如何規(guī)范管理醫(yī)院人事檔案

邯鄲市第一醫(yī)院 段曉亮

醫(yī)院人事檔案是人事管理活動(dòng)的一個(gè)專門檔案范疇，是醫(yī)院在人事管理工作中形成的，反映醫(yī)院?jiǎn)T工個(gè)人工作、學(xué)習(xí)等情況的真實(shí)記錄，也是醫(yī)院檔案的重要組成部分，對(duì)于醫(yī)院管理部門客觀、真實(shí)地考察了解和使用選拔人員具有重要的參考意義。

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

(一)人事檔案管理制度不健全

在醫(yī)院的整個(gè)管理體系中，管理層都根據(jù)工作特點(diǎn)和工作需要制定了適用于本單位的相關(guān)管理制度和各類科室、人員工作職責(zé)，而在人員檔案管理方面的規(guī)章制度卻比較少，對(duì)人員檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、要求、規(guī)程和檔案內(nèi)容的界定、管理范圍以及檔案管理人員的考評(píng)缺少一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。由于各項(xiàng)管理制度的不健全，導(dǎo)致檔案交接不及時(shí),缺少有效的核對(duì),特別是對(duì)部分外調(diào)人員的檔案手續(xù)“不規(guī)范”，甚至出現(xiàn)檔案中姓名、出生時(shí)間等基本資料前后不對(duì)應(yīng)等現(xiàn)象，使有人事資料不能及時(shí)完整收集，材料不準(zhǔn)確，給醫(yī)院在人事審核、審批工作中帶來不便。

(二)人事檔案管理方式和手段落后

當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的方式方法和手段相對(duì)落后，還存在諸多問題，一是部分醫(yī)院人事檔案收集的材料和信息不合理，大多是一些經(jīng)歷性材料，通過這些檔案材料很難真實(shí)客觀地反映一個(gè)人的素質(zhì)能力和綜合表現(xiàn)，更不能為醫(yī)院管理層選拔使用人才提供可靠的依據(jù)；而是目前多數(shù)醫(yī)院在內(nèi)部人員檔案的收集上多是以紙質(zhì)的文本材料形式，這種檔案材料在整理、檢索等方面極其繁重，導(dǎo)致檔案的檢索和利用速度受到制約難以適應(yīng)社會(huì)快速發(fā)展對(duì)人才信息的需求； 三是雖然部分醫(yī)院能投入人力、物力進(jìn)行人事檔案管理工作，但觀念仍停留在“關(guān)門編研”、“重藏輕用”上，只注重對(duì)人事檔案資料的收集、管理，卻忽視了對(duì)檔案資源的開發(fā)利用，不能將檔案信息利用與醫(yī)院人才培養(yǎng)、選拔、使用有機(jī)結(jié)合。

(三)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案管理工作的水平直接取決于醫(yī)院檔案管理人員的能力素質(zhì)。目前，大多數(shù)醫(yī)院往往只注重醫(yī)療技術(shù)方面人員的培養(yǎng)，而對(duì)從事醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)則重視不夠。人事檔案管理人員多是由人事管理部門人員兼管,或由其它專業(yè)、科室轉(zhuǎn)崗過來，檔案專業(yè)出身的人員較少。這部分管理人員業(yè)務(wù)能力素質(zhì)參差不齊，又缺少相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，他們對(duì)醫(yī)院檔案的管理僅僅局限于簡(jiǎn)單的維護(hù)保養(yǎng)，甚至連基本的分類整理收集工作都難以應(yīng)付，就更談不上有效管理利用了。

二、規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策

(一)加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的重視程度

人員檔案管理是醫(yī)院人事管理工作的重要組成部分，人事檔案資料的合理使用將對(duì)醫(yī)院的人才考核、選拔、使用提供可靠的依據(jù)和有效的參考。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)內(nèi)部人員檔案管理工作高度重視，把檔案管理工作作為醫(yī)院發(fā)展和管理的重要工作來抓，要下大力氣宣傳人事檔案管理工作的重要性，使醫(yī)院各類人員，尤其是檔案管理人員提高對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，使其具有良好的檔案意識(shí)。

(二)建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使人員檔案管理工作有章可循

完善健全的制度是各項(xiàng)管理工作的核心。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理制度的制定，建立行之有效的檔案管理體制，對(duì)醫(yī)院人員檔案管理工作具有非常重要的意義。檔案工作內(nèi)容繁雜、專業(yè)性強(qiáng)、點(diǎn)多面廣、保密要求高，因此，各醫(yī)院要結(jié)合自身實(shí)際情況，并依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，建立嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、合理的符合本單位實(shí)際情況的人事檔案管理制度,在檔案的收集、整理、保管、維護(hù)保養(yǎng)、查閱、借調(diào)、利用、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入等工作環(huán)節(jié)都要有詳細(xì)的管理規(guī)定，使人員檔案管理工作有章可循、有法可依、規(guī)范操作、有序進(jìn)行。

(三)加大培養(yǎng)力度，提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)直接影響到人事檔案管理的水平和檔案利用率，影響到醫(yī)院人才的培養(yǎng)、選拔、使用，甚至影響醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，各個(gè)醫(yī)院應(yīng)當(dāng)按規(guī)定配備專職檔案管理人員,并把人事檔案管理人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才的宏觀培養(yǎng)計(jì)劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、在職交流、考察進(jìn)修等方式多措并舉抓培養(yǎng)，建立一支長(zhǎng)期穩(wěn)定的、業(yè)務(wù)技能過硬的人事檔案管理人才隊(duì)伍，使醫(yī)院人事檔案管理人員的能力素質(zhì)能夠適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院檔案工作需要。另外，還要檔案人員事業(yè)心責(zé)任感教育，只有具有了強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，才會(huì)有全身心投入工作的熱情，才能勤于觀察、善于思考、刻苦鉆研，不斷提高自己的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高人事檔案管理工作的效率和檔案的利用率。

三、結(jié)束語

部人員檔案資料是醫(yī)院管理層對(duì)醫(yī)院內(nèi)部人事調(diào)整的信息依據(jù),對(duì)醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)有著不可替代的作用。盡管當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作中存在著諸多問題和弊端，但只要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能高度重視，不斷改革創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)、建立健全一套行之有效的規(guī)章制度，人事檔案管理工作必將更好地為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

[1]蘇紅艷.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新[J].中國(guó)病案.2009

[2]劉彤芳.關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息管理工作的幾點(diǎn)思考[J].China’s Foreign Trade. 2011