民辦高校院（系）教學檔案建設與管理

[摘 要] 文章以三江學院土木工程學院教學檔案為例，通過民辦高校教學檔案建設和管理的分析、研究，提出在建立院（系）檔案管理中，應強化檔案工作重要性的意識、合理安排兼職檔案員的工作、完善檔案管理工作、規(guī)范檔案移交手續(xù)等措施，使院（系）教學檔案成為學校教學檔案的主體、核心和重點，為院（系）的教學發(fā)展及教學質量的提高提供有力的保證。

[關鍵詞] 民辦高校；院（系）教學檔案；建設；管理

[作者簡介] 王巧云，三江學院土木工程學院辦公室副主任，研究方向：教學管理，江蘇 南京，210012

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）10-0098-0003

三江學院是一所民辦本科高校，檔案的建設和管理工作起步較晚，由于學校自身的特點，不能完全套用公辦院校的管理模式。因此，該項工作還處在不斷地摸索過程中。院（系）檔案建設與管理是整個學校檔案建設的一個重要基礎，它的建設與管理反映著整個院（系）發(fā)展的進程與規(guī)模，是歷史的真實記錄，同時也是學校發(fā)展的重要組成部分。

一、院（系）檔案建設管理的基本內容和要求

（一）明確院（系）檔案建設規(guī)范

確定院（系）教學檔案建設歸檔范圍。院（系）教學檔案建設歸檔范圍的原則，應從實際需要出發(fā)。從院（系）的歷史沿革和教育事業(yè)的發(fā)展，確定教學檔案的現(xiàn)實作用和歷史作用及其利用的廣泛性、實用性、準確性[1]。凡在教學管理和教學實踐各個環(huán)節(jié)活動過程中形成的，并有保存價值的不同載體的文件材料，院（系）都應根據(jù)自身的特點進行整理、立卷、歸檔。例如： JX-TM-12教學管理類、JX-TM-12-1教學調整、修訂、申報和批復文件，各專業(yè)教學計劃修訂、調整專業(yè)目錄及專業(yè)申報、批復等文件材料。

確定檔案的使用規(guī)章制度。本院（系）工作人員如需查閱檔案，必須嚴格遵守查閱檔案制度，維護檔案的完整和安全。借出的檔案不準帶到公共場所或家中，不得遺失、污損、抽拆和轉借，借閱一定要自覺做好登記手續(xù)。涉及到屬于保密性的檔案資料，例如：人事資料、考評資料、職稱晉升等，需經(jīng)過院內領導的簽字，否則一律不予借閱。

在民辦高校中，院（系）檔案管理員通常是由辦公室人員負責。院（系）檔案涉及面廣，需要耗費大量的時間和精力，所以對資料的收集整理應明確責任人。

院（系）教學資料主要由檔案管理人員進行整個檔案工作的規(guī)劃（綜合類、教學管理類、教學業(yè)務類等）、收集、整理和立卷。

院（系）學生工作日常管理（第二課堂、違紀、獎懲等）和黨建工作文檔由學工辦負責收集、整理和立卷。

（二）檔案資料歸檔的模塊及利用價值

要做好院（系）檔案工作，保證材料的齊全和完整，首先必須明確文件材料的歸檔模塊。歸檔的模塊一般分為：（1）黨群類：校黨委、組織、宣傳、工會和團組織等部門在工作中形成的文件、記錄、計劃、總結等有保存價值的文件。本院（系）黨、團組織學習、生活情況、開展第二課堂等有意義的社團活動（包括獲獎情況）；（2）行政類：學校理事會、校長、副校長及校辦、人事處、教務處、學生工作部等上級行政部門發(fā)文。院（系）制定的工作計劃、例會記錄、內部文件、工作總結、大事記等；（3）教學類：院（系）新增專業(yè)申報、本科專業(yè)申報（重點）、教學大綱、教學計劃、教學任務書、教學管理（期中教學檢查）、課程表、調停課表、教學進程表、教師教案及多媒體課件等；學生學習?？?、學習競賽、各類試卷、課程設計、認識實習、學生手冊、各類成績、畢業(yè)設計（論文）等；（4）科學研究類：科研管理和科研實踐中形成的文件材料。院（系）教師的科研項目計劃、申報立項、中期檢查情況及科研成果。

建立一套完整的院（系）檔案后可為所在部門提供服務，也為上級部門對本院（系）教學工作評估、專業(yè)學位評估和申報專業(yè)碩士點提供重要依據(jù)。

為部門提供服務主要包括以下兩個方面：一是院（系）在制定本部門的發(fā)展規(guī)劃、學科建設規(guī)劃、教育教學改革等工作時提供相關資料；二是教師通過查閱教學方面的相關資料，以達到提高自身的教學水平，從而提高教學質量創(chuàng)造條件。

教學檔案是院（系）發(fā)展過程中所積累起來的原始資料，反映了院（系）各個階段發(fā)展的情況，具有真實和可靠性。目前在各種教學檢查和評估過程中都設有相應的評估指標，這些指標都是檢查的重點。完善的教學檔案體系和充實的教學檔案就為此提供了重要依據(jù)。

二、三江學院院（系）檔案建設特點及存在的問題

（一）檔案建設的特點及存在的問題

三江學院院（系）檔案建設是按照日常的教學管理開展的。因學科專業(yè)不同，各個院（系）建檔工作都有自身的特點和要求，但它們有共同點，即起步比較晚。由于辦學時間不長，在日常的教學管理過程中，又往往只重視具體工作的開展，而對于檔案建設重要性認識不足，在辦學過程中，積累的資料甚少，更談不上規(guī)范管理。收集范圍小。院（系）的檔案不同于校級檔案，它的來源有一定的局限性，主要收集所在院（系）的一些日常教學管理資料。因此，在信息、資源方面的內容顯得較為單薄，主要是教學計劃、教學大綱、教學管理（期中教學檢查）、教學進程、課程設計、專業(yè)相關試卷、畢業(yè)設計、教學研究（教改項目）、師生的創(chuàng)新成果；所在院（系）的工作計劃與總結、任課教師簡介（專任教師和外聘教師）；學生入學至畢業(yè)在校期間的表現(xiàn)和獎懲。這些主要來源于所在院（系）的師生，所以信息資源不夠廣泛。

（二）基于三江學院檔案的自身特點，凸顯存在的問題

師生積累檔案資料的意識薄弱。真實的原始資料都來源于日常的教學管理過程中，涉及的人員比較多，既有老師，又有學生。但是由于師生對于檔案資料的積累意識薄弱 ，致使許多有關學生的活動素材、教師的教研材料都不能得到及時地歸檔，過后重新整理的時候，卻殘缺不全。

缺乏專職檔案管理人員。由于民辦高校建立的是一支精干、高效的管理隊伍，各院（系）檔案員都由兼職人員承擔。在具體的工作中兼職檔案員必須在完成自己本職工作以后，才能從事檔案的具體工作。而檔案管理是一項耐心、細致的工作，在本職工作繁忙時就會對檔案的收集或整理不能及時，有時甚至遺漏，從而出現(xiàn)存檔不及時或不全的情況。

資料收集不全。民辦高校各院（系）建立初期，忽視了檔案的積累工作，導致許多有關院（系）建立的原始資料遺失或殘缺不全。例如：院（系）創(chuàng)立初的申報材料、圖像資料、領導致詞、大事記等，由于這些資料的殘缺，在查閱整個院（系）的歷史發(fā)展過程時，就得不到全面的展示。

崗位調整后移交手續(xù)不規(guī)范。在《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》中規(guī)定：“機關檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位?！盵3]院（系）兼職檔案人員在離崗或調動崗位也應該遵循這條規(guī)定。然而在實際過程中，相當一部分院（系）兼職檔案人員卻忽視了這項重要的工作環(huán)節(jié)。以至于出現(xiàn)以下三種主要情況：（1）檔案未移交就離開所在的工作崗位；（2）檔案內容組卷混亂，往往出現(xiàn)目錄與內容不匹配；（3）重要資料殘缺不全而導致責任不明確、界限不清楚。這些主要是由于移交檔案的手續(xù)不規(guī)范，該檢查的沒有檢查，該清理的沒有清理，該說明原因的沒有說明原因，該簽字的也都沒有簽字。同時絕大部分的人員都把檔案移交當作是事務性工作，是檔案人員之間的事情，更沒有意識到檔案工作是院（系）建設及教學管理的重要的信息保障和查詢依據(jù)。

三、改進民辦高校院（系）檔案建設管理中的幾點建議

強化檔案工作重要性的意識。加大檔案工作重要性的宣傳力度，提高師生的檔案意識。各院（系）檔案管理人員要充分認識到教學檔案是專業(yè)建設、學科發(fā)展、師資壯大、辦學規(guī)模的歷史見證，要不斷地收集反映院（系）教育教學改革和教學活動、招生就業(yè)等有效信息。院（系）所有人員應積極配合和支持教學檔案工作，在這過程中教師們應主動地將各自保管的教學資料定期交兼職檔案員保管，以促進檔案資料工作的順利展開。

合理安排兼職檔案員的工作。院（系）檔案工作在日常教學中作用越來越大， 在目前各院（系）設置專職檔案員崗位是不現(xiàn)實的，但兼職檔案員又不能完全兼顧，如何解決好兩者之間的矛盾是關鍵。解決矛盾可以按照檔案的分類模塊進行分工，明確責任，如涉及到學生工作檔案的收集和整理時落實到學生工作辦公室負責，定期上交院（系）檔案室；教師要及時完善本人的業(yè)務檔案；學科組要及時地整理和完善有關學科建設方面的材料；試卷的整理歸檔專門指定人員實施等。兼職檔案員的責任除完成自己所整理和完善的分類項目，負責督促和接收其他人員分工的檔案建設項目，同時進行管理和開展利用工作，這樣，就保證了材料存檔的及時性和完整性。

進一步完善檔案管理工作。在現(xiàn)有的檔案管理中進一步完善管理制度，確定教學檔案管理人員的職責范圍，使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心，調動其積極的進取心。不定期地對教學檔案進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，將教學檔案建設作為整個教學工作的核心之一；建立有效的獎懲制度，將檔案建設列入院（系）工作人員年度考核內容之一，以此來激勵所在部門的工作人員的熱情，促使院（系）教學檔案的完整性；檔案資料的收集和整理時盡可能把相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起，實現(xiàn)資料歸類的規(guī)范化，同時要制定具體的實施細則，例如：統(tǒng)一的檔案盒、分類號、標簽、字體等來實現(xiàn)檔案管理的標準化和規(guī)范化。加大推進數(shù)字化檔案建設，應逐步轉變檔案管理人員的思想，把原有以紙質檔案為主的存檔模式轉換成電子檔案為主，紙質檔案為輔的同步管理模式。

規(guī)范檔案移交手續(xù)。院（系）兼職檔案人員調整崗位時，一定要對檔案的移交手續(xù)進行規(guī)范，以保證檔案管理的延續(xù)性，同時也是分清責任。首先應將檔案移交列入辦公例會的議事日程中。做到檔案人員在調整崗位或離職時應先辦理移交手續(xù)，對未辦理移交手續(xù)的檔案人員院（系）領導不得批準離開其崗位；其次，檔案的交接不只是鑰匙交接和口頭交接，接管人應對所保管的檔案進行全面清查，做到心中有數(shù)，對未整理的零散資料要進行文件材料的分類存放。對檔案中缺少的資料應列出詳細的清單，并注明原因，簽字認可；再次，院（系）領導應做好檔案交接的監(jiān)督工作，及時掌握檔案交接進展情況。

綜上所述，民辦高校的檔案工作剛剛起步，隨著高校教育教學工作的蓬勃發(fā)展，還需加快檔案管理的數(shù)字化、信息化和規(guī)范化建設，不斷提高檔案工作服務的及時性、針對性和有效性，以便更好地為師生服務。

[參考文獻]

[1]三江學院檔案管理辦法（試行）[Z].校字[2006]67號.

[2]三江學院系級檔案、資料歸檔目錄[Z].院辦字[2005]25號.

[3]鐘瑋.淺談高校院（系）檔案管理[J].欽州學院學報，2006，（10）.