遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)在科技期刊中的應(yīng)用研究

薛 雯

(東北電力大學(xué)學(xué)報(bào)編輯部，吉林 吉林 132012)

為了適應(yīng)新世紀(jì)網(wǎng)絡(luò)化、信息化、市場化及可持續(xù)發(fā)展這四個(gè)方面的挑戰(zhàn)，科技期刊應(yīng)打破地域限制，把投稿、審稿、編輯加工、網(wǎng)刊發(fā)行等編輯工作完全搬到網(wǎng)上來完成[1－2]，把信息的傳播從單一的紙質(zhì)版變?yōu)榧堎|(zhì)版、電子版和網(wǎng)絡(luò)版相結(jié)合的方式。這樣不但可以減輕編輯的工作壓力，增強(qiáng)編輯的綜合素質(zhì)，促進(jìn)編輯與審稿專家、作者之間的信息交流;而且還可以通過互聯(lián)網(wǎng)的綜合平臺(tái)，提高編輯部的知名度和影響力，樹立科技期刊自身的品牌特色。所以，利用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)進(jìn)行編輯工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)辦公數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已成為未來發(fā)展的必然趨勢。

1 實(shí)施遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)的過程研究

信息科技的發(fā)展強(qiáng)有力地促進(jìn)了出版業(yè)的發(fā)展，而科技期刊就必須適應(yīng)這種高速發(fā)展。遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)是將在線投稿、查詢、審稿、校對(duì)、統(tǒng)計(jì)、績效評(píng)價(jià)、監(jiān)督管理等傳統(tǒng)的編輯工作流程整合成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化管理信息平臺(tái)[3]。該系統(tǒng)所實(shí)現(xiàn)的最終目標(biāo)，就是運(yùn)行多媒體信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)編輯部的整體信息化管理。

以《東北電力大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)為實(shí)施過程研究對(duì)象，根據(jù)該期刊的自身特點(diǎn)和編輯部稿件的審理風(fēng)格[4]，進(jìn)行綜合比較分析，分別制定了功能模塊和工作流程，如圖1、圖2所示。

圖1 功能模塊圖

圖2 工作流程圖

在實(shí)施遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)的過程中，應(yīng)著重研究系統(tǒng)的可控性，要從系統(tǒng)的運(yùn)行，投稿，審稿，退修等方面嚴(yán)格控制系統(tǒng)的操作性。系統(tǒng)運(yùn)行的可控性需要系統(tǒng)的穩(wěn)定技術(shù)支持，包括既要懂編輯出版流程，又能熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員及服務(wù)器在停電時(shí)也能正常工作，確保投稿系統(tǒng)，審稿系統(tǒng)的不中斷運(yùn)行;投稿過程的可控性，就是要保證投稿作者進(jìn)入在線投稿界面后，按照提示完成投稿，編輯在正常接收到稿件的同時(shí)，及時(shí)對(duì)來稿進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理，提出初審意見回執(zhí)給作者;審稿過程的可控性，就是要保證送審的稿件及時(shí)到達(dá)相關(guān)專家的手中，審稿專家可以通過預(yù)留的電子郵箱，到收信箱中查找稿件復(fù)審?fù)ㄖ獣?，點(diǎn)擊“我同意審稿”就可直接進(jìn)入系統(tǒng)中審稿，并填寫審稿意見;退修過程的可控性，就是要保證作者根據(jù)審稿意見修改稿件，使來搞的質(zhì)量達(dá)到出版要求，提升作者的學(xué)術(shù)理論和科研成果水平。

2 實(shí)施遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)的作用和影響

隨著中國科學(xué)信息化地快速發(fā)展，遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)是加強(qiáng)期刊內(nèi)部管理與系統(tǒng)使用相結(jié)合的有效途徑，也是提高編輯工作效率和工作質(zhì)量的重要手段，更是縮短發(fā)稿周期和增加稿源數(shù)量的必然形式。

2.1 系統(tǒng)對(duì)科技期刊內(nèi)部管理的影響

引入遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)的主要目的就是要保證科技期刊內(nèi)部出版的稿件到達(dá)公平、公正、有序地評(píng)審，使稿件從學(xué)術(shù)性、科學(xué)性、實(shí)用性等方面作到更有說服力，使編輯工作更有條理化和系統(tǒng)化，以及方便作者、編輯、編委和有關(guān)專家及時(shí)清晰的了解稿件和期刊信息情況，因而是期刊主編進(jìn)行稿件出版決策分析，進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部管理的有效途徑。綜上所述，該系統(tǒng)的使用應(yīng)該根據(jù)各編輯部的業(yè)務(wù)流程，與期刊內(nèi)部管理工作牢牢的相結(jié)合，才能使該系統(tǒng)對(duì)科學(xué)期刊的品牌樹立形成正面影響。

2.2 系統(tǒng)對(duì)編輯人員的影響

運(yùn)用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)對(duì)編輯人員來說，既是一種機(jī)遇也是一種挑戰(zhàn)，更是綜合素質(zhì)能力的一種集中體現(xiàn)。

該系統(tǒng)的應(yīng)用使編輯工作由復(fù)雜化轉(zhuǎn)為簡單化;由分散化編委集中化、一體化;由手工化轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑痆5]。從工作方式來說，編輯人員以紙型文稿為主的編稿、校稿方式將逐步減少，作者投稿或編輯之間的對(duì)話也將在網(wǎng)絡(luò)中直接交流，稿件的統(tǒng)計(jì)分析工作也可以直接在系統(tǒng)中查詢及修改;從思維方式來說，網(wǎng)絡(luò)的開放性和動(dòng)態(tài)性開闊了編輯人員的視野，思維形式也發(fā)生了質(zhì)的改變;從工作流程來說，優(yōu)化了傳統(tǒng)的編輯加工、文稿校對(duì)、清樣審讀、裝幀設(shè)計(jì)、出版周期等工作，并給編輯工作帶來了巨大影響和變革。

2.3 系統(tǒng)對(duì)期刊發(fā)稿周期和稿源數(shù)量的影響

稿件出版周期是衡量一個(gè)期刊質(zhì)量好壞的主要因素之一，而稿源數(shù)量是期刊影響力的重要指標(biāo)之一。發(fā)稿周期是反映作者將稿件寄到編輯部，編輯部又將稿件外審、退修、編輯加工、終審、直至論文發(fā)表的整個(gè)過程[1];稿源數(shù)量是作者對(duì)期刊的認(rèn)可程度，社會(huì)地位的綜合反映;二者直接與期刊的影響因子有著密切的關(guān)聯(lián)。采用遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)后，期刊的發(fā)表周期會(huì)大幅度縮短，稿源數(shù)量也會(huì)有明顯的增加，這樣可供選擇的高質(zhì)量論文就增多，刊物質(zhì)量就會(huì)顯著提升，社會(huì)競爭力也會(huì)增強(qiáng)?？梢姡撓到y(tǒng)在縮短期刊發(fā)稿周期和增加稿源數(shù)量方面起到了積極影響。

3 遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)在實(shí)施中的可拓展性

遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)作為在線投稿、審稿及修稿工作的軟件功能已為較強(qiáng)大[6－7]，但是現(xiàn)有的系統(tǒng)在功能上還有很大的可拓性、可伸張性。

3.1 利用BBS(Bulletin Board System)加強(qiáng)學(xué)術(shù)交流

“BBS”譯成中文為“電子布告欄系統(tǒng)”或“電子公告牌系統(tǒng)”，是一種電子信息服務(wù)系統(tǒng)。它向用戶提供了一塊公共電子白板，每個(gè)用戶都可以在上面發(fā)布信息或提出看法。利用電子布告欄系統(tǒng)，可以加強(qiáng)學(xué)術(shù)之間的交流，做到“百家爭鳴”，繁榮學(xué)術(shù)思想。為了保證討論的學(xué)術(shù)質(zhì)量在一定程度上，限定這個(gè)爭鳴的平臺(tái)只有編輯、編委及有關(guān)專家才能參與。有權(quán)限的用戶可以對(duì)感興趣的稿件進(jìn)行自己評(píng)論，但是評(píng)論結(jié)果僅作為編輯的參考意見，不作為稿件能否發(fā)表的決定性意見。編輯可以將討論的熱點(diǎn)問題作為探索學(xué)科熱點(diǎn)的窗口和渠道，其中有意義的論點(diǎn)可作為新聞發(fā)布到網(wǎng)站上去。

3.2 建立特色學(xué)科的科技新聞平臺(tái)

科技期刊的出版內(nèi)容是要能夠系統(tǒng)地反映出某一個(gè)學(xué)科、某一研究課題的發(fā)展過程;要具有一定的獨(dú)立性、深透性、復(fù)雜性，時(shí)效性;要有創(chuàng)新，應(yīng)該介紹新知識(shí)、新技術(shù)、新工藝、新觀點(diǎn)、新進(jìn)展、新理論。所以，科技期刊應(yīng)該借助網(wǎng)絡(luò)媒體技術(shù)，捕捉各學(xué)科發(fā)展的最新信息、最新動(dòng)態(tài)，新的知識(shí)，儲(chǔ)備豐富的資源，最終達(dá)到新聞效應(yīng)。

在遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)中，可以構(gòu)建一個(gè)科技新聞綜合平臺(tái)。發(fā)布的新聞內(nèi)容可以由作者在線投稿的同時(shí)，一并提交新聞稿件;也可以由科技期刊的編輯從已經(jīng)決定出版的學(xué)術(shù)文章中選取素材，以專業(yè)的視角、運(yùn)用平民化的語言將最新的前沿科技成果以科技新聞形式公之于從，而發(fā)布新聞內(nèi)容的質(zhì)量和數(shù)量也可以作為評(píng)估學(xué)術(shù)期刊質(zhì)量的一項(xiàng)指標(biāo)。這樣不但履行了其自身的社會(huì)責(zé)任，而且增加了期刊的新穎程度，提高了期刊的綜合影響力。

3.3 統(tǒng)計(jì)影響因子及被引頻次數(shù)

影響因子(Impact factor，IF)是某一期刊的文章在特定年份或時(shí)期被引用的頻率，是衡量學(xué)術(shù)期刊影響力的一個(gè)重要指標(biāo);而一個(gè)完善的遠(yuǎn)程管理信息系統(tǒng)，應(yīng)該具有完備的檢索功能和統(tǒng)計(jì)功能。把稿件的被引頻次數(shù)，及期刊的影響因子的統(tǒng)計(jì)查詢設(shè)計(jì)到遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)中，可以減輕編輯人員的統(tǒng)計(jì)查詢工作，給期刊負(fù)責(zé)人提供多種形式的信息，提高決策的實(shí)效性和透明度，確定更加準(zhǔn)確、更加完善的期刊發(fā)展策略和目標(biāo)。

4 結(jié) 論

科技期刊是反映科研成果的學(xué)術(shù)理論性期刊，是反映科研水平和學(xué)術(shù)質(zhì)量的窗口，是學(xué)科特色的集中體現(xiàn)，是發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)學(xué)術(shù)人才得重要園地。研究表明，科技期刊未來發(fā)展的方向是圍繞系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、透明化進(jìn)行的。把遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)融入到科技期刊中，是對(duì)科技期刊發(fā)展的一場管理創(chuàng)新與思想改革，也就能夠更好地塑造期刊形象、創(chuàng)造期刊品牌，提高期刊的競爭力和社會(huì)地位。

[1]魏中青.遠(yuǎn)程稿件處理系統(tǒng)對(duì)期刊發(fā)稿周期的影響[J].沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào):社會(huì)科學(xué)版，2009，11(4):494－496.

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