良好合作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，在認(rèn)識(shí)和掌握企事業(yè)單位的檔案管理的重要性的基礎(chǔ)上，對(duì)其管理進(jìn)行創(chuàng)新，不僅可以推動(dòng)整個(gè)企業(yè)的健康、快速發(fā)展，對(duì)社會(huì)的發(fā)展也具有十分重要的意義。[1]

2 企事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1 管理程序比較混亂

企事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)該擁有一些制度條例加以控制，但是目前很多很多企事業(yè)單位仍然存在制度缺乏的現(xiàn)象。首先是檔案的收集缺乏合理的規(guī)劃，大多屬企事業(yè)單位在收集檔案的過程中，雖然有相應(yīng)的制度加以控制，但是制度化還不夠深入，使得制度化不能發(fā)揮自身的作用，也缺乏有效的檔案收集考核，這一方面的缺陷經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致不交檔案的情況發(fā)生。其次是沒有規(guī)范的檔案管理過程，隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，近些年來企事業(yè)單位的發(fā)展速度也在逐步加快，企事業(yè)單位規(guī)模的擴(kuò)大，就必須不斷招聘新的檔案管理人員，這就會(huì)導(dǎo)致單位中檔案管理人員的素質(zhì)差別較大，在整理檔案的過程中難以達(dá)到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，錄入的資料與實(shí)際不符的情況也時(shí)有發(fā)生。此外，綜合管理檔案的力度不夠也是企事業(yè)單位缺乏制度化的表現(xiàn)之一，如今很多企業(yè)內(nèi)部的綜合檔案管理的辦公室都是以一個(gè)班組的形式存在的，這就難以在行政上對(duì)各個(gè)部門加以管理，而是只能匯報(bào)給主觀的領(lǐng)導(dǎo)，有時(shí)候難免會(huì)遇到突發(fā)事件，這就會(huì)給檔案的綜合管理工作增加了難度。

2.2 缺乏連續(xù)性與長(zhǎng)期性

在現(xiàn)今的很多企事業(yè)單位的檔案管理工作中缺乏長(zhǎng)期性與連續(xù)性。此外，有的領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案的重視不夠，參與檔案綜合管理的積極性不足，還有人在檔案室中亂存資料，這就導(dǎo)致了檔案工作的無序性和無計(jì)劃性。

2.3 檔案管理的技術(shù)比較落后

當(dāng)前很多企事業(yè)單位的檔案管理采用的是一臺(tái)計(jì)算機(jī)和一套軟件的手段，這種管理手段與當(dāng)前檔案的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展不能適應(yīng)。導(dǎo)致其管理技術(shù)比較落后的原因主要包括：第一，領(lǐng)導(dǎo)干部沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性；第二，有的企事業(yè)單位管理人員的素質(zhì)比較低，不會(huì)進(jìn)行操作；第三，對(duì)檔案管理工作的不重視。[2]

3 新時(shí)代的環(huán)境下單位檔案管理創(chuàng)新的方案

3.1 在觀念方面進(jìn)行創(chuàng)新

創(chuàng)新精神，是隨著社會(huì)的發(fā)展所形成的一種推動(dòng)力。在企事業(yè)單位檔案管理中，很少人重視其存在的不足和問題，大部分原因是缺乏對(duì)管理工作中觀念上的創(chuàng)新意識(shí)。所以，實(shí)現(xiàn)觀念創(chuàng)新對(duì)提高企事業(yè)檔案管理質(zhì)量和效率起到關(guān)鍵作用。進(jìn)行觀念創(chuàng)新，應(yīng)該從堅(jiān)持做到兩個(gè)方面。第一是把本單位的檔案作為珍貴的信息資源。在當(dāng)今時(shí)代，企事業(yè)單位的檔案已經(jīng)不再是傳統(tǒng)的死資料，隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，信息資源已經(jīng)成為一種寶貴的信息資源，負(fù)責(zé)信息資源管理的檔案管理工作也越來越重要。這就要求企事業(yè)單位的檔案管理工作人員有創(chuàng)新觀念并且充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性及必要性。第二是把檔案管理者作為職能工作的監(jiān)督者和審計(jì)者。企事業(yè)單位只有準(zhǔn)確、完整的整理檔案，才能更加準(zhǔn)確的反映企事業(yè)單位的各項(xiàng)工作，也能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位的發(fā)展提供更有效的決策和建議。[3]

3.2 創(chuàng)新管理模式和管理手段

傳統(tǒng)的檔案管理模式和檔案管理手段是一臺(tái)電腦和一個(gè)工作人員的管理模式。在這個(gè)社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)激烈，信息技術(shù)飛速發(fā)展的新環(huán)境下，這種傳統(tǒng)低效的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新的發(fā)展需要。因此，加強(qiáng)企事業(yè)檔案的管理模式和管理手段的創(chuàng)新成為檔案管理部門的重要任務(wù)。首先應(yīng)該健全的檔案管理制度，制定檔案管理目標(biāo)，定期進(jìn)行檢查，并引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，激活檔案管理工作。其次，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)工作，提高檔案管理的水平。最后關(guān)于加強(qiáng)管理手段的創(chuàng)新，應(yīng)該采用現(xiàn)代化的科學(xué)的管理手段，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)作為工作平臺(tái)，把建立數(shù)字檔案和電子文件系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)資源共享納入檔案管理工作中。

3.3 對(duì)檔案管理部門的人力資源的創(chuàng)新

檔案管理人員的素質(zhì)高低關(guān)乎檔案管理工作的質(zhì)量。所以，要實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新，就應(yīng)該進(jìn)行人力資源的創(chuàng)新，主要從兩個(gè)方面入手。一是引進(jìn)，二是培養(yǎng)。這就要求企事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時(shí)，應(yīng)該按照工作的要求選拔具備專業(yè)素質(zhì)和綜合能力的人才。另外，企事業(yè)單位還應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們應(yīng)用新技術(shù)的能力和檔案管理的能力，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新提供保證。

綜上所述，企事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)自身發(fā)展具有重要意義，領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員自身都應(yīng)認(rèn)識(shí)到這一工作的重要性，積極發(fā)現(xiàn)單位檔案管理工作中存在的問題，并尋求解決的對(duì)策，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，以適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)

[1]吳啟瑞.人事檔案管理創(chuàng)新要與事業(yè)單位改革同步實(shí)施[J].內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2008，（5）.

[2]查滿林.建設(shè)知識(shí)型企業(yè)檔案管理創(chuàng)新體系：21世紀(jì)企業(yè)檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略思考[J].檔案學(xué)通訊，2000（1）：31-32.

[3]羅敏.加強(qiáng)基層檔案管理工作的幾點(diǎn)看法[J].建筑設(shè)計(jì)管理，2000，（1）：46-48.