從科研管理專業(yè)化角度淺議高校科研秘書隊(duì)伍建設(shè)

【摘 要】高?？蒲忻貢?duì)伍是科研管理隊(duì)伍的重要組成部分，起著聯(lián)結(jié)、協(xié)調(diào)及基層組織管理的作用。然而，在實(shí)際工作中，科研秘書隊(duì)伍建設(shè)還存在許多問題。本文從科研管理專業(yè)化的角度探索科研秘書隊(duì)伍建設(shè)，從制度建設(shè)、培訓(xùn)、角色定位、提供平臺(tái)等方面提出建議。

【關(guān)鍵詞】高校 科研管理 專業(yè)化 科研秘書 隊(duì)伍建設(shè)

【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674－4810（2012）14－0042－02

隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，為適應(yīng)高水平大學(xué)建設(shè)的需要，深化內(nèi)部管理體制改革，合理分配管理權(quán)限，提高行政管理效率，加強(qiáng)和推進(jìn)高?？蒲泄芾硪殉蔀橐环N趨勢(shì)。

伴隨著高校科研事業(yè)的發(fā)展，高?？蒲泄芾聿块T的管理任務(wù)繁重，多數(shù)高校在二級(jí)學(xué)院或者院系設(shè)置了科研秘書崗位，對(duì)廣大科研人員的申報(bào)項(xiàng)目、科研檔案、科研成果等方面進(jìn)行管理?？蒲忻貢强蒲泄芾黻?duì)伍的重要組成部分?？蒲刑幑芾砣藛T與科研秘書是高校科研管理工作的統(tǒng)一整體，工作上各有側(cè)重，缺一不可。加強(qiáng)科研秘書隊(duì)伍建設(shè)是強(qiáng)化院系科研管理職能的重要途徑。

一 高?？蒲忻貢袚?dān)的任務(wù)及作用

高校的科研管理離不開基層院系的科研管理。在基層院系的管理中，除了院系分學(xué)術(shù)委員會(huì)及分管領(lǐng)導(dǎo)，院系科研秘書直接承擔(dān)了大量的科研管理工作，是科研管理工作有效開展的基礎(chǔ)及保障。

1．聯(lián)結(jié)、協(xié)調(diào)作用

首先，科研秘書是重要的中介和橋梁，在學(xué)校科研處與院系之間起著重要的聯(lián)結(jié)作用。無論是項(xiàng)目申報(bào)、成果登記、檔案管理，還是科研業(yè)績(jī)考核等工作，學(xué)?？蒲刑幎家ㄟ^院系來開展，尤其要通過科研秘書來傳達(dá)及布置。而在實(shí)際工作中，院系遇到的問題和困難，也由科研秘書向?qū)W?？蒲刑庍M(jìn)行反映和協(xié)調(diào)處理?？蒲忻貢谏狭钕滦?，下情上達(dá)中起著聯(lián)結(jié)和協(xié)調(diào)作用。

2．基層管理組織作用

院系的科研秘書承擔(dān)了具體的科研管理工作，在實(shí)際工作中起著組織和管理作用。由于科研秘書與科研人員有直接的接觸，了解較多，在項(xiàng)目申報(bào)、成果報(bào)獎(jiǎng)等時(shí)候可以積極動(dòng)員，合理建議，使科研管理工作更加事半功倍地進(jìn)行?？蒲忻貢恿私馑谠合档膶W(xué)科特色，能夠以更專業(yè)的角度開展管理服務(wù)工作。

二 科研秘書隊(duì)伍建設(shè)中存在的問題

盡管科研秘書在科研管理工作中起著重要的作用，然而由于人員配置，學(xué)校重視程度等因素，在實(shí)際工作中，科研秘書的隊(duì)伍建設(shè)往往還存在許多問題。

第一，隊(duì)伍不穩(wěn)定，人員流動(dòng)性大?？蒲泄芾淼木唧w工作繁瑣，工作量大，再加上人員晉升制度，薪酬待遇等問題的影響，科研秘書這個(gè)崗位的人員流動(dòng)性大，頻繁變換。

第二，對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉?？蒲泄芾聿煌谝话愕男姓ぷ?，需要許多專業(yè)的知識(shí)。比如，項(xiàng)目申報(bào)書的形式審查，就需要了解很多項(xiàng)目管理的知識(shí)，如項(xiàng)目成員的搭配是否合理，職稱是否符合要求，經(jīng)費(fèi)分配是否符合規(guī)定等。還有如科研成果登記審核的時(shí)候，如何審查刊物的合法性。在人員經(jīng)常變換的情況下，新上任的科研秘書往往對(duì)專業(yè)的科研管理知識(shí)了解不多，便只能簡(jiǎn)單地將材料上交，沒有起到應(yīng)有的管理審查作用。

第三，責(zé)任心不夠強(qiáng)，對(duì)工作職責(zé)的理解不到位。許多學(xué)校的科研秘書是由教學(xué)秘書或者辦公室人員兼任，有的學(xué)校是由教師兼任，所以他們的任務(wù)繁重，無暇將科研管理工作細(xì)致到位地完成。有的本著得過且過的態(tài)度，只是簡(jiǎn)單地傳遞材料。許多科研秘書上任之后，沒有機(jī)會(huì)接受相關(guān)的培訓(xùn)，對(duì)于崗位職責(zé)是什么，應(yīng)該學(xué)習(xí)什么相關(guān)的知識(shí)并不清楚，難以真正實(shí)施科研管理職能。

三 科研秘書隊(duì)伍建設(shè)的有效途徑

科研管理工作的開展離不開基層的管理人員?？蒲忻貢鳛榛鶎庸芾淼闹髁?，探索如何有效地建設(shè)科研秘書隊(duì)伍，使之高效地實(shí)施科研管理職能，具有重要的實(shí)踐意義。本文試圖從科研管理專業(yè)化的角度探索這一問題。

在美、德、英、法等國家，專業(yè)現(xiàn)象已經(jīng)被關(guān)注了一百多年。在當(dāng)今社會(huì)里，專業(yè)化的工作是一種發(fā)展方向。依據(jù)專業(yè)化發(fā)展的理論，高?？蒲腥藛T專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)包含如下內(nèi)容：一套與理論系統(tǒng)知識(shí)相聯(lián)系的專業(yè)技術(shù)；具備客觀的服務(wù)態(tài)度；自律性強(qiáng)；組織制度健全。專業(yè)化的發(fā)展理論對(duì)于科研秘書隊(duì)伍建設(shè)有著重要的指導(dǎo)意義。

1．從制度上進(jìn)行建設(shè)

第一，建立科研秘書的管理制度。隊(duì)伍結(jié)構(gòu)方面，從學(xué)歷上應(yīng)以本科以上為主；從學(xué)科背景上，應(yīng)以管理為主，兼以信息技術(shù)、統(tǒng)計(jì)、檔案管理等多個(gè)學(xué)科相結(jié)合。這樣的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，能較好地保證科研秘書的管理能力、信息技術(shù)能力、統(tǒng)計(jì)分析能力及科研檔案管理能力等。

第二，建立科研秘書的考核制度。科研秘書的考核應(yīng)區(qū)別于一般的行政人員考核，應(yīng)從專業(yè)化科研管理的角度進(jìn)行考核。如從項(xiàng)目管理能力、信息技術(shù)能力、科研檔案管理能力等方面予以規(guī)范。促使科研秘書逐步提高科研項(xiàng)目組織管理能力，成為掌握科技發(fā)展和符合科技人才成長規(guī)律的專業(yè)科研管理人員。

2．加強(qiáng)針對(duì)科研秘書的培訓(xùn)和培養(yǎng)

要建設(shè)一支高素質(zhì)的專業(yè)化科研管理隊(duì)伍，必須注重對(duì)科研秘書的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，詳細(xì)內(nèi)容如下：

第一，必須明確科研秘書在實(shí)際工作中所必須具備的知識(shí)并進(jìn)行培訓(xùn)。

首先，科研管理工作中需要科研秘書具備一定的現(xiàn)代管理能力。包括組織與協(xié)調(diào)能力、分析與判斷能力、社交與公關(guān)能力、獲取信息的能力、檔案管理能力等。

其次，在現(xiàn)代信息社會(huì)中，還需要科研秘書具備信息技術(shù)知識(shí)，能夠運(yùn)用信息技術(shù)，提高信息處理能力。目前在各級(jí)各類的項(xiàng)目申報(bào)中，對(duì)于選題的把關(guān)越來越嚴(yán)格。作為科研秘書，如果在審查申報(bào)書時(shí)能夠利用信息技術(shù)了解到該選題目前的研究情況，以及是否已有相關(guān)課題立項(xiàng)，則能夠給科研人員以客觀的建議。

最后，科研秘書還需具備一定的政策知識(shí)。高?？蒲泄芾砉ぷ鞅仨氁罁?jù)國家的各項(xiàng)科技法規(guī)政策。在審查科研人員的項(xiàng)目申報(bào)書時(shí)，科研秘書必須熟練掌握有關(guān)的政策及相關(guān)科研項(xiàng)目、科研經(jīng)費(fèi)等的管理辦法。

第二，在條件允許的情況下，盡可能地支持科研秘書進(jìn)行繼續(xù)教育，選擇與科研管理相關(guān)的方向進(jìn)行學(xué)歷教育，增長專業(yè)知識(shí)，開闊視野。

3．對(duì)科研秘書進(jìn)行正確的角色定位

科研秘書既是管理者又是服務(wù)者?？蒲惺聵I(yè)的存在是科研管理存在的根本和前提。應(yīng)該增強(qiáng)科研秘書的服務(wù)意識(shí)，熱愛本職工作，為科研人員、科研事業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量。在工作中做到熱情、耐心、細(xì)心?？蒲泄芾砉ぷ鞣浅＜?xì)碎，任務(wù)繁重，只有具備強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)和認(rèn)真負(fù)責(zé)、敬業(yè)的態(tài)度，才能更好地開展科研管理工作。

由于科研工作往往涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、專利等問題。保密意識(shí)及自律性是科研管理人員應(yīng)該具備的重要素質(zhì)?？蒲忻貢鳛楣芾砣藛T參與到科研工作中，必須時(shí)刻做好保密工作，才能保護(hù)好科研人員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，避免因此而產(chǎn)生的糾紛。

4．為科研秘書的專業(yè)化發(fā)展提供平臺(tái)

一個(gè)專業(yè)走向成熟，則會(huì)在社會(huì)上建立專業(yè)化的組織。世界上很多國家都建立了高?？蒲泄芾韺I(yè)組織。如美國大學(xué)技術(shù)管理者協(xié)會(huì)、加拿大大學(xué)科研管理者協(xié)會(huì)等。專業(yè)的組織對(duì)于科研管理人員提高專業(yè)水準(zhǔn)有著重要的促進(jìn)作用，可以增進(jìn)科研管理人員之間的交流，共同解決碰到的問題。在科研秘書隊(duì)伍建設(shè)方面，可以利用這些專業(yè)組織的網(wǎng)站和刊物，增強(qiáng)科研秘書對(duì)于科研管理工作的了解，吸收科研管理經(jīng)驗(yàn)，尋求解決問題的辦法。

另外，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也為科研管理人員的交流提供了許多便利。高校與高校之間、高校內(nèi)部之間，都可以建立QQ群等。在群討論中可以提出問題，尋求解決辦法；可以分享經(jīng)驗(yàn)，幫助新進(jìn)人員；可以將好的資料進(jìn)行共享和下載，為科研秘書隊(duì)伍的專業(yè)化發(fā)展提供良好的培養(yǎng)平臺(tái)。

四 結(jié)束語

科研秘書是高校科研管理隊(duì)伍的重要組成部分，其隊(duì)伍建設(shè)情況，管理能力高低將影響到學(xué)校的整體科研管理工作。學(xué)校要重視科研秘書隊(duì)伍建設(shè)，從制度、培訓(xùn)等各個(gè)方面出發(fā)，促使科研秘書增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，增加專業(yè)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)技能，實(shí)現(xiàn)高?？蒲泄芾砉ぷ鞯母咝ч_展。

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〔責(zé)任編輯：龐遠(yuǎn)燕〕