增強(qiáng)辦公室檔案管理人員崗位意識的路徑探究

摘 要：在強(qiáng)調(diào)崗位意識培養(yǎng)的針對性和實(shí)效性的背景下，首先須圍繞檔案管理工作對其崗位意識進(jìn)行解讀，即包括責(zé)任意識、協(xié)作意識和學(xué)習(xí)意識。在此基礎(chǔ)上分別進(jìn)行目標(biāo)定位，包含崗位意識強(qiáng)化、提升、驅(qū)動(dòng)目標(biāo)。最后，在保留傳統(tǒng)的崗中培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，將思想政治教育工作引入其中。從而，形成了引入思想政治工作模式切合工作重點(diǎn)；引入思想政治模式強(qiáng)化崗位意識形成的路徑措施。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案 管理人員 崗位意識 增強(qiáng)

中圖分類號：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）11（a）-0205-01

在人力資源管理中對于如何增強(qiáng)職工的崗位意識，已成為當(dāng)下管理層頗為關(guān)心的問題。對此可這樣理解，在管理層無法做到跟蹤監(jiān)管的情況下，惟有建構(gòu)起職工的崗位意識，才能使他們避免偏離工作崗位的價(jià)值取向。關(guān)于這一點(diǎn)而言，同樣適用于辦公室擋案管理人員。

從總括層面來考察檔案管理的對象，可以界定為：單位各類計(jì)劃文本、各類備案文本，以及以電子形式存在的文檔。不難看出，辦公室檔案管理人員不只是扮演著單純的資料管理角色，還承擔(dān)著資料分析、歸類、收集的任務(wù)。特別在目前ERP系統(tǒng)支撐下，還可能起到信息中樞的主體功能。正因如此，增強(qiáng)他們的崗位意識就顯得格外重要了。

本文首先對崗位意識進(jìn)行解讀；在此基礎(chǔ)上，給出崗位意識培養(yǎng)的目標(biāo)定位。最后，構(gòu)建起具體的培養(yǎng)模式來。

1 對崗位意識的解讀

在強(qiáng)調(diào)崗位意識培養(yǎng)的針對性和實(shí)效性的背景下，首先須圍繞檔案管理工作對其崗位意識進(jìn)行解讀。根據(jù)筆者的體會，崗位意識可從以下三個(gè)方面進(jìn)行解讀。

1.1 責(zé)任意識

眾所周知，檔案管理人員的責(zé)任意識應(yīng)是首要的。這種責(zé)任意識，具體包括：仔細(xì)、迅速、保密等三個(gè)元素。其中，仔細(xì)體現(xiàn)為在面對各類文本檔案和電子檔案時(shí)，應(yīng)給予精細(xì)化分類并給出檢索目錄，從而方面不時(shí)之需。那么如何看待“迅速”呢。這一元素主要從工作時(shí)效性方面總結(jié)出的，并且符合各類組織的需要。當(dāng)然，對于保密意識來說，則是檔案管理人員所必備的責(zé)任意識之一。實(shí)踐表明，責(zé)任意識在崗位意識強(qiáng)化中容易做到。

1.2 協(xié)作意識

無論是從當(dāng)前的辦公室工作特點(diǎn)，還是現(xiàn)代作業(yè)模式，都要求在團(tuán)隊(duì)協(xié)作下完成特定任務(wù)。這不僅是辦公室檔案精細(xì)化管理的必然要求，也是加強(qiáng)檔案管理有效性的必然選擇。因此，該崗位人員所具備的較好執(zhí)行力和協(xié)作意識，將是推動(dòng)辦公室檔案工作信息化水平的重要前提。目前所呈現(xiàn)出的情況反映出，檔案管理人員分工較細(xì)，但相互協(xié)作意識卻較為淡薄。

1.3 學(xué)習(xí)意識

有同行會問，為何學(xué)習(xí)意識也構(gòu)成崗位意識組分之一。答案可歸納為這樣幾點(diǎn)：（1）信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，使得該崗位人員需要學(xué)習(xí)它并掌握它；（2）檔案管理工作不只是單純的資料管理，還涉及到資金信息挖掘、收集等一系列任務(wù)，這也促使該崗位人員需要形成學(xué)習(xí)意識。

通過對崗位意識的解讀，便為增強(qiáng)崗位意識提供了路徑指向。

2 解讀基礎(chǔ)上崗位意識培養(yǎng)的目標(biāo)定位

在目標(biāo)管理下，一定崗位意識的培養(yǎng)應(yīng)與組織整體發(fā)展目標(biāo)相契合；或者說，在組織目標(biāo)分解基礎(chǔ)上，須建立起本單位辦公室檔案管理崗位的分目標(biāo)。結(jié)合該分目標(biāo)，來確立崗位意識培養(yǎng)的價(jià)值取向。

根據(jù)筆者所在單位的情況，該崗位意識培養(yǎng)目標(biāo)定位于以下三個(gè)方面。

2.1 崗位意識強(qiáng)化目標(biāo)

從人力資源管理的步驟來看，涉及崗前培訓(xùn)和崗中培訓(xùn)。特別對于后者，構(gòu)成了增加組織人力資本存量的主要途徑。建立在長效機(jī)制上的崗中培訓(xùn)，首先就應(yīng)滿足崗位意識強(qiáng)化目標(biāo)。這種目標(biāo)定位具體針對著“責(zé)任意識”元素，即通過定期的、反復(fù)的強(qiáng)調(diào)，來強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任心，并在制度壓力下隨時(shí)積極投入該項(xiàng)管理工作中去。

2.2 崗位意識提升目標(biāo)

崗位意識的提升主要在于拔高人員的工作格局，使他們能在整體視閾下來看待本職工作。不難看出，這一目標(biāo)定位是針對協(xié)作意識而言的。這里存在一個(gè)誤區(qū)，即辦公室檔案管理在強(qiáng)調(diào)職責(zé)明晰的同時(shí)，卻激化了該崗位人員怕?lián)?zé)任的心態(tài)。因此，在事實(shí)中形成了各自為陣的工作局面。因此，在崗位意識提升上，應(yīng)從工作完整性、利益外部性等角度，消除工作人員的顧慮。

2.3 崗位意識驅(qū)動(dòng)目標(biāo)

之所以稱為崗位意識驅(qū)動(dòng)目標(biāo)，實(shí)則在于建立學(xué)習(xí)意識的內(nèi)在要求。現(xiàn)代人力資源管理實(shí)踐中，都很關(guān)注構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織的問題。學(xué)習(xí)型組織的形式不但能形成良好的工作氛圍，也能推動(dòng)工作人員對崗位適應(yīng)能力的自覺提高。而這一點(diǎn)，對于信息化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用來說，則是非常重要的一環(huán)。

3 目標(biāo)定位下的培養(yǎng)路徑構(gòu)建

結(jié)合以上所述并在目標(biāo)定位下，以下將引入思想政治工作要素來進(jìn)行討論。具體而言，增強(qiáng)崗位意識的路徑構(gòu)建如下所述。

3.1 引入思想政治工作模式切合工作重點(diǎn)

從大的方面來看，工作重點(diǎn)包括：增強(qiáng)崗位意識、形成大局意識。將其進(jìn)行細(xì)化后，增強(qiáng)崗位意識又包括：檔案管理質(zhì)量、安全（保密）、時(shí)效等要素；大局意識則包括：關(guān)注組織發(fā)展、為組織發(fā)展出謀劃策等。因此，思想政治工作的內(nèi)容就應(yīng)以此為基點(diǎn)有效展開。如，針對質(zhì)量意識而言：思想政治工作應(yīng)增強(qiáng)檔案管理人員對“準(zhǔn)確性與完整性”之間的關(guān)聯(lián)性認(rèn)識；并內(nèi)化為崗位爭先創(chuàng)優(yōu)評比的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。如，針對安全意識而言：思想政治工作應(yīng)引入傳幫帶內(nèi)容，在老同志的帶領(lǐng)、影響下，增強(qiáng)新人的安全意識。

3.2 引入思想政治模式強(qiáng)化崗位意識形成

思想政治工作應(yīng)拋棄傳統(tǒng)的一味說教；或強(qiáng)調(diào)批評教育的工作形式。但在部門思想文化塑造上強(qiáng)化他們的主人翁意識，仍是以往思想政治工作的寶貴經(jīng)驗(yàn)。在結(jié)合該經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，部門思想政治工作還應(yīng)挖掘：儀式活動(dòng)、樹立標(biāo)兵活動(dòng)的形式表達(dá)。當(dāng)前“80后”已成為了辦公室檔案管理人員中的新生力量，他們做事具有個(gè)性、不服輸、有創(chuàng)新意識。因此，應(yīng)在思想工作的形似表達(dá)上，適應(yīng)他們的感官感受。如，設(shè)計(jì)“我為優(yōu)化檔案管理工作出注意”的活動(dòng)；并建立活動(dòng)開展、先進(jìn)評比的長效機(jī)制。在此基礎(chǔ)上，通過定期表彰先進(jìn)個(gè)人來感染部門人員。并在部門思想政治工作的宣傳攻勢下，便將責(zé)任意識、協(xié)作意識、學(xué)習(xí)意識深入到人員的心中。

綜上所述，以上便構(gòu)成筆者對文章主題的討論。

4 結(jié)語

首先須圍繞檔案管理工作對其崗位意識進(jìn)行解讀，即包括責(zé)任意識、協(xié)作意識和學(xué)習(xí)意識。在此基礎(chǔ)上分別進(jìn)行目標(biāo)定位，包含崗位意識強(qiáng)化、提升、驅(qū)動(dòng)目標(biāo)。最后，在保留傳統(tǒng)的崗中培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，將思想政治教育工作引入其中。從而，形成了引入思想政治工作模式切合工作重點(diǎn)；引入思想政治模式強(qiáng)化崗位意識形成的路徑措施。最后，本文權(quán)當(dāng)拋磚引玉之用。

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