臨床在研項目全過程、精細(xì)化監(jiān)測指標(biāo)的建立與信息化管理

金從凱 陳梁華 劉宇平

廣州醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院，廣東廣州 510000

我們處于信息瞬息萬變的時代，如何有效規(guī)劃我們的信息，尤其是管理好臨床在研項目信息，成為現(xiàn)代醫(yī)院比拼科技實力的關(guān)鍵。我們計劃通過系統(tǒng)管理平臺建設(shè)，著眼于解決“項目多，項目水平低，成果少、高水平成果少”的問題，加強(qiáng)項目的精細(xì)化管理，利用現(xiàn)代化管理手段促進(jìn)成果產(chǎn)出。在信息平臺的搭建過程中，我們根據(jù)不同類型、不同時期的項目統(tǒng)計并提取出若干要素，并發(fā)現(xiàn)若加強(qiáng)這些要素的監(jiān)控與管理，將帶來良好的研究成果及觸發(fā)一定程度的后續(xù)經(jīng)濟(jì)效益，如何實施且完善該平臺的建設(shè)成為本文討論的重要議題。

1 傳統(tǒng)管理模式的不足

1.1 系統(tǒng)設(shè)計

絕大多數(shù)單位缺乏臨床在研項目管理平臺，目前停留在用手工或EXCEL表格的管理模式，先進(jìn)的有信息管理平臺，但僅限于提供給科研人員申報項目、專家評審等功能，缺乏對項目可持續(xù)性管理、資金的使用監(jiān)控等功能，國家在這方面也沒有制訂一個統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，審計部門與科研管理部門在監(jiān)控項目經(jīng)費方面存在一定難度。

1.2 技術(shù)人員

科研單位信息管理部門缺乏相關(guān)的管理經(jīng)驗；信息技術(shù)人員沒有足夠的技能，缺乏根據(jù)指標(biāo)與功能需求建模能力。

1.3 資金投入

政府在臨床在研項目信息管理方面投入不足，缺乏資金保障和激勵機(jī)制；投入不足造成平臺建設(shè)落后，缺乏長遠(yuǎn)管理規(guī)劃。

2 平臺優(yōu)勢

管理要素指標(biāo)按時間設(shè)計指標(biāo)劃分為研究初始期指標(biāo)、研究中后期指標(biāo)，按構(gòu)成部分劃分為研究資源與運作指標(biāo)、研究突破指標(biāo)、研究結(jié)果產(chǎn)生影響、推廣及第三方證明指標(biāo)，而每個指標(biāo)下又進(jìn)行細(xì)分，通過指標(biāo)建立起一套科學(xué)的考核體系；數(shù)據(jù)通過科研管理的各個階段采集而成，如經(jīng)費按年度使用情況、項目成功申報情況等，無需人工手工錄入，達(dá)到電子化信息自動管理的目的。見表1。

3 研發(fā)內(nèi)容

系統(tǒng)監(jiān)控管理部分采用C/S結(jié)構(gòu)設(shè)計，而項目匯報部分采用B/S結(jié)構(gòu)設(shè)計，項目負(fù)責(zé)人使用WEB瀏覽器界面對項目進(jìn)行申報與過程實現(xiàn)，結(jié)合項目管理的新業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)網(wǎng)上匯報、網(wǎng)上科研辦公等功能[1-4]。見圖1、2。

下面簡述一下科研人員申報及后續(xù)合同、驗收等功能結(jié)構(gòu)：

3.1 項目負(fù)責(zé)人操作模塊及功能

3.1.1 工作助理

發(fā)布重要通知、在途申報項目、申報項目是否通過等信息，對用戶當(dāng)前項目進(jìn)度作一個大概、總體上的清晰提示，如已使用金額、剩余金額、已完成成果、計劃成果數(shù)，并對當(dāng)年未按計劃年份使用完金額的則提示。

3.1.2 業(yè)務(wù)申報

細(xì)分為市教育局項目、國家自然基金、橫向項目等，用戶按模板填寫申報書并自動生成WORD、PDF版本，方便離線編輯瀏覽；其中通過瀏覽全部業(yè)務(wù)可查看所有申報項目，科研科獲取批文后審核該項目，申報人就可以在此簽訂合同，已有的內(nèi)容不用再重復(fù)填寫。

表1 財務(wù)指標(biāo)考核分類表

3.1.3 合同管理

所有合同下均附中期檢查、驗收申請、經(jīng)費報賬等操作。用戶在此查看先前填寫的合同并可在先前未完善合同的情況下修改，同時該欄目也作為后續(xù)的中期檢查報告、驗收申請等操作的入口，整個項目周期圍繞此開展；中期檢查報告含主要進(jìn)展和階段性成果、年度計劃要點和調(diào)整情況、當(dāng)期經(jīng)費使用情況、存在的問題、建議及其他需要說明的情況等內(nèi)容，申報者在此填寫后科研科即可實時監(jiān)控項目的進(jìn)展情況，對于科研經(jīng)費使用不當(dāng)者予以提醒，有效防止科研經(jīng)費濫用、不及時使用等情況的發(fā)生。

驗收申請含工作總結(jié)、完成成果等內(nèi)容，申報者申請驗收后科研科即按相應(yīng)工作流程開展工作，如組織專家驗收、查看相關(guān)成果文件等。經(jīng)費報賬涵蓋暫付款申請及各類費用的操作，不同項目負(fù)責(zé)人根據(jù)預(yù)算金額及類型提出報銷申請。

3.1.4 中期檢查管理

用戶在此修改查看所有匯報測評表，對項目進(jìn)度有個清晰完整的流程安排及結(jié)果查看，每次使用了經(jīng)費可及時在此錄入，并可查看詳細(xì)的剩余經(jīng)費，如業(yè)務(wù)費計劃是5 萬，現(xiàn)在還剩3 萬等。改善了舊時項目開展過程中缺乏進(jìn)度的電子文檔記錄及經(jīng)費統(tǒng)籌安排。

3.1.5 個人設(shè)置

包含個人信息修改、密碼修改。與普通信息維護(hù)不同，這里注重于項目負(fù)責(zé)人的交互協(xié)作。只要填寫了手機(jī)號碼，系統(tǒng)在關(guān)鍵時候便會發(fā)送溫馨提示。項目負(fù)責(zé)人只要在此完善了個人信息，下次申報時或進(jìn)行其他操作時項目組成員中的信息就不用填寫，會自動帶出。

3.1.6 管理文件

包括科研項目申報流程、發(fā)表科研論文流程、科研工作量計算辦法、科研成果申報流程、科研經(jīng)費管理規(guī)定等說明文件，申報者在此欄目可以了解相關(guān)的科研政策文件，最新的制度，省去舊時為了了解而跑去科研科手工拷貝相關(guān)工作的辦事流程，提高了工作效率及增加了政策透明度。

3.2 管理部門操作模塊及功能

科研科管理模塊由以下部分組成，供管理部門使用，通過匯集終端用戶的關(guān)鍵信息，實現(xiàn)高度集成于一個管理平臺，避免系統(tǒng)間的頻繁切換，提高工作效率。

3.2.1 申報及合同庫管理

3.2.1.1 項目詳細(xì)信息 由項目信息、項目內(nèi)容、工作單位、人員信息、經(jīng)費信息、附件清單、Word文件、批文、合同信息組成。其中經(jīng)費信息欄目涵蓋申報者填寫的中期檢查報告的使用經(jīng)費以及詳細(xì)預(yù)算經(jīng)費；批文由科研科將掃描文件在此上傳。

3.2.1.2 審核項目 由科研管理部門審查意見、學(xué)術(shù)委員會審查意見、單位審查意見組成?？蓪呙鑸D片上傳至數(shù)據(jù)庫或錄入文字。

3.2.1.3 發(fā)布通知 對經(jīng)費使用過程中存在的問題發(fā)回給申報者，提醒申報者注意等，申報者登錄系統(tǒng)時將以紅色文字醒目提示。

3.2.1.4 查詢統(tǒng)計 支持自定義雙條件進(jìn)行查詢，如首條件可選“項目類別”或“工作進(jìn)度”，次條件可選“項目負(fù)責(zé)人所在單位”或“項目名稱”，時間類型支持申報日期、項目開始日期、項目結(jié)束日期等進(jìn)行查詢。為方便經(jīng)費管理，查詢結(jié)果前三行分別顯示總經(jīng)費完成百分比、已使用經(jīng)費和總經(jīng)費。并對即將到期而經(jīng)費未完成九成以下的項目予以紅色顏色預(yù)警顯示。

3.2.1.5 用戶管理 提供用戶注冊認(rèn)證、用戶應(yīng)用模塊、數(shù)據(jù)使用權(quán)限分配等方面進(jìn)行管理，確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)能安全運行。

3.2.2 經(jīng)費效益管理

根據(jù)項目產(chǎn)出與資金投入的關(guān)系，系統(tǒng)具備一定的統(tǒng)計篩查功能，按不同分析指標(biāo)分為：經(jīng)費進(jìn)度使用得分、論文產(chǎn)出得分、項目綜合得分，這樣可以對不同級別、不同結(jié)題年度的項目給予直觀分析結(jié)果，對結(jié)果的表現(xiàn)形式也有多種多樣，這里考慮到用戶的易用性，提供了柱形分析圖與餅形分析圖，柱形圖對所有同等條件的項目進(jìn)行排名，餅形圖對單一項目的不同分?jǐn)?shù)構(gòu)成分析，可以指出這個項目的某方面欠缺的地方，幫助項目管理者改善項目的執(zhí)行進(jìn)度。

3.2.3 論文庫管理

此功能有助于每年度管理科室的論文統(tǒng)計。論文發(fā)表不僅可以依托基金，也可以以個人名義發(fā)表，論文不僅僅反映科研工作者的項目成果，更與整個單位的綜合專業(yè)水平有關(guān)，該模塊按不同級別、年度及是否依托基金發(fā)表等選項篩選并顯示詳細(xì)信息。

4 討論

本文闡述的系統(tǒng)旨在通過系統(tǒng)提供的信息使管理層更容易、清晰地規(guī)范研工作者的行為，避免經(jīng)費濫用的現(xiàn)象[6]，對于存在違規(guī)行為、完成經(jīng)度及缺乏科研成果的將影響項目負(fù)責(zé)人的以后項目申報，同時對于在研期的項目進(jìn)行多方面指標(biāo)的考核，從而為管理者提供優(yōu)秀項目的遴選建議。采用電子認(rèn)證，可以簡化項目負(fù)責(zé)人的報銷流程，大大縮短手工簽字消耗的時間。對不同金額費用我們予以不同管理方法：① 1 萬元以下：一次發(fā)生的1 萬元（含1 萬元，下同）以下的支出由課題負(fù)責(zé)人按預(yù)算簽字，經(jīng)過專項經(jīng)費管理系統(tǒng)審核，交財務(wù)報賬、支出；②1 萬～5 萬元：一次發(fā)生的1 萬～5 萬元支出，需要由科研科負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)過專項經(jīng)費管理系統(tǒng)審核，交財務(wù)報賬、支出；③5 萬元以上：一次發(fā)生的5 萬以上支出，需要由科研科負(fù)責(zé)人、醫(yī)院主管院長簽字，經(jīng)過專項經(jīng)費管理系統(tǒng)審核，交財務(wù)報賬、支出。對預(yù)算支出范圍內(nèi)的勞務(wù)費、接待費、餐費、交通費、辦公用品等經(jīng)費報銷，不論支出金額大小，均需三級審核。從而加強(qiáng)了經(jīng)費的監(jiān)控管理，避免差旅費、餐飲費等非相關(guān)活動過多從中套取支出，促進(jìn)實際項目活動的正常開展[7]。

[1] 任傳成.企業(yè)銷售合同管理信息系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[J].商場現(xiàn)代化，2008，（28）：115-116.

[2] 耿文霞.基于WEB的文科科研管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[OL].http：//www.bob123.com/lunwen23/21422.html.2009-01-20.

[3] 力梅，姚少軍.基于B/S（Browser/Server）架構(gòu)的深圳市交通預(yù)報制作系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].氣象研究與應(yīng)用，2008，29（1）：44-46.

[4] 謝寒生，辛吉武.基于WEB技術(shù)的項目管理平臺設(shè)計[J].氣象研究與應(yīng)用，2008，29（4）：93-94.

[5] 王娜，任大娟，馬永祥，等.科研管理及項目監(jiān)控系統(tǒng)研究[J].中國科技信息，2010，（23）：198-199.

[6] 李紅宇.高?？蒲薪?jīng)費管理有效性探究[J].財會通訊：綜合（中），2009，（1）：67-68.

[7] 王珍蘭.以企業(yè)財務(wù)管理理念管理高校科研經(jīng)費[OL].http：//www.bob123.com/lunwen23/25077.htm.2008-02-01.