應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的問題與對策

□ 文/李芳

在激烈的市場競爭條件下，企業(yè)為了搶占市場、擴(kuò)大銷售往往采用賒銷方式增加銷售收入，由此也形成一定的應(yīng)收賬款。同時，由于信用證、分期付款、交單承付等多種結(jié)算方式的應(yīng)用，企業(yè)在銷售業(yè)務(wù)中已大量使用賒銷方式。不少企業(yè)片面強(qiáng)調(diào)擴(kuò)大銷售額，而忽視對應(yīng)收賬款的監(jiān)督與管理，造成了應(yīng)收賬款長期掛賬，企業(yè)虛盈實虧，影響企業(yè)營運(yùn)資金的周轉(zhuǎn)和經(jīng)濟(jì)效益，制約了企業(yè)的發(fā)展。

內(nèi)部控制應(yīng)收賬款管理存在的問題

目前，有些企業(yè)在應(yīng)收賬款管理方面尚不盡如人意，內(nèi)部控制較為薄弱，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.缺乏健全有效的內(nèi)部控制

據(jù)有關(guān)調(diào)查，多數(shù)企業(yè)的管理層和財務(wù)人員對內(nèi)控機(jī)制在賒銷業(yè)務(wù)上的作用認(rèn)識不足，風(fēng)險和內(nèi)控意識淡薄，一味片面追求利潤最大化，而忽視了企業(yè)的現(xiàn)金流量。這其中一個很重要的原因就是對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的考核過于強(qiáng)調(diào)利潤指標(biāo)，而并沒有設(shè)置“應(yīng)收賬款回收率”這樣的指標(biāo)。為日后應(yīng)收賬款的回收埋下了隱患，加大了應(yīng)收賬款壞賬的可能，影響到企業(yè)的生存與發(fā)展。

2.缺乏信用銷售的規(guī)范程序

信用銷售是應(yīng)收賬款壞賬形成的起因。一直以來我國企業(yè)普遍缺乏“信用”的觀念，事前的資信評估非常薄弱，缺乏規(guī)范的信用銷售程序予以約束，企業(yè)大量的信用銷售往往取決于行政干預(yù)或少數(shù)人、領(lǐng)導(dǎo)者的主觀喜好，結(jié)果導(dǎo)致大量應(yīng)收賬款不能如期收回。目前，大多數(shù)企業(yè)沒有明確由哪個部門來管理應(yīng)收賬款，沒有建立起相應(yīng)的管理辦法，缺少必要的內(nèi)部控制和監(jiān)督制約機(jī)制。而只是一味的注重主營業(yè)務(wù)收入指標(biāo)，以實現(xiàn)高銷售額為最終目的，導(dǎo)致應(yīng)收賬款同比大幅上升，占用了大量的流動資金，并且存在大量應(yīng)收款項對不上，收不回的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.會計監(jiān)督較為薄弱

由于沒有建立定期清查制度，沒有專人負(fù)責(zé)對應(yīng)收賬款的定期定向清欠工作，再加上有的企業(yè)長期不對賬，造成應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，即使對了賬也沒有形成合法有效的對賬依據(jù)，只是口頭上的承諾，缺乏對雙方的約束性，為債權(quán)、債務(wù)雙方的經(jīng)濟(jì)糾紛埋下了伏筆。

此外，輔助會計監(jiān)督也很薄弱。例如：沒有建立應(yīng)收賬款臺賬管理制度，沒有對應(yīng)收賬款進(jìn)行輔助管理或者僅按賬齡進(jìn)行輔助管理。許多企業(yè)僅僅是在其資產(chǎn)負(fù)債表的補(bǔ)充資料中按賬齡對應(yīng)收賬款的數(shù)額進(jìn)行簡單的分類，平時則沒有對應(yīng)收賬款進(jìn)行相應(yīng)管理。在企業(yè)回款好的情況下，基本能滿足需要，但在企業(yè)回款不暢的情況下就不能滿足管理的需要。

同時，建立壞賬核銷管理制度也是企業(yè)管理應(yīng)收賬款的必要方法。有些企業(yè)對沒有收回的應(yīng)收賬款長期掛賬，賬齡甚至多達(dá)10余年，而這部分資產(chǎn)其實早已經(jīng)收不回了。這樣導(dǎo)致了企業(yè)應(yīng)收賬款的糾紛日益增多。隨著應(yīng)收賬款規(guī)模的不斷擴(kuò)大，其壞賬的可能性逐漸增加，企業(yè)與債務(wù)人之間的應(yīng)收賬款糾紛也會越來越多。而糾紛的解決需要企業(yè)投入大量的人力、物力和財力，大量的投入之后并不一定會有所收獲。由此可見，如果一個企業(yè)沒有足夠的重視內(nèi)部控制的監(jiān)管工作，就會造成對企業(yè)致命的傷害。

4.企業(yè)對應(yīng)收賬款的跟蹤控制存在不足

很多企業(yè)未建立應(yīng)收賬款跟蹤控制制度，或是對應(yīng)收賬款的跟蹤控制缺乏規(guī)章制度，抑或是有章不循，形同虛設(shè)。這些問題主要表現(xiàn)為：

（1）應(yīng)收賬款賬齡越來越長，增加壞賬風(fēng)險。財務(wù)部門不及時與業(yè)務(wù)部門核對，銷售與核算脫節(jié)，問題不能及時暴露，造成企業(yè)應(yīng)收賬款居高不下，賬齡老化。

（2）企業(yè)未實行應(yīng)收賬款定期對賬制度。由于在商品交易過程中貨物與資金在時間與空間上的差異以及票據(jù)傳遞、記錄等都有發(fā)生誤差的可能，所以，債權(quán)債務(wù)雙方應(yīng)該對經(jīng)濟(jì)往來中的未了事項定期進(jìn)行對賬，進(jìn)一步明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。

（3）企業(yè)未對應(yīng)收賬款按風(fēng)險程度進(jìn)行分類管理。目前大多數(shù)企業(yè)都不對客戶進(jìn)行完整的信息備案，更不對應(yīng)收賬款進(jìn)行風(fēng)險評價，沒有建立一套完善的賒銷制度，對形成的逾期應(yīng)收賬款能否收回、收回多少沒有底數(shù)，沒有做到心中有數(shù)、有的放矢。由于沒有建立客戶檔案，以至于不能對壞賬損失風(fēng)險的分析等提供依據(jù)，對于客戶的資信度如何？目前對方的經(jīng)營形勢怎么樣？被占用的資金風(fēng)險有多大？形成逾期的原因是什么？屬于惡意拖欠還是臨時困難或是的確無償還能力等問題更是無從解釋。

5.應(yīng)收賬款管理責(zé)任不清

許多人知道企業(yè)有大量的應(yīng)收賬款對不上賬、收不回來，但具體應(yīng)由誰來管這些事，哪些機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)清查等并不清楚。

在銷售部門負(fù)責(zé)賒銷，從而形成應(yīng)收賬款，貨款的追討往往是財務(wù)部門的責(zé)任。在一些企業(yè)，財務(wù)部門只是起著單純的記錄作用,將應(yīng)收賬款的發(fā)生額按客戶登入明細(xì)賬，賬齡的分析也只是形式上的操作，這種簡單的記賬式管理并不能解決根本問題；另一些企業(yè)，由于各自職責(zé)所在，在財務(wù)部門和銷售部門之間產(chǎn)生了的矛盾，不利于正常的生產(chǎn)經(jīng)營。

加強(qiáng)和改善應(yīng)收賬款管理對策

企業(yè)要對應(yīng)收賬款的運(yùn)行狀況進(jìn)行經(jīng)常性分析、控制，及時發(fā)現(xiàn)問題，提前采取對策，防止惡化。因此，針對以上存在的種種問題，提出了如下對策以加強(qiáng)和改善應(yīng)收賬款管理。

1.正確樹立應(yīng)收賬款管理目標(biāo)，健全內(nèi)部控制機(jī)制

正確樹立應(yīng)收賬款管理目標(biāo)，實行應(yīng)收賬款的計劃管理，并建立完整的指標(biāo)體系。應(yīng)收賬款管理的總目標(biāo)應(yīng)該是樹立企業(yè)價值最大化的理念，不能忽視資金的良好周轉(zhuǎn)。并且在每一年的年度計劃中應(yīng)該明確應(yīng)收賬款的年末余額，并設(shè)定一個相對積極的平均收款期，允許每年的平均收賬期在該指標(biāo)上下浮動，作為考核業(yè)績的依據(jù)，設(shè)定應(yīng)收賬款占流動資產(chǎn)總額的比例，實施彈性控制，在產(chǎn)品走俏時，賒銷規(guī)模從緊；產(chǎn)品疲軟時，從寬；資金緊張時，從嚴(yán)。當(dāng)賒銷規(guī)模接近警界線時，應(yīng)斷然采取措施，暫停賒賬業(yè)務(wù)。

此外，企業(yè)應(yīng)采取有效的措施：健全考核指標(biāo)體系。公司對銷售人員的考核，既有銷售收入的指標(biāo)，也有按銷售收入比例確定的收回現(xiàn)金的指標(biāo)，而且收現(xiàn)指標(biāo)是最終考核指標(biāo)。只有在完成收現(xiàn)指標(biāo)的基礎(chǔ)上，完成的銷售收入才能成為確定員工業(yè)績考評的依據(jù)。如果銷售人員不能完成收現(xiàn)指標(biāo)，公司將強(qiáng)令其離開銷售崗位，在一定期限內(nèi)專門負(fù)責(zé)催收由其引起的應(yīng)收賬款。完成任務(wù)，可回原崗位工作；完不成任務(wù)，將根據(jù)情況予以處罰，直至開除。由于在考核指標(biāo)體系中強(qiáng)調(diào)了銷售收現(xiàn)指標(biāo)，銷售人員對賒銷手段的利用、賒銷對象的選擇都極為慎重，對應(yīng)收賬款的催收也極為重視。這樣，從根本上杜絕了重銷售、輕收現(xiàn)的傾向。

2.充分重視應(yīng)收賬款的管理，制定嚴(yán)格的信用銷售政策，加強(qiáng)應(yīng)收賬款的收回

對于資信差的客戶采用現(xiàn)款交易，對資信一般或者較好的客戶在現(xiàn)款不被接受的情況下采用承兌匯票的方式，對于資信好的客戶則采取分期收款的方式，但在期限和累計金額上要有明確的規(guī)定。

企業(yè)在制定對策上對逾期未結(jié)清欠款的賒銷客戶，應(yīng)組織力量督促經(jīng)銷人員加緊催收，特別是對一些信譽(yù)較差，欠款時間較長，金額較大的賒銷客戶，需有專人負(fù)責(zé)，兌現(xiàn)落實經(jīng)辦賒銷人員的獎懲。對近期暫不能還款的賒銷客戶，應(yīng)要求對方制定還款計劃并提供擔(dān)保，使其能逐步還清欠款。對那些既不制定還款計劃又不提供擔(dān)保的，或發(fā)現(xiàn)其缺乏清償能力的，應(yīng)及時通過法律途徑給予解決。

對部分不能收回的賬款實行風(fēng)險轉(zhuǎn)移：首先，可以采取資產(chǎn)流動性上的轉(zhuǎn)移，即將應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)化為流動性更強(qiáng)的資產(chǎn)。其次，企業(yè)不能及時回收賬款時，可以考慮將其轉(zhuǎn)化為應(yīng)收票據(jù)，在一定程度上防止壞賬損失的發(fā)生。再次是對象上的轉(zhuǎn)移，以應(yīng)收賬款的部分或全部為擔(dān)保品，在規(guī)定期限內(nèi)向金融機(jī)構(gòu)借款，也可以將應(yīng)收賬款全部出售給金融機(jī)構(gòu)，這樣企業(yè)就將應(yīng)收賬款回收中存在的風(fēng)險部分或全部轉(zhuǎn)嫁給了金融機(jī)構(gòu)。目前，這種作法已在一些西方國家實行。最后還可以實行方向上的轉(zhuǎn)移。當(dāng)發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款很難收回時，企業(yè)可以靈活處理，從客戶手中購回自己需要的資產(chǎn)，以抵補(bǔ)這部分應(yīng)收賬款，即企業(yè)可以將這部分應(yīng)收賬款看作是事先預(yù)付給客戶購買資產(chǎn)的款項，從而實現(xiàn)了應(yīng)收賬款方向上的轉(zhuǎn)移。

3.制定應(yīng)收賬款監(jiān)督管理策略，加強(qiáng)會計核算和監(jiān)控

財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)會計基礎(chǔ)工作，規(guī)范會計核算，在做好應(yīng)收、應(yīng)付款項的日常工作外，還要根據(jù)應(yīng)收賬款的特點結(jié)合本單位的具體情況，嚴(yán)格執(zhí)行往來款項的對賬制度。依據(jù)新會計準(zhǔn)則中規(guī)定，無論以何種方式或原因形成的應(yīng)收賬款，均應(yīng)按其實際發(fā)生額(或原賬面余額)入賬。

4.實行科學(xué)的分類管理，建立應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的聯(lián)動體系

一個內(nèi)控完善的企業(yè)對應(yīng)收賬款進(jìn)行分類管理是非常有必要的。

（1）認(rèn)真做好賬齡分析。通過賬齡分析，企業(yè)可掌握這些信息：有多少客戶在折扣期內(nèi)付款；有多少客戶在信用期內(nèi)付款；有多少客戶在信用期后付款；有多少客戶拖欠付款期過長，可能成為呆賬。了解這些情況后，要及時采取措施，調(diào)整企業(yè)信用對策，密切監(jiān)控用戶已到期債務(wù)的增減動態(tài)，及時與用戶聯(lián)系，提醒其盡快付款。

（2）分析應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率和平均收賬期，看流動資金是否處于正常水平。企業(yè)可通過這些指標(biāo)，分析評價應(yīng)收賬款管理中的成績及不足，以便總結(jié)經(jīng)驗，修正差距，減少損失。

（3）企業(yè)的財務(wù)部門應(yīng)按賒銷客戶區(qū)域建立核算應(yīng)收賬款明細(xì)賬，定期統(tǒng)計應(yīng)收賬款各客戶的金額、賬齡及增減變動情況，及時反饋給企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)和銷售部門，為評估、調(diào)整賒銷客戶的信用等級提供可靠依據(jù)，同時也能了解賒銷總情況。

與此同時企業(yè)供銷部門及有關(guān)經(jīng)辦人員應(yīng)積極配合財會部門做好此項工作，即財務(wù)部門定期與銷售部門核對回款記錄，重點監(jiān)控出現(xiàn)到期而沒有對方簽字的應(yīng)收賬款，并及時采取措施處理，避免出現(xiàn)不受法律保護(hù)的債權(quán)糾紛。

5.明確管理責(zé)任，建立應(yīng)收賬款清收責(zé)任制

企業(yè)要針對應(yīng)收賬款管理中經(jīng)常出現(xiàn)的狀況，以制度的形式將債權(quán)責(zé)任明確下來，以規(guī)范有關(guān)人員的行為。主要內(nèi)容包括：

（1）明確劃分責(zé)任范圍，對公司全部客戶的欠款盡可能地落實到個人；

各經(jīng)辦人員經(jīng)辦的業(yè)務(wù)應(yīng)自己負(fù)責(zé)，并與其經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，企業(yè)要制定嚴(yán)格的資金回籠考核制度，以實際收到的資金數(shù)額作為賒銷申報人的考核目標(biāo)，目標(biāo)要具體、獎罰要有力，使各經(jīng)辦人明確應(yīng)收賬款的風(fēng)險意識，對自己經(jīng)辦的每筆業(yè)務(wù)進(jìn)行事后監(jiān)督，直至收回資金為止。

（2）明確規(guī)定在應(yīng)收賬款未完全收回之前，責(zé)任人不得調(diào)離企業(yè)；

（3）明確規(guī)定個人的職權(quán)范圍，對超限額賒銷或未經(jīng)審批賒銷的應(yīng)予以處罰，并承擔(dān)由此而產(chǎn)生的后果；

企業(yè)應(yīng)規(guī)定所有的賒銷業(yè)務(wù)，需經(jīng)過有審批資格的經(jīng)辦人員審批后，方可進(jìn)行。并根據(jù)自身特點和管理方便，設(shè)立一個賒銷審批制度，賦予不同級別的人員不同金額的審批權(quán)限，各經(jīng)辦人員只能在各自的權(quán)限內(nèi)辦理審批，超過限額的，必須請示上一級領(lǐng)導(dǎo)同意后方可批準(zhǔn)，金額特別巨大的，須報請企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（4）明確規(guī)定隱瞞、變更應(yīng)收賬款事項應(yīng)負(fù)的各種責(zé)任；

（5）明確規(guī)定由于信用部門人員徇私舞弊，調(diào)查不實而產(chǎn)生壞賬應(yīng)負(fù)的責(zé)任；

（6）明確規(guī)定責(zé)任的監(jiān)督部門，防止責(zé)任管理流于形式。

在激烈的市場競爭中，企業(yè)在看到賒銷可以提高銷售收入的同時，也應(yīng)該看到應(yīng)收賬款居高不下給企業(yè)帶來的資金周轉(zhuǎn)緊張、失去投資良機(jī)、收賬費用不斷加大的負(fù)面影響。因此，企業(yè)應(yīng)制定最佳的收款決策，在增加收賬費用與減少壞賬損失及機(jī)會成本之間權(quán)衡，使收賬成本最低，企業(yè)效益最大，即要結(jié)合企業(yè)的具體銷售情況、市場競爭情況、市場戰(zhàn)略、投資機(jī)會和籌資能力等，著眼于企業(yè)價值的最大化。同時要注意講究收賬技巧，針對一些面臨應(yīng)收賬款長期被拖欠的企業(yè)，應(yīng)在加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部應(yīng)收賬款管理的同時，還可借助銀行、法律等社會力量進(jìn)行應(yīng)收賬款的催收。

綜上所述，建立和健全銷售和應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，是企業(yè)管理好應(yīng)收賬款的必要手段。在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間，建立一套相互聯(lián)系支持、相互牽制驗證的內(nèi)部控制體系，是企業(yè)整個內(nèi)控制度的重要內(nèi)容。因此，完善的企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制，有利于合理保證企業(yè)應(yīng)收賬款資產(chǎn)的安全完整，確保企業(yè)健康平穩(wěn)有序運(yùn)行。