人力資源信息化的應(yīng)用現(xiàn)狀及對(duì)策研究：以重慶煙草公司為例

重慶市煙草公司銷售分公司 蔡華

近年來,隨著煙草行業(yè)人事制度改革和用工分配制度改革的不斷深入,重慶煙草在建立人力資源管理體系、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)的過程中積極的引入信息化手段，已基本建立起覆蓋重慶煙草行業(yè)的人力資源管理信息系統(tǒng)。但重慶煙草目前仍處于傳統(tǒng)人事管理向現(xiàn)代人力資源管理的過渡階段，在管理理念、制度以及管理技術(shù)創(chuàng)新等方面都有待提升，人力資源信息化建設(shè)相對(duì)滯后于生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

1 人力資源管理信息化的意義

人力資源管理信息化是指將先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用于人力資源管理，為企業(yè)建立人力資源服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使人力資源管理的各個(gè)流程電子化。一方面,人力資源管理信息化可以縮短管理周期，減少人力資源工作流程的重復(fù)操作，使工作流程自動(dòng)化。減少不必要的人為干擾因素，使員工自主選擇人力資源信息和服務(wù)。另一方面，人力資源管理電子信息化可以使人力資源部門從提供簡單的信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┤肆Y源知識(shí)和解決方案，隨時(shí)隨地向管理層提供決策支持，向管理層提供分析工具和建議，建立支持人力資源部門積累知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)的體系，大幅提升企業(yè)的人力資源管理水平。

2 人力資源管理信息化帶來的變化

2.1 降低管理成本

首先，由于人力資源管理電子信息化是企業(yè)信息化的組成部分。它能使企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公無紙化，在辦公用品等方面可以減少開支；其次，人力資源管理電子信息化可以成功地通過軟件和網(wǎng)絡(luò)來完成一些原本需要大量人手來做的行政性工作，使企業(yè)減少行政性管理人員的費(fèi)用開支；最后，對(duì)于重慶煙草而言，人力資源管理信息系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)人力資源管理?？梢源蠓鶞p少通訊費(fèi)用。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、業(yè)務(wù)規(guī)范

人力資源管理系統(tǒng)提供的統(tǒng)一的表格、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，已成為重慶煙草事實(shí)上的標(biāo)準(zhǔn)。通過人力資源管理系統(tǒng)建設(shè)必然梳理出若干規(guī)范統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程，成為行業(yè)共同的業(yè)務(wù)規(guī)范。規(guī)范帶來的是人力資源管理效率和管理準(zhǔn)確性的大幅度提升。

2.3 數(shù)據(jù)顯性、管理透明

高層管理者可以通過系統(tǒng)清晰概覽人力資源全貌。既可以微觀觀察某一專業(yè)、某一區(qū)域人力資源狀況，找出管理癥結(jié)，又可以全面分析、掌握人力資源結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，掌握流動(dòng)與變化規(guī)律，為人力資源決策有效實(shí)施調(diào)控手段提供有效手段。中層管理者也可以及時(shí)有效掌握上級(jí)的意圖和目標(biāo)，管理指標(biāo)、管理數(shù)據(jù)更加剛性，可信度更高。

2.4 決策更有科學(xué)依據(jù)

通過信息化數(shù)據(jù)展示平臺(tái)，可以及時(shí)掌握諸如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子、組織機(jī)構(gòu)、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、薪酬結(jié)構(gòu)等各類人力資源統(tǒng)計(jì)、分析數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提高人力資源部門的數(shù)據(jù)分析水平，提高企業(yè)人力資源決策的有效性、可靠性和決策支持能力。

3 人力資源管理信息化在重慶煙草應(yīng)用中存在的問題

3.1 企業(yè)文化與人力資源管理信息系統(tǒng)的問題

利用企業(yè)文化管理來獲取競爭優(yōu)勢(shì)已經(jīng)越來越成為共識(shí)，重慶煙草的企業(yè)文化建立于2011年，而人力資源管理信息系統(tǒng)建立于2009年，在沒有建立起一個(gè)真正深入人心的“以人為本”的企業(yè)文化之前，就建立人力資源管理信息化項(xiàng)目，這對(duì)重慶煙草而言，沒有真正從企業(yè)文化的角度對(duì)人力資源管理信息系統(tǒng)去進(jìn)行宏觀的規(guī)劃，企業(yè)文化和人力資源管理信息系統(tǒng)無法達(dá)到真正意義上的和諧與統(tǒng)一。

3.2 不斷增長的信息需求與信息維護(hù)的問題

信息內(nèi)容管理是信息化管理的基礎(chǔ)，信息內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范是信息化系統(tǒng)長期穩(wěn)定運(yùn)行的前提。而在管理系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用中，大多數(shù)的用戶對(duì)信息內(nèi)容的需求遠(yuǎn)大于維護(hù)信息的熱情，他們只是關(guān)注職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)工作，對(duì)信息結(jié)構(gòu)體系和維護(hù)信息內(nèi)容不感興趣。對(duì)于他們來說，有了信息管理系統(tǒng)以后，信息數(shù)據(jù)唾手可得、準(zhǔn)確可靠是順理成章的，但是維護(hù)信息是痛苦和難以承受的，總希望別人維護(hù)信息，然后方便自己使用。因此，重慶煙草雖然制定了比較詳盡的信息管理制度，但難以有效的執(zhí)行，使得數(shù)據(jù)庫的信息內(nèi)容得不到及時(shí)、有效地維護(hù)。

3.3 非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)與結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的問題

重慶煙草目前應(yīng)用的人力資源信息管理系統(tǒng)以管理結(jié)構(gòu)化信息內(nèi)容為主，很少涉及非結(jié)構(gòu)化信息內(nèi)容。按照業(yè)內(nèi)的普遍看法，在實(shí)際的業(yè)務(wù)工作中，文檔、圖片、表格等非結(jié)構(gòu)化信息占總信息量的80%，能夠被加工整理成結(jié)構(gòu)化信息的只占20%左右，但人力資源管理系統(tǒng)在應(yīng)用過程中，80%的非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)都有其關(guān)聯(lián)性。例如：干部任免過程中相關(guān)的任免表、任免文件等數(shù)據(jù)都與其人員信息、崗位信息或是職務(wù)信息等相關(guān)聯(lián)。

3.4 與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成的問題

人事信息數(shù)據(jù)是單位和企業(yè)信息化的基礎(chǔ)，一方面可以為人事和人力資源管理工作提供工作的依據(jù)；另一方面也可以為各方面的管理提供有力的支持。例如，在單位和企業(yè)建設(shè)各種信息化系統(tǒng)時(shí)都需要實(shí)時(shí)、規(guī)范、準(zhǔn)確的組織機(jī)構(gòu)信息、職責(zé)崗位信息、人員信息等，而這些恰恰是信息化人力資源管理系統(tǒng)的管理內(nèi)容，但重慶煙草大多數(shù)項(xiàng)目建設(shè)者需要面臨的實(shí)際問題是其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)在前，人力資源管理系統(tǒng)建設(shè)在后，為做到企業(yè)數(shù)據(jù)的集成，理應(yīng)作為基礎(chǔ)依據(jù)的數(shù)據(jù)被本末倒置。

3.5 精準(zhǔn)數(shù)據(jù)與人員信息標(biāo)準(zhǔn)化的問題

人員信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是人力資源管理信息系統(tǒng)的核心，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確程度在很大程度取決于人員信息項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化的采集與錄入，人員基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)涉及成百上千項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)項(xiàng)，如學(xué)歷信息、簡歷信息、職務(wù)信息、崗位信息等，其中有些數(shù)據(jù)項(xiàng)是有國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)規(guī)范的，如：機(jī)構(gòu)、學(xué)歷、學(xué)位等；還有50%以上的數(shù)據(jù)項(xiàng)沒有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范可以參照的，必需由業(yè)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況從下至上的逐級(jí)匯總、歸類形成企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，如：崗位名稱、人員狀態(tài)、員工狀態(tài)等。

4 人力資源管理信息化在重慶煙草應(yīng)用的對(duì)策研究

4.1 建立深入人心的企業(yè)文化

“行動(dòng)者創(chuàng)造未來”不是一句口號(hào)，而是重慶煙草潛移默化的各個(gè)部門和員工都認(rèn)可的企業(yè)文化精神，圍繞這個(gè)精神.全行業(yè)員工都一致的去想達(dá)到“三誠服務(wù)，以心換心”的這個(gè)行業(yè)共同的服務(wù)理念，在此前提條件下.才能為人力資源管理電子信息化的實(shí)施創(chuàng)造有利的文化環(huán)境

4.2 建立業(yè)務(wù)流程信息自動(dòng)更新維護(hù)的設(shè)計(jì)目標(biāo)

首先，在建立信息內(nèi)容維護(hù)的相關(guān)制度的同時(shí)，還需要建立有效的信息維護(hù)機(jī)制和業(yè)務(wù)流程；其次，在制度層面解決誰來維護(hù)的問題，在業(yè)務(wù)層面解決怎樣維護(hù)的問題，盡量通過合理的業(yè)務(wù)分工和自動(dòng)化的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)、存取機(jī)制實(shí)現(xiàn)信息維護(hù)，將人為的因素降至最低限度?？梢钥紤]采用把信息更新維護(hù)機(jī)制與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合的辦法，在用戶使用業(yè)務(wù)流程辦理業(yè)務(wù)的過程中，由系統(tǒng)后臺(tái)按照預(yù)定的規(guī)則自動(dòng)獲取新產(chǎn)生的業(yè)務(wù)信息項(xiàng)，并自動(dòng)、實(shí)時(shí)地更新維護(hù)到數(shù)據(jù)庫中，使計(jì)算機(jī)能夠代替人工完成大量的枯燥的信息維護(hù)工作，一方面保證了信息維護(hù)的及時(shí)和準(zhǔn)確；另一方面減輕了信息維護(hù)的工作強(qiáng)度。

4.3 關(guān)注非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理

在人力資源信息化管理系統(tǒng)中應(yīng)高度關(guān)注非結(jié)構(gòu)化信息的新建、編輯、存儲(chǔ)、傳遞和使用，需要把非結(jié)構(gòu)化信息與結(jié)構(gòu)化信息進(jìn)行有效的關(guān)聯(lián)，并實(shí)現(xiàn)兩種信息形式的統(tǒng)一檢索。如在人力資源系統(tǒng)中通過干部任免業(yè)務(wù)流程操作形成標(biāo)準(zhǔn)化的干部任免審批表，從審批表中檢索關(guān)鍵數(shù)據(jù)直接同步到相關(guān)的信息分類中。

4.4 實(shí)現(xiàn)人力資源的共享和集成

在目前人力資源管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上，應(yīng)盡快完成與其它應(yīng)用系統(tǒng)的接口，以資源服務(wù)的形式為其它應(yīng)用系統(tǒng)提供機(jī)構(gòu)、崗位、人員等方面的信息，在擴(kuò)展人力資源系統(tǒng)應(yīng)用范圍的同時(shí)，充分發(fā)揮人力資源管理系統(tǒng)的綜合效益。

4.5 制定規(guī)范的人員信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

首先，結(jié)合已有最新的國家標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)規(guī)范制定出符合本企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)需要的各類人員信息數(shù)據(jù)項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)；其次，通過業(yè)務(wù)規(guī)范統(tǒng)一所需報(bào)表取值統(tǒng)計(jì)口徑，以免同一類型不同方式下統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的不一致。如對(duì)在崗人員的分業(yè)務(wù)類型統(tǒng)計(jì)；分崗位類型、序列統(tǒng)計(jì)；分學(xué)歷、年齡結(jié)構(gòu)統(tǒng)計(jì)等，保證同一類型不同方式的數(shù)據(jù)一致，并將信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)擴(kuò)展至日常業(yè)務(wù)中，如企業(yè)人員信息表、員工履歷表等，做到數(shù)出一門，同宗同源。

從上述情況可以看出，重慶煙草要將人力轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的競爭優(yōu)勢(shì)，不僅需要企業(yè)建立完善的人力資源管理策略，還需要充分借助技術(shù)性的手段來保障人力策略的有效落實(shí)。從未來的發(fā)展趨勢(shì)看，人力資源管理信息化在我國企業(yè)人才戰(zhàn)略實(shí)施中的功效會(huì)更加明顯，理解并運(yùn)用在人力資源管理信息系統(tǒng)中所蘊(yùn)涵的管理理念，將會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到舉足輕重的作用。

[1]邢芳.企信息化求高務(wù)遠(yuǎn)[J].中國信息化,2006(3).

[2]朱勇國.信息化人力資源管理[M].動(dòng)社會(huì)保障出版,2006.