城建檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及其對(duì)策

摘 要：城建檔案信息化是以信息論、系統(tǒng)論和控制論為指導(dǎo)，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程。由于目前城建檔案信息化建設(shè)仍處在起步階段并存在諸多問(wèn)題，應(yīng)明確城建檔案信息化工作的指導(dǎo)思想，加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)，包括城建檔案信息資源整合、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案信息數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)以及檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；信息化；建設(shè)；現(xiàn)狀；對(duì)策

中圖分類號(hào)：TU712 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2012）17-0200-02

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，信息成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最為重要的資源，信息化程度成為衡量一個(gè)國(guó)家或地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和社會(huì)進(jìn)步程度的重要標(biāo)志。 城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。積極開(kāi)展城建檔案信息化建設(shè)，以信息化促進(jìn)城建檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化、社會(huì)化，對(duì)于加強(qiáng)城市建設(shè)管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、城建檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

城建檔案信息化是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，配置計(jì)算機(jī)輔助管理城建檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施，建立和完善城建檔案信息資源庫(kù)，依據(jù)城建檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，以城建檔案網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，依托高素質(zhì)的信息人才，對(duì)城建檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)的活動(dòng)和過(guò)程。隨著中國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，城市化的進(jìn)程也在加速。而城建檔案在城市建設(shè)中起著越來(lái)越重要的作用，已經(jīng)成為城市建設(shè)與發(fā)展的重要資源。

20世紀(jì)80年代末，我國(guó)城建檔案館開(kāi)始探索建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。20世紀(jì)90年代中期，部分特大城市城建檔案館開(kāi)始建立自己的MIS（管理信息系統(tǒng)），不少城市正在積極規(guī)劃建設(shè)數(shù)字化城建檔案館。隨著國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》和《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見(jiàn)》等文件的頒布實(shí)施，新時(shí)期檔案信息化建設(shè)迎來(lái)了快速發(fā)展的機(jī)遇。

但目前我國(guó)城建檔案信息化建設(shè)仍處于初級(jí)階段，其存在的主要問(wèn)題有：一是城建檔案信息化建設(shè)投入經(jīng)費(fèi)有限；二是城建檔案信息化前期工作準(zhǔn)備不足；三是城建檔案管理技術(shù)水平滯后；四是資源共享觀念淡薄，資源開(kāi)發(fā)不足；五是城建檔案信息化管理人員整體水平偏低，影響城建檔案信息化進(jìn)程；六是檔案館信息化水平不平衡，主要體現(xiàn)在各地區(qū)、大中小檔案館差異明顯。因此，就整體而言，我國(guó)城建檔案信息化整體工作雖已啟動(dòng)，但是建設(shè)還處于初步發(fā)展階段，尚未形成建立健全的城建檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化多維立體化管理體系。

二、明確城建檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想和發(fā)展規(guī)劃

城建檔案信息化工作要以鄧小平理論和“三個(gè)代表”思想為指導(dǎo)，深入貫徹科學(xué)發(fā)展觀，堅(jiān)持“統(tǒng)籌規(guī)劃，國(guó)家主導(dǎo)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合建設(shè)；互聯(lián)互通，資源共享”的指導(dǎo)方針，立足現(xiàn)實(shí)，著眼未來(lái)，服務(wù)社會(huì)需求，以信息化提高創(chuàng)新能力，促進(jìn)我國(guó)城建檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。第一，把城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)納入全國(guó)建設(shè)事業(yè)的信息化建設(shè)和各地城市信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)的總格局中。實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化與本省市信息化建設(shè)工作同步、協(xié)調(diào)發(fā)展。第二，以為城市建設(shè)事業(yè)發(fā)展和人民群眾提供有效的城建檔案信息服務(wù)為宗旨，以數(shù)字化城建檔案館建設(shè)為方向，以城建檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為基礎(chǔ)，以信息資源建設(shè)為核心，以信息化人才隊(duì)伍為保障。第三，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)為重點(diǎn)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、檢索自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化。充分重視應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)和信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，推動(dòng)城建檔案信息化建設(shè)工作健康、持續(xù)、快速發(fā)展。第四，統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局，分步實(shí)施。處理好信息化建設(shè)中宏觀與微觀、速度與效益、市場(chǎng)導(dǎo)向與政府管制、開(kāi)放與安全相互促進(jìn)、協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)系。

三、加快城建檔案的數(shù)字化建設(shè)

數(shù)字城建檔案館是城建檔案管理技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等結(jié)合的產(chǎn)物，代表著城建檔案事業(yè)的發(fā)展方向，也是城建檔案信息化的表現(xiàn)形式。各地應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字城建檔案信息的積累工作，并提高對(duì)數(shù)字化檔案信息的利用程度。

第一，城建檔案館應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要和經(jīng)濟(jì)能力，采取全部館藏檔案數(shù)字化方式，把現(xiàn)有的實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源，積極、務(wù)實(shí)地推進(jìn)城建檔案館館藏檔案數(shù)字化工作。一方面應(yīng)積極開(kāi)展電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法研究，制訂電子城建檔案管理辦法。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)電子文件歸檔管理，加大對(duì)電子城建檔案的接收力度，從源頭上解決檔案數(shù)字化問(wèn)題，并充分利用電子城建檔案的優(yōu)勢(shì)，變檔案為信息，做好利用服務(wù)。

第二，由于城建檔案自身的特性，信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)采用GIS軟件，建立GIS數(shù)據(jù)庫(kù)，以便城建數(shù)據(jù)的管理、查詢、檢索，數(shù)據(jù)的進(jìn)一步提取、加工以及信息的輸出。信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的信息主體應(yīng)該包括城建檔案和城建資料的內(nèi)容信息和二次信息并與建設(shè)項(xiàng)目空間位置信息組合成一個(gè)連續(xù)的空間數(shù)據(jù)庫(kù)，背景數(shù)據(jù)庫(kù)是城市基本比例尺地形圖，以保證與城市其他系統(tǒng)具有相同的地理位置定位系統(tǒng)。數(shù)據(jù)的種類應(yīng)包括城市規(guī)劃、城市建筑、城市勘測(cè)、市政公用設(shè)施、地下綜合管線、城市園林綠化、環(huán)保、地名等數(shù)據(jù)。

第三，構(gòu)建城建檔案特色數(shù)據(jù)庫(kù)，為城市建設(shè)和市民生活提供更多更好的專業(yè)信息和專業(yè)化服務(wù)。構(gòu)建具有專業(yè)特色的城建檔案基本數(shù)據(jù)庫(kù)，包括基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫(kù)、地下綜合管線數(shù)據(jù)庫(kù)、規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫(kù)、重要竣工項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、城市規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫(kù)、聲像資料數(shù)據(jù)庫(kù)等各種專題數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)發(fā)出各種有效的更適合實(shí)現(xiàn)利用需求的城建檔案信息資源，以提高城建檔案信息的專指性、效用度。

第四，信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)時(shí)間的積累過(guò)程，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)應(yīng)根據(jù)現(xiàn)實(shí)條件和需要從重點(diǎn)專題或重要數(shù)據(jù)種類做起，一邊建設(shè)一邊使用。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要遵從有關(guān)技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)有合理的結(jié)構(gòu)，便于維護(hù)更新，有較好的通用性、可加工性和可移植性。

四、加快城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

自建設(shè)部《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》頒布實(shí)施以來(lái)，各地城建檔案網(wǎng)站不斷興建和完善，社會(huì)各界從網(wǎng)絡(luò)上獲取越來(lái)越多的城建信息資料，從而解決了許多實(shí)際問(wèn)題，城建檔案資源共享的局面得以拓展。當(dāng)前，應(yīng)繼續(xù)加快城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。城建檔案信息化建設(shè)要納入政府電子政務(wù)建設(shè)的整體框架內(nèi)與電子政務(wù)同步建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)公文管理和城建檔案管理的規(guī)范化與一體化。要利用電子政務(wù)平臺(tái)，積極開(kāi)展城建檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，全面提高城建檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足社會(huì)各界對(duì)城建檔案利用的需求。第一，要按照建設(shè)規(guī)劃要求及政府電子政務(wù)建設(shè)的總格局，促進(jìn)將城建檔案信息化建設(shè)與政府電子政務(wù)建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。第二，要繼續(xù)加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)城建檔案館信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，`構(gòu)建城建檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。第三，繼續(xù)建設(shè)和完善城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)，以社會(huì)需求為導(dǎo)向，及時(shí)把整合加工后的城建檔案信息在網(wǎng)上發(fā)布，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，推動(dòng)城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展。

五、加強(qiáng)城建檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

城建檔案內(nèi)容的多樣性要求城建檔案工作者必須具有多方面的知識(shí)，既要有城市建設(shè)方面的知識(shí)，又要有檔案管理方面的知識(shí)，這就要求檔案工作人員必須不斷豐富自己的各種知識(shí)，加強(qiáng)全面學(xué)習(xí)。第一，加大教育培訓(xùn)工作力度。開(kāi)展多層次、多門類的檔案教育培訓(xùn)，根據(jù)實(shí)際情況，采取多種渠道，多種形式舉辦各種類型的培訓(xùn)班，建設(shè)一支開(kāi)拓進(jìn)取、知識(shí)和專業(yè)結(jié)構(gòu)合理，既懂業(yè)務(wù)又懂現(xiàn)代化技術(shù)的城建檔案干部隊(duì)伍。加強(qiáng)人才培養(yǎng)，不斷擴(kuò)大高級(jí)、中級(jí)職稱的人員比例。第二，組織業(yè)務(wù)交流，專題學(xué)術(shù)研討。舉辦多種形式的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等活動(dòng)，介紹先進(jìn)檔案管理方法、手段和應(yīng)用情況，提高領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的管理水平。第三，開(kāi)展建設(shè)領(lǐng)域檔案的調(diào)研工作，及時(shí)向政府主管部門提出合理化建議。第四，強(qiáng)化檔案相關(guān)學(xué)歷教育，重視繼續(xù)教育，提高職稱水平，搞好編研成果。第五，提高城建檔案管理人員的綜合素質(zhì)和道德修養(yǎng)。創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平，積極做好相關(guān)服務(wù)工作，做到熱情接待，優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

總之，為了更好地實(shí)現(xiàn)信息管理和服務(wù)功能，滿足城市建設(shè)發(fā)展的需要，我們必須加快城建檔案管理信息化建設(shè)的步伐，促進(jìn)城建檔案現(xiàn)代化的早日實(shí)現(xiàn)。

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[責(zé)任編輯 柯 黎]

收稿日期：2012-05-03

作者簡(jiǎn)介：李倩（1985-），女，四川綿陽(yáng)人，辦公室副主任，助理館員，從事檔案管理研究。