西部高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀、困境及出路

胡瑞華

(延安大學(xué) 人事處，陜西 延安 716000)

西部高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀、困境及出路

胡瑞華

(延安大學(xué) 人事處，陜西 延安 716000)

目前西部高校檔案信息化建設(shè)中面臨學(xué)校重視力度不夠;檔案信息化軟、硬件設(shè)備不能滿足實際要求;檔案信息化建設(shè)資金投入少;信息資源建設(shè)滯后;數(shù)據(jù)安全保密意識較差;高校檔案工作人員配備不合理等諸多困境。要走出困境需要加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè);建立檔案信息網(wǎng)站，加強信息資源建設(shè);提高數(shù)據(jù)安全保密意識，采用先進(jìn)技術(shù)手段，確保數(shù)字檔案安全;培訓(xùn)、充實高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍。

西部高校;檔案管理信息化;現(xiàn)狀與困境;解決對策

高校檔案管理信息化就是利用各種信息技術(shù)獲取、處理、保存、應(yīng)用檔案資源，提高檔案使用管理效益，逐步實現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化。［1］是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，意義重大。為了加快高校檔案管理信息化工作力度，國家先后于2002年、2004年發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》、《關(guān)于加強信息資源開發(fā)利用的若干意見》等重要文件，明確了高校檔案信息化建設(shè)的規(guī)范、任務(wù)、目標(biāo)和要求。但由于各種原因，造成高校檔案信息化建設(shè)水平明顯落后于同期社會檔案事業(yè)部門，且已成為高校進(jìn)一步深入推進(jìn)信息化建設(shè)的障礙和瓶頸。特別是地處西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)的高校，其檔案信息化建設(shè)水平更是急需大力加強。

在此以延安大學(xué)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀為例，查找問題、探詢原因并提出解決對策。希望能對西部高校檔案管理信息化建設(shè)工作提供一定的借鑒作用。

1 西部高校檔案管理信息化現(xiàn)狀及困境

應(yīng)該說，經(jīng)過多年的不懈努力，西部高校檔案信息化建設(shè)取得了較大發(fā)展。但整體建設(shè)水平偏低，存在不少困難。就延安大學(xué)來說，主要存在以下問題:

1.1 對檔案信息化建設(shè)工作重視力度不夠

由于學(xué)校對檔案工作重要性認(rèn)識的不夠，對檔案工作的指導(dǎo)、關(guān)注和資金投入、人員配置等方面嚴(yán)重缺位。從而導(dǎo)致檔案事業(yè)的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于學(xué)校其他事業(yè)的發(fā)展。

1.2 檔案信息化軟硬件設(shè)備不能滿足實際要求

數(shù)量足夠、種類多樣、技術(shù)達(dá)標(biāo)的硬件設(shè)備是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。一般而言，各高校檔案館都擁有計算機、打印機、掃描儀等設(shè)備，但多數(shù)停留在維持日常業(yè)務(wù)的簡單管理上。要全面實施檔案管理信息化建設(shè)，這就遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。具體來說，普通掃描儀都是平板的，掃描速度慢，掃描幅面小(最大A4)，檔案信息化建設(shè)任務(wù)重、時間緊，而且大部分高校的學(xué)籍卡是A3幅面的，普通掃描儀只能望洋興嘆。另外，開展檔案信息化建設(shè)，需要檔案服務(wù)器，目前大部分高校沒有配備，沒有檔案服務(wù)器，檔案信息化只能是局部的，不能覆蓋全校園，其利用率就會大打折扣。

檔案管理系統(tǒng)是促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，而推廣的檔案管理數(shù)字化、信息化的管理軟件［2］。

1.3 檔案信息化建設(shè)資金投入少

因為西部高校財政本身的困窘，教學(xué)以外的檔案工作只能是“花最少的錢，辦最多的事?！币獙嵤n案信息化建設(shè)，必要的資金投入是必不可少的。巧婦難為無米之炊，試想，沒有高性能計算機、掃描儀、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)以及檔案服務(wù)器，檔案信息化建設(shè)只能是一句空話。目前，市場上的高性能掃描儀最低也在3萬元左右，服務(wù)器最低也要在4萬元左右，各高校檔案館每年可支配經(jīng)費應(yīng)付日常開銷尚且捉襟見肘，要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)顯然是力不從心。

1.4 信息資源建設(shè)滯后

目前西部高校檔案部門保管的檔案主體依然是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)字化、信息化程度不高，多數(shù)高校檔案的數(shù)字化程度僅僅停留在案卷級、文件級目錄上，仍有部分高校還停留在案卷級;甚至個別高校還未購買數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，檔案數(shù)字化建設(shè)還未起步。由于缺乏檔案管理服務(wù)器，剛剛建立的檔案數(shù)據(jù)庫容量小，信息和標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)少，且大都是自建自用;多數(shù)高校檔案管理信息化主要是對傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的數(shù)字化，花費大量的人、財、物掃描紙質(zhì)檔案，而發(fā)揮的作用有限。要真正達(dá)到檔案管理數(shù)字化、現(xiàn)代化還任重道遠(yuǎn)。

1.5 數(shù)據(jù)安全保密意識較差

數(shù)字檔案的保管不同于紙質(zhì)檔案的保管，具有差之毫厘謬以千里的特點。傳統(tǒng)檔案的保管只要做到“八防”，即防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光即可。但數(shù)字檔案的保管，可謂是“防不勝防”。計算機故障、中毒、黑客攻擊等都可能造成數(shù)據(jù)的完全丟失，或者被篡改、部分丟失等后果。目前，許多高校辦公用計算機同時作為檔案服務(wù)器的并用現(xiàn)象，就埋下了重大的安全隱患，且只重建設(shè)(錄入)忽略管理(備份、加密)的現(xiàn)象明顯，這些都可能給數(shù)字檔案的保管埋下隱患。

1.6 人員配備不適應(yīng)檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展

由于歷史原因，目前西部高校檔案管理工作中普遍存在管理人員年齡偏大、學(xué)歷層次低、數(shù)量少等問題。造成一個人干多個人的工作，辦公室、業(yè)務(wù)室、保管利用室、信息技術(shù)室的全部業(yè)務(wù)一肩挑;年齡普遍偏大，缺乏中、青年檔案工作者，不利于檔案事業(yè)的長久發(fā)展，容易出現(xiàn)人才脫節(jié);缺乏既懂計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息通信技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型專業(yè)人員。

2 加快推進(jìn)西部高校檔案管理信息化建設(shè)的對策建議

2.1 加快檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

西部高校檔案管理信息化建設(shè)的前提是信息化網(wǎng)絡(luò)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的完善。檔案管理信息化所需要的軟硬件設(shè)備主要包括計算機、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等及其相關(guān)的數(shù)字化檔案管理軟件。檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和維護需要大量資金支持，因此高校應(yīng)逐步加大資金投入力度，才能確保西部高校檔案管理信息化建設(shè)工作逐步深化、不斷完善。

學(xué)校應(yīng)當(dāng)把檔案事業(yè)的發(fā)展納入到學(xué)校各項事業(yè)發(fā)展的整體規(guī)劃中去，實時進(jìn)行監(jiān)督、管理、幫助，為學(xué)校的檔案信息化建設(shè)保駕護航、排憂解難。其他部門要理解、支持學(xué)校檔案信息化建設(shè)，做好自己應(yīng)做的工作。檔案館(室)領(lǐng)導(dǎo)要積極向?qū)W校反映檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性、緊迫性;據(jù)理力爭向?qū)W校有關(guān)部門爭取檔案信息化建設(shè)方面所必須的人財物等資源。既要鞏固檔案管理信息化建設(shè)方面取得的已有成果，同時要不斷加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。學(xué)校要高度重視檔案管理信息化推進(jìn)工作，要把建設(shè)信息化、數(shù)字化檔案館納入學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)總體規(guī)劃和預(yù)算之中，要把學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作作為一件大事來抓。

2.2 建立、完善西部高校檔案管理信息化網(wǎng)站及檔案信息資源建設(shè)

高校檔案信息的收集、存儲的最終目的是為了快速高效地獲取有用信息。［3］這也是高校檔案管理信息化建設(shè)的主要目的。其中高校檔案館門戶網(wǎng)站建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化并上網(wǎng)運行為檔案信息的充分利用提供了及其便利的條件。建立西部高校檔案館門戶網(wǎng)站既可以宣傳檔案管理的有關(guān)文件、制度、政策，使學(xué)校和有關(guān)人員機構(gòu)了解檔案管理工作，擴大檔案館知名度、影響力之目的，又可以實現(xiàn)檔案信息上網(wǎng)發(fā)布、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、編研利用、文件下載，開展檔案信息網(wǎng)絡(luò)咨詢等服務(wù)項目。同時還可以運用網(wǎng)絡(luò)信息平臺實現(xiàn)對檔案信息資源的加工、儲存、展示，可提供更多的檔案信息產(chǎn)品;還可以不斷拓展檔案信息網(wǎng)站的信息服務(wù)功能，利用數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)，需要查閱檔案信息的有關(guān)單位、機構(gòu)或個人登陸該平臺后可自主錄入、上傳、管理和查詢有關(guān)檔案信息，從而可不斷提高檔案信息的利用率，同時對紙質(zhì)檔案也能起到更好的保護作用。此外還可以通過Internet、校園網(wǎng)、學(xué)校OA(辦公自動化)系統(tǒng)或檔案館網(wǎng)頁等途徑，實現(xiàn)檔案信息管理自動化的及時更新和信息共享，提供優(yōu)質(zhì)檔案信息檢索和查詢，提高服務(wù)效率。

2.3 提高數(shù)據(jù)安全保密意識，采用先進(jìn)技術(shù)手段，確保數(shù)字檔案安全

數(shù)據(jù)安全保密意識的好壞、技術(shù)手段的先進(jìn)與否直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗。與傳統(tǒng)檔案不同的是，數(shù)字檔案保管、利用主要環(huán)境是計算機與計算機網(wǎng)絡(luò)，因此保障計算機及網(wǎng)絡(luò)的安全是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù)。檔案工作人員要高度重視數(shù)據(jù)的安全、保密，認(rèn)識到其中的重要性，努力做到萬無一失。當(dāng)前主要采用兩種措施保證檔案的安全:一是強化防災(zāi)措施。二是完善保密制度，［4］前者是一種預(yù)防數(shù)字化電子檔案被破壞后的補救手段，由于信息化資源容易毀壞、遺失，因此在技術(shù)上主要側(cè)重于建立數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化檔案異質(zhì)異地、隨時保存?zhèn)浞?，能夠提高?shù)字化檔案信息保管的安全性。后者是阻止網(wǎng)上黑客攻擊、預(yù)防各類計算機網(wǎng)絡(luò)病毒入侵的主要手段，主要途徑包括數(shù)字簽名、身份驗證、建立防火墻、信息加密等技術(shù)手段。

2.4 培養(yǎng)、引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍

人才是事業(yè)成敗的關(guān)鍵。實施高校檔案管理信息化建設(shè)，吸收、培養(yǎng)既懂計算機相關(guān)技術(shù)又精通檔案理論知識的高素質(zhì)人才是關(guān)鍵。沒有高素質(zhì)的檔案人才，即使有最先進(jìn)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施也毫無意義。西部高校應(yīng)積極吸納檔案管理專業(yè)人才，并千方百計為在崗職工創(chuàng)造繼續(xù)學(xué)習(xí)、進(jìn)修、深造的機會，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息素養(yǎng)，提高檔案管理人員利用各種信息技術(shù)編輯整理、選擇開發(fā)、歸類處理、調(diào)閱儲存等信息化檔案管理能力。不僅要能招到人才，還能留住人才，更能提供施展才華的廣闊舞臺。各高校只有建立一支專業(yè)水平高、計算機技術(shù)精湛，年齡結(jié)構(gòu)合理，學(xué)歷層次較高，既能吃苦耐勞又能開拓創(chuàng)新的檔案人才隊伍，才能確保檔案管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

［1］［3］王慧樂.高校檔案信息化建設(shè)探微［J］.湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報，2011，(06):119.120.

［2］昌晶，何鄭濤，鄧?yán)^均.關(guān)于高校檔案信息化管理的探討［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2011，(14):117.

［4］王俊艷.加強檔案安全工作的實踐探討［J］.黑龍江檔案，2011，(02):86.

Western Universities Archive Management Informationization Present Situation，Predicament and Outlet

HU Rui－h(huán)ua
(Human Resources Department，Yan an University，Yan an 716000，China)

At present western Universities in the construction of archives informatization facing school insufficient attention;archives information of soft，hardware equipment can not meet the practical requirements;archives informatization construction funds;information resource construction lags behind;data security awareness is poor;file work of colleges and universities personnel is unreasonable wait for a lot of trouble.Want to walk out of predicament to strengthen information infrastructure construction;the establishment of archives information website，strengthen the construction of the information resources;to improve data security awareness，the use of advanced technological means，to ensure that the digital archives safety;full of high － quality archives personnel.

western Universities;archives management;current situation and difficulties;solution countermeasure

G271

A

1004-602X(2012)02-0110-03

2012-04-12

延安大學(xué)人文社科項目(YDS2011－41)

胡瑞華(1974—)，女，陜西橫山人，延安大學(xué)人事處館員。

10.3969/J.ISSN.1004－602X.2012.02.110由于其本身的技術(shù)缺陷導(dǎo)致不能滿足檔案管理信息化的實際需求，無法與學(xué)校的自動化整體管理系統(tǒng)兼容，從而導(dǎo)致形成的文件數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換。比如，我校購買的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)不能與我校的教務(wù)管理系統(tǒng)相對接，造成學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作只能獨立進(jìn)行，浪費了大量的財力、人力和物力。加之檔案管理系統(tǒng)發(fā)展變化迅速，運營時間長的雖性能可靠，但功能有限;運營時間短的雖功能多界面友好，但性能不夠穩(wěn)定，需要不斷升級、修改，給檔案信息化工作帶來了不少麻煩。

［責(zé)任編輯 朱聯(lián)營］