關于學校辦公室如何做好工作的再思考

摘 要：辦公室作為一個綜合協(xié)調(diào)管理部門，處于聯(lián)系領導與各部門、上下級單位之間的樞紐位置，起著下情上達、上情下達、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁作用，也是成為學校對外的窗口，因此如何做好辦公室工作，這直接關系到學校的形象和聲譽，有待我們進一步進行思考。

關鍵詞： 辦公室；服務意識；責任意識

作者簡介：范新景（1979—），河南省新鄉(xiāng)人，河南科技學院，研究方向：漢語言文學。

[中圖分類號]：G472.2 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002—2139（2012）—18—0—01

作為學校的辦公室，要負責學校的綜合管理工作，維護學校正常的教學、辦公和生活秩序；要當好領導的參謀和助手，發(fā)揮智囊團的作用，做好政務性、業(yè)務性和事務性工作。辦公室在做好日常工作的同時，精心籌劃，周密部署，盡心盡力組織好每一次會議，協(xié)調(diào)好每一次活動，安排好每一次接待，及時做到上情下達和下情上達、溝通協(xié)調(diào)、檢查督辦，做到大事不誤，小事不漏，以較強的服務理念增強辦公室全體成員的凝聚力，發(fā)揮辦公室的樞紐作用、橋梁作用、助手作用、參謀作用、信息作用、協(xié)調(diào)作用、“窗口”作用、督查作用等，為學校的發(fā)展提供有力保障。那么，就如何進一步做好辦公室工作，有以下幾點思路：

（一）增強服務意識，進一步提高辦公室業(yè)務工作水平

辦公室工作瑣碎，要堅持以做好每一項工作為前提，突破辦公室工作中“按部就班”的傳統(tǒng)思維，認真做好辦公室的重點工作，高標準、高質量、高水平、高效率地完成各項工作任務。

1、參謀輔助力求抓住關鍵。積極按照學校的工作部署，圍繞中心工作，密切關注和把握學校的工作重點，前瞻思考，超前謀略，盡力發(fā)揮參謀輔助作用，為領導班子決策、部署、推進各項工作提供富有實效的意見建議。同時，也要加強黨風廉政建設，認真履行崗位職責，從嚴要求，從優(yōu)服務。做到：堂堂正正做人，清清白白從業(yè)，勤勤懇懇辦事，踏踏實實奉獻。

2、辦文辦會力求精練。對待文書工作，嚴格把好行文關、會簽關、文字關和格式關，做好文書的收文、發(fā)文工作，切實提高公文質量；建立健全各項工作責任機制，不斷提升辦公室人員的寫作能力；認真做好各項會議的會務籌備工作，力求達到會議目的，收到實際效果。力爭做到：張嘴能說，提筆能寫，有事能辦，無事能思。

3、溝通協(xié)調(diào)力求服務大局。在溝通協(xié)調(diào)時堅持調(diào)查研究，服從全局，協(xié)調(diào)工作中平等待人，注意分清協(xié)調(diào)對象的層次，把握好目標適度，例如，行動協(xié)調(diào)應該以系統(tǒng)正常運轉為目標，而沒有必要所示百分之百的同步；關系協(xié)調(diào)應以工作上互相不扯皮為目標，而沒有必要非要達到感上和諧親密；協(xié)調(diào)應以基本公平為目標，而沒有必要達到絕對平均或者各方絕對滿意。要從原來的“領導交辦、辦就辦好”的思維方式向“怎樣去辦、怎樣辦好”的方式轉變。做到：調(diào)研圍繞中心轉，協(xié)調(diào)圍繞領導轉，服務圍繞大家轉，信息圍繞決策轉。

4、信息督查力求落到實處。努力做到上情下達、下情上達，確保各項工作信息快速報送，切實發(fā)揮作用，堅持全方位、多領域、多角度報送信息。進一步落實督查制度，建立健全督查工作的責任、檢查、通報、反饋、考核等機制，針對學院部署的各項任務，結合實際開展重點督查，及時了解掌握貫徹落實過程中的進展情況和存在的問題，認真抓好督辦情況的反饋工作，力求做到：時時有關注，處處有提醒，事事有回音，件件有落實。

（二）增強責任意識，進一步提高辦公室服務水平

辦公室成員要致力于打造辦公室熱情、高效的服務形象，牢固樹立辦公室人員的責任意識、服務意識，以服務教工、學生為中心，采用人性化方法和手段，不斷創(chuàng)新，科學管理，既當指揮員，又當戰(zhàn)斗員，團結愛護同事，與大家同甘共苦，增強團隊凝聚力，嚴格工作標準，狠抓規(guī)范管理，發(fā)揮整體優(yōu)勢，增強工作的前瞻性和主動性，做到：思想上同心，目標上同向，行動上同步，事業(yè)上同干，為學校的發(fā)展甘愿奉獻。

1、加強思想教育，把好“方向盤”。加強思想政治教育，組織辦公室成員學習政治理論知識，學習業(yè)務知識，向書本學習、向領導學習、向有經(jīng)驗的同志們學習，堅持科學發(fā)展觀，樹立高度的責任感和強烈的事業(yè)心，增強服務意識。

2、加強文字工作，握好“筆桿子”。文字工作歷來是辦公室業(yè)務工作的重頭內(nèi)容，寫作能力也被人們看成是辦公室人員的看家本領，辦公室要負責將領導的決策意圖轉化成書面文字，也要通過文字工作給領導提供許多參考意見；在調(diào)研、信息、督查、信訪等工作中，辦公室要通過撰寫材料來實現(xiàn)，同時，針對會議、規(guī)劃計劃、規(guī)章制度等等要形成文件，辦公室要重視文字工作，辦公室人員也要通過寫作實踐增長才干，通過實績展示才華。文字工作是辦公室做好其他各項工作的前提條件。

3、加強檔案管理，建好“資料庫”。文書和檔案是緊密聯(lián)系的，進一步規(guī)范檔案收集、整理、裝訂和查閱、借閱程序，扎實做好辦公室檔案管理工作。及時做好各類文件、數(shù)據(jù)、圖片等資料的歸檔工作，做到科學管理、條目清晰，查閱方便。同時，進一步加強計算機對資料的管理與備份工作，大力推進工作檔案信息化、電子化，提高文件的利用率，提高工作的效率。

4、加強網(wǎng)絡管理，當好“傳播員”。信息在當代對社會生活的影響越來越大，它已經(jīng)和物質、能量并列，成為社會發(fā)展所必需的三大資源之一。尤其是學校也要充分地開發(fā)并有效地利用信息資源，辦公室要做好信息的收集整、加工研究、輸出反饋、開發(fā)利用等一系列活動，要為領導決策提供可靠的信息根據(jù)，要為科學管理提供良好的條件，同時也為塑造學校形象發(fā)布各類信息。因此，辦公室在校園網(wǎng)的管理上，要不斷更新校園網(wǎng)內(nèi)容，提高發(fā)新聞、寫稿件的質量和水平，加強校園網(wǎng)宣傳報道，實現(xiàn)信息傳遞迅速化，為塑造學校形象做出努力。

5、加大保障力度，當好“服務員”。扎實做好來客來訪的接待工作，做好電話接聽、印信管理、值班、保密、工作，做好臨時性突發(fā)性事件的緊急處理等工作，以任勞任怨、甘于奉獻的工作態(tài)度，確保學校各項工作正常運轉。

辦公室工作要本著“服務到位、協(xié)調(diào)到位、把關到位、參謀到位”的工作原則，充分發(fā)揮辦公室的職能作用，努力使工作在模式上有新的突破，在工作方式上有較大的改變，針對辦公室繁雜瑣碎的大量事務性工作，要自我強化工作意識，注意加快工作節(jié)奏，提高工作效率，冷靜辦理各項事務，力求周全、準確、適度，避免疏漏和差錯，做到：一張笑臉相迎，一聲問候讓座，一杯茶水招待，一陣傾心交流，一個滿意回復，一句再見送行，樹立辦公室文明服務的形象，使辦公室各項工作邁上新臺階，為學校發(fā)展獻力出策，為學校的美好努力奮斗。

參考文獻：

[1]、高海生，《秘書基礎》，高等教育出版社，2004.04。

[2]、楊樹森，《秘書實務》，安徽大學出版，2008.01。