職業(yè)學(xué)院檔案管理工作探析

　　摘要：長期以來，職業(yè)學(xué)院的檔案管理工作對于保存學(xué)校的歷史、促進教育教學(xué)水平和管理服務(wù)水平的提高等都有著非常重要的影響。特別在擴招背景下，學(xué)校的檔案工作是其各項工作順利開展的前提和基礎(chǔ)。因此，要使學(xué)校更具現(xiàn)代化和科學(xué)化水平，就必須從檔案管理部門及檔案管理人員的整體素質(zhì)、硬件設(shè)備等方面進行提高。本文將從職業(yè)院校檔案管理工作存在的問題及解決辦法，試做分析。
　　關(guān)鍵字：檔案管理；存在問題；對策
　　檔案工作是一項不容忽視的重要事業(yè)，能夠最直接、最客觀、最真實地反映政治、經(jīng)濟和社會各項事業(yè)發(fā)展的歷史。檔案事業(yè)的發(fā)展，與人的思想密切相關(guān)，思想的進步、觀念的轉(zhuǎn)變是檔案工作增強服務(wù)意識，推陳出新的關(guān)鍵。職業(yè)學(xué)院的檔案一般分為文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案和基建設(shè)備檔案等四部分，對它們的管理不僅是職業(yè)教育學(xué)院管理工作的重要組成部分，還在職業(yè)教育學(xué)院的全面發(fā)展過程中發(fā)揮了重要的作用。
　　但在具體的檔案管理過程中，往往存在著一些問題：
　　1.對檔案管理的重視程度不夠。職業(yè)院校中某些部門甚至是領(lǐng)導(dǎo)，對檔案管理工作重視程度不夠。從機構(gòu)設(shè)置到人員配置，再到經(jīng)濟投入，硬件建設(shè)上，難以滿足院校檔案工作發(fā)展所需條件。近年來，隨著高校的大范圍擴招，國家的投入增加又相當有限的情況下，不少院校只把資源用在與辦學(xué)直接相關(guān)的項目上，而對檔案管理難以做到按需足額投入。
　　2.管理手段落后，整理方法過于繁瑣。相對于發(fā)達國家來說，當前我國職業(yè)學(xué)院檔案館理手段都明顯落后。致使檔案管理工作費時費力，管理方法過于繁瑣，檔案人員一天到晚都在忙著整理、收集、分類等工作，卻無暇進行學(xué)校檔案的信息開發(fā)與利用，極大地限制了檔案工作人員的能動性。
　　3.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業(yè)性、技術(shù)性要求很高的工作。檔案管理人員不僅要有良好的思想道德素養(yǎng)，而且還要具備較強地專業(yè)素質(zhì)。只有這樣才能勝任檔案管理工作。由于許多職業(yè)院校對檔案管理工作的重視程度不高，在檔案人員的配備上較為隨意。沒有經(jīng)過檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，很難做到檔案專業(yè)知識的及時更新，專業(yè)水平不高。目前，職業(yè)院校檔案管理隊伍中普遍存在著知識結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不甚合理的現(xiàn)象，使得這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是在擴招背景下，熟悉檔案內(nèi)容、能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏，導(dǎo)致現(xiàn)在的檔案工作人員工作服務(wù)缺少活力，工作效率和服務(wù)質(zhì)量不能盡如人意，檔案的作用得不到充分的發(fā)揮，造成檔案資源和工作時間的極大浪費。
　　面對上述問題，本人提出如下解決方法及對策：
　　1. 提高對職業(yè)學(xué)院檔案管理重要性的認識。（1）職業(yè)學(xué)院的檔案管理工作既是記錄學(xué)院教學(xué)工作的重要憑證，又是提高學(xué)校文書、教學(xué)、學(xué)籍、基建等綜合水平的主要途徑。學(xué)校檔案有利于規(guī)范教學(xué)秩序，幫助完善學(xué)校管理過程，使學(xué)校教師在各環(huán)節(jié)工作中能有章可循，有據(jù)可依。這樣可以大大提高教師工作的積極性，對學(xué)校各方面工作起到一個很好的監(jiān)督作用。（2）學(xué)校檔案是學(xué)校管理及教學(xué)質(zhì)量評估的重要依據(jù)。高校教學(xué)質(zhì)量評估需要考察一個學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量如何，管理水平如何，主要看檔案收集得是否齊全，檔案的文字資料、電子文檔是否合乎規(guī)范。
　　2. 提高檔案管理水平、建立健全檔案管理制度、創(chuàng)新檔案管理模式。（1）建立健全各項檔案管理規(guī)章制度。學(xué)校結(jié)合本校的實際情況，依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)要求，制定適合自身的檔案管理辦法和實施細則。這是做好學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)和保證。并根據(jù)形勢發(fā)展的需要不斷健全和完善。（2）創(chuàng)新檔案管理模式。隨著社會的進步和高校的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)滯后。為了適應(yīng)新的需要，有必要對舊有的管理模式進行創(chuàng)新。如檔案工作管理環(huán)節(jié)和一些具體操作手段的創(chuàng)新，包括立卷改革，工作手段的改進，縮短立卷歸檔周期，推行部門立卷等等。（3）建立復(fù)合型綜合檔案館。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，構(gòu)建多元化的檔案資源結(jié)構(gòu)，樹立大檔案意識，建設(shè)社會化檔案館將是今后綜合檔案館的發(fā)展方向。復(fù)合檔案館在邏輯上是傳統(tǒng)檔案館發(fā)展的延續(xù)，是傳統(tǒng)檔案館在信息技術(shù)條件下，與依托其發(fā)展而來的數(shù)字檔案館內(nèi)聯(lián)、融合、并存、共生而形成的一個有機的統(tǒng)一體。復(fù)合型檔案館模式融傳統(tǒng)檔案館成分與數(shù)字檔案館成分于一身，是檔案館的必然選擇。
　　3. 提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案工作的質(zhì)量。為使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，檔案管理人員就必須具備更高的素質(zhì)。提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先，要提高教學(xué)檔案管理人員的思想素質(zhì)。這里所說的思想素質(zhì)不只是指政治立場更重要的在于對本職工作的認真負責(zé)。學(xué)校的教學(xué)、管理檔案不得隨意改動，如學(xué)生成績、教師考核結(jié)果、評估內(nèi)容、學(xué)籍異動等。作為檔案管理人員一定要有強烈的責(zé)任感和事業(yè)心，要愛崗敬業(yè)，無私奉獻。 其次，檔案管理人員還必須具備一定的專業(yè)素質(zhì)。針對檔案管理人員大都是半路出家，專業(yè)素質(zhì)不強的問題，各單位要做好他們的培訓(xùn)再教育工作，比如可以通過進修、脫產(chǎn)上研究生班，也可以通過自學(xué)不斷提高其專業(yè)素質(zhì)，使之盡快適應(yīng)高校建設(shè)和發(fā)展的需要。
　　總之：職業(yè)學(xué)院檔案管理是廣大師生員工在教學(xué)、管理實踐活動中積累總結(jié)的結(jié)晶，在學(xué)校評估、教學(xué)改革中起到了一定的推動作用，特別是在教育改革不斷深化的今天，我們更應(yīng)該加強學(xué)校文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案和基建設(shè)備檔案等的科學(xué)化管理，樹立正確的檔案管理理念，建立完善管理制度，同時還要檔案人員樹立與時俱進的思想，不斷的學(xué)習(xí)和研究探索提高管理工作的效率，優(yōu)化檔案管理方法及模式，做好檔案信息資源開發(fā)利用工作，提升檔案的利用與開發(fā)價值，推動學(xué)校發(fā)展進程，為學(xué)校的發(fā)展和改革服務(wù)。高校各項檔案管理水平的提高，需要我們不斷的從思想上和行動上去追求、去創(chuàng)新，這是一項任重而道遠的工作，但只要我們對現(xiàn)在存在的問題有一個清醒的認識，并堅持不懈地去追求改進之途徑，高校教學(xué)檔案管理水平必將有一個質(zhì)的飛躍。
　　（作者簡介：田 宏（1972.10-）， 女，遼寧大連人，本科，圖書館館員，黑龍江農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向：檔案