淺談城市規(guī)劃審批檔案管理的信息化建設(shè)

吳妍

摘要：規(guī)劃審批檔案作為城市規(guī)劃管理中的重要一個(gè)環(huán)節(jié)，其不完整或是不準(zhǔn)確都將給城市規(guī)劃管理帶來(lái)一定的困難。隨著當(dāng)前我國(guó)城市數(shù)字化進(jìn)程的加快，數(shù)字化建設(shè)在城市規(guī)劃?rùn)n案管理中的作用也益發(fā)彰顯出來(lái)。本文首先論述了城市規(guī)劃審批檔案的特點(diǎn)及檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)，進(jìn)而論述了當(dāng)前城市規(guī)劃審批檔案管理的現(xiàn)狀及面臨的問(wèn)題，最后就完善城市規(guī)劃審批檔案管理信息化建設(shè)的建議展開(kāi)了簡(jiǎn)要闡述，以期能對(duì)促進(jìn)城市規(guī)劃?rùn)n案資料管理具有積極的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：規(guī)劃審批檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

一、前言

規(guī)劃審批檔案是指在城市規(guī)劃管理活動(dòng)中形成的具有憑證作用和保存價(jià)值的文字、圖紙等相關(guān)材料，它包括建設(shè)用地規(guī)劃審批檔案（含選址意見(jiàn)書(shū)）、建設(shè)工程規(guī)劃審批檔案、建設(shè)工程竣工核實(shí)檔案。在整個(gè)城市建設(shè)檔案管理中，規(guī)劃審批檔案占館藏比重多為90%以上，且由于規(guī)劃審批檔案更具應(yīng)用性和保密性，更成為了城建檔案管理中的重中之重。當(dāng)前，隨著數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在我們城市生活中的滲透，信息化技術(shù)在城市規(guī)劃當(dāng)中的應(yīng)用得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，而作為城市規(guī)劃內(nèi)容之一的規(guī)劃審批檔案管理，加強(qiáng)其信息化建設(shè)，對(duì)于促進(jìn)城市規(guī)劃?rùn)n案資料管理具有積極的促進(jìn)作用。為此，本文就城市規(guī)劃審批檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述，以供參考。

二、城市規(guī)劃審批檔案的特點(diǎn)及檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)

（一）城市規(guī)劃審批檔案的特點(diǎn)

1. 法律權(quán)威性。城市規(guī)劃審批檔案包括了由規(guī)劃行政主管部門(mén)核發(fā)的選址意見(jiàn)書(shū)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等“一書(shū)兩證” 的原件，是按相關(guān)法律及其他法規(guī)性文件所規(guī)定的法定程序形成的，匯聚了諸多職能部門(mén)，如發(fā)改委、國(guó)土部門(mén)、規(guī)劃部門(mén)、環(huán)保部門(mén)、消防部門(mén)等的相關(guān)單位的審批意見(jiàn)，是土地使用、工程建設(shè)的憑據(jù)，具備法律的權(quán)威性。在辦理建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)證的過(guò)程中，它起到法律憑證的作用。

2.客觀真實(shí)性。城市規(guī)劃審批檔案直觀的反映了建設(shè)項(xiàng)目各方面的情況，在“一書(shū)兩證”載明建設(shè)項(xiàng)目的施工單位名稱(chēng)、工程的性質(zhì)、建筑的面積、功能、造價(jià)等信息，具有客觀真實(shí)性。

3. 內(nèi)容廣泛性。因?yàn)槌鞘幸?guī)劃管理業(yè)務(wù)的類(lèi)別眾多，城市規(guī)劃審批檔案內(nèi)容也相應(yīng)體現(xiàn)出廣泛性，包括了單位及個(gè)人建設(shè)工程的報(bào)建、建筑物的改造、功能變更、建設(shè)單位變更、建筑物廣告、建筑物裝修等內(nèi)容。

4. 地位重要性。城市規(guī)劃審批檔案是城市規(guī)劃管理工作中的前提和條件，其涉及城市規(guī)劃管理中的建筑用地的申請(qǐng)、審批工程的選址、施工放線、批后管理等等工作內(nèi)容，可以說(shuō)，規(guī)劃審批檔案不完整或是管理工作不到位，都將給城市規(guī)劃管理工作帶來(lái)一定的困難，其在城市規(guī)劃管理工作中具有非常重要的地位。

（二）檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)

1. 檔案管理數(shù)字化，通過(guò)現(xiàn)代化的檢索工具，支持模糊查詢及組合查詢，用戶在查詢時(shí)非常方便，能快速的檢索到自己需要尋找的檔案信息，使之能快速的提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息。

2. 改善檔案的利用方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案，可增強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)，使檔案的使用更為安全，同時(shí)又可很好地防止檔案原件被篡改，大大減少了原件受損或遺失的可能性。

3. 檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化，可使檔案信息實(shí)現(xiàn)超時(shí)空流動(dòng)，讓辦公人員足不出戶就可以方便地調(diào)閱利用檔案，擴(kuò)大了檔案的利用空間，使之由原始的保管中心轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒌目刂浦行摹?/p>

4. 檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化，即改變了原始的檔案紙質(zhì)信息只供一人查閱的局限性，它可以同時(shí)供所需的用戶進(jìn)行查閱，不受時(shí)間和空間等限制，大大提高了其使用效率。

三、當(dāng)前城市規(guī)劃審批檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀及面臨的問(wèn)題

（一）隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量激增，規(guī)劃審批檔案的數(shù)量明顯增加。且隨著公民法治意識(shí)的增強(qiáng)，當(dāng)前越來(lái)越多人開(kāi)始關(guān)注城市規(guī)劃設(shè)計(jì)與審批管理，使得規(guī)劃審批檔案的利用率開(kāi)始逐年增長(zhǎng)。但當(dāng)前，我國(guó)大部分城市規(guī)劃審批檔案管理中數(shù)據(jù)的提取率和入庫(kù)率還很低下，致使著錄數(shù)據(jù)檢查不方便和入庫(kù)不及時(shí)，暫時(shí)不能滿足于人們對(duì)信息的即時(shí)需求。

（二）縱觀當(dāng)前我國(guó)大部分城市規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化使用的系統(tǒng)，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)完全不同，其是先借助外部程序，將數(shù)字化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換處理，使之結(jié)構(gòu)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)相同后，方可進(jìn)行入庫(kù)工作。而在數(shù)據(jù)提取成功后，如發(fā)現(xiàn)其中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常，則需把數(shù)據(jù)修改后再全部重新提取。這樣一來(lái)，不僅數(shù)據(jù)導(dǎo)入步驟繁多，且修改步驟復(fù)雜繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)量大，工作效率不高。

（三）我國(guó)現(xiàn)階段城市規(guī)劃審批檔案管理水平普遍不高，往往只能滿足于計(jì)算機(jī)的簡(jiǎn)單操作，不能站在整個(gè)城市規(guī)劃的全局上，對(duì)規(guī)劃審批檔案進(jìn)行高層次的現(xiàn)代化信息管理，使之更好地服務(wù)于城市規(guī)劃管理。

四、完善城市規(guī)劃審批檔案信息化建設(shè)的建議

（一）完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施

要完善城市規(guī)劃審批檔案信息化建設(shè)，首要的任務(wù)就是要完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，即根據(jù)實(shí)際需要配備計(jì)算機(jī)軟、硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，選擇先進(jìn)、成熟、適用的技術(shù)，使之能完成業(yè)務(wù)管理、事務(wù)管理、檔案利用服務(wù)等工作。同時(shí)，為了進(jìn)一步提高城市規(guī)劃審批檔案管理的技術(shù)水平，還應(yīng)努力與資源數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)相互融合，構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的整體，形成從數(shù)據(jù)錄入到數(shù)據(jù)管理再到數(shù)據(jù)加工輸出全過(guò)程的應(yīng)用。

（二）制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，推進(jìn)規(guī)劃審批檔案的數(shù)字化

要完善規(guī)劃審批檔案管理的信息化建設(shè)，則應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，繼續(xù)做好規(guī)劃審批檔案的管理和利用工作，加強(qiáng)對(duì)各檔案管理工作的指導(dǎo)，推進(jìn)規(guī)劃審批檔案的數(shù)字化，整合各檔案管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)，采取各種措施做好檔案安全工作。

（三）優(yōu)化城市規(guī)劃審批檔案系統(tǒng)的措施

1.完善數(shù)據(jù)檢索功能

規(guī)劃審批檔案數(shù)字化系統(tǒng)主要是對(duì)建筑工程審批和竣工驗(yàn)收審批這兩類(lèi)規(guī)劃審批檔案進(jìn)行著錄、掃描錄入數(shù)字化，并對(duì)此建立匹配相應(yīng)的索引信息，存儲(chǔ)到后臺(tái)檔案管理系統(tǒng)的案卷件表中，以供以后的處理和利用。而在這一過(guò)程中，要完善數(shù)字化系統(tǒng)的檢索功能，則是加強(qiáng)對(duì)檔案著錄數(shù)據(jù)以及關(guān)聯(lián)影像文件的檢查，以減少檔案數(shù)據(jù)資料的出錯(cuò)率。

如：①卷內(nèi)文件序號(hào)按流水遞增，當(dāng)插入新文件時(shí)，后面的文件序號(hào)可以自動(dòng)按序增加。②對(duì)文件的頁(yè)號(hào)與序號(hào)按規(guī)則自動(dòng)檢測(cè)，不可出現(xiàn)頁(yè)號(hào)小于序號(hào)的情況。③按階段設(shè)置的邏輯關(guān)系來(lái)檢查用戶輸入的各文件階段信息及邏輯關(guān)系是否正確，建筑工程審批檔案的階段中必須有工程階段，竣工驗(yàn)收審批檔案默認(rèn)所有階段為竣工階段。④在著錄信息提交時(shí)按設(shè)置規(guī)則檢查檔號(hào)是否合法，過(guò)濾某些字段中的非法字符。

2. 簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)入庫(kù)的工作流程

對(duì)數(shù)據(jù)入庫(kù)的工作流程進(jìn)行優(yōu)化，即主要是依據(jù)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)對(duì)數(shù)字化系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式進(jìn)行改造，即分為“文件著錄信息”和“電子影像”，然后簡(jiǎn)化數(shù)字化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的接口操作流程，按檔案類(lèi)型、檔案號(hào)等條件將接口表數(shù)據(jù)分批量導(dǎo)入到正式庫(kù)，如“接口表（以檔案管理系統(tǒng)為準(zhǔn)）”+“影像文件（按服務(wù)器目錄存放）”，隨后進(jìn)行檔案資源管理和檔案的利用管理，最終提高檔案資源的采集、管理以及利用的效率。

3. 其他方面的系統(tǒng)優(yōu)化

為更進(jìn)一步的減少檔案管理人員的工作量，提高工作效率，在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，還應(yīng)做好以下系統(tǒng)的優(yōu)化工作，即：①部分字段信息設(shè)置默認(rèn)值或者可以根據(jù)規(guī)則繼承信息；②根據(jù)序號(hào)前后相鄰的兩個(gè)文件的頁(yè)號(hào)，自動(dòng)計(jì)算出文件頁(yè)數(shù)；③著錄控件大小和位置按用戶操作習(xí)慣調(diào)整；④在進(jìn)行著錄過(guò)程時(shí)，可按三個(gè)層次將案卷進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄；⑤在進(jìn)行著錄過(guò)程中，可直接在全引目錄上對(duì)如“”房檔“案件”等特殊形式的檔案在電腦上按人名、地址和時(shí)間等用案卷目錄直接錄入，然后分門(mén)別類(lèi)，給出一個(gè)分類(lèi)號(hào)；⑥為提高檢索效率，可在著錄的過(guò)程中，用“關(guān)鍵詞”代替原本的“主題詞”，即用揭示主題內(nèi)容的關(guān)鍵詞、詞匯等進(jìn)行標(biāo)識(shí)，在錄入電腦后用電腦的批量處理功能進(jìn)行一一分類(lèi)。

（四）不斷提高城市規(guī)劃?rùn)n案管理人員的綜合素質(zhì)

城市規(guī)劃?rùn)n案管理人員不能只滿足于掌握簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，而應(yīng)不斷更新自身的觀念，調(diào)整心態(tài)，學(xué)習(xí)并掌握必要的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)紛繁復(fù)雜的規(guī)劃審批數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)引、分類(lèi)和有效管理，使之能發(fā)揮出最大的利用價(jià)值，滿足于城市規(guī)劃管理的最大需求。

當(dāng)前，我國(guó)城市規(guī)劃?rùn)n案管理部分應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作人員的信息化培訓(xùn)工作，按照分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要的原則，不斷提高其業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，使其能熟練掌握先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)以及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備和新方法。同時(shí)，還可公開(kāi)向社會(huì)上引進(jìn)一些具備信息服務(wù)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)分析能力、數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)和分析能力、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)和管理能力等人才，使之能全方位地對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保規(guī)劃審批檔案的安全性和應(yīng)用性。

（五）繼續(xù)推進(jìn)規(guī)劃審批檔案信息平臺(tái)成果應(yīng)用，擴(kuò)大服務(wù)范圍

加強(qiáng)和完善城市規(guī)劃審批檔案管理信息化建設(shè)，其最終目的是服務(wù)于城市規(guī)劃管理。因此，在完善信息化建設(shè)的進(jìn)程中，則應(yīng)繼續(xù)推進(jìn)規(guī)劃審批檔案信息平臺(tái)成果應(yīng)用，擴(kuò)大服務(wù)范圍，逐步改變傳統(tǒng)的規(guī)劃審批檔案信息形式和提供利用方式。首先，應(yīng)整合規(guī)劃審批檔案信息資源，通過(guò)建立城市規(guī)劃審批檔案特色專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)用信息技術(shù)改造和提升傳統(tǒng)信息開(kāi)發(fā)和服務(wù)利用方式，擴(kuò)大服務(wù)范圍，改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，提高城市規(guī)劃審批檔案信息的開(kāi)發(fā)深度、利用率，提高其對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)率。其次，應(yīng)圍繞網(wǎng)上應(yīng)用，面對(duì)新一批網(wǎng)上檔案信息的用戶，可有計(jì)劃地上載開(kāi)放檔案目錄，并向?qū)I(yè)特色的城市規(guī)劃審批檔案原文信息服務(wù)發(fā)展，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢和多方面的網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)揮城市規(guī)劃審批檔案信息資源服務(wù)社會(huì)的作用。

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