淺談會(huì)計(jì)電算化下如何加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制

四川省內(nèi)江市資中縣水南鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)服務(wù)中心 鐘芳

淺談會(huì)計(jì)電算化下如何加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制

四川省內(nèi)江市資中縣水南鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)服務(wù)中心 鐘芳

目前，企業(yè)會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)進(jìn)入了各行各業(yè)。本文從內(nèi)部管理、軟件、網(wǎng)絡(luò)三個(gè)方面具體分析了企業(yè)會(huì)計(jì)電算化在實(shí)際運(yùn)用中存在的問題。并針對(duì)這些問題從職責(zé)分工、員工素質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)安全、檔案管理制度、審計(jì)制度等方面提出了解決方法。

會(huì)計(jì) 電算化 企業(yè) 內(nèi)部控制

隨著人類社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子信息技術(shù)也在一步一步的進(jìn)入各個(gè)行業(yè)，會(huì)計(jì)電算化也就在這樣的形式下產(chǎn)生了。雖然各個(gè)企業(yè)在建立了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后，在很大程度上提高了企業(yè)會(huì)計(jì)核算的精確度和準(zhǔn)確度，也大大的改善了企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營管理環(huán)境，但其作用也僅僅局限于取代傳統(tǒng)的人工賬目整理以及部分由人腦來完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析和判斷，而企業(yè)的內(nèi)部控制則是需要通過人為的制定一些由人來監(jiān)督并實(shí)施的相關(guān)方法，措施及其組織結(jié)構(gòu)方案，由于兩者在管理上的不兼容性，這就必然為使用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的企業(yè)在內(nèi)部控制及管理上帶來新的問題。所以如何讓二者在企業(yè)內(nèi)部管理上更好的相結(jié)合，從而提高企業(yè)管理水平，防止企業(yè)資產(chǎn)流失，保護(hù)投資者投入資產(chǎn)的完整性，保證資本市場(chǎng)有效運(yùn)行，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展決策提供切實(shí)可靠的信息，就顯得尤為重要。

縱觀目前企業(yè)會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)工作出現(xiàn)的問題，主要有以下幾方面：

一、從內(nèi)部管理方面看

(一)會(huì)計(jì)管理缺乏有效牽制

在以前的手工記賬環(huán)境下，企業(yè)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)必須通過層層審核方可確認(rèn)并簽章，但在會(huì)計(jì)電算化后，由于電算化功能的高度集中導(dǎo)致了會(huì)計(jì)職責(zé)的集中，特別是在某些中小型企業(yè)，老板為了節(jié)約人工成本，只設(shè)一個(gè)財(cái)務(wù)人員或有的只找兼職會(huì)計(jì)，就包攬了公司所有的財(cái)務(wù)及審計(jì)工作，這勢(shì)必為某些熟知內(nèi)部控制缺陷的電算化工作人員人為操縱計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理結(jié)果提供可趁之機(jī)，加大了出現(xiàn)人為錯(cuò)誤和舞弊機(jī)會(huì)。

(二)軟件使用不規(guī)范

隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，目前的會(huì)計(jì)軟件都擁有一套相對(duì)完整的權(quán)限控制功能，但許多企業(yè)在實(shí)際使用軟件過程中，為了工作的方便，讓軟件的這些功能形同虛設(shè)，系統(tǒng)密碼在員工當(dāng)中公開，任何人都可以無限制的進(jìn)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息丟失，數(shù)據(jù)被篡改的嚴(yán)重后果。

(三)會(huì)計(jì)人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

目前國內(nèi)很多私營企業(yè)在人員組織結(jié)構(gòu)方面仍采取任人唯親，家族式經(jīng)營的管理思想，特別很多中小企業(yè)最常見的做法就是任用自己的親屬做“出納”外聘高手處理對(duì)外會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，而這些會(huì)計(jì)人員自身的思想教育，業(yè)務(wù)培訓(xùn)跟不上，思想素質(zhì)差，對(duì)業(yè)務(wù)一知半解，連正常的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都處理不好，更談不上熟練操作財(cái)務(wù)軟件及運(yùn)用內(nèi)部管理制度，特別是一些領(lǐng)導(dǎo)獨(dú)斷專行，無視會(huì)計(jì)政策法規(guī)，給企業(yè)造成無法挽回的經(jīng)濟(jì)損失。

二、從軟件方面看

(一)輸入的差錯(cuò)及憑證的無痕修改

在會(huì)計(jì)電算化下，電腦處理和輸出數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性很大程度上取決于人工錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，如果會(huì)計(jì)人員錄入的數(shù)據(jù)是錯(cuò)誤的，電腦不會(huì)自動(dòng)識(shí)別，在操作人員毫不知情的情況下，必然導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不真實(shí)，從而造成管理層的錯(cuò)誤決策。另一方面，在實(shí)際工作中，對(duì)于巳錄入的憑證進(jìn)行修改的方式，目前有不少會(huì)計(jì)軟件提供了“取消審核”、“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能，這無疑為不法之徒提供了作弊空間。

(二)軟件出錯(cuò)時(shí)的不可逆轉(zhuǎn)性

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)主要依靠會(huì)計(jì)軟件，如果軟件在安裝和操作的過程中出現(xiàn)了任何問題，如：突然斷電、病毒侵襲、誤操作等意外因素，就很可能導(dǎo)致系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)被破壞、丟失，甚至系統(tǒng)癱瘓，很難恢復(fù)成原來的數(shù)據(jù)。

(三)系統(tǒng)錯(cuò)誤發(fā)生的連鎖性和重復(fù)性

由于會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)是按照既定的程序運(yùn)行的，則無可避免的會(huì)在將來每次相同情況中發(fā)生相同的錯(cuò)誤，而這樣的錯(cuò)誤又只能由開發(fā)方進(jìn)行修改，從而增加了會(huì)計(jì)工作的麻煩。又由于系統(tǒng)處理的流程化和高速性，因此，一旦流程事務(wù)中的某一項(xiàng)發(fā)生錯(cuò)誤，往往會(huì)在短時(shí)間內(nèi)迅速蔓延，使得多種文件，賬薄乃至整個(gè)系統(tǒng)失真，這就是所謂的錯(cuò)誤發(fā)生的連鎖性和重復(fù)性。

(四)利用軟件的數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)形式進(jìn)行舞弊行為

會(huì)計(jì)電算化下，企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都是以電子數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，與傳統(tǒng)的手工做賬方式相比，它不帶有字跡特征，因此不能通過字跡來確定會(huì)計(jì)責(zé)任，就使得很多人利用軟件的這個(gè)缺點(diǎn)進(jìn)行舞弊行為。

三、從網(wǎng)絡(luò)方面看

當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放的環(huán)境，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)遭受黑客非法訪問或病毒的侵?jǐn)_這些危險(xiǎn)無處不在。

綜上所述，要在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化核算體系的企業(yè)里加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制，應(yīng)著重從以下幾方面入手：

(一)加強(qiáng)內(nèi)部牽制管理，明確職責(zé)分工

會(huì)計(jì)電算化后，應(yīng)在系統(tǒng)中劃分不同的部門并規(guī)定相關(guān)人員對(duì)各個(gè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理權(quán)限，規(guī)定同一人不能處理職責(zé)不相容的業(yè)務(wù)，具體做法可能過：注冊(cè)代碼，設(shè)置口令及操作權(quán)限，設(shè)置動(dòng)態(tài)識(shí)別碼或者對(duì)操作碼實(shí)行雙人控制，從而達(dá)到內(nèi)部管理相互牽制，監(jiān)督的作用，防止舞弊行為的發(fā)生。

(二)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部員工組織結(jié)構(gòu)的高素質(zhì)性及“復(fù)合”型人才的建設(shè)

在企業(yè)管理全面自動(dòng)化的今天，企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后對(duì)會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)知識(shí)能力的要求不再局限于僅僅只懂得財(cái)務(wù)知識(shí)，而是更要求會(huì)計(jì)人員擁有足夠的全面的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，信息安全知識(shí)，內(nèi)部管理知識(shí)，以便減少工作中的盲目性。因此加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)教育是電算化安全保障的現(xiàn)實(shí)需要。企業(yè)應(yīng)深入開展電算化人員安全教育、職業(yè)道德教育，提高安全防范意識(shí)，培養(yǎng)工作責(zé)任心，同時(shí)定期選拔部份具備計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的業(yè)務(wù)骨干進(jìn)入高校進(jìn)修計(jì)算機(jī)專業(yè)。

(三)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全控制及軟件保密控制

為保證會(huì)計(jì)軟件與數(shù)據(jù)文件不丟失、不損毀、不泄露，不被非法侵入，可采取設(shè)置口令、密碼、保存操作日志、對(duì)數(shù)據(jù)文件定時(shí)備份并加密等手段。同時(shí)，還要防止病毒對(duì)會(huì)計(jì)軟件的破壞。制定軟件的維護(hù)、保管、使用的規(guī)程及制度。關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全控制可采取一些必要的安全技術(shù)，如：數(shù)據(jù)加密技術(shù)，訪問控制技術(shù)，認(rèn)證技術(shù)等。另外，網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應(yīng)該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應(yīng)保密。通過上述技術(shù)可基本確保財(cái)務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。還可設(shè)置多級(jí)防火墻，安裝殺毒軟件來減少病毒及黑客的侵?jǐn)_。

(四)優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理制度

在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下會(huì)計(jì)資料的保存應(yīng)在遵循 “隨時(shí)錄入隨時(shí)備份”的原則上，定期將完整有效的數(shù)據(jù)及時(shí)轉(zhuǎn)儲(chǔ)備案，同時(shí)會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)采取磁介質(zhì)與紙介質(zhì)二者相結(jié)合保管的方式，根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、保存、利用等方面的工作。并制定保證會(huì)計(jì)檔案安全及完整的有效措施和規(guī)范化科學(xué)化的檔案取閱權(quán)限。

(五)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)，完善審計(jì)制度

審計(jì)的目的就是去建立和完善制度，以制度來約束企業(yè)的管理者和各個(gè)崗位。由于計(jì)算機(jī)普及和應(yīng)用，傳統(tǒng)的審計(jì)方法和手段已不能顯示其為企業(yè)帶來的作用和效果，因此完善會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)部審計(jì)工作便是促進(jìn)企業(yè)健全內(nèi)部控制制度，改善管理，減少損失浪費(fèi)，提高經(jīng)濟(jì)效益的重大課題。

1、轉(zhuǎn)變審計(jì)觀念

內(nèi)部審計(jì)除了查錯(cuò)糾弊外，更重要的是應(yīng)從全局的觀念來進(jìn)行審計(jì)，通過對(duì)會(huì)計(jì)電子系統(tǒng)的查漏補(bǔ)缺，來發(fā)現(xiàn)和糾正企業(yè)經(jīng)營環(huán)節(jié)中存在的問題。

2、健立健全內(nèi)部控制評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)體系

主要評(píng)價(jià)指標(biāo)有：資產(chǎn)安全性；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和完整性；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全性；會(huì)計(jì)控制的有效性和效益性。系統(tǒng)內(nèi)外部安全性，保密性及外部監(jiān)督。

3、事前審計(jì)

這里講的事前審計(jì)是指實(shí)行系統(tǒng)的事先審計(jì)工作。事先審計(jì)可以直接監(jiān)督系統(tǒng)開發(fā)過程必須按照標(biāo)準(zhǔn)的開發(fā)規(guī)程和方法進(jìn)行，以保證系統(tǒng)程序及應(yīng)用控制滿足會(huì)計(jì)管理需要并達(dá)到應(yīng)有的質(zhì)量。與此同時(shí)，審計(jì)人員直接參與系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)。也為審計(jì)人員審查系統(tǒng)開發(fā)過程和評(píng)價(jià)應(yīng)用控制提供應(yīng)具備的條件。這些審計(jì)程序可以執(zhí)行審計(jì)監(jiān)督，建立審計(jì)跟蹤文件。記錄符合指定條件的會(huì)計(jì)事項(xiàng)及操作處理的有關(guān)信息，以便日后審計(jì)人員跟蹤追查這些程序執(zhí)行審計(jì)功能。

總之，會(huì)計(jì)電算化下，企業(yè)原有的內(nèi)控制度受到的沖擊和影響是巨大的，需要我們會(huì)計(jì)人員用發(fā)展的思維去發(fā)現(xiàn)問題，分析問題并解決問題，要認(rèn)識(shí)到這種影響是信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，是現(xiàn)代會(huì)計(jì)和審計(jì)發(fā)展必然趨勢(shì)。企業(yè)內(nèi)控制度是否完善只是一個(gè)方面，更重要的是企業(yè)員工應(yīng)團(tuán)結(jié)一致，共同營造一個(gè)良好的內(nèi)控環(huán)境，那么我相信，在這樣的環(huán)境下，不論科學(xué)技術(shù)如何的進(jìn)步和發(fā)展，企業(yè)都能順利實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的目的。

[1]王棟勝.《會(huì)計(jì)之友（中旬刊）》，山西省太原市出版社，2006.03

[2]伍穗冰，勞潮惠.《交通會(huì)計(jì)》，人民交通出版社，2006.10