高職院校教學(xué)秘書工作探析

摘 要： 教學(xué)工作是高職院校工作的重中之重，教學(xué)管理的水平和質(zhì)量直接影響到教學(xué)工作，教學(xué)秘書雖然處于學(xué)校教學(xué)管理的最底層，但實(shí)際上是學(xué)校教學(xué)運(yùn)行管理工作的重要組成部分，在教學(xué)管理過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。準(zhǔn)確把握教學(xué)秘書工作的職責(zé)、特點(diǎn)，不斷改善教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀，才能從根本上提高高職院校教學(xué)管理水平和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞： 高職院校教學(xué)秘書 工作職責(zé) 工作特點(diǎn) 工作現(xiàn)狀 改革措施

近些年來，隨著我國高等職業(yè)教育的不斷發(fā)展，高職院校為社會(huì)培養(yǎng)了一批又一批優(yōu)秀人才。在此過程中，教學(xué)管理工作者做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)運(yùn)行管理工作中起到中心和樞紐作用，是教學(xué)管理信息上傳下達(dá)的橋梁，也是部門之間、教師之間、師生之間相互聯(lián)系的紐帶。此外，教學(xué)秘書還承擔(dān)著協(xié)調(diào)各種工作關(guān)系和人際關(guān)系的職責(zé)。教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)對(duì)綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、協(xié)調(diào)能力有較高要求，責(zé)任重大、任務(wù)繁重的復(fù)雜管理工作。因此，對(duì)高職院校教學(xué)秘書工作的研究有著非常重要的意義。

一、高職院校教學(xué)秘書的工作職責(zé)

1.承擔(dān)日常教學(xué)管理工作。

從崗位職責(zé)上看，教學(xué)秘書的日常教學(xué)管理工作包括：教學(xué)任務(wù)安排；編排課程表；教師調(diào)、停課；為教師、班級(jí)選課、組織安排各種考試如補(bǔ)考、期考、英語計(jì)算機(jī)等級(jí)考試及考試試卷的收集與印刷：教師課酬統(tǒng)計(jì)上報(bào)：教師課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)估；教師科研申報(bào)與統(tǒng)計(jì)、教學(xué)評(píng)估；教學(xué)會(huì)議記錄；期中教學(xué)檢查；評(píng)教評(píng)學(xué)的情況統(tǒng)計(jì)與反饋，上情下達(dá)、下情上報(bào)，教學(xué)情況通報(bào)；教務(wù)管理系統(tǒng)；學(xué)生學(xué)籍、成績(jī)管理，如學(xué)生名冊(cè)、編排新生學(xué)號(hào)、電子注冊(cè)；教材征訂，學(xué)生成績(jī)錄入；學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告、畢業(yè)論文整理、歸檔，學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)情況等。

2.負(fù)責(zé)教學(xué)信息管理工作。

教學(xué)秘書處于教學(xué)與管理的中間位置，比較有利于收集和整理各類教學(xué)信息，教學(xué)秘書對(duì)收集到的各類信息，必須進(jìn)行整理、歸納，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)反映，使主管領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)、全面地了解整個(gè)教學(xué)狀況，乃至專業(yè)與學(xué)科發(fā)展的趨勢(shì)，以便及時(shí)進(jìn)行處理，保證教學(xué)工作正常、高效進(jìn)行。同時(shí)，教學(xué)秘書還要負(fù)責(zé)教學(xué)文件管理，包括系部各專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃、授課計(jì)劃、教學(xué)大綱、教師工作量、評(píng)教評(píng)學(xué)總結(jié)、考試試卷、教學(xué)科研成果等信息管理。另外還要負(fù)責(zé)教師檔案管理，包括教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)日志、教學(xué)總結(jié)等教師個(gè)人信息管理。

3.溝通上下級(jí)、協(xié)調(diào)各職能部門。

教學(xué)秘書應(yīng)該準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)學(xué)校教務(wù)處等教學(xué)管理部門的各項(xiàng)規(guī)定及相關(guān)精神或決定要求，并以最短的時(shí)間傳達(dá)到院系領(lǐng)導(dǎo)、教師及學(xué)生那里，以確保各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)有序開展。此外，教學(xué)秘書還要負(fù)責(zé)收集院系師生意見，及時(shí)地反映給學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)部門，以便學(xué)校相關(guān)部門采取相應(yīng)措施進(jìn)行改善，解決存在的問題。教學(xué)秘書的有效溝通與協(xié)調(diào)，是保障教學(xué)工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。

4.給領(lǐng)導(dǎo)做好助手參謀。

主管領(lǐng)導(dǎo)在教學(xué)工作中起著決策的作用，但不可能每一項(xiàng)工作都親力親為，也不可能事事都考慮得全面。因此，大量的教學(xué)日常工作是在領(lǐng)導(dǎo)的決策后，由教學(xué)秘書去組織、協(xié)調(diào)和落實(shí)的。教學(xué)秘書不但要及時(shí)把領(lǐng)導(dǎo)的決策向下傳遞，而且要將日常管理工作中存在的問題和情況反映給院（系）領(lǐng)導(dǎo)，主動(dòng)向上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告教學(xué)動(dòng)態(tài)，更要把學(xué)生以及教學(xué)一線的教職員工的意愿反饋給領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)全面了解教學(xué)情況，為主管領(lǐng)導(dǎo)在以后進(jìn)行科學(xué)決策時(shí)提供具有參考意義的信息和建議，起到參謀的作用。

二、高職院校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)

1.服務(wù)性。

教學(xué)管理是為教學(xué)服務(wù)、為廣大師生服務(wù)的，教學(xué)秘書作為一個(gè)服務(wù)崗位，扮演著“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生”的角色，這勢(shì)必要求教學(xué)秘書加強(qiáng)與任課教師、學(xué)生間的交流溝通，主動(dòng)為他們著想，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)反饋教學(xué)信息，樹立自覺服務(wù)的意識(shí)，真正將服務(wù)落實(shí)到各項(xiàng)教學(xué)管理工作中，為日常教學(xué)活動(dòng)正常運(yùn)作做好準(zhǔn)備，確保日常教學(xué)活動(dòng)的順利開展。教學(xué)秘書還應(yīng)按照教學(xué)規(guī)律的要求和學(xué)院教學(xué)資源的現(xiàn)狀，把教學(xué)活動(dòng)中的各種可利用資源盡可能以最優(yōu)方案組合起來，為提高教學(xué)質(zhì)量發(fā)揮最大的效用。并充分利用學(xué)校的現(xiàn)有教學(xué)資源，合理安排師生的教學(xué)活動(dòng)并為他們提供便利的條件，充分調(diào)動(dòng)廣大師生的主動(dòng)性和積極性，這樣就能達(dá)到服務(wù)的目的。

2.輔助性。

教學(xué)秘書處于輔助的地位，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，必須嚴(yán)格地按照領(lǐng)導(dǎo)的要求來辦事，不能自行其是，但也不能過于被動(dòng)。應(yīng)隨時(shí)主動(dòng)了解本校及本院的相關(guān)動(dòng)向，根據(jù)教學(xué)規(guī)律制訂好各項(xiàng)工作計(jì)劃，這樣才能充分發(fā)揮助手、智囊的作用。教學(xué)秘書隸屬于教務(wù)處且直屬于分院領(lǐng)導(dǎo)，工作中要把學(xué)校教學(xué)管理部門的通知、意見等及時(shí)向分院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并準(zhǔn)確轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)的教師、學(xué)生群體，所以要合理安排時(shí)間，在繁雜的教學(xué)管理中把事件分為急、重、緩、輕的順序來落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的工作方案。并且在工作中思路要清晰，資料要保存齊全，為領(lǐng)導(dǎo)處理事件提供依據(jù)，便于領(lǐng)導(dǎo)作出決策。教學(xué)秘書在工作中要到位但不能越位，給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供信息依據(jù)和建議，做好領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助者。

3.繁雜性。

高職院校系部的教學(xué)秘書是最基層的教學(xué)管理者，承擔(dān)大量繁雜的教學(xué)、教務(wù)管理工作。由于教學(xué)秘書同時(shí)隸屬于兩個(gè)管理部門，在工作性質(zhì)上教學(xué)秘書歸教務(wù)處各職能部門直接管理，在人事關(guān)系上教學(xué)秘書隸屬于二級(jí)教學(xué)主管部門。教學(xué)秘書除了承擔(dān)教務(wù)處下發(fā)的各項(xiàng)常規(guī)教學(xué)管理工作外，還要承擔(dān)本院系辦公室的日常行政性工作、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作及部分學(xué)生工作、外勤工作，名目繁多，臨時(shí)性及突發(fā)性的事情也多。教學(xué)秘書的工作內(nèi)容幾乎涉及高職院校教學(xué)管理工作的各個(gè)方面。許多工作都牽涉到具體的人和事，涉及教師和學(xué)生的切身利益，工作起來更顯繁雜。

三、高職院校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀

1.不受重視。

高職院校中重教學(xué)、輕管理的現(xiàn)象還比較普遍。雖然教學(xué)秘書在院校的教學(xué)管理中有著不可替代的重要作用，但相對(duì)教學(xué)工作來說還是輔助性的工作，既不被一般人看重，又得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視。比如學(xué)校在招聘教學(xué)秘書的時(shí)候，在學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)背景等方面要求比較低。這就讓人產(chǎn)生一種錯(cuò)覺，那就是這個(gè)崗位好像什么人都可以干，技術(shù)含量不高。教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的定位和重要性并沒有被普遍認(rèn)可，從思想認(rèn)識(shí)領(lǐng)域就缺乏對(duì)教學(xué)秘書工作業(yè)績(jī)的肯定。在高職院校中，不少管理者無視教學(xué)秘書的個(gè)人成長(zhǎng)需求，單純地認(rèn)為教學(xué)秘書只要能把現(xiàn)有的工作做好就行了。因此，教學(xué)秘書少有接受繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)。教學(xué)秘書在考核、職稱評(píng)定、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、工資待遇等方面比同學(xué)歷的教師機(jī)會(huì)要少得多，教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)尚不能引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。

2.工作壓力大。

隨著高職院校專業(yè)的增加和學(xué)生、教師人數(shù)的逐漸增多，各類教學(xué)管理工作逐漸復(fù)雜，變得繁重。同時(shí)，盡管許多高校人員急劇膨脹，但是教學(xué)秘書的配備基本保持原狀。長(zhǎng)期以來，教學(xué)秘書都是一人身兼數(shù)職，教學(xué)秘書的超負(fù)荷工作狀態(tài)成了高校教學(xué)管理中的一種常態(tài)。教學(xué)秘書除了處理教學(xué)類事物外，大多數(shù)還同時(shí)從事科研和其他行政工作。高強(qiáng)度工作在引發(fā)身體勞累的同時(shí)，極易導(dǎo)致心理不適。教學(xué)秘書工作幾乎涵蓋學(xué)校教學(xué)的方方面面，范圍廣、項(xiàng)目多、內(nèi)容雜，而實(shí)際上教學(xué)秘書通常是有責(zé)無權(quán)，扮演的角色是教學(xué)院長(zhǎng)和教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)指令的執(zhí)行者和教學(xué)管理突發(fā)事件的“救火隊(duì)員”，一旦出現(xiàn)教學(xué)管理事故，就首當(dāng)其沖成為被問責(zé)的人。有時(shí)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理一些關(guān)系，也會(huì)讓教學(xué)秘書夾在領(lǐng)導(dǎo)和師生之間，兩頭受氣不好做人，增加精神壓力。

3.發(fā)展空間受限。

高職院校普遍重視教學(xué)科研人員的職業(yè)發(fā)展，教學(xué)秘書卻很難獲得進(jìn)修深造、出訪考察、業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，自我效能感得不到滿足的同時(shí)倍感前途渺茫，與高校其他人員的差距人為地越拉越大。按照現(xiàn)行教學(xué)管理體制，教學(xué)秘書還應(yīng)承擔(dān)一定的教學(xué)研究任務(wù)。但是日常管理中大量重復(fù)性的勞動(dòng)，嚴(yán)重地?cái)D壓教學(xué)秘書的工作時(shí)間，也限制他們創(chuàng)造性的思維，嚴(yán)重地阻礙他們的發(fā)展。另外，教學(xué)秘書的付出與回報(bào)往往不成正比。教學(xué)秘書的待遇普遍偏低，他們每天埋頭于繁雜的事務(wù)，業(yè)績(jī)難以量化，往往得不到認(rèn)可和重視，從而造成與教學(xué)科研人員橫向比較中的收入差距。教學(xué)秘書在職稱和職務(wù)晉升上存在劣勢(shì)：教師系列工作量不夠，科研成果不足，管理系列表現(xiàn)機(jī)會(huì)少，政績(jī)不突出，晉升之路遙遙無期，上升空間處處受阻，從而造成工作任務(wù)重與價(jià)值體現(xiàn)輕之間的強(qiáng)烈反差。

四、改善高職院校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀的措施

1.充分認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書工作的重要性，給予人文關(guān)懷。

教學(xué)秘書是戰(zhàn)斗在基層一線的教學(xué)管理人員，溝通聯(lián)系著教務(wù)處、院系、教師和廣大學(xué)生，其業(yè)務(wù)水平和綜合素養(yǎng)，直接關(guān)系到教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和教學(xué)質(zhì)量的穩(wěn)步提高。因此，要充分認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書工作的重要性，重視教學(xué)秘書的選拔和培養(yǎng)，肯定教學(xué)秘書的作用和業(yè)績(jī)，提高教學(xué)秘書的地位和待遇。對(duì)教學(xué)秘書給予人文關(guān)懷，使他們的人性得到完善發(fā)展，肯定成績(jī)，包容失誤，給予權(quán)力，增強(qiáng)教學(xué)秘書的歸屬感、自豪感和使命感，凸顯其學(xué)校事務(wù)中的主人翁地位，使其切身感受到個(gè)人成長(zhǎng)與學(xué)校發(fā)展的和諧統(tǒng)一，在為高校教學(xué)管理做貢獻(xiàn)的過程中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。

2.重視教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，緩解工作壓力。

高職院校對(duì)教學(xué)秘書不但要使用，而且要培養(yǎng)，更要將教學(xué)秘書的培訓(xùn)、深造、交流等納入師資培養(yǎng)計(jì)劃。通過理論學(xué)習(xí)、專題輔導(dǎo)、進(jìn)修深造等形式，使教學(xué)秘書們系統(tǒng)掌握先進(jìn)的教學(xué)管理方法和手段，切實(shí)提高職業(yè)素養(yǎng)。通過觀摩學(xué)習(xí)、研討交流、出訪考察等形式，讓教學(xué)秘書們互相交流工作經(jīng)驗(yàn)，開闊視野、啟發(fā)思維、揚(yáng)長(zhǎng)避短，結(jié)合自身院系實(shí)際探索出優(yōu)化的教學(xué)管理模式。此外，高職院校還應(yīng)采取相應(yīng)措施，鼓勵(lì)教學(xué)秘書積極參與各級(jí)教改教研項(xiàng)目，如設(shè)立一些教學(xué)管理方面的課題項(xiàng)目，讓教學(xué)秘書有機(jī)會(huì)申報(bào)一些科研課題，并通過課題研究來提升自身的理論水平，以理論研究推動(dòng)教學(xué)管理工作更上新臺(tái)階。

高職院校還應(yīng)合理更新教學(xué)秘書隊(duì)伍，建立人才隊(duì)伍合理流動(dòng)機(jī)制，未雨綢繆，及時(shí)補(bǔ)充新生力量。根據(jù)院系的工作量調(diào)整給教學(xué)秘書隊(duì)伍增加新生力量，緩解教學(xué)秘書的工作壓力。教學(xué)秘書，其工作性質(zhì)應(yīng)定位于既是教學(xué)工作管理者，又是服務(wù)者，而管理從本質(zhì)上講也是服務(wù)。教學(xué)秘書的工作是為領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生服務(wù)的，一個(gè)教學(xué)秘書需要服務(wù)于幾十位教師、上百個(gè)學(xué)生，工作量之大可想而知。因此，教學(xué)秘書工作需要領(lǐng)導(dǎo)的支持，輔導(dǎo)員的協(xié)助，教師和學(xué)生們的配合，否則教學(xué)活動(dòng)無法正常開展。

3.建立激勵(lì)機(jī)制，拓展教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展渠道。

高職院校首先應(yīng)改變觀念，對(duì)教學(xué)秘書的工作進(jìn)行科學(xué)有效的考核評(píng)估，在評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)、薪酬待遇、職位晉升等方面為教學(xué)秘書提供相應(yīng)的機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)工作付出與工作回報(bào)的合理平衡。學(xué)校可以每年或每?jī)赡旮阋淮谓虒W(xué)秘書的評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)活動(dòng)，比如開展“教學(xué)管理先進(jìn)個(gè)人”、“管理育人先進(jìn)個(gè)人”、“教學(xué)管理服務(wù)之星”等評(píng)選活動(dòng)，這些活動(dòng)采取精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合的形式，激發(fā)教學(xué)秘書的工作積極性和信心。其次，學(xué)校在教學(xué)秘書職稱評(píng)審時(shí)要有適當(dāng)?shù)恼邇A斜。因?yàn)榻虒W(xué)秘書工作比較繁雜，整天疲于應(yīng)付，沒有多少時(shí)間和精力用于科研，所以在職稱評(píng)定時(shí)可考慮一些相應(yīng)的政策傾斜。再次，給教學(xué)秘書提供轉(zhuǎn)崗或晉升機(jī)會(huì)，對(duì)于有碩士學(xué)位有教學(xué)職稱的教學(xué)秘書可以為其提供轉(zhuǎn)教學(xué)崗位的機(jī)會(huì)?？傊?，讓每一位教學(xué)秘書都感到有良好的發(fā)展前途，才有助于教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)和可持續(xù)發(fā)展，從而促進(jìn)高職院校教學(xué)管理工作水平和質(zhì)量的提高。

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