淺議如何開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源

　　摘要：文章指出了在信息高度發(fā)展的形勢下，開發(fā)利用檔案信息資源，應(yīng)從轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視，建立健全完善的檔案信息工作體系，提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，編發(fā)企業(yè)檔案利用的反饋信息入手，利用檔案信息的開發(fā)利用，為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。
　　關(guān)鍵詞：檔案信息；管理；開發(fā)；利用；增加企業(yè)效益
　　當(dāng)前是信息高度發(fā)達的新時代，信息已成為人們從事各類社會實踐活動不可缺少的條件，信息技術(shù)廣泛滲透到現(xiàn)代生產(chǎn)和生活中。為適應(yīng)這一時代發(fā)展特征的需要，企業(yè)正逐步由勞動密集型、資源高耗型、資金密集型逐步的向知識密集型、技術(shù)密集型、信息密集型轉(zhuǎn)變。在企業(yè)各種信息中，檔案信息的開發(fā)利用是重要的組成部分，是企業(yè)須臾不可高開的選項。各企業(yè)要根據(jù)各自的經(jīng)濟實力和工作條件協(xié)調(diào)發(fā)展，需要有針對性、有計劃地培訓(xùn)一批檔案現(xiàn)代化管理人員，爭取幾年內(nèi)能夠在深層次上運用現(xiàn)代化設(shè)備，強化企業(yè)檔案信息開發(fā)利用，為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。
　　一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，突出檔案部門工作的重要性
　　在信息社會，檔案部門要想立于不敗之地，把“死”檔案變成“活”效益，除了檔案員有很好的業(yè)務(wù)技術(shù)能力和過硬的基本功外，更重要的是要有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心重視檔案管理，把檔案管理提到日程和一定的位置，不斷提升專業(yè)管理人員和技術(shù)人員利用檔案資料為企業(yè)開展增效工作服務(wù)的意識，創(chuàng)造一個上上下下都重視檔案管理的外部環(huán)境，企業(yè)的檔案管理工作是一定能夠作好的。在這里企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理的觀念轉(zhuǎn)變是關(guān)鍵。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和決策層應(yīng)以協(xié)調(diào)發(fā)展的觀點來認識檔案在企業(yè)改制、資政教化和經(jīng)濟建設(shè)中的重要作用，要深刻認識檔案信息化的內(nèi)涵和發(fā)展規(guī)律，提高對信息資源的重新認識，通過引導(dǎo)、宣傳，在全企業(yè)創(chuàng)造一個有利于信息開發(fā)和有效利用的實踐氛圍。企業(yè)檔案管理水平的好與壞和檔案利用的程度和創(chuàng)造的經(jīng)濟效益與領(lǐng)導(dǎo)的重視密不可分，那種認為檔案信息化就是單純的建網(wǎng)鋪“路D7KTTMzJcFrJSErhysjv/oiFy+D/U8xYKk8CwgopJGI=”，那么檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施永遠處于工具層面，檔案管理和開發(fā)利用不可能深入。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，在加強硬件設(shè)施大力投入的基礎(chǔ)上，不斷提高檔案管理人員的水平，廣泛開發(fā)檔案信息的有效利用才是檔案管理和信息化工作的核心。為此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要把檔案信息開發(fā)工作放在實現(xiàn)企業(yè)跨越發(fā)展的戰(zhàn)略地位上，給予足夠的重視與投入，配備學(xué)理工的專業(yè)人員當(dāng)檔案員，管理起點要高，同時公司在召開安全生產(chǎn)專題會時、規(guī)劃計劃會時，制定企業(yè)3-5年發(fā)展?jié)L動計劃時、工程技術(shù)論證時，技術(shù)改造論證時，各類工程驗收時，大宗設(shè)備商品開箱驗收時都應(yīng)該讓檔案管理部門人員參加，發(fā)揮他們獻計獻策，當(dāng)好參謀的積極作用。這樣也便于收集全面系統(tǒng)的檔案技術(shù)資料，完整歸檔。企業(yè)只有形成一個領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理，積極促進檔案管理在生產(chǎn)經(jīng)營活動中的參與度，營造一個良好環(huán)境，才能促進檔案管理水平的不斷提高，才能促進利用檔案信息資源不斷為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益。
　　二、建立健全完善的、便于查閱的、能有效利用的檔案信息工作體系
　　第一，必須要做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。要建立健全完善的、便于查閱的、能有效利用的檔案信息工作體系，就要做到對信息資源的收集要齊全、完整、準(zhǔn)確、細致，立檔歸檔要嚴肅、嚴謹。目前我們在接收檔案資料存檔中，接收的都是紙質(zhì)版檔案的歸檔，由于對電子版不強調(diào)，生產(chǎn)技術(shù)部門只提供紙質(zhì)檔案資料，不提交電子設(shè)計圖和施工圖等電子檔案。特別是不提供變更設(shè)計圖，而變更設(shè)計恰恰是最重要的改動部分，因為在紙質(zhì)的工程圖紙中，如果工程在施工中出現(xiàn)新情況、新問題需要更改設(shè)計，設(shè)計院往往不再重新出藍圖，只出A4或者B4、A3等設(shè)計變更單，少則單張，多則4-5頁。由于接收時不作為專項內(nèi)容，就形成了有的檔案里有變更單，有的就沒有。這樣就造成了最新接收的檔案，與現(xiàn)場實際不符的問題。這就為以后的檔案有效利用，留下了隱患。在目前電子信息時代，筆者認為接收電子檔案是企業(yè)檔案管理所必須的，也是時代發(fā)展所要求的，更是檔案管理發(fā)展的新趨勢。在接收到電子檔案后，除了在系統(tǒng)中可以查詢外，還要進行刻錄備份，將接收的電子版應(yīng)以光盤形勢永久保留。
　　第二，建立必要的檢索工具。既要采取各種傳統(tǒng)的有效的編目，著錄、撰述形式，還要創(chuàng)造新形式，要注意開發(fā)檔案信息資源與開發(fā)圖書、情報、資料等信息資源的配合與協(xié)調(diào)。
　　第三，要建立有自己企業(yè)特色和方便快捷的檢索系統(tǒng)。目前石油企業(yè)檔案室已經(jīng)建立了信息化檔案檢索系統(tǒng)，這個系統(tǒng)的投入使用提高了企業(yè)檔案管理的水平，提高了檔案查詢的速度，但這個系統(tǒng)是按年度把幾十年來的各項工程都包括在一起的龐大的系統(tǒng)，專業(yè)人員和工程技術(shù)人員使用后反映查起來比較費勁繁索。如何解決這個問題呢，筆者認為應(yīng)在此軟件的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)建立分門別類的，有自己企業(yè)特色的，函蓋整個生產(chǎn)要素、通用要素、公共要素的檔案檢索系統(tǒng)，并且是按年度排列的專項檢索系統(tǒng)。如新建（改擴建）土建工程檢索系統(tǒng)；新建（改擴建）工藝安裝工程檢索系統(tǒng)，新建（改擴建）通用設(shè)備設(shè)施檢索系統(tǒng)；新建（改擴建）輸油設(shè)備設(shè)施檢索系統(tǒng)；其中，還要分為子項：如工藝管網(wǎng)、機泵閥室、輸油罐設(shè)備設(shè)施、鍋爐（加熱爐）設(shè)備設(shè)施、變電所設(shè)備設(shè)施、以及公共設(shè)備設(shè)施和其他綜合檢索系統(tǒng)。這些檢索系統(tǒng)的建立，針對性強，可方便快速查閱所需要的檔案資料，節(jié)省時間。
　　三、要做好檔案資料的二次開發(fā)
　　所謂二次開發(fā)，就是對檔案信息濃縮加工研究，探討具有實用價值的成果。比如對于文書檔案來說，編制《組織機構(gòu)沿革》、《輸油生產(chǎn)大事記》、《外事接待工作信息》等。檔案信息的利用與開發(fā)，兩者之間有著密切的聯(lián)系，開發(fā)是利用的前提，是為利用提供信息基礎(chǔ)，傳遞信息條件，開發(fā)離不開利用，達到目的和提高開發(fā)水平都要通過利用才能實現(xiàn)。
　　四、要不斷提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。
　?。ㄒ唬┈F(xiàn)代檔案管理人員要深入基層，深入現(xiàn)場
　　現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人員不是過去檔案資料的保管員，而是兼負著檔案開發(fā)利用，利用檔案資料為企業(yè)增加經(jīng)濟效益的先鋒。那種總坐在辦公室里收收發(fā)發(fā)是不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理發(fā)展需要的，只有深入車間、站場、施工現(xiàn)場、技改一線，根據(jù)現(xiàn)場出現(xiàn)的問題，結(jié)合平時自己對各類檔案的研讀，自己掌握的檔案資料信息，提供及時有效的幫助，才是檔案管理的真諦。只有發(fā)揮主人翁作用，積極主動地為企業(yè)提供真實可靠的信息，這是檔案部門在信息時代立足的“本錢”，也是吸引利用者的魅力所在。檔案部門要主動當(dāng)好企業(yè)發(fā)展的信息先行官，全方位地開發(fā)出超前性、預(yù)測性的檔案信息，使檔案部門成為企業(yè)開展各項工作的信息基地，以不可替代的優(yōu)勢來提高其管理地位。
　　（二）現(xiàn)代檔案管理人員既要管理檔案，又要學(xué)習(xí)檔案
　　現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該做到檔案入庫后，不是連看也不看，只要不缺目錄文件就可以驗收入庫，完事大吉，以后好好保管就行了，而是要學(xué)習(xí)檔案，要從技術(shù)說明文件，到具體的設(shè)計施工圖紙，變更后的說明和圖紙都要認真的看，要懂個大概，哪些新建，哪些變更要心中基本有數(shù)，怎么也得好好研究一個星期左右，才能知道基本情況各大概。實在搞不明白可以問一下現(xiàn)場技術(shù)負責(zé)人，或親自到時現(xiàn)場看一下實際情況，這樣才能做到在參加各類會議時，能夠及時地提供相關(guān)的、有價值的資料和正確的意見，才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員的參謀，只有作到這一點，才能使領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員，專業(yè)管理人員信任你、信服你。
　?。ㄈ┈F(xiàn)代檔案管理人員要成為多面手
　　要在懂得AUTOCAD制圖軟件以及其他建筑工程專用設(shè)計軟件的基礎(chǔ)上，還要學(xué)習(xí)建筑制圖、工藝安裝圖、給排水施工圖、電氣照明工程圖、儀表施工圖等。這樣便于提高工作水平和個人能力，更加有利于檔案的開發(fā)利用，做到不是專家的專家。
　　五、編發(fā)企業(yè)檔案利用的反饋信息
　　檔案在查（借）閱時一般不會產(chǎn)生效益，只有通過實踐才能反映出檔案的實際價值，產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟效益。因此，為了及時獲取和利用信息，要事先做好利用單位或利用者的聯(lián)系工作，把姓名、單位地址、聯(lián)系電話等登記在冊，以便日后反饋信息時與利用單位或利用者聯(lián)系。檔案部門可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話告訴對方，以利對方及時反饋信息。檔案利用信息反饋，主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經(jīng)濟效益。特別是效益要寫得具體一點，應(yīng)有時間、地點、人物和具體事例。
　　企業(yè)檔案與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、生存發(fā)展息息相關(guān)，因此，作為一名檔案工作者，要站在歷史的高度，要對檔案管理工作的變化有明確的認識。密切關(guān)注檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，對檔案工作要不斷創(chuàng)新，具有緊迫感、責(zé)任感和使命感。堅決克服等、靠、要和各種因循守舊思想的束縛，牢固樹立檔案是一種信息資源，同樣產(chǎn)生經(jīng)濟和社會效益的理念，把有限的被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o限的主動服務(wù)，由以傳統(tǒng)的靜態(tài)服務(wù)、間接服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的、直接的高層次服務(wù)，由封閉型的管理向開放型管理轉(zhuǎn)變，由單一服務(wù)向多元化服務(wù)轉(zhuǎn)變。
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