信息時(shí)代規(guī)劃院檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展

陳小琴

摘要：隨著現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，創(chuàng)新已經(jīng)是時(shí)代的必然要求。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，要求社會(huì)科技創(chuàng)新、體制創(chuàng)新。知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)必然是以知識(shí)為基礎(chǔ)，以高科技為支柱，以創(chuàng)造性的智力為依托，依靠知識(shí)和信息進(jìn)行經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展。因此，檔案工作人員應(yīng)創(chuàng)新思路，開(kāi)拓檔案管理的各項(xiàng)功能，并積極探索和體現(xiàn)觀念、機(jī)智和管理的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；規(guī)劃院；檔案管理；創(chuàng)新；

中圖分類(lèi)號(hào)：F208文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)是一個(gè)創(chuàng)新性很強(qiáng)的社會(huì),進(jìn)入信息化時(shí)代的規(guī)劃院檔案部門(mén)應(yīng)是一個(gè)創(chuàng)新能力極強(qiáng)的職能部門(mén)。今天,創(chuàng)新能力已經(jīng)成為評(píng)價(jià)檔案部門(mén)服務(wù)水平,特別是檔案部門(mén)工作效率的重要標(biāo)準(zhǔn)。無(wú)論從國(guó)際發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看,還是從我國(guó)實(shí)際現(xiàn)代化的要求來(lái)看,都需要改革創(chuàng)新。在信息和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代飛速發(fā)展的今天,信息技術(shù)有力地支撐了檔案工作創(chuàng)新活動(dòng),建立電子檔案、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、開(kāi)辟檔案網(wǎng)站。檔案信息化建設(shè),已成為檔案工作創(chuàng)新的重要途徑和必然選擇。入世后,信息業(yè)、咨詢(xún)業(yè)的發(fā)展成為新的增長(zhǎng)點(diǎn),以現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供優(yōu)勢(shì)、快捷的信息咨詢(xún)服務(wù)成為大勢(shì)所趨。因此,檔案信息服務(wù)的對(duì)象日益廣泛,服務(wù)的需求更加多樣化。為適應(yīng)這種國(guó)際化、信息化的挑戰(zhàn),檔案部門(mén)以及檔案工作者必須。

具有預(yù)見(jiàn)性和前瞻性,改變傳統(tǒng)的工作方法,創(chuàng)新服務(wù)方式,加快檔案工作信息化的建設(shè)。

一、規(guī)劃院檔案工作創(chuàng)新勢(shì)在必行

檔案工作創(chuàng)新就是指檔案職能部門(mén)適應(yīng)信息化發(fā)展變化,適應(yīng)外在環(huán)境需要,形成新的結(jié)構(gòu)、流程和服務(wù)方式。創(chuàng)新是現(xiàn)代檔案工作增強(qiáng)自身生命力的特性、過(guò)程和方法。檔案工作通過(guò)創(chuàng)新,可以更快地實(shí)現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變、改進(jìn)觀念以及運(yùn)行機(jī)制和管理服務(wù)方式的再設(shè)計(jì)與建造,全面提高工作效率和服務(wù)水平,提高檔案資源的利用率。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)生活的變遷和公共需求的演進(jìn),檔案工作的管理體制、運(yùn)行機(jī)制和服務(wù)模式正面臨著變革. 一方面,傳統(tǒng)的、封閉的、狹隘的自我發(fā)展觀念,缺乏整體意識(shí),獨(dú)自追求體系完備,自我封閉,不求合作,盲目追求“實(shí)體”的擁有。這些都嚴(yán)重影響了檔案資源的社會(huì)共享和信息增值,導(dǎo)致了檔案信息資源的利用率低、檔案工作效益滯后的不利局面。另一面,檔案管理中的重藏輕用的傳統(tǒng)服務(wù)觀念,制約著信息化的進(jìn)程。在信息時(shí)代,檔案工作者只有將其所掌握的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,才能得到社會(huì)的認(rèn)可。盡管檔案界已認(rèn)識(shí)到開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù),是檔案事業(yè)賴(lài)于生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。但積習(xí)難改,陳舊的思想觀念仍然在影響著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

20世紀(jì)90年代以來(lái),經(jīng)濟(jì)全球化程度迅速加深,以信息技術(shù)為代表的高新技術(shù)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展,給檔案工作的運(yùn)行機(jī)制和公共管理服務(wù)帶來(lái)了巨大的壓力和挑戰(zhàn),檔案工作在這種背景條件下,只有順應(yīng)時(shí)代潮流,大力深化改革,強(qiáng)化自身職能,使檔案工作信息化的普及應(yīng)用變成生動(dòng)的現(xiàn)實(shí)。

二、檔案拓展服務(wù)領(lǐng)域的創(chuàng)新工作

1、信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體

由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為為社會(huì)全方位服務(wù),已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門(mén)既要面對(duì)社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人,又要有針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中,人們對(duì)各類(lèi)信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得更復(fù)雜,越來(lái)越離不開(kāi)信息服務(wù)。對(duì)檔案信|邑的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書(shū)、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

2、興辦服務(wù)實(shí)體,發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路,在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上,創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè),建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。對(duì)于檔案信息開(kāi)放和開(kāi)發(fā),檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)和產(chǎn)業(yè)意識(shí),面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)主動(dòng)出擊。如在匯編專(zhuān)題信息方面:開(kāi)發(fā)科技信息,幫助企業(yè)開(kāi)發(fā)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品;開(kāi)發(fā)經(jīng)濟(jì)信息,為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù);開(kāi)發(fā)市場(chǎng)信息,為企業(yè)提供營(yíng)銷(xiāo)機(jī)會(huì);開(kāi)發(fā)法律信息,維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

3、加強(qiáng)橫向聯(lián)合,實(shí)現(xiàn)信息資源共享

隨著信息時(shí)代的發(fā)展,人類(lèi)知識(shí)和信息總量急劇增長(zhǎng),面對(duì)浩瀚的文獻(xiàn)資源,任何一個(gè)文獻(xiàn)部門(mén)都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。

三、信息時(shí)代背景下的檔案創(chuàng)新工作

1、利用知識(shí)管理理念重塑檔案工作,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新

如果說(shuō)信息管理是一種技術(shù)創(chuàng)新的話(huà),知識(shí)管理則是基于信息管理之上的管理理念的創(chuàng)新。知識(shí)管理包含了信息時(shí)代的許多先進(jìn)管理理念,其中不少是檔案工作可以借鑒的。知識(shí)管理主張運(yùn)用集體的智慧整合企業(yè)各種形式的知識(shí)資源,提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力,實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的共享;企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新的源泉在于知識(shí)的轉(zhuǎn)化,知識(shí)轉(zhuǎn)化的核心在于隱性知識(shí)顯性化和顯性知識(shí)內(nèi)部化。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各種記錄,是固化的知識(shí),屬于顯性知識(shí)。因此,基于知識(shí)管理的理念,檔案部門(mén)僅僅局限于管理已經(jīng)文本化的企業(yè)檔案資料是很不夠的,而應(yīng)該根據(jù)自己在企業(yè)管理中的地位和工作性質(zhì),在做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的同時(shí),積極推進(jìn)企業(yè)顯性知識(shí)的擴(kuò)散,適當(dāng)介入隱性知識(shí)的挖掘,促進(jìn)不同種類(lèi)的知識(shí)在企業(yè)內(nèi)部的傳播、共享和創(chuàng)新。

2、配合知識(shí)管理,適當(dāng)?shù)瘷n案管理的邊界,拓展檔案管理的外延

知識(shí)管理是從創(chuàng)造價(jià)值的角度來(lái)考察企業(yè)的所有運(yùn)作,并把對(duì)知識(shí)的管理滲透到企業(yè)的各種具體管理之中, 因此,知識(shí)管理的對(duì)象非常寬泛。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作的邊界則是比較清晰的,主要是對(duì)企業(yè)活動(dòng)中已經(jīng)形成的具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行保管,目的是作為日后的憑證、參考。這雖然鑄就了檔案工作在企業(yè)工作中的特殊地位,但也限制了檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。因此,有必要配合知識(shí)管理,適當(dāng)?shù)瘷n案工作的邊界,拓展檔案工作的外延。具體而言,檔案部門(mén)應(yīng)配合知識(shí)管理的實(shí)施,進(jìn)一步樹(shù)立大檔案觀,加強(qiáng)與圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)在信息資源搜集、整理和提供利用上的分工協(xié)作,提升圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化水平,為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供強(qiáng)有力的信息支持。這樣,檔案部門(mén)不僅可以為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)做出更大貢獻(xiàn),還可以進(jìn)一步提升自己在企業(yè)中的地位。

3、借用知識(shí)管理的先進(jìn)信息技術(shù),提升檔案管理的技術(shù)水平

知識(shí)管理并不是企業(yè)管理的全部,也并不是與企業(yè)其他方面的管理相對(duì)立。知識(shí)管理只是從創(chuàng)造價(jià)值的角度考察企業(yè)的所有運(yùn)作,并將企業(yè)的知識(shí)管理滲透到戰(zhàn)略管理、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、人力資源管理、生產(chǎn)管理等方面,從而使知識(shí)管理成為所有管理的中心和關(guān)注的重點(diǎn)。實(shí)施知識(shí)管理需要強(qiáng)大的現(xiàn)代信息技術(shù)支持,比如,知識(shí)管理體系中的通訊網(wǎng)絡(luò)、群件技術(shù)、推拉技術(shù)、多維度分析技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等, 這些技術(shù)不一定都適合檔案部門(mén),但檔案部門(mén)肯定能從中受益。因此,借助企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理的機(jī)會(huì),帶動(dòng)檔案工作信息化建設(shè)的升級(jí),是檔案工作實(shí)現(xiàn)自我發(fā)展的一條捷徑。

結(jié)束語(yǔ)

總之,規(guī)劃院檔案工作者應(yīng)在檔案創(chuàng)新工作上投入更多的精力,進(jìn)行更深層次的思考,采取更有效的措施。檔案創(chuàng)新工作是未來(lái)檔案利用的必然趨勢(shì),通過(guò)檔案工作者的共同努力,檔案機(jī)構(gòu)必定能夠改變檔案工作的現(xiàn)狀,有效發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢(shì),為利用者提供更多更全更好更有實(shí)效的檔案信息。

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