燕山石化在檔案信息化工作中的實踐

摘要：燕山石化在新建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的基礎上，利用檔案、圖書、信息一體化的優(yōu)勢，從檔案利用數(shù)字化入手，打好檔案信息化利用基礎；從檔案編研科研化入手，深入?yún)⑴c企業(yè)核心管理；從檔案服務信息化入手，提高檔案利用和服務水平，取得公司領導和職工的肯定。

關鍵詞：檔案 利用 數(shù)字化 信息化

為了適應下一代企業(yè)信息化環(huán)境，燕山分公司建設數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，利用檔案、圖書、信息一體化優(yōu)勢，進一步開發(fā)在用管理系統(tǒng)的歸檔功能，增加歸檔模塊或歸檔接口，向“利用數(shù)字化、編研科研化、信息系統(tǒng)化”方向努力。

1 檔案利用數(shù)字化

燕山分公司檔案館從開展檔案數(shù)字化加工利用及檔案網(wǎng)絡服務的需要出發(fā)，設置了檔案數(shù)字化加工室、電子檔案閱覽室，并且配備有利于開展數(shù)字化加工及提供檔案利用的各種型號掃描儀、工程復印機、裝訂機、電腦閱讀終端等設備。從2009年檔案館投用后，燕山分公司就開始投資建設數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，期間不斷加大投入，采用外委和自行加工方式對各類檔案進行數(shù)字化加工。據(jù)統(tǒng)計，外委數(shù)字化加工費用累計已達190萬元。系統(tǒng)中數(shù)字化目錄飛速增長：2009年，案卷級目錄69300條，文件級目錄59200條；2011年，案卷級目錄168700條，文件級目錄443900條。除會計檔案外，其他檔案全部實現(xiàn)了目錄數(shù)字化。

數(shù)字化工作的投入，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理和職工利用提供了可靠的資源保障。實例一：2011年是燕山石化公司大檢修年，檔案館主動把館藏設備檔案的數(shù)據(jù)制成脫機光盤，并在案卷目錄信息的基礎上，增加設備位號、ERP流水號，豐富了設備信息的檢索途徑，提高了檢全率、檢準率，使調(diào)檔到現(xiàn)場的時間由1個小時縮短到8分鐘。實例二，依靠檔案館開發(fā)的職工房產(chǎn)信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)，燕山石化公司在2011年年底和2012年年初分別完成了集資建房和發(fā)放房補工作，節(jié)約了時間和大量的人力資源。實例三，檔案管理中心把會計檔案中的房地產(chǎn)發(fā)票和權屬證明全部進行了數(shù)字化加工，在公司和職工需要時提供證明，從查詢到打印只需要1分鐘，受到有關部門和職工的好評和歡迎。以上做法都受到了集團公司的表揚和推廣。

2 檔案編研科研化

檔案編研是開放檔案資源、優(yōu)化館藏質(zhì)量的重要措施，也是檔案館（室）的重要職能。企業(yè)檔案館肩負著為企業(yè)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營服務的使命。為企業(yè)服務首先要了解企業(yè)主營業(yè)務的信息需求，采取多種技術手段，開發(fā)檔案信息資源，為公司領導決策、主業(yè)發(fā)展、企業(yè)管理、文化建設等工作提供有效的信息服務，這是館藏優(yōu)化的根本目的。燕山石化檔案館在館藏優(yōu)化方式方法上不斷嘗試探索和開拓，在信息渠道窄等方面利用瓶頸取得了突破性進展。

2.1 編研主題多樣化，充分挖掘檔案資源的價值，不斷豐富編研成果的內(nèi)容形式

為編研人員爭取到瀏覽公司調(diào)度會會議紀要（機密文件）的權限，使編研人員能夠在第一時間了解公司生產(chǎn)經(jīng)營管理情況、公司領導關注的熱點問題，實時選題及時提供檔案編研成品，先后完成了陳錦華、萬里、尉健行、余秋里、吳邦國、曾慶紅等《領導關懷專題》檔案編研成品的制作；制作了《檔案中的清朝皇族十二家鐵帽子王》、《管理十誡》、《華為公司的經(jīng)營管理智慧》等專題性檔案編研成品，這些成果掛接在檔案管理系統(tǒng)中，供公司和二級單位組織職工學習閱讀瀏覽。

利用館藏信息資源及時制作了一批生產(chǎn)、技術活動急需的專題匯編，如《煉油裝置節(jié)能降耗（上、下）》、《增產(chǎn)柴油》、《節(jié)能減排舉措》、《聚焦乙烯》、《溴化丁基專題》、《“五次方”和“動車組”的深刻內(nèi)涵》等技術性編研成品，較好地實現(xiàn)了檔案工作的基礎管理職能，為編研工作的深入開展積累了一定的經(jīng)驗，目前已經(jīng)形成了專題性編研成品的制作流程。如圖1：

2.2 編研活動常態(tài)化，檔案編研以科研項目為載體，促使檔案編研與檔案管理齊頭并進

優(yōu)化館藏為檔案編研工作提供了豐富可靠的編研素材，通過對燕山石化的科研和專利成果進行研究和系統(tǒng)的梳理，開發(fā)的《2003-2010年燕山石化公司科技成果匯編》、《專利成果匯編1985-2010年》是燕山石化公司發(fā)展進步和職工智慧的真實見證?！堆嗌绞阚E——檔案1970》讓職工了解燕山石化公司的前身、起源和由來。

在編研組織形式上，一改過去被動、滯后的編研工作組織形式，形成了主動選題、積極承擔科研課題的主動科研方式。檔案管理中心還承擔了集團公司的科研課題——組織《中國石化檔案管理》崗位培訓教材編寫任務。這些科研成果為公司生產(chǎn)管理和企業(yè)文化建設做出了自己的貢獻，受到公司領導的關注和好評。2011年，《檔案見證歷史——由主流媒體透視燕山石化40年輝煌歷程》、《建設數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的研究和體會》兩項編研成果榮獲北京市檔案學會獎項。

3 檔案服務信息化

位于檔案館新館一、二層的圖書閱覽室配備有觸摸屏電子讀報機、電腦終端、書架、期刊架、普通閱覽桌椅、電子閱覽桌椅、讀報架、存包柜等設備設施。圖書館藏總量達到15萬冊，報紙、期刊720種。檔案館新館七層是數(shù)據(jù)中心機房，占地面積達1100平方米，包括檔案信息管理系統(tǒng)等在內(nèi)的公司全部生產(chǎn)管理服務系統(tǒng)設備均安裝于此，具備了系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通的先天條件。因此，在館藏檔案數(shù)字化的基礎上，擁有多功能檔案館的燕山石化公司快速邁過檔案數(shù)字化階段，開始實施信息化戰(zhàn)略。至2011年年底，燕山石化檔案信息管理系統(tǒng)涵蓋“大檔案”概念，已經(jīng)整合了檔案、圖書、期刊、國家標準、科技論文等多種信息資源。

燕化檔案利用系統(tǒng)功能具有以下亮點：

※利用采集平臺實現(xiàn)企業(yè)知識資源匯集、檢索和利用：

※利用庫房視圖查看實體檔案存放物理位置，檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄：

※利用資產(chǎn)知識庫對設備進行全方位、全周期的管理：

※可脫離應用軟件和數(shù)據(jù)庫對電子檔案原文管理；以及電子憑證中心、電子目錄自動導入、系統(tǒng)自動組卷及報表批量打印等。

燕化檔案利用系統(tǒng)以傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化為基礎，整合圖書情報資源和企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)，實現(xiàn)管理流程規(guī)范化、信息化，形成企業(yè)知識資源平臺：可為企業(yè)員工提供個性化服務，提高工作效率和服務水平，推動檔案利用向深層次發(fā)展，向知識化管理層次邁進。該系統(tǒng)下一步將實施生產(chǎn)裝置模擬（3D）操作培訓系統(tǒng)和企業(yè)ERP管理系統(tǒng)中增加接口等多個項目。正在準備增加接口的還有在建工程管理系統(tǒng)。增加后，該系統(tǒng)不僅能將歸檔設備圖紙、設計方案等正常應歸檔的文件，而且能將實現(xiàn)設計思路過程中各個階段性成果全部保存，為以后的責任追溯、理論研究和工程改擴建，提供有益的借鑒。這些系統(tǒng)歸檔功能的開發(fā)，不僅確保歸檔范圍的完整有效，而且防止各類有價值信息的遺漏，為企業(yè)生存發(fā)展保駕護航。