對(duì)醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案管理的思考

摘 要：隨著醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展，審計(jì)的領(lǐng)域越來(lái)越廣泛，審計(jì)的內(nèi)容更加豐富，同時(shí)，對(duì)內(nèi)部審計(jì)檔案的管理也提出更新、更高的要求。內(nèi)部審計(jì)檔案在醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作中的重要作用要求醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)從醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，就檔案管理中存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的對(duì)策措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；審計(jì)檔案；檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2012）17-0198-02

醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案是醫(yī)院內(nèi)審工作的重要組成部分，是審計(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，直接記載和反映了審計(jì)工作的全過(guò)程。審計(jì)檔案管理水平反映出醫(yī)院內(nèi)審業(yè)務(wù)工作的水平。近年來(lái)，我院內(nèi)部審計(jì)工作在醫(yī)院管理中的地位和作用日益提升，審計(jì)的領(lǐng)域同時(shí)擴(kuò)展到經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)、工程審計(jì)、采購(gòu)項(xiàng)目審計(jì)、招投標(biāo)審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)和其他專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)等領(lǐng)域，并從事后審計(jì)逐步轉(zhuǎn)向?yàn)槭虑?、事中審?jì)。這一變化對(duì)醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作提出了更新、更高的要求。本文從內(nèi)部審計(jì)檔案的重要作用出發(fā)，分析了醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀，并就檔案管理中存在的問(wèn)題提出了相應(yīng)的對(duì)策措施。

一、內(nèi)部審計(jì)檔案在醫(yī)院審計(jì)過(guò)程中的作用

內(nèi)部審計(jì)檔案是考查內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量、研究?jī)?nèi)部審計(jì)工作歷史的重要依據(jù)，建立完整而系統(tǒng)的醫(yī)院內(nèi)審檔案具有重要的作用，其作用主要表現(xiàn)在以下方面。

（一）為醫(yī)院內(nèi)部的連續(xù)審計(jì)提供資料

醫(yī)院內(nèi)審檔案包括醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作中的所有重要資料，它系統(tǒng)而完整地反映了醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)過(guò)程的基本情況。它可以作為審計(jì)工作結(jié)束后復(fù)核和備查的依據(jù)，也可以為有關(guān)部門(mén)和人員了解審計(jì)情況提供證明材料。醫(yī)院有些審計(jì)項(xiàng)目如經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、工程預(yù)結(jié)算項(xiàng)目審計(jì)等，連續(xù)性很強(qiáng)，為了縮短審計(jì)周期，審計(jì)人員可以充分利用以前年度的審計(jì)檔案作參考進(jìn)行審計(jì)，從而提高工作效率，起到事半功倍的作用。

（二）為提高醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量積累資料

目前，我國(guó)醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作的質(zhì)量還沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的水準(zhǔn)，需要進(jìn)一步提高和完善。通過(guò)建立醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案，可以比較系統(tǒng)地總結(jié)醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，不斷探索醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)律，為醫(yī)院的規(guī)范性管理創(chuàng)造條件。

（三）為醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)理論的研究提供素材。審計(jì)理論來(lái)源于審計(jì)實(shí)踐，而審計(jì)實(shí)踐的具體詳細(xì)記錄就體現(xiàn)在審計(jì)檔案中，因此，醫(yī)院內(nèi)審檔案所積累的各種案例資料，為醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì)學(xué)術(shù)理論研究提供了豐富的素材。

二、醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案的現(xiàn)狀分析

目前，醫(yī)院在履行內(nèi)部審計(jì)職能過(guò)程中，越來(lái)越強(qiáng)烈地意識(shí)到審計(jì)檔案管理工作的重要性。近幾年醫(yī)院在審計(jì)檔案管理工作中也作了較大的努力，但從總體上說(shuō)，醫(yī)院審計(jì)檔案的歸檔、管理工作還處于不完善狀態(tài)，還有一些方面不適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院管理的要求。

（一）目前我院內(nèi)部審計(jì)檔案管理的成效

1.內(nèi)審檔案管理工作較為規(guī)范

首先，檔案設(shè)施較為完善。我院所有本年度重要的審計(jì)工作資料先在審計(jì)部門(mén)留存，待年底由檔案員進(jìn)行分類(lèi)整理后將其送至院綜合檔案室進(jìn)行統(tǒng)一歸檔保存。綜合檔案室具備專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)地和必要的存檔器具，檔案保管規(guī)范，不易丟失、泄密。其次，審計(jì)處對(duì)日常內(nèi)審檔案工作做到細(xì)化管理。對(duì)所有需要審計(jì)的項(xiàng)目進(jìn)行登記，登記時(shí)間有送審時(shí)間、出報(bào)告時(shí)間、合同蓋章時(shí)間、領(lǐng)取時(shí)間及備注等。文件資料按照審計(jì)檔案準(zhǔn)則的要求收集、整理，在一定程度上保證了審計(jì)檔案質(zhì)量。

2.較為科學(xué)的審計(jì)檔案管理方法

我院定期組織兼職檔案員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)。檔案員在年底都要做好文書(shū)檔案整理及歸檔工作，具備檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，懂得檔案的基本操作流程。內(nèi)審檔案員在年底整理、查缺審計(jì)檔案，進(jìn)行排序、編碼，并將歸檔文件的目錄輸入院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的檔案管理部分，便于以后年度查閱。這樣，整理出來(lái)的審計(jì)檔案既能有效保管，又便于查找利用。

（二）目前我院內(nèi)部審計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度不完善

雖然我院近幾年在檔案管理工作中作出了較大的努力，但內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度尚未建立健全。

2.內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能有待進(jìn)一步提高

醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)不配有專(zhuān)職檔案員，均為兼職人員。所有的兼職檔案員都一身兼數(shù)職，各種工作多，能集中精力從事檔案管理工作的時(shí)間就相對(duì)較少，使文書(shū)檔案資料得不到及時(shí)整理歸檔。

3.審計(jì)檔案利用的效果不明顯

審計(jì)檔案具有憑證作用，在審計(jì)工作中，復(fù)審、查證的事情時(shí)有發(fā)生，所以審計(jì)檔案的憑證作用特別突出。隨著審計(jì)工作的作用日益顯現(xiàn)，審計(jì)檔案的數(shù)量也會(huì)與日俱增。同時(shí)，審計(jì)檔案案卷組成中蘊(yùn)藏著大量而重要的信息，因此，應(yīng)有計(jì)劃、有目的地對(duì)這些信息加以開(kāi)發(fā)和利用，為醫(yī)院的最高決策層服務(wù)。

三、加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案管理水平的對(duì)策

（一）建立健全內(nèi)部審計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

要做好審計(jì)檔案管理工作，必須根據(jù)《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作準(zhǔn)則》、《內(nèi)部審計(jì)檔案管理規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立內(nèi)審文件材料的立卷歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密?！秾徲?jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作準(zhǔn)則》和審計(jì)署6號(hào)令的相關(guān)規(guī)定，實(shí)行審計(jì)組責(zé)任制，由審計(jì)組長(zhǎng)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，按審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行收集，對(duì)所有審計(jì)工作底稿、取證材料、審計(jì)立項(xiàng)文件以及審計(jì)結(jié)論性文件進(jìn)行整理、鑒別和取舍，并按規(guī)定的類(lèi)別順序編目，裝訂成冊(cè)，做到“審結(jié)卷成”，并在規(guī)定期間內(nèi)將審計(jì)檔案移交檔案管理部門(mén)。

只有建立規(guī)范的管理制度，才能做到有章有循、有法可依。醫(yī)院必須結(jié)合內(nèi)部審計(jì)工作實(shí)際，完善內(nèi)部檔案管理工作的具體操作方法和標(biāo)準(zhǔn)，以促進(jìn)審計(jì)檔案工作的科學(xué)化、法制化。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)

審計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，又包括職業(yè)道德。作為審計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)，正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，審計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專(zhuān)業(yè)性、程序性、成套性、公正性等特點(diǎn)，作為一種專(zhuān)門(mén)檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專(zhuān)門(mén)檔案進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。這就要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理知識(shí)，還應(yīng)具備審計(jì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于審計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識(shí)，一方面，提高審計(jì)檔案管理意識(shí)和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)檔案的管理和監(jiān)督職能發(fā)揮更有效，以適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要。

（三）充分開(kāi)發(fā)審計(jì)檔案資源利用，更好的為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)

隨著信息公開(kāi)的日益透明，審計(jì)檔案管理方式應(yīng)當(dāng)從封閉、半封閉狀態(tài)，轉(zhuǎn)為向?yàn)椴块T(mén)單位的利用者開(kāi)放；審計(jì)檔案的資源利用應(yīng)當(dāng)從單一為審計(jì)業(yè)務(wù)工作服務(wù)，逐步向?yàn)楦骷?jí)領(lǐng)導(dǎo)宏觀調(diào)控和向?yàn)閷徲?jì)業(yè)務(wù)工作同步服務(wù)過(guò)渡。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)從單純的紙質(zhì)查閱利用審計(jì)檔案的方式，逐步轉(zhuǎn)向運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)利用審計(jì)檔案資源，并不斷總結(jié)審計(jì)檔案利用工作中的成功經(jīng)驗(yàn)使之及時(shí)推廣，從而使審計(jì)檔案的利用價(jià)值得到充分的發(fā)揮。醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作在規(guī)范醫(yī)院的各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益，改善經(jīng)營(yíng)管理，控制和降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，以及治理商業(yè)賄賂等方面發(fā)揮了重要作用，取得了明顯的成效，內(nèi)部審計(jì)可謂是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)門(mén)戶(hù)的守護(hù)神，內(nèi)部審計(jì)結(jié)果都將為醫(yī)院的最高領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，以促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。

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[責(zé)任編輯 李 可]

收稿日期：2012-04-21

作者簡(jiǎn)介：顧晨（1989-），女，江蘇南京人，助理審計(jì)師，從事醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作現(xiàn)狀及發(fā)展方略研究。