哈爾濱石化公司采購業(yè)務流程優(yōu)化的研究

摘 要：首先從業(yè)務管理機構、采購規(guī)模、采購業(yè)務流程等幾個方面簡要介紹了哈爾濱石化公司采購業(yè)務現狀，其次分析并指出哈爾濱石化公司物資采購系統在控制環(huán)境、管理手段、管理制度、信息化建設、流程管理等方面存在著控制環(huán)境不完善、管理手段落后、管理制度不健全、關鍵控制點不全面等問題和不足，最后針對提出的問題和不足，提出改善控制環(huán)境、改進控制手段、完善制度建設等一系列建設性意見，并運用系統的內控思路和工具，分別通過完善風險控制措施、增加風險控制點、修改和重新設計流程等四種方式方法，提出重新設計和優(yōu)化采購業(yè)務流程的整改措施。

關鍵詞：物資采購；流程優(yōu)化；內部控制；改進措施

中圖分類號：F123.9 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）07-0185-03

一、公司概況

中國石油哈爾濱石化公司前身為哈爾濱煉油廠，1970年建廠，1976年建成投產，1983年上劃中國石化總公司，1998年中國石油、石化兩大集團重組后加入中國石油集團。1999年根據集團公司內部重組改制的要求，企業(yè)的上市部分成立了中國石油哈爾濱石化公司，劃歸中國石油天然氣股份有限公司，哈爾濱石化公司作為地區(qū)公司，不再具有獨立經營、自負盈虧的法人身份，變?yōu)楣煞莨竞蛯I(yè)公司下屬的成本中心；非上市部分繼續(xù)沿用“哈爾濱煉油廠”名稱，同時由哈爾濱石化公司代管煉油廠，兩家通稱中國石油哈爾濱石化。2005年，根據中國石油天然氣集團公司黨組精神，哈爾濱石化公司、哈爾濱煉油廠合并為哈爾濱石化公司。哈爾濱石化公司是以石油加工為主要生產手段，生產燃料油和化工產品的大型石化企業(yè)。經過三十年的發(fā)展，哈石化原油加工能力已由最初的50萬噸/年增長至一次500萬噸/年，現有生產裝置14套，主要產品有汽煤柴等油品和聚丙烯樹脂粉料、工業(yè)丙烯、丙烷、液化氣等6大類17個牌號產品。“十一五”期間，公司年加工能力將達到300萬噸/年，增設60萬噸/年連續(xù)重整、80萬噸/年加氫改質兩套裝置，實施配套質量升級、安全環(huán)保、節(jié)能節(jié)水等15個發(fā)展項目，重點開展提高產品質量、改善產品結構的技術創(chuàng)新，盤活存量資產，有效降低產品成本，把企業(yè)建設成中國石油標志性精品煉廠。作為哈爾濱市的龍頭企業(yè)，哈爾濱石化公司連續(xù)多年名列哈爾濱市利稅上繳前三名，為哈爾濱經濟發(fā)展作出了巨大貢獻。

二、現行的物資采購流程

按照內控體系要求[1]，哈爾濱石化公司物資采購業(yè)務流程完全遵守2006年經股份公司批復的《內部控制管理手冊哈爾濱石化公司分冊》的相關要求。手冊中RM04為物資采購流程，包括采購計劃、采購管理、簽訂與審批合同、質量管理、物流管理、結算付款、應付賬款、供應商管理、新產品及新材料的準入管理、采購數據統計、采購文檔收集、歸檔等11個二級子流程，14個三級子流程（見表1）。

內控手冊中物資采購部分還包含11個關鍵控制程序[2]，包含“選擇不合格的供應商和不合格的采購方式、采購未簽訂有效合同、采購物資未經過有效驗收、應付、預付賬款會計記錄不準確”等四個關鍵控制點，49個與關鍵控制相關的風險點以及相應的RCD（風險控制）文檔，對于每個流程、每個步驟中存在的風險和已建立的控制進行確認、記錄，將關鍵控制點落實到公司領導和主管部門，進一步明確了業(yè)務范圍的審批權限和關鍵控制點的控制措施。哈爾濱石化公司在實際工作中，將上述的關鍵控制程序和風險控制點作為業(yè)務管理活動中的監(jiān)控重點，通過嚴密落實流程管理制度，重點強調與財務報表和附注的真實性、準確性有關的控制、防止舞弊、欺詐行為的控制、資產安全的控制[3]。

三、存在的問題

2007年，審計監(jiān)察處對物資配送部現有庫存物資積壓情況進行調查，經統計，庫存物資余額合計7 454.8萬元。按資金分布情況分為常規(guī)儲備物資1 819.3萬元；政策性積壓物資3 447.4萬元；工程項目儲備物資1 104.7萬元，其中2004—2006年工程項目積壓物資1 083.4元，工程項目積壓物資共涉及煤代油、常壓改造、二催化改造、硫磺回收工程、棧橋大鶴管自動計量及油氣回收等10個工程項目、11類物資。僅以煤代油、二催化改造為例：煤代油項目積壓金額120.8萬元，積壓率1.2%，二催化改造工程剩余閥門法蘭、鋼材、儀表、設備等物資累計453.7萬元，積壓率15.63％，經調查，主要是因為采購立項的前期調查不夠，采購計劃編制人員對改造裝置實際情況不了解，采購人員在制定采購計劃中發(fā)生失誤等原因，造成盲目采購、重復采購、超量采購，導致庫存積壓[4]，說明哈爾濱石化公司采購流程中還存在一定的流程不順暢、控制不完善等問題，急需解決。

由于企業(yè)物資采購涉及規(guī)劃計劃管理、采購過程管理、庫存管理、驗收入庫管理、預算結算管理等多個過程，所以對于采購流程存在問題的分析將不僅限于采購流程本身存在問題的分析，還將結合企業(yè)管理創(chuàng)新、電子商務發(fā)展、信息化建設等綜合考慮采購流程的影響因素。

四、采購業(yè)務流程優(yōu)化策略

1.指導思想和基本思路。哈爾濱石化公司采購業(yè)務流程優(yōu)化應以確保公司戰(zhàn)略目標、經營目標的實現、降本保供為基本出發(fā)點，以完善內部管理、強化風險控制為核心[5]，查找和改善采購環(huán)節(jié)內部控制工作中的薄弱環(huán)節(jié)，抓好執(zhí)行，切實增強管理控制能力，進一步規(guī)范采購管理、增強采購人員風險識別能力、健全采購環(huán)節(jié)風險控制機制，實現采購環(huán)節(jié)“全面風險管理、全部業(yè)務流程、全過程控制”的總體要求，不斷細化管理工作，堵塞管理漏洞，推動企業(yè)精細化管理。哈爾濱石化公司采購業(yè)務流程優(yōu)化應堅持發(fā)展和完善的工作思路。圍繞內部控制整體框架的五要素，在查找分析哈石化公司采購管理存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)的基礎上，提出有關采購控制政策和程序的改進方案，建立科學的制度、實現規(guī)范的運作，力求使公司的采購、存貨管理制度更合理和健全，更適合企業(yè)的實際情況，更具有可操作性，保證采購管理各環(huán)節(jié)和各方面始終處于受控狀態(tài)，確保責任落實、執(zhí)行到位，實現采購系統“體系可靠、風險可控、運行可持續(xù)”。主要從改善控制環(huán)境，強化風險意識，建立統一、規(guī)范的控制活動體系，建立有效的信息流動與溝通機制，加強內部監(jiān)督幾個方面入手，制定具體改進措施。

2.具體優(yōu)化策略。（1）改善控制環(huán)境的措施。采購人員是企業(yè)采購工作的執(zhí)行主體，物資采購過程是否規(guī)范，采購物資質量是否優(yōu)良，很大程度上取決于對采購行為主體的管理，采購人員的素質高低，會直接影響企業(yè)采購的效率、質量和效益。采取加強職業(yè)道德培訓、加強專業(yè)知識培訓、適時修訂崗位職責改善控制環(huán)境的措施。（2）改進管理手段的措施。信息化管理是現代物資采購管理的基礎和重要支撐，哈爾濱石化公司優(yōu)化采購流程必須消除相關信息“孤島”的現象，通過應用實用信息技術、完善網絡平臺[6]，加快企業(yè)信息化建設步伐，將分離的物流、信息流、資金流緊密聯系起來，實現供應鏈上下游、內外部信息系統集成和信息共享，加快采購物資信息處理和傳遞，提高采購系統工作效率。采取盡快在企業(yè)物資信息管理中應用條碼技術、完善網絡平臺、建立數據倉庫、實施數據挖掘等手段。（3）加強制度建設的措施。隨著市場經濟的建立和發(fā)展以及買方市場的形成，產品價格開放，采購行為自由度擴大，物資采購對企業(yè)成本的影響越來越大[7]。加強對采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督、加強對采購環(huán)節(jié)出現的責任事故進行追究，將事前預防、事中控制、事后追究相結合，杜絕采購過程中走后門、送回扣、假招標、擴大預算、高價圍標低價搶標等腐敗行為，使采購管理工作的程序、方法、要求等制度化、規(guī)范化，這樣才能規(guī)范采購行為，保證企業(yè)采購管理工作有章可循、有據可依、規(guī)范有序，實施陽光采購。制定企業(yè)應加強內部效能監(jiān)察工作和哈石化應加強采購環(huán)節(jié)的責任追究規(guī)章制度。（4）完善流程的措施。科學完善的管理流程，可以使企業(yè)規(guī)范運轉，部門分工明確，職責清晰，監(jiān)控有力。因此，針對上述哈石化現有流程管理中存在的問題，從提高效率、減少重復工作、改善不合理的工作程序等角度，制定如下的流程優(yōu)化方案：修改供應商管理流程；重新設計庫存儲備定額管理流程；完善商檢、安裝、試運行、驗收流程。（5）完善風險控制的措施。所有企業(yè)都無一例外地面對著不確定性，充分識別、評估和管理風險，是企業(yè)創(chuàng)造和保護價值不可或缺的利器[8]。主要通過建立健全風險管理機制、完善現有控制措施、充分評估原有控制點是否充分、全面，結合實際工作識別新的風險，制定有效的風險措施等幾個方面：建立全面風險管理機制；完善物資采購計劃編制的控制措施；增加招標采購流程的風險控制點；增加商檢、安裝、試運行、驗收的風險控制點。

五、總結

物資采購是生產企業(yè)運營管理的起點和重要環(huán)節(jié)，物資采購環(huán)節(jié)控制好壞直接關系到企業(yè)的綜合效益，是企業(yè)需要加強和不斷完善的重要內部控制流程，它以加速資金周轉、降低采購成本，提高經濟效益為目的，以搭建企業(yè)電子商務平臺，順利實施ERP項目為出發(fā)點，通過細化管理工作、堵塞管理漏洞，推動企業(yè)管理水平不斷提高。從采購業(yè)務流程優(yōu)化的理論基礎、采購業(yè)務流程優(yōu)化的解決對策兩個層面進行了深入探討和研究，并就電子商務迅速發(fā)展、國家對企業(yè)內部控制提出越來越嚴格要求的形勢下，如何有效優(yōu)化物資采購流程，確保企業(yè)降本保供、與供應商建立良好的雙贏關系發(fā)表了看法[9]，并得出以下結論：（1）提高工作效率、增加效益是優(yōu)化采購流程的根本目的。物資采購是生產企業(yè)運營管理的起點和重要環(huán)節(jié)，物資采購環(huán)節(jié)控制好壞直接關系到企業(yè)的綜合效益，考慮全球電子商務給企業(yè)物資采購管理工作帶來的變化，結合內部控制體系建立、信息化建設工作，通過對流程的優(yōu)化，實現物流、商流、資金流及信息流的整合，可以規(guī)范采購工作程序，堵塞采購過程中的漏洞，保證企業(yè)能夠以適當的價格、適時地從合格的供應商采購優(yōu)質材料。（2）完善控制環(huán)境是優(yōu)化采購業(yè)務流程的前提。優(yōu)化控制環(huán)境即包括對員工的職業(yè)道德教育、專業(yè)知識培訓，也包括企業(yè)文化、加強執(zhí)行力建設等等，提高采購人員的業(yè)務素質和遵紀守法的自覺性，加強風險意識，提高風險識別能力，以人為本，優(yōu)化采購管理。（3）加快信息化建設是優(yōu)化采購流程的基礎?，F代信息技術既是現代物流的基礎，也是供應鏈管理的基礎。信息技術在企業(yè)中的應用提高了企業(yè)業(yè)務流程的自動化程度，而且隨著電子商務的發(fā)展，企業(yè)間交易的自動化程度也將得到提高。企業(yè)信息化改變了數據和信息的獲取和存儲方式，使信息可以通過信息化設備自動獲??；企業(yè)信息化加大信息資源的存儲密度，提高了信息處理的效率，改善了信息的傳遞方式并提高了信息的價值，可以說信息共享是供應鏈管理的基點。（4）強化風險意識，建立風險評估機制是優(yōu)化采購流程的保障。面對石化企業(yè)內外環(huán)境的日益復雜化，國內外企業(yè)間競爭的日趨激烈，石化企業(yè)經營風險不斷提高，定期進行風險識別、風險評估，確保了石化企業(yè)各項資產的安全、完整，經營成果與財務狀況的真實、可靠，有效防止了資產的流失。（5）加大效能監(jiān)察力度，建立責任追究機制是優(yōu)化采購流程的堅強后盾。加強對采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督、加強對采購環(huán)節(jié)出現的責任事故進行追究，將事前預防、事中控制、事后追究相結合，使采購管理工作的程序、方法、要求等制度化、規(guī)范化，才能保證企業(yè)采購管理工作有章可循、有據可依、規(guī)范有序。

參考文獻：

[1] 孫琦，江暉.提高企業(yè)管理水平的武器——內部控制[J].財會研究，2006，(5)：11-14.

[2] 王海林.價值鏈內部控制模型研究[J].會計研究，2006，(2)：54-56.

[3] 楊雄勝.內部控制理論研究新視野[J].會計研究，2005，(7)：33-35.

[4] 殷元元，趙麗清.優(yōu)化采購流程降低采購成本[J].實驗室研究與探索，2007，(11)：143-146.

[5] 李連華.公司治理結構與內部控制的聯結和互動[J].會計研究，2005，(2)：64-69.

[6] 常靜.ERP環(huán)境下的采購流程與應付賬款的核算及控制——基于A企業(yè)集團實施ERP的思考[J].西安財經學院學報，2006，(8)：

69-72.

[7] 郭猛.基于采購流程優(yōu)化的降低成本策略研究[J].中山大學學報論叢，2007，(2)：196-199.

[8] 宋怡首，張翩.COSO企業(yè)風險管理整體框架解析[J].財會通訊，2006，(3)：18-21.

[9] 韓磊，李玉明，余祿強.石油物資供應部門如何降低物流成本[J].中外企業(yè)家，2006，(10)：88-89.

[責任編輯 安世友]