形成有效閉環(huán) 清除管理死角——西南油氣田公司全面建立問題整改閉環(huán)管理機制

□ 文/牟英石 陳卓 謝敬華 郭小鵬

西南油氣田公司（以下簡稱“公司”)經(jīng)過多年的發(fā)展，在四川盆地建成了我國最早的天然氣工業(yè)基地，形成了涵蓋上中下游一體化的天然氣產(chǎn)業(yè)鏈條，業(yè)務(wù)涉及盆地內(nèi)常規(guī)、非常規(guī)天然氣和海外油氣項目，天然氣生產(chǎn)能力超過150億立方米，累計采氣超過3000億立方米，占全國天然氣總產(chǎn)量份額超過30%，是我國首個天然氣年產(chǎn)量超百億立方米的大氣區(qū)，首個以生產(chǎn)天然氣為主的千萬噸級大油氣田。當(dāng)前，公司正處于加快轉(zhuǎn)變發(fā)展方式的關(guān)鍵時期。面對日趨復(fù)雜的內(nèi)外部環(huán)境變化，如何進(jìn)一步提高管理效率和水平，為全面提升公司發(fā)展質(zhì)量與效益，成為公司企業(yè)管理工作面臨的全新命題。為此，公司通過制定《問題整改閉環(huán)管理規(guī)定》，進(jìn)一步理順并完善從問題發(fā)現(xiàn)、責(zé)任確定、整改實施、整改驗收到評價考核等管理流程，建立了一套“問題整改+封閉循環(huán)”的管理運行機制，促進(jìn)了管理執(zhí)行力及規(guī)范化、制度化管理水平的持續(xù)提升。

主要做法

1.科學(xué)界定問題類別。公司將“問題”定義為實際狀況與應(yīng)該的狀況之間的差距。主要以“人的行為是否安全規(guī)范，物的狀態(tài)是否標(biāo)準(zhǔn)正常，管理措施是否合理準(zhǔn)確”為基本的判斷標(biāo)準(zhǔn)。包括但不局限于如下問題：安全生產(chǎn)大檢查查出的問題、內(nèi)外部審計和監(jiān)察檢查出的問題、內(nèi)控測試檢查出的問題、其他各專業(yè)部門檢查出的問題等。為實現(xiàn)對各類問題的有效管理，公司根據(jù)問題性質(zhì)、大小以及整改要求的輕重緩急等進(jìn)行了嚴(yán)格細(xì)致的分類。主要包括三大類別：

（1）A類問題。主要指必須限期整改完成的問題。（包括已出現(xiàn)重大人身傷亡、造成巨大經(jīng)濟損失的；存在重大運行風(fēng)險的；違反法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的；違反“十條禁令”的問題等）

（2）B類問題。主要指可在下一階段完成整改的問題。（包括設(shè)計層面缺陷；職責(zé)職能交叉；提交公司領(lǐng)導(dǎo)辦公會或各單位領(lǐng)導(dǎo)辦公會審議決定的問題等）

（3）C類問題。主要指可在以后運作中改進(jìn)的問題。（包括下步制度優(yōu)化，流程提升等問題）

2.明確管理職責(zé)與分工。公司按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)”、“直線責(zé)任、屬地管理”的原則，建立健全問題整改閉環(huán)管理責(zé)任制。其中：各單位分管領(lǐng)導(dǎo)是所分管業(yè)務(wù)工作系統(tǒng)問題整改閉環(huán)管理的第一責(zé)任人，全面負(fù)責(zé)分管業(yè)務(wù)系統(tǒng)的問題排查、整改等閉環(huán)管理工作。公司對問題整改閉環(huán)管理實行專業(yè)管理與綜合管理相結(jié)合，按照專業(yè)部門、監(jiān)督部門、綜合管理部門、責(zé)任單位（部門）的劃分，明確具體的管理職責(zé)，實行有效的分工合作。

3.建立完整的閉環(huán)管理程序。公司結(jié)合自身實際，在有效執(zhí)行各項制度過程及日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中，將問題按照六個基本程序進(jìn)行管理，形成管理閉環(huán)，促進(jìn)問題管理的日?；烷L效化。具體為：

（1）發(fā)現(xiàn)記錄環(huán)節(jié)。公司在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中，通過檢查、對標(biāo)等管理手段，收集、發(fā)現(xiàn)各類問題信息，并要求在現(xiàn)場向被檢查單位通報，填寫《問題發(fā)現(xiàn)記錄表》并簽字確認(rèn)。屬于安全方面且可能隨時會釀成事故的，應(yīng)立即責(zé)令停止作業(yè)或停止使用；緊急情況下，必須采取撤人、避災(zāi)等措施。同時，責(zé)任單位（部門）應(yīng)根據(jù)問題所屬專業(yè)類別，建立相應(yīng)臺賬。

（2）分析評估環(huán)節(jié)。主要由專業(yè)部門負(fù)責(zé)對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行系統(tǒng)分析，從設(shè)計層面分析現(xiàn)行的管理機制在制度、流程等方面是否存在缺陷；從執(zhí)行層面分析導(dǎo)致問題的主、客觀原因及問題性質(zhì)，判斷問題類別。分析評估必須遵循三個基本原則：一是必須用數(shù)據(jù)說話，以事實為依據(jù)，以制度為準(zhǔn)繩；二是必須對得到的數(shù)據(jù)進(jìn)行類別分析，否則，數(shù)據(jù)只能成為數(shù)字；三是必須要“現(xiàn)地、現(xiàn)物、現(xiàn)實、現(xiàn)人”，深入現(xiàn)場、深入過程、深入流程直接掌握第一手資料，否則，無法分析出問題的實質(zhì)。

（3）整改立項環(huán)節(jié)。根據(jù)問題的預(yù)分析，由專業(yè)部門向責(zé)任單位（部門）下達(dá)《問題整改通知單》，對A、B、C三類問題分別進(jìn)行處理：針對A類問題，各責(zé)任單位（部門）從接到問題整改通知單起，1個工作日內(nèi)制定出改進(jìn)措施并將處理結(jié)果反饋到專業(yè)部門；針對B類問題，由專業(yè)部門組織責(zé)任單位（部門）研究提出整改完成計劃；針對C類問題，由專業(yè)部門組織有關(guān)單位研究，明確下一步整改意見。

（4）整改實施環(huán)節(jié)。由專業(yè)部門組織責(zé)任單位（部門），明確并落實責(zé)任，限期消除問題，實施全過程的問題整改。其中：對于A類問題，責(zé)任單位（部門）必須在規(guī)定期限內(nèi)逐項整改問題；對于B類問題，責(zé)任單位（部門）在專業(yè)部門監(jiān)控下，按照整改計劃實施整改；對于C類問題：由專業(yè)部門組織責(zé)任單位（部門）逐步落實改進(jìn)意見或建議。

（5）監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)。公司實行“分別實施，集中督導(dǎo)”的辦法，問題整改期間，專業(yè)部門、監(jiān)督部門均應(yīng)對整改情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時糾正問題整改偏差，實現(xiàn)“四不放過”。即：沒有找到真正的原因不放過，沒有找到直接責(zé)任人不放過，沒有整改措施不放過，有整改措施沒有嚴(yán)格執(zhí)行不放過。

（6）驗收關(guān)閉環(huán)節(jié)。問題整改完畢，由責(zé)任單位（部門）提出驗收申請，由專業(yè)部門組織驗收。證據(jù)包括：整改前及整改完成后的實施證據(jù)(涉及安全隱患問題整改的，必須附數(shù)碼照片)，屬技術(shù)問題整改，應(yīng)提供整改后的相應(yīng)技術(shù)報告或數(shù)據(jù)記錄。驗收未通過的，按規(guī)定追究相關(guān)單位與個人責(zé)任，同時作為新的問題重新立項進(jìn)行整改。完成問題整改后，責(zé)任單位（部門）應(yīng)將整改結(jié)果書面報送同級企管部門核備。

4.加強全過程的信息與溝通。公司要求各單位、各部門必須落實專人做好各類問題整改閉環(huán)管理相關(guān)基礎(chǔ)工作，及時、全面、準(zhǔn)確、客觀地做好信息反饋及資料收集工作，規(guī)范填報《問題整改閉環(huán)管理統(tǒng)計表》；綜合管理部門負(fù)責(zé)收集、匯總問題整改情況，建立健全問題整改閉環(huán)管理基礎(chǔ)臺賬，編制問題整改管理分析報告。

5.考核與評價。公司對各專業(yè)、各單位的問題整改閉環(huán)管理工作情況按整改完成率、整改合格率、整改簽證率和整改文件完整率等指標(biāo)進(jìn)行檢查、考核和評價，并制定了嚴(yán)格、完善的考核程序。公司每年年底組織對各專業(yè)（部門）、各單位問題整改閉環(huán)管理情況進(jìn)行綜合評價，通報評價結(jié)果并統(tǒng)一納入內(nèi)控體系的例外事項管理范疇和公司管理創(chuàng)新獎評比范疇。公司還組織召開問題整改閉環(huán)管理總結(jié)分析會，從制度(程序文件)、流程及職能職責(zé)等方面提出改進(jìn)建議，促進(jìn)工作的持續(xù)改進(jìn)。

應(yīng)用效果

一是通過先進(jìn)管理理念和工具的引進(jìn)、消化和吸收，實現(xiàn)重大制度創(chuàng)新?！秵栴}整改閉環(huán)管理規(guī)定》的發(fā)布，標(biāo)志著公司在制度創(chuàng)新方面取得重大進(jìn)展，尤其是在問題管理領(lǐng)域，使過去更多地依賴于經(jīng)驗和習(xí)慣的管理模式向制度化、規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變，也為公司今后繼續(xù)引進(jìn)好的經(jīng)驗和方法以及實現(xiàn)與公司的實際有機結(jié)合等方面，起到了重要的示范作用。

二是豐富和發(fā)展了適用于公司的管理方法體系，發(fā)揮了程序?qū)蜃饔?。通過建立科學(xué)、簡潔、適用的管理制度，公司進(jìn)一步規(guī)范了問題管理的程序和方法，建立了一套完整、明確的管理流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)各單位、各專業(yè)系統(tǒng)加快建立從問題發(fā)現(xiàn)到整改、從立項到銷項的全過程的管理閉環(huán)，使公司范圍內(nèi)的問題管理工作邁入規(guī)范化、程序化的運行軌道。

三是實現(xiàn)了對問題管理全過程的有效監(jiān)控，構(gòu)建了立體監(jiān)督格局。按照“直線責(zé)任、屬地管理”的要求，通過推行問題整改閉環(huán)管理責(zé)任制，各單位、各部門的角色定位、責(zé)任分工等進(jìn)行了明確和細(xì)化，構(gòu)建了多層次、全方位參與、上下聯(lián)動的立體監(jiān)督格局，實現(xiàn)了問題整改全過程的“可控、可靠、可持續(xù)”，消除了管理死角。

四是切實促進(jìn)了現(xiàn)有管理工作的持續(xù)改進(jìn)，提升了管理效率和水平。通過建立健全良性的激勵約束機制，發(fā)揮了相關(guān)責(zé)任主體在問題管理工作中的主觀能動性。各單位、各部門及時總結(jié)經(jīng)驗，系統(tǒng)修訂相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)及業(yè)務(wù)流程，在工作中做到舉一反三，從而促進(jìn)了對現(xiàn)有管理工作的持續(xù)改進(jìn)。以安全領(lǐng)域的問題管理為例：經(jīng)統(tǒng)計，2012年上半年，公司通過開展各類施工現(xiàn)場安全管理以及安全環(huán)保隱患治理等檢查發(fā)現(xiàn)問題143項，與去年同期相比較，問題數(shù)量下降40%以上，問題重復(fù)發(fā)生率下降到10%。目前，上述問題已全部進(jìn)行了整改，整改完成率和合格率均達(dá)到100%。

創(chuàng)新技法

問題整改閉環(huán)管理包括兩個關(guān)鍵要素，即：問題管理和閉環(huán)管理。問題管理（Management by Problem，MBP）是以解決問題為導(dǎo)向，以挖掘問題、表達(dá)問題、歸結(jié)問題、處理問題為線索和切入點的一套管理模式；閉環(huán)管理又稱PDCA循環(huán)管理，最早由美國質(zhì)量統(tǒng)計控制之父休哈特提出的PDS（Plan Do See）理論演化而來，經(jīng)美國質(zhì)量管理專家戴明改進(jìn)成為PDCA模式，它是能使任何一項活動有效進(jìn)行的一種合乎邏輯的工作方法，也是體現(xiàn)科學(xué)認(rèn)識論的一種固有管理手段和一套科學(xué)的工作程序，廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理的各個方面。

問題整改閉環(huán)管理的核心是問題管理，即運用持續(xù)不斷地提出問題的方式進(jìn)而循序漸進(jìn)解決問題的管理模式。而閉環(huán)管理是問題整改所應(yīng)遵循的科學(xué)程序，問題整改的全部過程，就是問題整改計劃的制定和組織實現(xiàn)的過程，這個過程必須按照PDCA循環(huán)，不停頓地周而復(fù)始地運轉(zhuǎn)。

西南油氣田所建立的問題整改閉環(huán)就是基于“PDCA”的原理，將各單位、各專業(yè)系統(tǒng)出現(xiàn)的各類管理問題，建立從立項到銷項全過程的問題整改管理閉環(huán)。其目的在于強化對各類問題的有效管理，建立健全從問題發(fā)現(xiàn)到整改、從立項到銷項的全過程的管理閉環(huán)，通過對發(fā)現(xiàn)的問題按照輕重緩急，抓住關(guān)鍵、持續(xù)改進(jìn)，解決制度、流程、職責(zé)、執(zhí)行等各層面存在的問題，從而切實提高管理執(zhí)行力，確保各項生產(chǎn)經(jīng)營活動持續(xù)、穩(wěn)健發(fā)展。

啟示與思考：忽視問題，是最大的問題

通過西南油氣田公司的管理實踐，我們可以得出以下幾點啟示：

一是從實際出發(fā)，把問題作為切入點，從問題開始進(jìn)行管理，比頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，更能體現(xiàn)標(biāo)本兼治、持續(xù)有效。二是問題總在發(fā)展，解決需要動力，用平常心尋找問題是不夠的，要用挖掘問題的態(tài)度和方法，才能準(zhǔn)確、到位地發(fā)現(xiàn)問題，并且過濾假問題，解決真問題。三是不會分析問題、解決問題、監(jiān)控問題，對問題視而不見，表明管理的能力上“有問題”。四是只有正視問題，直面問題，學(xué)會運用問題管理的方法、手段和工具，打通專業(yè)管理或部門管理之間的鴻溝，避免事件發(fā)展成事故，防止問題演化為危機，才能有效地提高管理水平。

老子曰：“其安易持，其未易謀；其脆易泮，其微易散。為之于未有，治之于未亂?！币馑际蔷置姘捕〞r容易保持和維護，事變沒有出現(xiàn)跡象時容易圖謀，事物脆弱時容易消解，事物細(xì)微時容易散失，因此需要從事情萌芽未發(fā)之前開始著手，在禍亂沒有發(fā)生時就防范。這句話充分說明：每一個問題都包含導(dǎo)致失敗的根源，也孕育著成功的種子，發(fā)現(xiàn)、培育，以便收獲這個潛在的成功機會，這也是問題管理的精髓。