淺析我國(guó)企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)循環(huán)的內(nèi)部控制

摘 要：采購(gòu)，是指企業(yè)在一定條件下從供應(yīng)市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。付款，則是指付款人依據(jù)票據(jù)文義支付票據(jù)金額，以消滅票據(jù)關(guān)系的行為。付款和采購(gòu)作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中兩個(gè)重要的環(huán)節(jié)，它們通過(guò)資金收支直接影響企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債情況，由于數(shù)量龐大，交易頻繁，與銷售生產(chǎn)的關(guān)系也很密切，所以在管理中容易出現(xiàn)紕漏。這就要求我們要建立一個(gè)良好地內(nèi)部控制系統(tǒng)，保證會(huì)計(jì)信息的及時(shí)有效性、真實(shí)合理性、杜絕徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，將分工明確化，明確職責(zé)和權(quán)力，各部門互相監(jiān)督，互相牽制，讓采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)可以良好的進(jìn)行有效的循環(huán)下去，在這個(gè)環(huán)節(jié)不存在不必要的損失，是經(jīng)濟(jì)利益最大化。

關(guān)鍵詞：企業(yè)采購(gòu)；付款業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制

1 企業(yè)中在采購(gòu)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1 不合規(guī)定的驗(yàn)收

由于采購(gòu)人員道德素質(zhì)不高，可能在驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)徇私舞弊，“睜一只眼閉一只眼”，對(duì)貨物入庫(kù)的質(zhì)量和數(shù)量不能嚴(yán)格把關(guān)，造成偽劣品泛濫，進(jìn)而對(duì)影響企業(yè)的利益，嚴(yán)重來(lái)講，如果將此產(chǎn)品生產(chǎn)后通向市場(chǎng)，會(huì)影響消費(fèi)者的權(quán)益。

1.2 沒(méi)有計(jì)劃的進(jìn)行采購(gòu)

一些采購(gòu)部門對(duì)企業(yè)材料物資并沒(méi)有進(jìn)行分析，不知道什么時(shí)候該采購(gòu)，采購(gòu)多少，無(wú)目的無(wú)計(jì)劃的采購(gòu)會(huì)造成企業(yè)供應(yīng)鏈的斷裂，采購(gòu)多了會(huì)造成物資積壓的情況。

1.3 結(jié)算進(jìn)行違規(guī)操作

一般情況下，會(huì)計(jì)在收到采購(gòu)的發(fā)票后才對(duì)出入金額進(jìn)行記載，審核通過(guò)后才會(huì)對(duì)收支進(jìn)行一定的劃撥。如果會(huì)計(jì)審核不嚴(yán)格，有可能會(huì)使一筆金額重復(fù)記載，造成誤期現(xiàn)象，延遲交款造成信譽(yù)喪失。

1.4 不合理的選擇供應(yīng)商

應(yīng)招聘高素質(zhì)的采購(gòu)人員，因?yàn)楝F(xiàn)如今，很多采購(gòu)人員因?yàn)樗饺死鎿p害公司利益，在采購(gòu)時(shí)不進(jìn)行投標(biāo)或者詢價(jià)比價(jià)活動(dòng)，直接指定一個(gè)和其關(guān)系好的商家，而此商家一般是無(wú)回扣可談的，這樣就造成了采購(gòu)回來(lái)的物資的質(zhì)量和數(shù)量得不到良好地保證，有時(shí)甚至價(jià)格高于市場(chǎng)價(jià)格很多，從而影響公司利益。

1.5 對(duì)采購(gòu)成本概念不清

有些采購(gòu)人員根本不清楚此構(gòu)成本包括寫什么，采購(gòu)成本應(yīng)該包括采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的一切費(fèi)用，而不僅僅是采購(gòu)時(shí)的物價(jià)，此時(shí)還要包括采購(gòu)回來(lái)的運(yùn)輸費(fèi)，保險(xiǎn)費(fèi)等。錯(cuò)誤的估計(jì)會(huì)造成公司損益表一團(tuán)糟。

1.6 夸大損耗

采購(gòu)人員為了個(gè)人利益，偷偷運(yùn)走部分物資，上報(bào)時(shí)說(shuō)是途中運(yùn)輸時(shí)損耗了，從而大大損害公司利益。

2 加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的建設(shè)

做好戰(zhàn)略制定，作為內(nèi)控管理的第一站，內(nèi)控戰(zhàn)略規(guī)劃的重要地位在于其對(duì)以后實(shí)施內(nèi)控系統(tǒng)建設(shè)的所有方面的影響。合理的戰(zhàn)略規(guī)劃可以使企業(yè)的內(nèi)控管理效率大幅度提高，確保企業(yè)的智力水平迅速達(dá)到所有者和管理層的預(yù)期目標(biāo)。制定企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)應(yīng)掌握以下幾個(gè)方面：（1）與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)保持嚴(yán)格一致。（2）明確實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的具體標(biāo)志。（3）基于企業(yè)實(shí)際需要的準(zhǔn)確定位。（4）明確內(nèi)控工作理念。（5）認(rèn)同：內(nèi)部戰(zhàn)略目標(biāo)確定過(guò)程必須經(jīng)過(guò)所有者或最高管理層的批準(zhǔn)和確認(rèn)。內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的主要工作包括：確定機(jī)構(gòu)名稱、層級(jí)、匯報(bào)對(duì)象、專業(yè)人員的具體名稱、工作崗位設(shè)置、工作內(nèi)容確定、人員選拔和素質(zhì)要求、工作的具體原則。

3 加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)的主要內(nèi)容

加強(qiáng)采購(gòu)部門的內(nèi)控管理建設(shè)，要首先明確與采購(gòu)相關(guān)不相容的崗位。采購(gòu)和驗(yàn)收，相關(guān)的會(huì)計(jì)記錄；付款的執(zhí)行和審批；請(qǐng)求購(gòu)買和審批；合同的審計(jì)和訂立；咨詢和確定供應(yīng)商。在考慮上述不相容的崗位后，做好采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制建設(shè)還要包括以下內(nèi)容：

3.1 將職務(wù)進(jìn)行分離

采購(gòu)環(huán)節(jié)中的主要業(yè)務(wù)有提交請(qǐng)購(gòu)單、編制計(jì)劃、審批計(jì)劃、市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)投標(biāo)、簽訂采購(gòu)合同、訂貨、收貨和入賬等。在這些業(yè)務(wù)中需要進(jìn)行職務(wù)分離的主要有：

（1）銷售部門根據(jù)市場(chǎng)需求量計(jì)算需要采購(gòu)的數(shù)量與品種，生產(chǎn)部門估計(jì)出需要采購(gòu)的品種，然后遺棄報(bào)到采購(gòu)部門，采購(gòu)部門再通過(guò)對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)部門的實(shí)地考察，查好剩余多少還需多少，由采購(gòu)部門統(tǒng)一采購(gòu)進(jìn)行公開招標(biāo)詢價(jià)。（2）出納應(yīng)與記賬人員分離開來(lái)，職責(zé)不同，分管不同。（3）進(jìn)行公開招標(biāo)時(shí)，不應(yīng)由采購(gòu)部門獨(dú)自確定，應(yīng)由公司的財(cái)務(wù)部門、銷售生產(chǎn)部門等共同進(jìn)行選擇供應(yīng)商，然后再制定合同進(jìn)行采購(gòu)。（4）付款人員要與負(fù)責(zé)審核付款的人員分離開來(lái)，相互監(jiān)督。（5）采購(gòu)人員、物資的使用人員和保管人員分管不同。不能同時(shí)負(fù)責(zé)記錄。（6）分離負(fù)責(zé)審批的人和采購(gòu)人員，互相監(jiān)督。（7）采購(gòu)人員不能一兼數(shù)職，質(zhì)量檢查、驗(yàn)收入庫(kù)和保管要分給不同的人進(jìn)行負(fù)責(zé)。

3.2 控制請(qǐng)購(gòu)單

在確定物資采購(gòu)時(shí)，必須由物資的使用部門根據(jù)未來(lái)一定期間的需要量，以填制《采購(gòu)申請(qǐng)單》的方式提前通知物資保管部門，《采購(gòu)申請(qǐng)單》有使用部門的制單、審核、批準(zhǔn)人員簽字。保管部門根據(jù)使用部門提供的需要量，再根據(jù)現(xiàn)有物資的庫(kù)存量計(jì)算出請(qǐng)購(gòu)量，正式提交“物資請(qǐng)購(gòu)單”。經(jīng)過(guò)物資保管部門主管簽字的請(qǐng)購(gòu)單報(bào)預(yù)算管理部門審批并會(huì)同采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、確認(rèn)制定采購(gòu)計(jì)劃。財(cái)務(wù)部門根據(jù)資金使用情況簽署執(zhí)行意見(jiàn)，采購(gòu)部門將采購(gòu)計(jì)劃報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、存檔備案并辦理招標(biāo)訂貨手續(xù)。

3.3 審批進(jìn)行控制

根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、使用情況的實(shí)際需求，兼顧所需物資的特性，結(jié)合現(xiàn)有庫(kù)存情況，制定出品種、數(shù)量、交貨期較高準(zhǔn)確性的采購(gòu)計(jì)劃，上報(bào)經(jīng)營(yíng)管理部門審批，金額較大的一類物資采購(gòu)由總經(jīng)理審批。對(duì)于計(jì)劃內(nèi)的采購(gòu)項(xiàng)目，具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)；對(duì)于超計(jì)劃和計(jì)劃外代購(gòu)項(xiàng)目，具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門應(yīng)對(duì)需求部門提出的申請(qǐng)進(jìn)行審核后再辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)，并報(bào)審批人審批，審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及實(shí)際需要進(jìn)行審批。

3.4 控制訂貨

采購(gòu)部門提供附有供應(yīng)商相關(guān)信息的調(diào)研報(bào)告，并定期對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)、價(jià)格、質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，建立包括價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、折扣、付款條件、供應(yīng)商信譽(yù)、電話、地址等供應(yīng)商檔案，從中篩選質(zhì)量好、價(jià)格低、信譽(yù)好的合格供應(yīng)商。由其組織生產(chǎn)或銷售部門、財(cái)務(wù)部門、法律部門共同進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)，最終確定供應(yīng)商。采購(gòu)部門具體辦理訂貨手續(xù)簽訂訂貨合同及訂貨單，并將訂貨單及時(shí)傳送給生產(chǎn)、銷售、倉(cāng)儲(chǔ)和會(huì)計(jì)等有關(guān)部門，以備合理安排生產(chǎn)、銷售、收貨和付款。企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)如有可能采取招投標(biāo)形式，以增加現(xiàn)有供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。

3.5 控制貨物驗(yàn)收

企業(yè)所采購(gòu)的貨物運(yùn)到后先入驗(yàn)收庫(kù)由業(yè)務(wù)部門開具入庫(kù)通知單、驗(yàn)收單。質(zhì)檢部門按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，各類物資必須具備各種規(guī)定資證。驗(yàn)收合格后出具“質(zhì)量檢驗(yàn)合格單”或在驗(yàn)收單上加蓋“質(zhì)檢合格”章。如不合格查明原因，并向主管書面報(bào)告，及時(shí)向供應(yīng)商提出異議。

物資驗(yàn)收需要物資會(huì)計(jì)對(duì)采購(gòu)員提供的報(bào)賬用的單據(jù)材料進(jìn)行核對(duì)以及整理，確認(rèn)無(wú)誤后才能處理賬務(wù)，這些單據(jù)必須蓋章齊全，包括入庫(kù)單和驗(yàn)收單還有采購(gòu)合同以及發(fā)票等。

3.6 會(huì)計(jì)的稽核以及對(duì)賬

會(huì)計(jì)的稽核以及對(duì)賬要求對(duì)進(jìn)貨所涉及到的憑證，無(wú)論是記賬憑證還是原始憑證都要經(jīng)過(guò)稽核人員或者是會(huì)計(jì)的主管進(jìn)行審核以后才能夠記賬，這涉及了支付貨款以及記錄賬款支付發(fā)生時(shí)。此外，在進(jìn)貨過(guò)程中，應(yīng)付的賬款必須定期及時(shí)和客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)對(duì)賬，一方面可以避免序列債務(wù)，另一方面也可以防止業(yè)務(wù)人員利用虛列的債務(wù)而進(jìn)行舞弊。

4 總結(jié)

采購(gòu)業(yè)務(wù)的控制是企業(yè)內(nèi)控的至關(guān)重要的部分，它的好壞是否成功直接影響企業(yè)的效益，所以每一個(gè)企業(yè)都應(yīng)該建設(shè)有效積極的內(nèi)部控制制度，對(duì)采購(gòu)的成倍你進(jìn)行最大程度的優(yōu)化。采購(gòu)業(yè)務(wù)是一個(gè)企業(yè)物資的重要來(lái)源，并且由于其特殊的接觸面，而受到社會(huì)以及企業(yè)的發(fā)展影響較大，因此單單對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行控制并不能一勞永逸，這種控制也是需要隨著企業(yè)的發(fā)展以及社會(huì)的發(fā)展情況而進(jìn)行合理的調(diào)整。