新時期如何做好文秘工作

摘 要：新時期做好文秘工作是服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)的需要，是實踐科學(xué)發(fā)展觀重要思想的需要，是領(lǐng)導(dǎo)把握大局、提高科學(xué)決策水平的需要。為此，文秘人員要站在講政治、顧大局的高度，以全新的視角對待秘書工作，積極順應(yīng)時代發(fā)展的要求，順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，高標(biāo)準(zhǔn)做好本職工作。

關(guān)鍵詞：新時候；文秘工作；素質(zhì)；修養(yǎng)；方法

辦公室是一個單位的軸心運轉(zhuǎn)部門，它的效率直接關(guān)系到整個單位工作效率的好壞，工作目標(biāo)的實現(xiàn)。在新的形勢下，辦公室的工作不僅是文件分發(fā)、會議通知、檔案管理、協(xié)調(diào)工作等事務(wù)，更應(yīng)該從系統(tǒng)的角度、科學(xué)的深度全面理解和落實辦公室的工作。而文秘工作則是辦公室工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是一個單位的喉舌，是一個單位履行行政職能的重中之重。新形勢下如何做好文秘工作，是值得每個從事文秘工作或即將從事文秘工作的人員深思。

一、充分認(rèn)識文秘崗位的性質(zhì)

現(xiàn)代文秘工作具有自身的特點，具有鮮明的服務(wù)性、政治性、、從屬性和綜合性。①文秘工作的服務(wù)性。它的一項重要職能就是直接為領(lǐng)導(dǎo)班子、領(lǐng)導(dǎo)成員、各部門和干部職工服務(wù)。是一個承上啟下、上傳下達(dá)的信息樞紐，在單位中具有舉足輕重的服務(wù)地位。②文秘工作的政治性。文秘工作在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)貫徹黨和國家的路線、方針、政策等方面負(fù)有重要的責(zé)任，稍有疏忽就可能給工作造成重大損失，因為文秘工作具有較強的政治性。③文秘工作的從屬性。它是從屬于領(lǐng)導(dǎo)工作的一部分，是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，保證領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)人員順利進(jìn)行工作的。它不能自身獨立存在，因而具有從屬性。④文秘工作的綜合性。它不同于一個主管人員或一個業(yè)務(wù)員，其工作范圍較廣，諸如文書處理、會務(wù)工作、來訪接待、文件傳閱、檔案管理甚至打印、傳真、網(wǎng)上傳遞信息等工作，都是由文秘人員承擔(dān)。同時，領(lǐng)導(dǎo)的指示、各部門的匯報、請示材料，都由文秘人員來匯集、掌握、處理。這種多方面工作和信息的組合，體現(xiàn)了文秘工作的綜合性。

二、新形勢下文秘工作者應(yīng)具備的素質(zhì)

新形勢下的文秘工作者應(yīng)該具有自身的素質(zhì)，具有精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)、良好的個人修養(yǎng)。能在新形勢下做好本職工作。

2.1 精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著社會、經(jīng)濟的飛速發(fā)展和市場化運作的不斷深入，迫切需要一崗多能的“高層次、復(fù)合型人才”。文秘工作者必須適應(yīng)改革與發(fā)展的需要，努力做到既能作文辦事又會出謀劃策，既注重發(fā)揮助手作用又注重發(fā)揮參謀作用。首先寫作能力要旺盛。文字水平，是一個文秘人員素質(zhì)的綜合反映，是從事秘書工作的最基本要求。一篇規(guī)劃、報告、總結(jié)的好壞，直接影響到工作的順利實現(xiàn)。因而用詞要準(zhǔn)確，邏輯性要強，結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)，謀篇布局要有新意、有特色，跟得上時代的步伐。二是語言表達(dá)能力要準(zhǔn)確。有人認(rèn)為，搞文秘工作主要是靠腦的思維、靠手的操作，而與“說”沒什么關(guān)系。我認(rèn)為無論是對來自基層的反映、群眾的

呼聲，還是在接受任務(wù)時，都要充分聽取要求和主張，準(zhǔn)確理解和把握意圖，這時，“嘴”就大顯神通，它既可以直接陳述，也可拋磚引玉；既可以旁征博引，也可解疑釋惑，直擊主題，具有面對面的情感交流。三是協(xié)調(diào)溝通能力要強。向上級、向下級、向左右橫向、對外、對內(nèi)協(xié)調(diào)溝通的技巧非常重要，在展示個人氣質(zhì)與魅力方面既要有獨到的一面又不能咄咄逼人，構(gòu)筑出一個良好的工作氛圍。好的工作氛圍它可以幫人少走彎路，提高辦事效率，提高工作質(zhì)量。四是自覺學(xué)習(xí)性要高。文秘人員必須不斷吸取、更新、充實知識，準(zhǔn)確運用新名詞、新術(shù)語，熟練操作各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備，適應(yīng)辦公無紙化的要求。五是處理各種問題要多謀果斷。對待問題要能多方面思考，處理問題時候要果斷。

2.2 良好的個人修養(yǎng)

文秘人員應(yīng)該具備良好的個人修養(yǎng)，對組織、對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、對黨、對人民負(fù)責(zé)。首選要求文秘人員具有無私的奉獻(xiàn)精神，文秘人員經(jīng)常擬稿，卻不能署名，也不拿稿費；辛勤工作，有時得不到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，得不到同事的支持、諒解，甚至還要挨批評。這就要求文秘人員能任勞任怨，不為名，不為利，甘當(dāng)無名英雄。二是要具有謙虛謹(jǐn)慎的態(tài)度。

文秘人員常在領(lǐng)導(dǎo)身邊，有機會受組織和領(lǐng)導(dǎo)委托，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示、檢查工作、聽取匯報等。三是嚴(yán)格謹(jǐn)慎的保密作風(fēng)。文秘人員接觸機密文件多，參加重要會議多，參與領(lǐng)導(dǎo)聚會多，因此，嚴(yán)守機密已成為衡量秘書職業(yè)道德的重要水準(zhǔn)。文秘人員對所保管的文件、資料應(yīng)嚴(yán)格、規(guī)范管理，按規(guī)定程序?qū)ξ募嵭泻炇铡鏖?、清退、歸檔、銷毀。文秘人員在離崗、離職前必須將掌握的工作資料和涉密文件完好歸檔，在有他人監(jiān)督下列出移交清單，移交給下任文秘人員，以確保文件、資料的延續(xù)性和保密性。

三、樹立正確的工作方法

文秘人員應(yīng)該樹立正確的工作方法，在職能范圍內(nèi)，將各方面文件、資料分類匯總歸檔，為各部門及時、準(zhǔn)確無誤的提供資料，為各部門工作協(xié)調(diào)發(fā)展提供依據(jù)，減少推諉扯皮現(xiàn)象。文秘人員處在一個非常特殊的位置，既要直接面對群眾，又承擔(dān)著執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意旨，是一個單位的窗口，是領(lǐng)導(dǎo)與群眾、與友鄰單位聯(lián)系的主要渠道，因而必須熱心、細(xì)心、耐心做好聯(lián)絡(luò)工作，確保信息的暢通，上下情況的傳達(dá)，問題和工作的落實。

四、結(jié)束語

新時期做好文秘工作是服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)的需要，是實踐科學(xué)發(fā)展觀重要思想的需要，是領(lǐng)導(dǎo)把握大局、提高科學(xué)決策水平的需要。為此，文秘人員要站在講政治、顧大局的高度，以全新的視角對待秘書工作，積極順應(yīng)時代發(fā)展的要求，順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，高標(biāo)準(zhǔn)做好本職工作。

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