淺談如何加強(qiáng)文秘人員與文檔管理工作的一體化

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，更多的機(jī)關(guān)建立起了自己的文檔管理，對機(jī)關(guān)文秘和文檔工作的管理提出了更高的要求。辦公室文秘人員不僅負(fù)責(zé)為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，而且還負(fù)責(zé)文案的管理，作為一名文秘人員，怎么樣更好的處理好平常的工作和文檔管理，使得文秘人員與文檔的管理工作一體化是值得思考的問題。

關(guān)鍵詞：文秘人員 文檔管理 工作 關(guān)系

對于一名文秘人員來說，文檔的管理是一項(xiàng)看似簡單，但是牽涉內(nèi)容極深的重大工作。一個(gè)文秘人員如何做好文檔的管理工作是目前的一個(gè)難題，做好文秘工作是搞好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，是加強(qiáng)文秘人員與文檔管理工作的關(guān)鍵。

1、文秘工作和文書檔案管理工作的關(guān)系。

文秘工作與文書檔案管理工作既是緊密聯(lián)系的，又是相互獨(dú)立的。在日常工作中，作為文秘工作人員，需要處理大量的文字工作，從而就需要對這些文檔進(jìn)行歸檔管理，要做好檔案工作，就得從公文抓起，高質(zhì)量的檔案管理來自高質(zhì)量的公文，高水平的文書檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上的。只有正確處理好各層次的關(guān)系，才能做好的處理文秘工作和文書檔案管理工作的關(guān)系，有利于工作的開展。

2、具備良好的文化素養(yǎng)是文秘人員做好文檔管理的先決條件。

要做好文檔管理，首先文秘人員要具備良好的文化素養(yǎng)。具體體現(xiàn)在以下兩個(gè)問題。

2.1做好會(huì)議、電話的記錄以及重要指示的總結(jié)抄寫等。第一、文秘人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助理，要做好會(huì)議、電話等記錄，并對上級的精神指示進(jìn)行分類總結(jié)，進(jìn)而向各個(gè)部門傳達(dá)，使會(huì)議以及領(lǐng)導(dǎo)的指示盡快落實(shí)到各個(gè)部門和機(jī)關(guān)，加快政策的實(shí)施速度，提高辦事效率。第二，文稿的模擬和起草。在各個(gè)機(jī)關(guān)中，文稿的模擬和起草是機(jī)關(guān)中不可或缺的一部分。在此過程中，常常會(huì)出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)親自動(dòng)手進(jìn)行編寫，秘書進(jìn)行后期的內(nèi)容整理工作。有的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行口頭的闡述，要求秘書進(jìn)行撰寫。第三，配合協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)工作。主要表現(xiàn)工作中領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行問題的主導(dǎo)，抓問題的重要環(huán)節(jié)，具體的一些工作一般都有文秘進(jìn)行完成。

2.2文秘人員具備文檔管理的要求。作為一個(gè)文秘的人員是否能夠科學(xué)的、合理的進(jìn)行文檔管理是很重要的，而且做好文檔的管理工作是確保整個(gè)中心工作正常運(yùn)行的關(guān)鍵，目前機(jī)關(guān)的檔案管理工作一般都是機(jī)關(guān)的辦公部門進(jìn)行管理，而且這些資料一般存放在管理室內(nèi)，其中主要存放有公司的人事資料和檔案，為工作中的需求提供了豐富的參考資料，因此，這項(xiàng)工作不單單是管理工作，更重要的是需要文秘人員的素養(yǎng)和能力，只有這些作為前提，具備一定的管理能力才能夠進(jìn)行這項(xiàng)工作。

3、文秘工作者進(jìn)行文檔管理的實(shí)施措施。

從今后的發(fā)展趨勢看，“文檔一體化”管理是機(jī)關(guān)檔案管理工作的大勢所趨。因此，要建立規(guī)范的“文檔一體化”管理模式，從多角度、多層次地為整個(gè)社會(huì)提供檔案內(nèi)容，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)，必須做好以下幾方面工作。

3.1 強(qiáng)化“文檔一體化”管理意識。文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作，作為文秘人員必須有較強(qiáng)的文書檔案意識，及時(shí)對文檔資料進(jìn)行總結(jié)和歸檔，時(shí)刻提醒自己每天應(yīng)該做的事情，強(qiáng)化自我意識。

3.2 強(qiáng)化“全過程管理”工作，樹立質(zhì)量意識。不論文秘工作，還是文書檔案工作，首選要理順管理體制，建立完善組織機(jī)構(gòu)，建立一支優(yōu)秀的工作隊(duì)伍。每個(gè)環(huán)節(jié)的每個(gè)工作人員都要確立質(zhì)量第一的觀念，明確各自責(zé)任，這是“全過程管理”的前提。

3.3 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)?！拔臋n一體化”必須依靠文書、檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化才能形成。不僅如此，“文檔一體化”建設(shè)不應(yīng)只限制在傳統(tǒng)的文書檔案部門，還應(yīng)擴(kuò)展到各種職能部門產(chǎn)生的各種不同門類、不同載體的檔案領(lǐng)域，從而使各類文件管理系統(tǒng)都能與檔案管理系統(tǒng)通過接口緊密銜接，充分發(fā)揮“一體化”數(shù)據(jù)共享優(yōu)勢。

3.4 加強(qiáng)職業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)。對于一些機(jī)關(guān)來說，公司的檔案管理是一個(gè)文秘不能勝任的，需要一定的團(tuán)隊(duì)來進(jìn)行管理的，但是大多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)并不引起重視，而是讓一個(gè)沒有文檔管理的文秘工作擔(dān)任，這樣一來造成管理混亂和工作效率大大降低，因此，加強(qiáng)文檔管理人員的隊(duì)伍建設(shè)是檔案管理工作中重要的任務(wù)。

3.5 強(qiáng)化文秘部門文書立卷工作。文書立卷是文書處理工作的一個(gè)重要組成部分，是條理化、系統(tǒng)化和安全保管文件的必要措施，也是文件運(yùn)轉(zhuǎn)處理的終點(diǎn)與歸宿。文書立卷的關(guān)鍵是要有計(jì)劃地做好平時(shí)積累，并進(jìn)行分門別類的管理，這樣既方便平時(shí)查閱，又有利于年終立卷，并能保證文件材料的完整性。

3.6 做好協(xié)調(diào)管理。在文秘進(jìn)行文秘工作和文檔管理的工作中經(jīng)常出現(xiàn)問題交織的情況發(fā)生，導(dǎo)致整個(gè)工作無法正常進(jìn)行。因此，文秘工作人員需要做好本職工作之外，協(xié)調(diào)好文檔管理的工作，一般做好協(xié)調(diào)管理不僅僅限于這兩方面工作，還需要做好部門協(xié)調(diào)、人事協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)等方面的工作。

3.7 加強(qiáng)電子政務(wù)和信息化化建設(shè)。只有規(guī)范文秘工作和文檔的管理，使兩者有機(jī)的結(jié)合在一起，依靠現(xiàn)代化的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，盡快建立電子政務(wù)系統(tǒng)，按照國家相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)建立電子文檔管理系統(tǒng)，在辦公自動(dòng)化的建設(shè)中，有機(jī)的將文檔管理與電子政務(wù)系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合在一起。通過現(xiàn)代化的手段，在確保電子公文高效、安全運(yùn)行的同時(shí)，減少人工量，提高工作效率，避免重復(fù)作業(yè)。

4、結(jié)束語

文秘工作與文書檔案管理工作既是緊密聯(lián)系的，又是相互獨(dú)立的。只有充分了解文秘人員與文檔管理工作的關(guān)系，從多方面采取措施，才能加強(qiáng)文秘人員與文檔管理的一體化。

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