“換位思考”和“讀者中心”在商務(wù)寫作中的應(yīng)用

【摘 要】成功的商務(wù)交流中，關(guān)鍵點(diǎn)在于讓讀者感到自己是最重要的。為此，我們應(yīng)當(dāng)做到，在每個(gè)商務(wù)便簽，每封商務(wù)信函，每封商務(wù)郵件，每個(gè)商務(wù)電話及其他所有的商務(wù)聯(lián)系中，站在對方角度看問題，其實(shí)在感受的最重要的是讀者自己。

【關(guān)鍵詞】商務(wù)寫作；換位思考；對方；利益；表達(dá)；目標(biāo)

在大部分商務(wù)活動(dòng)中，雙方都有得有失。所以在商務(wù)信函的寫作中，注重對方的利益得失將很好的體現(xiàn)我們是從對方的角度考慮問題的，這樣對方就不會(huì)感到有威脅，能更好的做出反映，因?yàn)樗麄冇X得我們滿足了他們的需求。這就是you attitude的基本思想，即“你放態(tài)度”“換位思考”。

在成功的商務(wù)交流中，關(guān)鍵點(diǎn)在于讓讀者感到自己是最重要的。為此，我們應(yīng)當(dāng)做到，在每個(gè)商務(wù)便簽，每封商務(wù)信函，每封商務(wù)郵件，每個(gè)商務(wù)電話及其他所有的上午聯(lián)系中，咱在對方角度看問題，讓其實(shí)在感受的最終的是讀者自己。

而事實(shí)上，對方的重要性也是毋庸質(zhì)疑的。試想，如果沒有合作伙伴的努力工作，與我們一同完成每項(xiàng)項(xiàng)目，我們怎樣達(dá)成最終的目標(biāo)? 再試想，如果沒有消費(fèi)者和客戶，誰來購買我們的產(chǎn)品和服務(wù)呢？而且你可知道這樣一個(gè)真理：滿意的客戶將會(huì)向5個(gè)朋友宣傳我們，而不滿意的則會(huì)向10個(gè)朋友抱怨我們的缺點(diǎn)，試想，失去了這些客戶，我們那什么來維持公司運(yùn)轉(zhuǎn)，又那什么來養(yǎng)家糊口呢？

從對方的角度和利益出發(fā)，尊重貿(mào)易對象，可以使傳遞的信息更加友善，使溝通更具說服力、更專業(yè)且富有親和力和人情味，有益于樹立良好的商業(yè)信譽(yù)。

那么具體來說，我們要怎樣在商務(wù)寫作中做到換位思考，要注意哪些問題呢？本文將結(jié)合實(shí)例說明“換位思考”在商務(wù)寫作中的應(yīng)用。

總的來說，“換位思考”主要包括一下幾點(diǎn)：①從對方角度看待問題；②注重對方利益；③換位思考必須是積極的；④注意保護(hù)對方的自尊；⑤文字表達(dá)應(yīng)當(dāng)是欣賞而非貶低對方；⑥符合人的天性。

一、從對方角度看問題

（1）關(guān)注讀者接受的信息和我們能為他們做的，而非我們已經(jīng)做了的。不要完全回避“我”或“我們”的表達(dá)，但要注意弱化。

讀者對自己的興趣大過對我們公司的興趣，而這并不是一個(gè)弊端，相反，我們可以利用這一點(diǎn)。試想：如果你收到一家商店的信函，你會(huì)考慮自己的錢如何能使這家商店增加營業(yè)額或?qū)蓶|的吸引力么？當(dāng)然不會(huì)，作為一個(gè)消費(fèi)者，你只會(huì)考慮這家店的商品或服務(wù)能否幫你達(dá)到你的目的。

（2）在備忘錄或商務(wù)信函中，不要以“我”或“我們”開頭。

在商務(wù)信函中要做到換位思考的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)就是，不要以“我”或“我們”開頭。當(dāng)你這樣開頭時(shí)，你就是在告訴讀者他們不是最重要的人，而你們公司才是。這樣顯然不會(huì)博得好感。

二、注重對方利益（即對方如何從與我們的合作中獲利）

（1）在商務(wù)寫作中強(qiáng)調(diào)對方的利益，可以說服他們按我們的要求去做，可以告訴他們可以獲得怎樣的積極效益（經(jīng)濟(jì)上、心理上、身體上和精神上）

（2）除了哀悼的或恭賀之外，不要表達(dá)別的感受。我們可能認(rèn)為自己非常親密和禮貌，但是讀者的感受仍然是只關(guān)注“我”和“我們”。

三、換位思考必須是積極的

積極意味著告知對方我們能做什么而非做不到什么。在商務(wù)信函中，我們將說服對方我們深知我們能做什么并且擅長什么。我們要表現(xiàn)的堅(jiān)決和確定。

（1）注重我們能做到的。

（2）當(dāng)必須消極的時(shí)候，盡量將消極減到最低，注意用詞的巧妙委婉。

（3）關(guān)注可選項(xiàng)。如果要給出消極選項(xiàng)，應(yīng)同時(shí)給出可替換的選項(xiàng)。

四、換位思考注重保護(hù)讀者的自尊。

（1）當(dāng)對讀者做出批評時(shí)，避免使用“你”。而是使用多使用客觀表達(dá)和被動(dòng)語態(tài)來避免指責(zé)。關(guān)注如何解決問題，而非問題本身。

（2）當(dāng)限制對方的自由時(shí)，避免使用“你”，而是談?wù)搶Ψ剿鶎俚娜后w。

五、文字表達(dá)應(yīng)當(dāng)是欣賞而非貶低對方

（1）不能有侮辱性語言（就算出于無意）。

（2）不能暗示他們是在撒謊（就算你是委婉的表達(dá)的）。

（3）不要暗示他們在抱怨。

（4）避免責(zé)備他們。

（5）避免下達(dá)最后通牒。

六、符合人的天性

美國有位著名的教授，他在課上經(jīng)常說：作為買方，你可以用自己的語言，而作為賣方，你則需要使用對方的語言。如果我們要想對方按我們的想法去做，我們就應(yīng)當(dāng)使用他們的語言，以他們理解的方式，讓他們看到自己能在此中獲得什么利益。理解人的天性將有利于使的我們的信息更加人性化。

（1）人們是以自我為中心的。自我中心不以為著自私或自我，而是人們希望知道自己能從與我們的生意中獲得什么。當(dāng)人們受到信函時(shí)，他的問題是：這是什么和為什么是我。

（2）人們有自我防護(hù)意識(shí)。換而言之，人們對于承諾都是抱有懷疑態(tài)度的，他們會(huì)下意識(shí)的拒絕即使是最好的評價(jià)。他們認(rèn)為這些是人身攻擊，例如，學(xué)生有時(shí)就會(huì)將老師的批注認(rèn)為是對他的批評。

（3）人是不完美的。人們都會(huì)犯錯(cuò)，但是人們不喜歡他們的錯(cuò)誤被指出。我們應(yīng)當(dāng)注重如何解決問題。

（4）人們有具體的目標(biāo)。人的天性決定了人想知道自己能具體得到什么和會(huì)發(fā)生什么。嘗試回答每個(gè)問題、提供樣品、認(rèn)真給出對方具體的目標(biāo)。盡管有時(shí)給出的目錄會(huì)很繁瑣，但是因?yàn)閷Ψ叫枰@樣的信息。

（5）人們期待并理應(yīng)禮貌對待。想象一種大家都希望得到的服務(wù)：當(dāng)我們走進(jìn)一家商店，我們希望售貨員注意到我們，讓我們覺得自己的生意很重要，當(dāng)我們給別人發(fā)郵件或打電話時(shí)， 我們希望對方立即回復(fù)。

（6）人們需要他人肯定自己的成就。人們都知道日復(fù)一日工作的辛苦，但我們常常是聽到對自己工作的批評，而認(rèn)真工作卻沒能被肯定讓人氣餒。我們都需要被贊賞。