基于電子郵件的個人信息管理研究

〔摘要〕選取Google的Gmail郵箱為例，分析電子郵件中個人信息管理的3個主要應(yīng)用：任務(wù)管理、個人信息歸檔、聯(lián)系信息管理；并結(jié)合國外已有研究成果，分析總結(jié)出當(dāng)前電子郵件作為個人信息管理工具所面臨的問題和解決對策；同時，從電子郵件所面臨的新的挑戰(zhàn)、新的技術(shù)和新的改變這三方面來總結(jié)未來電子郵件在個人信息管理中的應(yīng)用前景。

〔關(guān)鍵詞〕個人信息管理；電子郵件；Gmail

〔中圖分類號〕G203 〔文獻(xiàn)標(biāo)識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821（2012）11-0159-04

1 研究現(xiàn)狀

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，個人的信息正呈現(xiàn)海量增長的趨勢，有關(guān)個人信息管理（Personal Information Management，簡稱PIM）的話題越來越受到重視。電子郵件作為個人工作生活中一個非常重要的計算機(jī)應(yīng)用，有關(guān)其個人信息管理方面的研究是迫切且非常必要的。目前，國外有關(guān)電子郵件的個人信息管理的研究主要體現(xiàn)在兩個領(lǐng)域[1]。一是電子郵件使用的經(jīng)驗研究。如文件歸檔[2]（Balter，Whittaker Sydner）、任務(wù)管理[3]（Bellotti等）、分類（Bellotti，Ducheneaut，Howard Smith）、聯(lián)系信息管理[4]（Whittaker等）、半結(jié)構(gòu)化消息傳送[5]（Mackay等）、以及個體差異[6]（Gwidzka，Whittaker Sydner）。二是新系統(tǒng)的設(shè)計。設(shè)計方法有多種。如Bellotti和Whitaker等提出為任務(wù)提供直接支持來解決任務(wù)管理問題或Rohall等提出的為發(fā)現(xiàn)收件箱郵件的相關(guān)性提供可視化線索[7]；Borenstein等將電子郵件視為一個工作流程[8]；其他解決分類問題的如Segal和Kephart指出運(yùn)用機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)來對收件箱消息進(jìn)行分類，或者可以根據(jù)收件箱中消息的重要性進(jìn)行分類[9]；也有人嘗試設(shè)計電子郵件交互來反映不同的認(rèn)知風(fēng)格或活動水平，如Gwidzka；Fisher和Dourish建議將以人為中心的社會化界面在電子郵件中使用[10]；此外，另外一個重要潛在研究趨勢是建立在搜索基礎(chǔ)上的郵件客戶端，如谷歌的Gmail。

本文主要以Gmail郵箱為例，來闡述電子郵件中個人信息管理的應(yīng)用情況。Gmail郵箱是google開發(fā)的一款免費(fèi)的電子郵件服務(wù)軟件，具有技術(shù)先進(jìn)、存儲空間大、功能獨(dú)特齊全、服務(wù)人性化且用戶龐大等特點(diǎn)，因而采用Gmail郵箱作為例子具有一定的代表性。

2 電子郵件中PIM的應(yīng)用

電子郵件是目前最成功和最常用的計算機(jī)應(yīng)用軟件。對許多人來說，工作是人與人之間的互動而不是單獨(dú)完成的，而電子郵件是工作中傳遞信息的主要媒介，大多數(shù)人表示每天會花費(fèi)大量的時間在電子郵件上。電子郵件的媒介作用主要體現(xiàn)在它是作為傳遞不同類型信息的渠道，這些信息包括文件、聯(lián)系信息、日程信息等，電子郵件的這種媒介功能也使得很多人將其運(yùn)用于個人信息管理當(dāng)中，人們將電子郵件的收件箱作為待辦事項列表來管理當(dāng)前任務(wù)，將電子郵件文件夾作為一個知識庫來對信息存檔，運(yùn)用電子郵件地址薄來尋找聯(lián)系信息，甚至利用電子郵件來計劃和制定日程約會。具體來說，電子郵件中個人信息管理的應(yīng)用主要體現(xiàn)在3個方面：任務(wù)管理、個人信息存檔、聯(lián)系信息管理[11]。