辦公自動化技術(shù)在基層央行的實踐及對行政效率提高的作用

摘 要 中國人民銀行撫順市中心支行作為人民銀行在撫順地區(qū)的派出機(jī)構(gòu)肩負(fù)著依照《中國人民銀行法》有效履行貨幣發(fā)行、經(jīng)理國庫、外匯管理、執(zhí)行貨幣政策和維護(hù)地區(qū)金融穩(wěn)定等十七項工作職責(zé)，行政效率的高低對能夠完成好上級行交辦的工作任務(wù)，切實促進(jìn)地區(qū)經(jīng)濟(jì)金融健康發(fā)展具有重要的影響。本文就辦公自動化在基層央行的實踐及對行政效率提高的作用進(jìn)行了粗淺的剖析。

關(guān)鍵詞 辦公自動化；系統(tǒng)；效率

中圖分類號 D630 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1673-9671-（2012）112-0194-02

中國人民銀行撫順市中心支行（以下簡稱：撫順中支）對于有效指導(dǎo)地方金融發(fā)展，促進(jìn)都去經(jīng)濟(jì)社會協(xié)調(diào)發(fā)展具有重要的作用。隨著金融改革的不斷深化，日常金融業(yè)務(wù)、公文流轉(zhuǎn)、行政管理等信息量成倍增長，傳統(tǒng)手工模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前工作需求，只有充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，逐步實現(xiàn)信息管理現(xiàn)代化，才能切實提高辦公效率和履職能力。因此，撫順中支從2000年率先在基層人民銀行提出了建設(shè)辦公自動化的需求，并從實現(xiàn)方式、技術(shù)選擇和逐步完善等方面開始了近十二年的實踐與探索，工作效能得到大幅度提升。

1 辦公自動化技術(shù)在基層人民銀行的推廣與應(yīng)用

辦公自動化（以下簡稱：OA），是指在企業(yè)或行政機(jī)關(guān)中，采用internet/intranet技術(shù)，基于工作流概念，以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為平臺，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、分析、存儲和使用信息，具有信息共享、辦公快捷、提高效率，降低成本的特點。

圖1 撫順中支OA系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)圖

1.1 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

撫順中支OA系統(tǒng)目前共有220多個用戶在近230臺客戶機(jī)上運(yùn)行，覆蓋了我行所有部門和所轄縣支行。系統(tǒng)選用技術(shù)先進(jìn)的B/S模式，使用成熟的Intranet編程技術(shù)，分為公文系統(tǒng)、個人事務(wù)管理和公共事務(wù)管理三大模塊（見圖1）。OA系統(tǒng)通過接口程序與總分行公文傳輸系統(tǒng)連接。

1.1.1 個人事務(wù)管理

其中包括：個人日常公文處理（收文、發(fā)文、查詢、監(jiān)控等）；個人日常辦公協(xié)助（郵件、日程安排、辦公提示等）。

1.1.2 公共事務(wù)管理

其中包括：電子公告、視頻會議、信息簡報、知識數(shù)據(jù)庫和內(nèi)部事務(wù)管理分系統(tǒng)（包括：低值易耗品管理子系統(tǒng)、內(nèi)部財務(wù)管理子系統(tǒng)、車輛管理子系統(tǒng)）。

1.2 系統(tǒng)的技術(shù)選擇

工作流的概念：

我行的OA系統(tǒng)是以Lotus Notes為開發(fā)平臺，基于工作流進(jìn)行流程控制和任務(wù)的管理。系統(tǒng)通過功能定義模塊，使用者可以任意根據(jù)本行實際辦公的需要來定制工作體系、辦公流程和用戶功能，而無需修改程序代碼，使系統(tǒng)具備了良好的延展性和適用性。通過角色設(shè)置既實現(xiàn)了靈活適用又以權(quán)限等級劃分實現(xiàn)了系統(tǒng)的安全與保密。工作流（workflow）作為整個系統(tǒng)的技術(shù)核心，針對日常工作中具有程序化活動，用其過程準(zhǔn)確的描述所有業(yè)務(wù)流程，其目的是通過將工作分解成定義好的任務(wù)、角色，按照一定的規(guī)則和過程來執(zhí)行這些任務(wù)并對它們進(jìn)行監(jiān)控，從而提高辦事效率、降低辦公成本、提高內(nèi)部管理水平。

2 OA系統(tǒng)對基層人民銀行行政效率影響的實證分析

OA系統(tǒng)的使用使我行的辦公效率和質(zhì)量得到了極大的提高，基本實現(xiàn)了行內(nèi)公文管理的無紙化、信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化和行政辦公的信息化。并且促進(jìn)全行員工的計算機(jī)應(yīng)用水平提高了一個等級，并為此后各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)的推廣和使用奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.1 促進(jìn)基層人民銀行行政觀念的更新

目前，造成基層人民銀行行政效率偏低的原因是多種多樣的，其中一個突出的問題在于很多行員長期浸潤“機(jī)關(guān)習(xí)氣”缺乏效率觀念，工作中的“一等、二靠、三望”都比較常見，而信息化手段成為破除傳統(tǒng)行政觀念下不良習(xí)氣和行政低效率的利器。以撫順中支為例，OA系統(tǒng)中嚴(yán)格的流程控制和提示功能消除了多年的文件“掛辦”和工作懈怠的“痼疾”，并且使員工計算機(jī)使用水平得到顯著提高，使計算機(jī)會用率由原先的不足20%，上升到90%。就是一些老同志通過使用手寫板也全部解決了打字問題。全行在2005年就率先在沈陽分行轄區(qū)實現(xiàn)了全體員工使用計算機(jī)辦公的目標(biāo)，相比傳統(tǒng)手工操作行政效率成倍提高，而且，計算機(jī)操作技術(shù)的普及和使用，使我行在上級行各種應(yīng)用系統(tǒng)推廣和使用考核中名列前茅。

2.2 縮短了公文流轉(zhuǎn)周期提高公文質(zhì)量

1）收文流程：原先手工操作處理一個收文辦理平均18天，經(jīng)過OA系統(tǒng)后縮短為：5天，如表所示。

2）發(fā)文流程：原先手工操作處理一個發(fā)文流程平均10天，經(jīng)過OA系統(tǒng)后縮短為：6天，如表所示。

收文效率平均提高了2.6倍，發(fā)文效率平均提高了67%，不僅縮短了文件流轉(zhuǎn)周期，而且通過網(wǎng)絡(luò)同時發(fā)送文件傳輸，極大地減少了了原先文書手工傳遞的時間和依照人員順序送遞的時間，節(jié)約了文件辦理的人工成本和時間成本，提高了效率。

由于，在OA系統(tǒng)中使用了公文拼寫檢測功能，規(guī)范了使用者對公文的起草、修改、審批和辦理等環(huán)節(jié)，相比手工辦理公文的規(guī)范性得到極大程度的提高。使用OA系統(tǒng)后，當(dāng)前在上級行對公文質(zhì)量的抽樣檢查中，公文完全合格率達(dá)到了96%，基本合格率為100%，而這以前在兩個文書的把關(guān)下手工起草和辦理文件，完全合格率不足50%，基本合格率為70%。

2.3 強(qiáng)化了基層人民銀行的內(nèi)部管理

信息技術(shù)的發(fā)展改變了信息收集、處理、儲存以及傳送的方式，促進(jìn)了信息資源的高度整合與利用，工作任務(wù)和管理要求的數(shù)字化，使得內(nèi)部管理不僅能夠督促各部門彼此之間合作與協(xié)同，還可以有效地革除信息匱乏和信息欺蒙的行政弊端。通過信息傳輸?shù)膶崟r性，可以使中心支行與上級行和縣支行之間政令暢通，基層的信息反饋及時有效。同級部門通過OA平臺實時交開展配合協(xié)作，避免了互相推諉、互相扯皮等內(nèi)耗現(xiàn)象。在管理結(jié)構(gòu)上，層級過多是造成行政效率低下的重要原因，而OA系統(tǒng)的應(yīng)用有利于促進(jìn)中間管理層環(huán)節(jié)的縮減。同時，依托網(wǎng)絡(luò)信息交流的快捷便利使領(lǐng)導(dǎo)決策層與一線操作層的直接溝通得以加強(qiáng)相互了解，使管理幅度增寬，效率提高。

2.4 提高了基層人民銀行行政決策的效率

OA系統(tǒng)不僅能夠提供資源信息管理、知識管理，而且可以提供決策支持。系統(tǒng)在對大量的信息儲存、保管的基礎(chǔ)上，能夠利用高效的系統(tǒng)運(yùn)算將所得的信息進(jìn)行篩選、分類、分析、轉(zhuǎn)化、整合，從而形成并輸出一系列量化并且具有參考價值的指標(biāo)和數(shù)據(jù)，成為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的重要依據(jù)。而OA系統(tǒng)能從根本上保持有效信息提煉的真實高效，對于傳統(tǒng)的行政運(yùn)作在效率上有了根本性的提高。同時，OA系統(tǒng)可以發(fā)揮電子技術(shù)最擅長的搜索功能，對于準(zhǔn)確制定方案和科學(xué)決策具有重要意義。

3 OA系統(tǒng)應(yīng)用還存在的問題和完善措施

經(jīng)過撫順市中支OA系統(tǒng)12年的應(yīng)用、發(fā)展，雖然不斷完善、日趨成熟，但暴露出來的問題不容忽視，這些都是制約基層人民銀行行政效率進(jìn)一步提高的因素。

一是遠(yuǎn)程傳輸?shù)目煽啃孕枰M(jìn)一步提高。偏遠(yuǎn)地區(qū)和山區(qū)通信質(zhì)量差且不穩(wěn)定，電子文件及回執(zhí)傳輸經(jīng)常出故障，影響了OA整體應(yīng)用效果。以撫順為例，兩縣在山區(qū)通訊線路存在信號不穩(wěn)定、不保密問題，數(shù)據(jù)傳輸經(jīng)常發(fā)生“掉包”現(xiàn)象（數(shù)據(jù)包丟失），直接限制了縣支行對OA系統(tǒng)的推廣應(yīng)用。為此，要加強(qiáng)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，改進(jìn)自然條件惡劣和邊遠(yuǎn)地區(qū)的通信狀況，提升遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)通訊質(zhì)量和速度，并且將公文傳輸?shù)亩它c延伸到縣支行，真正實現(xiàn)總行、分行、中心支行、縣支行的文件四級傳輸和OA系統(tǒng)的全覆蓋。

二是要加強(qiáng)技術(shù)研究，提高服務(wù)器存儲容量和處理能力，增加遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)的帶寬，提升系統(tǒng)整體性能，進(jìn)一步擴(kuò)大遠(yuǎn)程傳輸范圍。由于，系統(tǒng)臨時辦理文件積壓較多造成系統(tǒng)資源被大量占用，系統(tǒng)運(yùn)行效率降低，甚至出現(xiàn)運(yùn)行故障造成辦公系統(tǒng)的癱瘓。一方面采取了增加系統(tǒng)硬件容量的措施，同時應(yīng)輔以強(qiáng)化管理手段，加強(qiáng)文件催辦，限制個人郵件等措施予以有效解決。

三是由于OA系統(tǒng)存在多個版本和總行電子公文傳輸系統(tǒng)開發(fā)商不同，運(yùn)行管理的方式和要求不同，公文歸檔問題一直沒有得到妥善的解決，一直還是雙軌制運(yùn)行，即電子檔案和紙質(zhì)檔案同時歸檔，以紙質(zhì)檔案為主，不但沒有顯示出電子系統(tǒng)的效率，而且還極大地浪費(fèi)了人力和物力。

四是應(yīng)加強(qiáng)OA系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接。現(xiàn)OA系統(tǒng)中，辦公信息多，業(yè)務(wù)信息少。應(yīng)建立與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，獲取并綜合各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，使OA信息更加全面完整。在此基礎(chǔ)上建立管理信息系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，提高人民銀行整體的反應(yīng)速度和決策能力。

五是以知識管理為核心的新一代OA將取代以工作流為中心的OA。人民銀行現(xiàn)有OA系統(tǒng)現(xiàn)主要用于完成辦文、發(fā)通知等工作流自動化處理，缺乏知識管理機(jī)制，應(yīng)加以改進(jìn)，建立集信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理于一體的新一代OA系統(tǒng)，提供豐富的學(xué)習(xí)功能和知識共享機(jī)制，使員工在OA中由被動轉(zhuǎn)為主動，從而在提升員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高人民銀行的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。