小議計(jì)算機(jī)在物質(zhì)供應(yīng)管理方面的應(yīng)用

摘要：本文結(jié)合筆者多年實(shí)際工程經(jīng)驗(yàn)，對(duì)計(jì)算機(jī)物質(zhì)供應(yīng)管理系統(tǒng)軟件的各大功能模塊進(jìn)行了詳細(xì)介紹，在此基礎(chǔ)上對(duì)其具體應(yīng)用及產(chǎn)生的效益進(jìn)行闡述，以期更好地指導(dǎo)管理實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：物質(zhì)供應(yīng)；電算化；管理

中圖分類號(hào)：TN711 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9599 （2012） 17-0000-02

1 物質(zhì)供應(yīng)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.1 物質(zhì)采購(gòu)管理系統(tǒng)

第一，采購(gòu)計(jì)劃管理模塊。該系統(tǒng)模塊主要負(fù)責(zé)制定物質(zhì)領(lǐng)用及申請(qǐng)計(jì)劃、外出與自制訂購(gòu)物質(zhì)計(jì)劃、以及匯總、修改和查詢物質(zhì)計(jì)劃。該模塊還可為下年物質(zhì)消耗計(jì)劃的制定提供依據(jù)，這主要是通過(guò)采用加權(quán)平均法對(duì)歷年物質(zhì)消耗情況進(jìn)行預(yù)算實(shí)現(xiàn)的。

第二，采購(gòu)合同管理模塊。該系統(tǒng)模塊對(duì)訂貨合同的查詢、匯總和修改工作進(jìn)行完備處理，分析合同的變更和履行情況、建立合同卡片，及時(shí)跟蹤合同到貨情況，按“經(jīng)濟(jì)合同法”辦理每一份合同，打印合同變更和注銷便函。

第三，供應(yīng)商管理模塊。該系統(tǒng)模塊建立各類物資的產(chǎn)品名錄庫(kù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、名稱、最小訂貨量、型號(hào)和最低報(bào)價(jià)，此外還能建立各種物資的供應(yīng)子庫(kù)，包含于對(duì)應(yīng)供應(yīng)名錄庫(kù)之下，節(jié)省采購(gòu)費(fèi)用和資金，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)物資的最優(yōu)值。

第四，采購(gòu)到貨管理模塊。該系統(tǒng)模塊主要負(fù)責(zé)按合同要求系統(tǒng)化管理到達(dá)貨物的規(guī)格、物資名稱、數(shù)量、批次和價(jià)格，并進(jìn)行驗(yàn)收和登記，查詢合同和到貨之間的關(guān)系是否平衡，防止少登、漏登、重登以及多登等常見(jiàn)于常規(guī)登帳過(guò)程中的現(xiàn)象。

1.2 物質(zhì)庫(kù)存管理系統(tǒng)

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)背景下在采用計(jì)算機(jī)管理物資的庫(kù)存可以克服原有的不足，實(shí)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)的最優(yōu)和最大利用，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各類物資庫(kù)存數(shù)量的合理配置，減少物資倉(cāng)儲(chǔ)時(shí)間，起到立竿見(jiàn)影的效果。庫(kù)存管理包括六大模塊，包括出庫(kù)登記管理、入庫(kù)登記管理、庫(kù)存盤點(diǎn)管理、物資調(diào)撥借出管理、聯(lián)網(wǎng)通訊管理、系統(tǒng)維護(hù)管理。

第一，入庫(kù)登記管理模塊。錄入形式為“驗(yàn)收單”，以貨物資驗(yàn)收入庫(kù)辦法為依據(jù)，完成入庫(kù)登記工作。包括供貨廠家名稱、物資規(guī)格、名稱、型號(hào)、驗(yàn)收情況、到貨數(shù)量、運(yùn)雜費(fèi)處理情況、訂購(gòu)價(jià)格等有關(guān)數(shù)據(jù)都被記錄在內(nèi)，提供財(cái)務(wù)核算所需原始數(shù)據(jù)。

第二，出庫(kù)登記管理模塊。該模塊主要負(fù)責(zé)完成物資出庫(kù)登記工作，采取開(kāi)據(jù)“領(lǐng)料單”的形式，記錄領(lǐng)料單位名稱、物資型號(hào)、規(guī)格、名稱、“實(shí)發(fā)數(shù)量”、“請(qǐng)發(fā)數(shù)量”、提貨人、開(kāi)票人、單據(jù)編號(hào)和提貨日期等數(shù)據(jù)。自動(dòng)在賬本上記錄數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)保管員發(fā)料后錄入單據(jù)，完成微機(jī)自動(dòng)開(kāi)票工作。

第三，物資庫(kù)存盤點(diǎn)管理模塊。該模塊可對(duì)物資庫(kù)存情況實(shí)現(xiàn)隨時(shí)統(tǒng)計(jì)和查詢，對(duì)各種物資領(lǐng)用數(shù)量、庫(kù)存數(shù)量及借出數(shù)量實(shí)現(xiàn)自動(dòng)結(jié)余。自動(dòng)完成盤盈和盤虧處理，確保賬實(shí)相符，自動(dòng)平衡報(bào)表。

第四，物資借出和調(diào)撥管理模塊。該模塊可對(duì)每一種物資的借出和調(diào)撥情況進(jìn)行自動(dòng)跟蹤，顯示借出和調(diào)撥物資的狀態(tài)，包括借出歸還情況、借出單位情況以及調(diào)撥到哪里等，通過(guò)管理工作人員權(quán)限，落實(shí)責(zé)任到個(gè)人，防止實(shí)借出名調(diào)撥以及有借無(wú)還等現(xiàn)象，保證借出能還，調(diào)撥撥到實(shí)處。

第五，系統(tǒng)維護(hù)模塊。該模塊主要完成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的刪除、備份、排序、恢復(fù)、索引、打印機(jī)選擇、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、廠家通訊錄的增刪和修改，物資編碼庫(kù)等工作。

第六，統(tǒng)計(jì)查詢管理模塊。該模塊對(duì)匯總運(yùn)算生成的系統(tǒng)數(shù)據(jù)的刪除、備份、排序、恢復(fù)、索引、打印機(jī)選擇、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、廠家通訊錄的增刪和修改，物資編碼庫(kù)等進(jìn)行查詢與打印。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)報(bào)表和數(shù)字對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平、發(fā)展變化和結(jié)構(gòu)等進(jìn)行及時(shí)地了解和掌握。

1.3 會(huì)計(jì)處理系統(tǒng)

第一，報(bào)表管理模塊，包括資金匯總表、庫(kù)存明細(xì)表和各單位物資使用明細(xì)表。

第二，賬本管理、庫(kù)存財(cái)務(wù)管理模塊。該功能模塊較為獨(dú)立，特別適合倉(cāng)庫(kù)保管員使用，該模塊包含一套獨(dú)立的出入庫(kù)記賬方法，在用戶面前將以往“手工記賬”模擬出來(lái)，使用起來(lái)直觀、靈活、方便，在用戶看來(lái)每筆賬務(wù)都?xì)v歷在目，井井有條。如果用戶不想使用“合同管理”和“計(jì)劃管理”功能，對(duì)于微機(jī)管理要求不高，還可以獨(dú)立使用該功能達(dá)到靈活簡(jiǎn)便的目的，最終拋棄過(guò)往“手工記賬”的方法，而使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行庫(kù)存財(cái)務(wù)管理。

第三，轉(zhuǎn)賬處理模塊。物資供應(yīng)的每一環(huán)節(jié)，包括采購(gòu)計(jì)劃編制、合同簽訂、貨物入庫(kù)、貨物調(diào)撥和借出、貨物歸還等都會(huì)自動(dòng)生成各種報(bào)表，方便領(lǐng)導(dǎo)了解資金周轉(zhuǎn)和占用情況，加強(qiáng)庫(kù)房管理和采購(gòu)管理，提供制定計(jì)劃的參考。

第四，物資賬薄查詢模塊。該模塊建立材料明細(xì)賬、庫(kù)房保管帳、材料差異帳、采購(gòu)資金和采購(gòu)物資的月報(bào)和日?qǐng)?bào)等，供隨時(shí)統(tǒng)計(jì)和查詢。

2 物質(zhì)供應(yīng)管理電算化效益分析

物質(zhì)供應(yīng)管理電算化可極大提高企業(yè)的物資供應(yīng)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，減少資金和生產(chǎn)成本因產(chǎn)品超過(guò)保質(zhì)期、賬實(shí)不符、庫(kù)存不足或過(guò)剩而被占用，降低管理工作的難度，從根本上解決了人工管理和手工記賬方式在物質(zhì)供應(yīng)管理方面的不足。物質(zhì)供應(yīng)管理電算化的具體效益如下：

第一，降低成本費(fèi)用，減少人力成本支出。傳統(tǒng)物質(zhì)供應(yīng)管理方式是人工管理，由于分工較細(xì)，物質(zhì)類別過(guò)多，同一項(xiàng)工作往往由多人共同完成，大大增加了費(fèi)用支出，人浮于事的現(xiàn)象較為突出。實(shí)現(xiàn)物質(zhì)供應(yīng)管理電算化可有效解決這一問(wèn)題，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使得一個(gè)人完成原來(lái)需要多個(gè)人完成的工作變成可能，節(jié)約了費(fèi)用開(kāi)支和人力成本，并可將多余人員分流到急需人員的崗位。

第二，提高工作效率，降低勞動(dòng)強(qiáng)度。傳統(tǒng)物資供應(yīng)管理辦法依賴人工完成合同簽訂、物資計(jì)劃編制、保管、分類整理、供應(yīng)、出入庫(kù)開(kāi)票、財(cái)務(wù)憑證填制、財(cái)務(wù)人員記賬、財(cái)務(wù)報(bào)表編報(bào)、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、信息的反饋、整理、收集等工作，特點(diǎn)是勞動(dòng)強(qiáng)度大、點(diǎn)多人多、效率低、速度慢。實(shí)現(xiàn)物資供應(yīng)管理電算化后，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)完成大量工作，大大減少報(bào)表的統(tǒng)計(jì)和填報(bào)所需的時(shí)間，原來(lái)依靠人工需要3天時(shí)間，現(xiàn)在只需半天時(shí)間，從而將管理人員從單調(diào)和繁雜的事務(wù)中解脫出來(lái)，提高了工作效率，降低了勞動(dòng)強(qiáng)度。

第三，降低庫(kù)存，提高計(jì)劃準(zhǔn)確率。實(shí)現(xiàn)物資供應(yīng)管理電算化之后，極大提高了物資計(jì)劃的準(zhǔn)確率，實(shí)現(xiàn)物資的隨出隨進(jìn)，增大庫(kù)存調(diào)劑量，與往年同期相比大大降低了儲(chǔ)備資金平均占用額。

第四，減少誤差，提高管理數(shù)字質(zhì)量。傳統(tǒng)物資供應(yīng)管理依賴手工方式處理數(shù)據(jù)，因此經(jīng)常因?yàn)楣P誤或不規(guī)范出現(xiàn)差錯(cuò)，而電算化的實(shí)現(xiàn)則很好地解決了易漏記、誤記、錯(cuò)記以及不統(tǒng)一和不規(guī)范等由手工記錄帶來(lái)的問(wèn)題，提高數(shù)字質(zhì)量。

第五，提高經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)經(jīng)營(yíng)管理，加快信息流遞。物資供應(yīng)管理電算化通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時(shí)地分析、匯總和記錄各類信息資源，并對(duì)其進(jìn)行傳遞，極大提高了物資供應(yīng)管理信息的共享程度、全面性、系統(tǒng)性和及時(shí)性，將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一手信息及時(shí)提供給企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者并將之應(yīng)用于經(jīng)營(yíng)管理，確保做出正確的決策，提高經(jīng)濟(jì)效益。

3 結(jié)論

綜上所述，計(jì)算機(jī)在物資供應(yīng)管理方面的應(yīng)用是科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然結(jié)果，更是本行業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，是新時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物。物資供應(yīng)管理電算化和傳統(tǒng)物資供應(yīng)管理相比具有巨大的優(yōu)越性，它有利于企業(yè)做出正確的經(jīng)濟(jì)決策，提高物資供應(yīng)管理水平，降低生產(chǎn)成本，維持良好的資本運(yùn)營(yíng)，增加企業(yè)效益。

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