企業(yè)檔案工作面臨的問題與對策

摘 要:目前，各企業(yè)都非常關(guān)注如何通過加強(qiáng)檔案管理來促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。檔案管理是對企業(yè)在生產(chǎn)、服務(wù)中產(chǎn)生的重要信息的記錄，以便日后為企業(yè)的發(fā)展提供可參考的數(shù)據(jù)。本文將針對企業(yè)檔案管理工作中面臨的問題進(jìn)行分析，并相應(yīng)的提出改善的建議。

關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案 重視程度 職業(yè)道德

中圖分類號:F239文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1674-098X(2012)07(a)-0239-01

1 企業(yè)檔案工作存在的問題

1.1 重視程度不夠

作為企業(yè)管理工作的基本組成部分，檔案工作對企業(yè)各項(xiàng)工作的展開都有著非常關(guān)鍵的意義。對檔案信息資源的充分利用能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是，在我國大部分企業(yè)還沒有充分認(rèn)識到檔案的重要性，只重視眼前的利益，導(dǎo)致了檔案工作長期處于只“進(jìn)”不“出”的狀態(tài)，即只對過往信息做記錄，卻未能使信息得到再次的利用。所以企業(yè)員工對檔案利用效益的相關(guān)了解非常少，而且因?yàn)橹匾暢潭炔粔?，而?dǎo)致檔案信息資源未能充分開發(fā)，利用率極低，沒有給企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展提供間接的幫助。

1.2 管理制度不健全

很多企業(yè)的檔案管理制度不夠健全，例如，收集、保管、借閱等條款不明確;或者有些企業(yè)盡管建立了一些管理制度，卻流于形式未能真正實(shí)施。例如，檔案管理人員不能完全負(fù)起責(zé)任，造成不能將資料完全收集而部分丟失，或者文件整理不及時(shí)而堆積如山，對于借出的資料未能履行相關(guān)手續(xù)有借無還而導(dǎo)致文件丟失，甚至有人趁機(jī)私自涂改文字或數(shù)據(jù)。這些行為都給企業(yè)檔案的真實(shí)性和使用價(jià)值造成了嚴(yán)重的損害。

1.3 保密性重視程度不夠

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，越來越多的高精尖技術(shù)被運(yùn)用到企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中。現(xiàn)代企業(yè)的商務(wù)活動(dòng)中形成的“課題成果報(bào)告”，“談判合同”等等，都是企業(yè)發(fā)展中極為機(jī)密的內(nèi)容，涉及企業(yè)的商業(yè)安全，會對企業(yè)的生存與發(fā)展產(chǎn)生非常嚴(yán)重的影響。如果不能給予這些檔案充分的重視，一旦丟失或泄漏都會造成不可想象的后果。當(dāng)今社會，因?yàn)槠髽I(yè)檔案的保密工作不到位，以及個(gè)別人員由于經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使，泄漏了企業(yè)核心機(jī)密，而造成不正當(dāng)?shù)男袠I(yè)競爭而帶來巨大經(jīng)濟(jì)損失的案件比比皆是。

1.4 投入經(jīng)費(fèi)不足

近幾年，隨著科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越多的被應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中，而且管理手段也愈加先進(jìn)。然而將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用于檔案管理的企業(yè)卻少之又少，大部分企業(yè)還沿用傳統(tǒng)的信息記錄模式，即手工采集、檢索，這種方式收集的信息量少，而且不利于檔案的分類、歸檔以及后期的利用和開發(fā)。企業(yè)的檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)，檔案柜陳舊，用于保管檔案的基本設(shè)施老化，這些都是由于企業(yè)不夠重視，投入經(jīng)費(fèi)不足造成的。

1.5 管理分散

有些企業(yè)并沒有單獨(dú)設(shè)置檔案管理部門，而是將其作為附屬安排在其它部門，配有專人負(fù)責(zé)管理?；蛘哂行┢髽I(yè)雖然設(shè)置了獨(dú)立的部門，但是又將不同類型的文件劃歸到不同專業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，例如文書檔案工作由行政辦主任領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)檔案由總工負(fù)責(zé)等等。這種分散式的管理方法嚴(yán)重影響了檔案的有效利用，必將導(dǎo)致建檔標(biāo)準(zhǔn)不能統(tǒng)一，檔案綜合查詢、信息對比更是難以實(shí)現(xiàn)。

2 做好企業(yè)檔案工作的對策

2.1 提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性的認(rèn)識

要使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到檔案工作對企業(yè)發(fā)展的重大促進(jìn)作用，提高做好企業(yè)檔案管理工作的責(zé)任感。不斷明確做好檔案工作不僅是檔案管理部門的工作更是各級領(lǐng)導(dǎo)的義務(wù)，要使頭腦與決策與時(shí)俱進(jìn)，努力做好企業(yè)檔案的管理工作，通過現(xiàn)代化的手段，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

2.2 做好檔案信息資源的開發(fā)工作

要充分利用檔案信息的資源為企業(yè)的發(fā)展更好的提供服務(wù)，這是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的根本途徑。在信息社會背景下，市場競爭日益激烈，能否充分利用檔案信息對企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的意義。通過諸多資料顯示，能夠?qū)n案信息資源充分開發(fā)并利用的企業(yè)，必然會對企業(yè)的發(fā)展有極大的促進(jìn)作用，從而引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的高度重視，加大對其的資金投入，使檔案管理工作更加完善。因此，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢，并充分利用信息資源，為企業(yè)獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益做出貢獻(xiàn)。

2.3 做好檔案的保管

提高檔案的保管質(zhì)量，才能為企業(yè)員工提供更加準(zhǔn)確、完整的資料，這就要求檔案管理人員熟悉資料庫的情況，而且要與各部門保持良好的聯(lián)系，了解各部門對于資料的不同需求。為了便于管理，檔案室的工作人員可以編制必要的卡片、目錄、索引等工具以及相關(guān)的參考資料，明確尚未劃定保管期限的案卷的保管期限;要重新劃定以及超過保管期限案卷的分期，及時(shí)銷毀以及沒有保存意義的檔案。檔案的保管工作必須做到絕對安全、而且要嚴(yán)加保密，所以歸檔的文件材料都要保證書寫材料優(yōu)良，字跡工整，嚴(yán)禁使用鉛筆或圓珠筆等書寫或復(fù)印檔案文件。一般性的歸檔文件通常只保存一份，而經(jīng)常使用或非常重要的文件則應(yīng)多歸檔一份或多份。歸檔時(shí)間，通常來說是在完成一個(gè)項(xiàng)目之后，進(jìn)行一次歸檔。而這要根據(jù)實(shí)際情況來區(qū)別對待，有時(shí)也會分期、分批歸檔。檔案室的門窗要堅(jiān)固，而且室內(nèi)要保持適當(dāng)?shù)臏囟扰c濕度，同時(shí)做好防火、防盜、防蟲等工作。應(yīng)經(jīng)常檢查檔案的保管情況，對出現(xiàn)破損、殘缺等情況的檔案，要及時(shí)設(shè)法補(bǔ)救，如果不能自行解決，要上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。

2.4 增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)工作積極性

相較于其它部門的工作，檔案工作比較枯燥，特別是工作方式非常單調(diào)，因此工作人員極易產(chǎn)生倦怠的情緒，更何談如何主動(dòng)、超前的服務(wù)于企業(yè)和社會。而不能提高好的服務(wù)，必將導(dǎo)致檔案管理工作失去生存的活力，所以，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)努力改善這種局面，使檔案部門從“守株待兔”發(fā)展成為開拓者，形成檔案工作由事后收集轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新局面。這就需要檔案管理工作適當(dāng)?shù)囊敫偁帣C(jī)制，改變過去人們心中檔案管理工作是“鐵飯碗”的觀念，積極推行全員聘任和體制，在現(xiàn)有的工作人員當(dāng)中個(gè)行程公平競爭、末位淘汰的競爭機(jī)制，能者上庸者下，只有這樣才能使工作人員產(chǎn)生危機(jī)意識，更加清楚的認(rèn)識到自己的工作成績與崗位之間的重要聯(lián)系，從而充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，最大程度的激發(fā)個(gè)人潛力，使檔案管理工作充滿活力，為企業(yè)的發(fā)展提供更多的信息資源。

3 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)綜合性的工作，它集專業(yè)性、服務(wù)性、保密性以及管理型于一身，是企業(yè)管理工作的重要分支。檔案管理在企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)中有著非常關(guān)鍵的意義，能否充分的將檔案信息運(yùn)用到企業(yè)管理當(dāng)中，對企業(yè)的生存與發(fā)展有著決定性的作用。因此，各企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分意識到做好檔案管理工作的重要性，同時(shí)要結(jié)合檔案管理工作的特殊性，加強(qiáng)對檔案工作人員的培訓(xùn)并加強(qiáng)職業(yè)道德素養(yǎng)，要不斷創(chuàng)新的活力。只要各企業(yè)能夠在檔案管理工作中做到這些，那么就能在激烈的市場競爭中取得更多的優(yōu)勢。

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