數(shù)碼一體機(jī)在高校辦公自動化中的應(yīng)用

黃 健

北京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 北京 100015

數(shù)碼一體機(jī)在高校辦公自動化中的應(yīng)用

黃 健

北京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 北京 100015

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和辦公自動化水平的提高，高校教學(xué)管理信息化、自動化的需求越來越大，迫切需要集信息處理和流程控制于一體的應(yīng)用系統(tǒng)。在高校文印管理中引入工作流技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程自動化，顯著提高教學(xué)管理水平和服務(wù)能力，具有廣闊的應(yīng)用前景。

工作流；辦公自動化；文印管理；數(shù)碼一體機(jī)

人類社會已經(jīng)開始邁向信息化時(shí)代，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)，已經(jīng)快速、全面地滲透到整個(gè)社會經(jīng)濟(jì)、政治、軍事和文化等活動的全過程中。“十二五”開局之年，各級政府和教育部門更是把信息化、遠(yuǎn)程教育的建設(shè)和發(fā)展擺在十分重要的位置，它已成為職業(yè)教育改革發(fā)展的重要工作。

高校教學(xué)管理信息化、自動化不僅要求數(shù)據(jù)處理自動化，更要業(yè)務(wù)流程控制自動化：教師辦理某項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)，只需在計(jì)算機(jī)上填寫相關(guān)表單，審批手續(xù)依據(jù)規(guī)定流程自動完成，并可根據(jù)需要提供表單跟蹤、管理、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印等功能，最終實(shí)現(xiàn)管理的人性化，提升教學(xué)服務(wù)水平。工作流技術(shù)正是針對具有固定程序的業(yè)務(wù)而提出的解決方案。

文印管理是教學(xué)管理信息化、自動化的重要組成部分，也是工作流的典型應(yīng)用，以試卷印刷為例，剖析工作流在文印管理中的應(yīng)用。

試卷印刷流程首先要求教師填寫文印申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，持申請單和原稿到文印室印刷。目前高校印刷設(shè)備多采用一體化速印機(jī)，傳統(tǒng)一體化速印機(jī)工作原理如圖 1所示。隨著數(shù)碼技術(shù)的發(fā)展，數(shù)碼一體機(jī)越來越普遍，所謂數(shù)碼是指以數(shù)字形式進(jìn)行圖像處理方式。數(shù)碼一體機(jī)顯著的特點(diǎn)就是能夠與計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)連接，如同打印機(jī)一樣，可將電子文檔直接“打印”到數(shù)碼一體機(jī)，從而省略掃描環(huán)節(jié)，大大提高印刷靈敏度和質(zhì)量。

圖1 一體化速印機(jī)工作原理

由于數(shù)碼一體機(jī)的出現(xiàn)，為利用工作流技術(shù)實(shí)現(xiàn)試卷印刷流程自動化提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。

1 工作流

1.1 工作流定義

所謂工作流就是將工作流程反映在計(jì)算機(jī)應(yīng)用中，利用現(xiàn)代通信手段(如網(wǎng)絡(luò))，使業(yè)務(wù)能夠按照預(yù)先定義好的規(guī)則自動在相關(guān)人員之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)、審批。

現(xiàn)實(shí)工作、生活中經(jīng)常會遇到拿著文件、申請逐級審批簽字的情況，由于整個(gè)過程存在不確定性，可能因?yàn)橐粋€(gè)環(huán)節(jié)的微小影響而引發(fā)“公文旅行”。從辦事人角度來看是浪費(fèi)了大量寶貴時(shí)間，從業(yè)務(wù)部門來看是降低了辦公效率和服務(wù)質(zhì)量。工作流技術(shù)正是解決這一弊病的有力武器，辦事人只要在網(wǎng)上填寫表單，上傳相關(guān)資料，后續(xù)工作全部由計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)自動完成，從而可以節(jié)約大量時(shí)間，提高辦公水平和服務(wù)質(zhì)量。

1.2 工作流技術(shù)的優(yōu)勢

信息管理軟件注重提高企業(yè)的資源配置率和提高單一員工的生產(chǎn)率，如，ERP可以幫助企業(yè)優(yōu)化資源配置，Word可以提高個(gè)人文字處理能力。工作流則通過解決縮短流程閑置時(shí)間的問題，提高企業(yè)的業(yè)務(wù)處理能力，并使企業(yè)能夠關(guān)注真正有價(jià)值的創(chuàng)新業(yè)務(wù)。

1.3 Lotus Domino/Notes

Lotus Domino/Notes是建立在開放、統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)之上，集企業(yè)級通信、協(xié)作、工作流、Web應(yīng)用于一體的軟件平臺，適合處理業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化信息，并可以利用靈活的郵件機(jī)制在人、部門之間傳遞文檔，處理復(fù)雜工作流，實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作。

2 Lotus Domino/Notes工作流在文印管理中的應(yīng)用

2.1 需求分析

(1)教職工在自己的計(jì)算機(jī)上，通過網(wǎng)絡(luò)填寫印刷申請單，包括申請人姓名、印刷類型、印張、印數(shù)、印刷文檔等信息，如果類型為期末試卷，則要求必須提供A，B兩份試卷，由系統(tǒng)隨機(jī)抽取一份考試卷。

(2)部門領(lǐng)導(dǎo)審批。

(3)審批通過后，文印員印刷，并通知申請人領(lǐng)取試卷。

2.2 功能模型

針對需求進(jìn)行功能建模，根據(jù)“863”高科技項(xiàng)目CIMS主題專家組建議，采用IDEF0方法建立功能模型(如圖2所示)。

圖2 審批流程功能模型

2.3 過程模型

針對審批流程采用IDEF3方法進(jìn)行過程建模(如圖3所示)，其中文印申請模塊較為復(fù)雜，可進(jìn)一步細(xì)化(如圖4所示)。

圖3 印刷審批流程模型

圖4 文印申請過程模型

2.4 流程控制

由于文印工作要面向全校，為了發(fā)揮文印管理系統(tǒng)的功效，系統(tǒng)必須做到“以人為本”，易學(xué)易用。由于Lotus Domino/Notes集工作流和Web應(yīng)用于一體，是開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)的理性平臺。

在Lotus Domino/Notes工作流中可以定義不同的狀態(tài)，每進(jìn)行一步自動修改狀態(tài)，并發(fā)送郵件通知相關(guān)人員，從而推動工作流的完成。例如，教職工申請印刷時(shí)，其初始狀態(tài)為“0”，表示當(dāng)前為起草階段；提交申請后狀態(tài)變?yōu)椤?”，表示等待審批，并自動給部門領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送郵件提醒審批；審批通過后，狀態(tài)變?yōu)椤?”，進(jìn)入等待印刷狀態(tài)，如果審批未通過，狀態(tài)變?yōu)椤?0”，結(jié)束整個(gè)流程；印刷結(jié)束后狀態(tài)變?yōu)椤?”，結(jié)束整個(gè)流程，等待申請人領(lǐng)取印成品。狀態(tài)改變可以通過按鈕實(shí)現(xiàn)，提交申請按鈕代碼如下，其中第14行修改申請狀態(tài)：

01 Sub Click(Source As Button)

02 On Error Goto errhandle

03 Dim ws As New NotesUIWorkspace

04 Dim session As New NotesSession

05 Dim db As NotesDatabase

06 Dim uidoc As NotesUIDocument

07 Dim doc As NotesDocument

08 Set uidoc = ws.CurrentDocument

09 Set doc = uidoc.Document

10 Set db=session.CurrentDatabase

11 uidoc.EditMode=True

12

13 'Change document status

14 Call uidoc.FieldSetText("Status","1")

15 Call uidoc.Save

16

17

18 Dim maildoc As notesdocument

19 Set maildoc = New notesdocument(db)

20 Call maildoc.ReplaceItemValue("Form","Memo")

21 maildoc.Sendto = doc.GetItemValue("Manager")

22 maildoc.Copyto = session.UserName

23 Dim item As NotesItem

24 Set item = maildoc.GetFirstItem( "Copyto" )

25 Call item.AppendToTextList(doc. GetItemValue("Leader"))

26 Call maildoc.ReplaceItemValue("Subject", "印刷申請")

27 Dim rtbody As NotesRichTextItem

28 Set rtbody = New NotesRichTextItem( maildoc, "Body" )

29 Dim commonName As New NotesName(session.UserName)

30 Call rtbody.AppendText("有新的印刷申請，請審批：" + commonName.Common)

31 Call rtbody.AddNewline(1)

32 Call rtbody.AppendText("單擊打開文檔")

33 Call rtbody.AppendDocLink(doc,"")

34 Call maildoc.Send(False)

35

36 Call uidoc.Close

37 Print "Sent notification to manager!"

38 Exit Sub

39 errhandle:

40 Msgbox Error & "Error line: " & Erl

41 Exit Sub

42 End Sub

現(xiàn)代化辦公設(shè)備和管理手段是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、提高管理效率不可或缺的組成部分，工作流技術(shù)與先進(jìn)數(shù)碼設(shè)備相結(jié)合，在高校辦公自動化中有著廣闊的應(yīng)用前景。

作為協(xié)作軟件領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)者，Lotus通過其開放、靈活且安全可靠的標(biāo)準(zhǔn)組件，為構(gòu)建面向未來的全新集成協(xié)作環(huán)境提供最佳解決方案。采用Lotus Domino/ Notes開發(fā)的基于Browse/Server體系的辦公系統(tǒng)無論是在實(shí)用性、易用性方面，還是在安全性、規(guī)范性方面都能取得令人滿意的效果。

[1] 武凌.工作流知識管理系統(tǒng)工作流引擎的研究[J].計(jì)算機(jī)技術(shù)與發(fā)展,2010,20(8):112-115.

[2] 李清,陳禹六.企業(yè)信息化總體設(shè)計(jì)[M].北京:清華大學(xué)出版社,2008.

[3] IBM.Domino應(yīng)用架構(gòu)[Z].北京:Lotus Authorized Education,2000.

[4] 范明虎.趙江年.OA中一種動態(tài)工作流的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化,2009,3:139-142.

Digital duplicators in the college off ce automation

Huang Jian
Beijing information technology college, Beijing,100015, China

Along with the network popularization and the elevated level of office automation, teaching management information and automation needs of college become more and more, the urgent need to set the information processing and process control in one of the application system. University printing management in the introduction of workf ow technology can achieve business process automation, improve the teaching management level and the service ability, has the broad application prospect

workf ow; off ce automation; printing and copying management; Digital Duplicators

2011-11-07

黃健，本科，工程師。