試論我國高職院校教學(xué)檔案管理

[摘 要]我國高職院校的教學(xué)檔案管理質(zhì)量和水平是衡量教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志。加強教學(xué)檔案的管理，建立健全教學(xué)檔案，充分開發(fā)教學(xué)檔案信息，對于推動教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量具有十分重要的作用。它能全面、客觀地反映教、學(xué)雙邊活動的全過程。教學(xué)檔案的建設(shè)是衡量高等學(xué)校教學(xué)管理水平的重要指標(biāo)之一。

[關(guān)鍵詞]高職院校 教學(xué) 檔案管理

一、 我國高職院校教學(xué)檔案管理存在的問題如下：

1.我國高職院校檔案意識不到位，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師大多數(shù)重視教學(xué)工作和其它行政工作，然而忽視對教學(xué)檔案管理工作，有部分教師對教學(xué)檔案的意識不到位，覺得備好課、整理好教學(xué)課才、教好書才是職責(zé)，至于教學(xué)成果是否有效，似乎與己無關(guān)，況且有些教師還不愿意把教學(xué)成果上交歸檔。由于高職院校教學(xué)老師不是專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員，時常會在材料科學(xué)分類、備案、歸檔、等重要方面存在欠缺，這樣長久以來會給以后工作留下不必要的麻煩，更會造成組卷不合理、借取不規(guī)范、沒有明確的登記、檔案材料再用時不易找到，并且導(dǎo)致教學(xué)過程中形成大量重要的教學(xué)材料流失，更無法保證教學(xué)檔案管理完整性。

2.檔案管理人員素質(zhì)普遍缺乏。我國高職院校教學(xué)檔案管理工作人員尤其是各院系、部門的檔案管理員敬業(yè)素質(zhì)普遍缺乏，如：大多數(shù)檔案管理人員不是學(xué)專業(yè)出身，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，并且對歸檔文件及檔案保存價值意識缺乏應(yīng)有的鑒別能力和保存價值。嚴(yán)重使檔案材料的收集、整理存在很大的隨意性。

有些高職院系或部門的檔案工作是由院系的老師兼任（或有學(xué)生監(jiān)管），沒有專業(yè)的檔案管理人員來看管、統(tǒng)計、保存。才使得更多的教學(xué)材料流失。這些兼職人員一方面由于平時忙于教學(xué)、科研、人事、辦公室等事務(wù)性工作，沒有多余的時間和精力來學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識；另外一方面也沒有機會接受專業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)與實踐，更無法實現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理。

3.有些檔案信息不足，檔案管理效率不是高。目前，有許多高職院校中存在著信息開發(fā)不足中出現(xiàn)的各種問題。各系與各部門之間的教學(xué)檔案管理互相封閉，并且無法相互借鑒和交流。盡管有些高校加大了管理教學(xué)改革力度，但是從整體上來看這些問題仍比較突出，不少高職院校往往只注重設(shè)施、設(shè)備、技術(shù)的投入、人力物力、使而不注重其效益的產(chǎn)出?，F(xiàn)實是21世紀(jì)是一個網(wǎng)絡(luò)、信息化、科技化的時代。

二、 要高度認(rèn)識教學(xué)檔案管理工作的重要性。

高職院校教學(xué)檔案具有一定的教學(xué)信息、參考價值和作用教學(xué)檔案管理工作，便利于教學(xué)單位及各人，所更好的掌握教學(xué)過程中實施的措施、效果，更利于了解和掌握教師的教學(xué)與學(xué)生的學(xué)的基木情況，對于了解教學(xué)全貌和教學(xué)的質(zhì)量水平等都很重要。此外，高校教師需要了解歷年的任課情況和教學(xué)效果、從事教學(xué)法研究等，都需查閱教學(xué)檔案。

高職院校教學(xué)檔案管理方式，很難適應(yīng)于不斷改革深化的管理工作。如今檔案管理引入多媒體文件、實現(xiàn)圖，能夠更加真實有效地再現(xiàn)當(dāng)時的活動情況，從而強化了文件對社會的記憶和再現(xiàn)功能。

三、要加強高職院校教學(xué)檔案管理的措施。

目前我國高職院校開始了新的一輪人才培養(yǎng)模式評估水平，評估70.8%的相關(guān)內(nèi)容都集中在教學(xué)管理中，作為高職院校檔案管理應(yīng)該抓住這個時機，順勢加強高職院校教學(xué)檔案管理工作。

（1） 各院系領(lǐng)導(dǎo)要重視、完善管理體制。

高職院校領(lǐng)導(dǎo)要做好管理工作、要重視、要看到教學(xué)檔案存在的有效價值，做好教學(xué)檔案管理工作要放在第一位來抓，要明確注重教學(xué)管理記錄。形成以高職院校領(lǐng)導(dǎo)為主體的教學(xué)檔案管理團(tuán)隊，要明確分工到各部門、各系部與個人分別設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)小組來管理，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、收集和整理個部門教學(xué)檔案管理工作，并接受教育處辦公室、檔案室的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，要明確建立考核制度，對于那些沒有完成教學(xué)檔案收集或者是收集材料不夠完善、整理不夠規(guī)范的哪些部門要納入年度的考核制度中去，對于未完成教學(xué)檔案管理人員要給與處罰，對于優(yōu)秀部門和個人要給與獎勵。

（2）要做好平時立卷和整理工作。高職院校檔案工作的最終目的是提供利用。由于高職院校教學(xué)檔案管理復(fù)雜化，并且有分散，要做好平時的立卷和歸檔工作尤為關(guān)鍵。如：在校學(xué)生注冊資料、新生入學(xué)資料、繳費狀況、學(xué)生學(xué)籍異動、基本信息更改、畢業(yè)生名單、就業(yè)信息、導(dǎo)師分配等重要資料，要是平日里做不好收集和歸檔工作，要是等到明年的六或九月份在收集中處理，這樣會導(dǎo)致更多零散的重要資料文件丟失，我們要在實際的操作中有一些最基本的分類，如：新生入學(xué)資料、新生繳費狀況、基本信息更改或者畢業(yè)生名單、就業(yè)信息、導(dǎo)師分配等把工作中形成的文件要及時分類放在相應(yīng)的文檔中，方便使用，并且要注明資料名稱。平日的立卷和整理工作其實就是一個檔案意識的形成過程，做好日常工作才能保證教學(xué)檔案管理的利用質(zhì)量

結(jié)束語：總之，高職院校教學(xué)檔案管理水平要提高，需要我們不斷的從思想上、行動上去追求、去創(chuàng)新、去實踐，這是一項重而遠(yuǎn)的工作，只要我們對現(xiàn)在存在的問題有一個清醒的認(rèn)識，并堅持不懈地去追求改進(jìn)之途徑，高校教學(xué)檔案管理水平必將有一個更好的突破。

參考文獻(xiàn)：

[1]《試論規(guī)范高職院校教學(xué)檔案管理的途徑》中國科技教育第3期、作者：江瑩。

[2]《淺議高職院校圖書館檔案管理》職業(yè)教育研究2009年第05期 作者：段藝萍;

[3]《高職院校圖書館檔案管理實踐》科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì) 2010年18期 姚光霞 。

作者簡介：徐頻，女，（1970-），漢族，學(xué)歷：本科，職稱：副研究館員，單位：四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院。