宏觀鑒定下檔案鑒定主體的組織與職能探析

馬帥章，桑毓域

摘要：從荷蘭、加拿大、澳大利亞三國(guó)的檔案鑒定實(shí)踐出發(fā)，通過(guò)依次論述各國(guó)宏觀鑒定理論下檔案鑒定工作環(huán)節(jié)具體劃分、不同鑒定主體的職能范疇，進(jìn)而分析各國(guó)宏觀鑒定理論下檔案鑒定主體的組織與實(shí)踐特點(diǎn)。希望能給我國(guó)的檔案鑒定工作帶來(lái)一些借鑒和啟示。

關(guān)鍵詞：宏觀鑒定理論；檔案鑒定；鑒定主體

Abstract：According to the practice of archival appraisal in Netherlands， Canada and Australia， introduce the different links of archival appraisal and the functional roles of different appraisal subjects based on the theory of Macro—appraisal. Meantime， this paper draws the characters which are reflected by the structure of different appraisal subjects in the three countries under the circumstance of Macro—appraisal， hoping to bring some references and revelation for our country in practice of archival appraisal.

Keywords：Macro—appraisal theory； Archival appraisal； Appraisal subject

宏觀鑒定理論改變了以往檔案鑒定單純以文件本身內(nèi)容的微觀價(jià)值判斷為基礎(chǔ)，以文件保管期限表決定檔案處理結(jié)果的檔案鑒定模式，向宏觀意義上文件社會(huì)價(jià)值、文件形成機(jī)構(gòu)職能鑒定方向轉(zhuǎn)變。圍繞社會(huì)結(jié)構(gòu)與國(guó)家戰(zhàn)略宏觀意義上的價(jià)值鑒定分析，價(jià)值主體由文件形成者及國(guó)家利益為主向更廣泛的社會(huì)利益與社會(huì)民眾群體利益傾斜。檔案鑒定主體代表誰(shuí)的利益會(huì)影響到我們所留存的社會(huì)記憶的結(jié)構(gòu)以及檔案價(jià)值發(fā)揮的水平。“誰(shuí)能代表全體利用者的利益公正地挑選和評(píng)價(jià)檔案？誰(shuí)能為未來(lái)選擇歷史？”[1]這是我們著手分析檔案由誰(shuí)來(lái)鑒定，分析檔案鑒定主體的組織與職能劃分的初始化問(wèn)題。

1荷蘭宏觀鑒定實(shí)踐：PIVOT項(xiàng)目中檔案鑒定主體組織與職能劃分

荷蘭的宏觀鑒定實(shí)踐走在世界前列。荷蘭的PIVOT（Project to Implement the New Transfer Period），是基于實(shí)施縮短移交時(shí)間而開展的檔案鑒定項(xiàng)目。該項(xiàng)目“站在宏觀的高度，采用自上而下的視角，通過(guò)鑒定文件的生成背景來(lái)鑒定文件。具體地說(shuō)，是通過(guò)鑒定政府各個(gè)領(lǐng)域的職能來(lái)鑒定執(zhí)行該職能時(shí)所生成的文件”。[2]從文件形成背景和所屬部門職能對(duì)文件進(jìn)行鑒定，這是一種典型的宏觀職能鑒定觀：以文件來(lái)源機(jī)構(gòu)為核心，綜合分析文件形成背景、職能性質(zhì)、內(nèi)容等特點(diǎn)，系統(tǒng)地開展鑒定工作。

該項(xiàng)目保管方案的制定流程如下，“‘三方咨詢 —民眾的網(wǎng)上評(píng)價(jià)—國(guó)家文化政策理事會(huì)（National Council for Cultural Policy）部長(zhǎng)批準(zhǔn)—荷蘭政府報(bào)紙（Dutch Government Gazette）出版生效。其中，‘三方咨詢 環(huán)節(jié)是由利益相關(guān)者來(lái)研討并決定某職能的命運(yùn)，至少包括以下幾方：相關(guān)政府機(jī)構(gòu)的專家，相關(guān)機(jī)構(gòu)的文件實(shí)踐管理者，國(guó)家檔案專家”。[3]

“三方咨詢”作為保管方案制定的起點(diǎn)，對(duì)檔案鑒定起著根本性的抉擇作用。相關(guān)政府機(jī)構(gòu)的專家、相關(guān)機(jī)構(gòu)的文件實(shí)踐管理者及國(guó)家檔案專家這三類主體，能夠從國(guó)家戰(zhàn)略利益、機(jī)構(gòu)利益及國(guó)家檔案事業(yè)整體利益出發(fā)，對(duì)需鑒定文件作“同時(shí)空”的咨詢式、研討式的裁決。這種咨詢鑒定模式，兼顧了社會(huì)記憶的延續(xù)性維護(hù)、國(guó)家戰(zhàn)略利益的滿足、機(jī)構(gòu)職能利益的考量以及社會(huì)潛在利用者的涉及。

民眾的評(píng)價(jià)被鑒定體系所吸納，民眾的意見與建議被鑒定者所考慮。這是在宏觀鑒定思想下挖掘社會(huì)檔案潛在利用群體、滿足社會(huì)利用需求及發(fā)揮檔案的社會(huì)記憶功能的重要途徑，也是對(duì)三方咨詢方案的有效補(bǔ)充。民眾對(duì)三方咨詢的結(jié)果可以進(jìn)行評(píng)價(jià)，把自己的利用需求傳遞給鑒定主體。國(guó)家文化政策理事會(huì)部長(zhǎng)的批準(zhǔn)以及荷蘭政府報(bào)紙的出版生效，是對(duì)三方咨詢及民眾評(píng)價(jià)后的鑒定保管方案的處理結(jié)果。部長(zhǎng)批準(zhǔn)表明最終保管方案生效，并利用政府官方媒體“荷蘭政府報(bào)”進(jìn)行公開發(fā)布。社會(huì)參與度的加強(qiáng)，有利于鑒定標(biāo)準(zhǔn)的社會(huì)價(jià)值與社會(huì)利益的保持。

綜合上述項(xiàng)目中檔案鑒定主體的組織結(jié)構(gòu)與職能劃分，荷蘭的宏觀鑒定實(shí)施模式從鑒定主體到鑒定主體的補(bǔ)充，都圍繞著如何有效保持社會(huì)記憶的延續(xù)，維持鑒定標(biāo)準(zhǔn)的多方利益的平衡與妥善的保管方案的制定。同時(shí)，加入了民眾鑒定這股新的鑒定主體力量，為宏觀鑒定的社會(huì)價(jià)值的維護(hù)起到重要作用。

2澳大利亞宏觀鑒定實(shí)踐中檔案鑒定主體組織與職能劃分

澳大利亞國(guó)家檔案館的檔案鑒定是基于本國(guó)文件管理標(biāo)準(zhǔn)“the Standards Australia Standard for Records Management”。該國(guó)檔案學(xué)者丹尼斯·康納指出，該鑒定模式提到了五個(gè)鑒定的取向，涵蓋了長(zhǎng)期為行政機(jī)構(gòu)發(fā)揮行政管理價(jià)值以及具有廣泛社會(huì)意義和價(jià)值的文件的保存。[4]社會(huì)價(jià)值的判斷以及廣義價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)的提出體現(xiàn)了宏觀鑒定的思想。

此模式有兩種鑒定授權(quán)形式：一是傳統(tǒng)的政府機(jī)構(gòu)常規(guī)范圍的機(jī)關(guān)部門所涉及的文件鑒定領(lǐng)域；二是特殊機(jī)構(gòu)特殊形式的核心業(yè)務(wù)。其中，職能部門承擔(dān)鑒定文件的中心任務(wù)。文件形成機(jī)構(gòu)需要自行考察和分析本機(jī)構(gòu)的歷史演變過(guò)程、本機(jī)構(gòu)所形成和積累的所有文件類型并將其納入文件保存系統(tǒng)之中。同時(shí)，文件形成機(jī)構(gòu)與政府信息管理專門機(jī)構(gòu)共同來(lái)承擔(dān)分析本機(jī)構(gòu)的核心業(yè)務(wù)、核心業(yè)務(wù)中的各中心活動(dòng)所形成的文件類別和整體，分門別類劃分保管期限。

隨后，內(nèi)部咨詢是對(duì)檔案鑒定進(jìn)行的第二次判定。內(nèi)部咨詢流程由國(guó)家檔案館承擔(dān)，需考慮信息獲取與服務(wù)、檔案信息管理部門、政府辦公室需求等因素。信息獲取與信息服務(wù)主要針對(duì)公眾信息和文件檔案參考與查詢需求，檔案信息管理部門主要負(fù)責(zé)檔案的整理與保管，在鑒定中，需考慮他們保管的實(shí)際條件。政府人員與檔案管理部門對(duì)于鑒定提出一些修改意見，例如，考察鑒定后的文件是否能夠全面充分地反映和覆蓋機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)等。信息獲取與信息服務(wù)分析過(guò)程中，檔案專家顧問(wèn)的職責(zé)是提供一個(gè)相關(guān)評(píng)估：那些應(yīng)該保管并作為國(guó)家檔案的文件是否被挑選出來(lái)。他們需考慮：關(guān)乎澳大利亞未來(lái)發(fā)展與環(huán)境發(fā)展的文件需妥善保管；保管好那些有足夠信息量和特殊能力，來(lái)證明澳大利亞國(guó)家與人民地位和環(huán)境條件的文件以及聯(lián)邦政府對(duì)于他們影響的文件；能反映政府與民眾互動(dòng)、溝通的文件；能反映并能體現(xiàn)澳大利亞知識(shí)豐富，歷史、文化和人民生活的相關(guān)文件。[5]

上述內(nèi)容能夠反映出澳大利亞檔案宏觀鑒定的三個(gè)基本主體，他們分別是文件的形成機(jī)構(gòu)人員、國(guó)家檔案館檔案人員、檔案專家顧問(wèn)等。三者構(gòu)成了檔案鑒定主體的組織體系，分別從文件的形成背景與形成機(jī)關(guān)的基本職能，政府的實(shí)際管理，文件的國(guó)家戰(zhàn)略意義、社會(huì)發(fā)展意義、社會(huì)記憶功能的延續(xù)、民眾的利用需求等進(jìn)行全方位的考慮，避免了僅從機(jī)關(guān)本身和業(yè)務(wù)活動(dòng)本體出發(fā)鑒定的片面性。

3加拿大宏觀鑒定實(shí)踐中檔案鑒定主體組織與職能劃分

1991年，加拿大國(guó)家檔案館在鑒定聯(lián)邦政府文件時(shí)開始實(shí)施宏觀鑒定戰(zhàn)略。具體方案如下：“（1）國(guó)家檔案館與文件形成機(jī)構(gòu)協(xié)商文件的處置方案，稱之為‘歷年文件辦理方案；（2）依據(jù)辦理方案這一原則性框架，針對(duì)不同責(zé)任者、不同的工作職能部門制定具體的文件處置實(shí)施方法；（3）國(guó)家檔案館依據(jù)文件處置期限表，對(duì)檔案文件加以具體分析研究，作出鑒定的決定；（4）國(guó)家檔案館與文件的形成機(jī)構(gòu)就文件的進(jìn)館問(wèn)題，對(duì)其起源、保留時(shí)間、外觀形態(tài)等進(jìn)行協(xié)商，作出最終的進(jìn)館決定?！盵6]這種從職能出發(fā)的實(shí)踐模式，貫徹了宏觀職能鑒定的基本思想。

加拿大檔案館在鑒定的實(shí)施過(guò)程中，館內(nèi)文件處置部門與聯(lián)邦機(jī)構(gòu)一起協(xié)商來(lái)確定機(jī)構(gòu)及其下屬部門的重要程度。在處置時(shí)，雙方認(rèn)可的前提下確定文件處置計(jì)劃，“這一計(jì)劃詳細(xì)規(guī)定了各類文件鑒定的順序，在此基礎(chǔ)上形成的實(shí)施計(jì)劃表，具體規(guī)定檔案館審批聯(lián)邦機(jī)構(gòu)需處置的文件范圍和期限”。[7]對(duì)特殊載體的文件，處置權(quán)交由特定檔案小組來(lái)完成。

加拿大的宏觀鑒定模式涉及的檔案鑒定主體主要為國(guó)家檔案館檔案人員、文件形成機(jī)構(gòu)雙方。鑒定采用的是協(xié)商機(jī)制下的“背景調(diào)查與處置計(jì)劃”互動(dòng)體系。國(guó)家檔案館檔案人員在不斷分析文件形成機(jī)構(gòu)的職能與文件形成背景調(diào)查的基礎(chǔ)上，與文件形成機(jī)構(gòu)協(xié)商確立“長(zhǎng)年處置計(jì)劃”。這種協(xié)商機(jī)制在一定程度上避免機(jī)械地套用已形成的處置方案，靈活機(jī)動(dòng)地安排最有價(jià)值的文件的優(yōu)先鑒定。鑒定主體雙方可以說(shuō)是互相制約，圍繞文件的形成機(jī)構(gòu)職能、文件的形成背景調(diào)查、協(xié)商討論等開展鑒定工作。

4國(guó)外宏觀鑒定實(shí)踐鑒定主體組織對(duì)我國(guó)鑒定工作的啟示

4.1我國(guó)檔案鑒定主體的組織與職能劃分現(xiàn)狀。我國(guó)檔案部門“文書處理—檔案室—檔案館”的三級(jí)管理模式?jīng)Q定了我國(guó)檔案鑒定也分成三個(gè)層級(jí)。文書處理完畢后，經(jīng)由文書人員與檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行立卷歸檔，“此時(shí)，既要對(duì)無(wú)保存價(jià)值的文件‘判處死刑，又要為準(zhǔn)備留存歸檔的文件區(qū)分價(jià)值（劃分保管期限），并據(jù)此分別立卷”。[8]文書人員與業(yè)務(wù)人員成為第一個(gè)層級(jí)的檔案鑒定者。檔案室在向檔案館進(jìn)行案卷移交時(shí)，“主要是對(duì)立卷歸檔時(shí)確定的保管期限進(jìn)行檢查，適當(dāng)調(diào)整部分檔案的保管期限并決定哪些檔案應(yīng)移交檔案館，對(duì)確定無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案造冊(cè)登記并銷毀”。[9]這時(shí)，檔案室業(yè)務(wù)人員成為第二個(gè)層級(jí)的檔案鑒定主體。移交至檔案館的館藏檔案，檔案館按照規(guī)定定期審查館藏檔案，并對(duì)保管期限劃分不科學(xué)的案卷進(jìn)行調(diào)整直至銷毀。由此，檔案館業(yè)務(wù)人員成為第三個(gè)層級(jí)的檔案鑒定主體。

4.2宏觀鑒定思想下對(duì)我國(guó)鑒定主體的組織、職能問(wèn)題分析。我國(guó)檔案事業(yè)中的三級(jí)鑒定模式，在前兩個(gè)鑒定環(huán)節(jié)中，容易忽視檔案的歷史價(jià)值和文化價(jià)值。這是由于前兩個(gè)鑒定環(huán)節(jié)的鑒定主體（文書人員與檔案室業(yè)務(wù)人員）在鑒定檔案時(shí)，除了依據(jù)“文件保管期限表”與“檔案館收集范圍”等規(guī)范性文件外，主要考慮對(duì)本單位利用價(jià)值空間較大及對(duì)本單位記憶留存關(guān)系重大的內(nèi)容等因素。檔案一旦進(jìn)館，檔案館工作人員處于鑒定的第三個(gè)環(huán)節(jié)，他們僅僅是對(duì)前兩個(gè)層級(jí)檔案鑒定的修正與補(bǔ)充。對(duì)于社會(huì)記憶的構(gòu)建與檔案價(jià)值的發(fā)揮也僅基于各單位所移交的檔案資源，無(wú)法跳出前兩個(gè)鑒定環(huán)節(jié)已經(jīng)劃定的資源范圍。同時(shí)，三個(gè)鑒定環(huán)節(jié)相對(duì)獨(dú)立，協(xié)調(diào)性不足，影響整體的鑒定結(jié)果。

相比之下，荷蘭等國(guó)在一定程度上避免了以上問(wèn)題。首先，他們既考慮到了文件對(duì)于文件形成機(jī)關(guān)的現(xiàn)行價(jià)值與本機(jī)關(guān)的記憶留存因素，也在宏觀意義上，將文件的鑒定擴(kuò)展到了社會(huì)價(jià)值的考慮、社會(huì)記憶的留存以及潛在的歷史、文化價(jià)值的預(yù)見性。同時(shí)，其檔案鑒定模式均從文件的產(chǎn)生背景、文件形成機(jī)關(guān)的分析入手，從文件生成伊始就開始考慮文件、文件形成機(jī)關(guān)在整個(gè)社會(huì)中的地位和重要性。另外，鑒定主體模式都遵循了各鑒定方相互補(bǔ)充、協(xié)商的原則，將文件的各種價(jià)值盡可能都囊括在最終的鑒定方案。

我國(guó)可以在原有鑒定模式的基礎(chǔ)上加以調(diào)整，以適應(yīng)宏觀鑒定的趨勢(shì)和要求。傳統(tǒng)的鑒定主體集中于文書處理、檔案室與檔案館三個(gè)層級(jí)的檔案工作者。這些可以成為新架構(gòu)宏觀鑒定體系的基本組成部分。因?yàn)樗麄兪煜げ⑦m應(yīng)檔案工作的基本流程，并能在原有基礎(chǔ)上容易適應(yīng)新的模式。借鑒荷蘭等國(guó)經(jīng)驗(yàn)，可以將檔案專家顧問(wèn)、社會(huì)民眾評(píng)價(jià)等新的鑒定主體引入我們的檔案鑒定體系，并靈活運(yùn)用“多方同時(shí)空咨詢”、“不同鑒定主體協(xié)商”等鑒定方式。同時(shí)，我們可以溝通協(xié)調(diào)原有三個(gè)鑒定主體層級(jí)嚴(yán)格、前后順序固有的模式，建立有效的溝通和協(xié)商機(jī)制。關(guān)于新架構(gòu)的鑒定主體體系職能劃分，舊有的三級(jí)鑒定主體可以負(fù)責(zé)微觀文件的價(jià)值判定，而國(guó)家檔案館可以承擔(dān)國(guó)家戰(zhàn)略的考慮及機(jī)構(gòu)重要程度的評(píng)級(jí)，檔案專家顧問(wèn)負(fù)責(zé)社會(huì)價(jià)值的判定、未來(lái)潛在價(jià)值的分析及社會(huì)、歷史、文明等相關(guān)因素的考量。社會(huì)民眾的評(píng)價(jià)也可以吸納進(jìn)我們的檔案鑒定體系，為民眾服務(wù)并提供信息利用和咨詢的工作觀念同時(shí)可以得以實(shí)現(xiàn)。

檔案宏觀鑒定模式一定程度上能減少鑒定標(biāo)準(zhǔn)的主觀性，并能夠從文件形成機(jī)構(gòu)的社會(huì)職能以及社會(huì)價(jià)值等宏觀分析層面為檔案鑒定提供思想框架與實(shí)踐模式。不過(guò)，宏觀鑒定在實(shí)踐工作中需要把實(shí)際的鑒定工作組織好，對(duì)于鑒定主體的組織與協(xié)調(diào)也應(yīng)加以重視。宏觀鑒定下的鑒定模式需要擺脫相互獨(dú)立的鑒定程序和不同時(shí)空的鑒定流程。不同的鑒定主體代表著不同的鑒定角度與利益代表群體，他們所對(duì)應(yīng)的職能分析、價(jià)值判斷后的檔案鑒定處理決定都關(guān)系到宏觀鑒定的最終效果。宏觀鑒定下的鑒定主體組織設(shè)計(jì)需要在檔案鑒定主體與其所對(duì)應(yīng)的不同職能判斷分析上作出具體的劃分。

4.3對(duì)宏觀鑒定下檔案鑒定主體組織問(wèn)題的思考。宏觀鑒定理論下的檔案鑒定工作組織和檔案鑒定主體的組織與職能的劃分，決定著宏觀鑒定思想的落實(shí)與實(shí)踐領(lǐng)域的具體實(shí)施。從文件形成機(jī)構(gòu)的職能與文件的機(jī)構(gòu)價(jià)值、國(guó)家戰(zhàn)略價(jià)值、社會(huì)公眾利用價(jià)值及影響全社會(huì)歷史記憶、文化發(fā)展、知識(shí)豐富、文明進(jìn)步的價(jià)值出發(fā)，構(gòu)建能夠有效兼顧這多方面利益和價(jià)值的鑒定體系是一個(gè)很系統(tǒng)的課題。構(gòu)建過(guò)程中，筆者認(rèn)為，應(yīng)該堅(jiān)持以下原則：①宏觀鑒定模式下，確立檔案鑒定者的主體獨(dú)立、鑒定業(yè)務(wù)相互關(guān)聯(lián)的工作模式；②檔案鑒定者的確定與篩選可以根據(jù)實(shí)際需要，采取靈活機(jī)動(dòng)的方式來(lái)設(shè)置，同時(shí)，需要注意維護(hù)基本鑒定主體的穩(wěn)定性；③避免鑒定主體走過(guò)場(chǎng)的形式主義，建議以規(guī)范或者立法的形式來(lái)規(guī)范檔案鑒定行為；④注意鑒定模式的持續(xù)性與有效性保障，增加鑒定者的后備儲(chǔ)蓄力量，增強(qiáng)鑒定工作隊(duì)伍。

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（作者單位：天津師范大學(xué)來(lái)稿日期：2012—08—18）