信息化時代下高職院校學(xué)生檔案管理工作新探索

彭雪琴

摘 要：目前，隨著我國教育的不斷發(fā)展，高職院校學(xué)生檔案的管理工作已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在教育事業(yè)發(fā)展的需求，必須加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的探索，創(chuàng)新管理方法。同時針對現(xiàn)階段學(xué)生檔案管理中所存在的問題進(jìn)行深入分析，并提出相應(yīng)的解決方法，從而提高學(xué)生檔案的利用率。本文針對高職院校學(xué)生檔案管理中所存在的問題進(jìn)行研究，從而探索有效的檔案管理方法，提出新的管理思路。

關(guān)鍵詞：信息化；高職院校；學(xué)生檔案；管理工作

學(xué)生檔案管理工作是對學(xué)生管理工作中的一項重要組成部分。對學(xué)生檔案的管理，一定要讓學(xué)生認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，引起學(xué)生的重視，只有這樣才能在一定程度上提高檔案的利用率。加強(qiáng)學(xué)生檔案的管理不僅能夠提高學(xué)生檔案的利用率，同時還能夠為人事檔案的建立提供有利的資源。

1 信息時代高職院校學(xué)生檔案管理中存在的問題

1.1 信息化管理系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一

在現(xiàn)在這個科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的社會，大多數(shù)高職院校已經(jīng)采用計算機(jī)對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，只有少數(shù)學(xué)?，F(xiàn)在還實行的是復(fù)制存貯技術(shù)，這種現(xiàn)象說明互聯(lián)網(wǎng)在學(xué)生檔案的管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。但是在實際的檔案管理中，多數(shù)學(xué)校對于檔案的管理只是停留在目錄的管理，并沒有實質(zhì)性的管理，只是為了應(yīng)付上級的檢查。同時各個高職院校對于檔案的管理，其所使用的計算機(jī)軟件不盡相同。當(dāng)高職院校的領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)一個數(shù)據(jù)庫時，學(xué)生檔案的管理人員就會根據(jù)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，進(jìn)行查詢，但是由于學(xué)生檔案繁多，所以檔案管理人員就會在數(shù)據(jù)的輸入過程中出現(xiàn)差錯，因此就不能保證數(shù)據(jù)庫信息的準(zhǔn)確性，經(jīng)過數(shù)次輸入后，數(shù)據(jù)庫的學(xué)生信息已非原有數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致檔案管理工作的效率低下。數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)如果不加以利用，就會被作廢，其原因就是各級主管所使用的檔案管理軟件不同。這樣就會增加學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的管理工作。

1.2 信息化管理程度不高

近年來，雖然計算機(jī)在學(xué)生檔案的管理中發(fā)揮著重要的作用，但是這種信息化的管理只是學(xué)生檔案管理的輔助，而不是全面的信息化管理。這種現(xiàn)象就限制了學(xué)生檔案管理的發(fā)展，不能充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，這凸顯了信息化管理程度不高，存在明顯缺陷。

1.3 學(xué)生檔案管理人員的素質(zhì)較低

高職院校學(xué)生檔案的管理工作至關(guān)重要，所以對于檔案的管理人員要求較高。但是在實際的高職院校中學(xué)生檔案的管理人員素質(zhì)低下，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的進(jìn)步與發(fā)展，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的個人素質(zhì)以及實踐能力。由于計算機(jī)在學(xué)生檔案管理中的應(yīng)用，所以管理人員必須對計算機(jī)充分的了解，并掌握相關(guān)的技術(shù)技能，這是對檔案管理人員最基本的要求。同時管理人員還應(yīng)當(dāng)對互聯(lián)網(wǎng)知識具有比較全面的了解，這樣對高職院校學(xué)生檔案的管理具有推動作用。

2 信息時代高職院校學(xué)生檔案管理工作新思路

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在人們的生活中發(fā)揮著越來越重要的作用，所以應(yīng)當(dāng)從以下幾個方面提高高職院校對學(xué)生檔案的管理水平。

2.1 加大資金投入，統(tǒng)一管理軟件

為了方便學(xué)生檔案的儲存和應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)對管理學(xué)生檔案的計算機(jī)軟件進(jìn)行革新，隨著先進(jìn)軟件的應(yīng)用，在一定程度上能夠提高高職院校對學(xué)生檔案的管理工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會的現(xiàn)狀發(fā)生了巨大的變化，這時高職院校對于學(xué)生檔案的管理工作就顯得越來越重要。所以，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)高職院校對學(xué)生檔案的管理的水平，從而提高學(xué)生檔案的利用率，以滿足當(dāng)今社會不斷發(fā)展的需求。高職院校應(yīng)當(dāng)加大在計算機(jī)軟件上的投資，統(tǒng)一管理檔案中應(yīng)用的計算機(jī)軟件，使得學(xué)生的檔案管理更加科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，這也是未來學(xué)生檔案管理的發(fā)展方向。如果檔案管理所應(yīng)用的計算機(jī)軟件能夠統(tǒng)一，這樣不僅能夠提高數(shù)據(jù)庫錄入的準(zhǔn)確性，更重要的是能夠提高學(xué)生檔案的利用率。

2.2 改變管理模式，創(chuàng)新管理體系

（1）高職院?？梢愿鶕?jù)自身的情況加強(qiáng)對學(xué)生檔案的管理工作，沒有條件的學(xué)?？梢灾付▽ｉT的學(xué)生負(fù)責(zé)該項工作，具有條件的學(xué)?？梢栽O(shè)立專門的機(jī)構(gòu)對學(xué)生檔案進(jìn)行管理，這樣不僅能夠合理地利用有限的人力資源，同時也能夠防止責(zé)任的推諉。同時還應(yīng)當(dāng)充分利用計算機(jī)技術(shù)，及時地將一些紙質(zhì)檔案復(fù)制存檔，防止紙質(zhì)檔案的丟失或者損壞，以此保證檔案材料的安全性。

（2）在信息化的時代，對于學(xué)生檔案的管理應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新，從而提高學(xué)生檔案的管理水平。應(yīng)用信息化技術(shù)可以迅速地將學(xué)生的檔案進(jìn)行分類，對于不同的學(xué)生檔案可以實行不同的管理，這種分類能夠使學(xué)生的檔案隨時被提出，提高學(xué)生檔案的利用率。除此之外，可以遵循人事檔案宏觀管理體系，采用科學(xué)的、高效的方法對學(xué)生的檔案進(jìn)行劃分。對于新生入學(xué)時的檔案管理，可以根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)程，對新生的檔案進(jìn)行統(tǒng)一建檔，這樣直接提高了檔案管理的效率。高職院校對于學(xué)生的檔案管理不僅包括學(xué)生在校期間所參加的實踐活動以及個人素質(zhì)，同時還包括學(xué)生的成績等相關(guān)信息。

2.3 完善管理內(nèi)容，動態(tài)數(shù)據(jù)更新

（1）傳統(tǒng)的學(xué)生檔案包含學(xué)生的信息較少，不具有鮮明的特性，如在學(xué)生的檔案中大多記錄了學(xué)生在校期間的表現(xiàn)情況，都是一些敘述性的內(nèi)容，顯得比較空洞，沒有說服力，都是一些套話?，F(xiàn)在所使用的計算機(jī)軟件可以將學(xué)生在校的所有情況如實的記錄，對于學(xué)生的實踐活動以及評價也有詳細(xì)的記錄，這樣就彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案的不足。

（2）在學(xué)生的檔案中應(yīng)當(dāng)按照不同階段對學(xué)生的在校情況進(jìn)行記錄，它不僅能夠反映學(xué)生的實踐能力，同時也能夠反映學(xué)生的文化素質(zhì)，這些都可以從學(xué)生所獲得的獎項以及證件體現(xiàn)出來。這種信息化的檔案管理方式能夠動態(tài)的記錄學(xué)生的狀況，所記錄的結(jié)果將由檔案的管理人員進(jìn)行處理，保證學(xué)生檔案信息的完整性，從而能夠建立比較完整的學(xué)生檔案信息庫。

2.4 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)

高職院校學(xué)生檔案的管理者不僅要熟悉檔案管理的所有流程，同時還應(yīng)當(dāng)熟練掌握現(xiàn)在比較先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，如數(shù)據(jù)信息的輸入、網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)等，這些基本技能是現(xiàn)階段檔案管理者必須掌握的技能，只有這樣才能滿足現(xiàn)在社會對檔案管理的要求。為了提高學(xué)生檔案的管理水平，一定要加強(qiáng)檔案管理者的素質(zhì)培養(yǎng)，使管理者認(rèn)識到學(xué)生檔案對于社會發(fā)展的重要性。對于高職院校學(xué)生檔案的管理，這就要求管理者應(yīng)當(dāng)具有強(qiáng)烈的政治責(zé)任感，并且能夠認(rèn)識到學(xué)生檔案在社會中的重要作用，只有這樣檔案管理者才能有效地進(jìn)行檔案管理。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷地發(fā)展，我國的經(jīng)濟(jì)也得到了快速發(fā)展，高職院校對學(xué)生檔案的管理尤為重要，這就要求管理者是綜合發(fā)展的全方位人才，只有這樣才能有效地對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，滿足社會不斷進(jìn)步的要求。

3 結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)今信息化的時代，若要提高學(xué)生檔案的利用率，必須對學(xué)生檔案信息化管理進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，只有這樣才能滿足社會不斷發(fā)展的需求，對學(xué)生的檔案進(jìn)行科學(xué)的、統(tǒng)一的、完整的管理是現(xiàn)在檔案信息化管理的發(fā)展趨勢。

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