試析文化藝術(shù)單位綜合檔案室建立的必要性及其管理

趙崢

(重慶大韓民國臨時(shí)政府舊址陳列館，重慶 400010)

試析文化藝術(shù)單位綜合檔案室建立的必要性及其管理

趙崢

(重慶大韓民國臨時(shí)政府舊址陳列館，重慶 400010)

對文化藝術(shù)單位建立綜合檔案室的必要性進(jìn)行了論述，并從綜合檔案的分類、編號、實(shí)行綜合管理、檔案工作的基本原則方面進(jìn)行了探析;從綜合管理是藝術(shù)單位檔案管理的最佳模式等方面進(jìn)行了文化藝術(shù)單位檔案室管理研究。

檔案管理;文化藝術(shù)單位;檔案分類

檔案是國家機(jī)構(gòu)，社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、科學(xué)、技術(shù)、文化等社會實(shí)踐活動(dòng)而直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著文化事業(yè)的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，文化藝術(shù)單位的檔案所涉及的范圍越來越廣，內(nèi)容越來越豐富，種類越來越多。從最初單一的文書檔案已擴(kuò)展為多門類、多載體的檔案形式，為適應(yīng)文化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，開發(fā)檔案信息資源，建立綜合檔案室已是文化藝術(shù)單位檔案管理的一個(gè)發(fā)展趨勢。筆者就建立該方面綜合檔案室談幾點(diǎn)自己的認(rèn)識。

1 文化單位建立綜合檔案室的必要性

檔案是社會生產(chǎn)發(fā)展的產(chǎn)物。文化藝術(shù)單位絕非只產(chǎn)生純而又純的文化藝術(shù)活動(dòng)，產(chǎn)生純而又純的藝術(shù)檔案。文化藝術(shù)單位目前就其檔案的內(nèi)容來看，有圍繞藝術(shù)生產(chǎn)活動(dòng)而產(chǎn)生的藝術(shù)檔案;黨務(wù)、團(tuán)務(wù)、單位間往來函件、各種會議記錄、人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)制、人員編制，以及隨著經(jīng)濟(jì)體制改革出現(xiàn)的“以文補(bǔ)文”多種經(jīng)營等等內(nèi)容的文書檔案;產(chǎn)生以經(jīng)費(fèi)為核心、財(cái)務(wù)管理為內(nèi)容的財(cái)會檔案;產(chǎn)生基建、設(shè)備等科技檔案;以個(gè)人姓名為特征集中保存起來的反映職工個(gè)人經(jīng)歷、德才情況、工作實(shí)績等方面內(nèi)容的人事檔案;以及錄音、錄像、照片等不同載體的檔案。因此，文化藝術(shù)單位的檔案也就逐漸發(fā)展為今天如此繁多的藝術(shù)檔案、文書檔案、會計(jì)檔案、科技檔案、人事檔案等等。從宏觀上看，它們同屬于一個(gè)全宗，而從微觀上看，又屬不同門類。各類檔案與本單位各項(xiàng)工作緊密相聯(lián)，構(gòu)成本單位全宗檔案的一部分，對單位來說都處于同等重要的地位，共同揭示單位發(fā)展的真實(shí)面貌。

但從文化藝術(shù)單位檔案管理的現(xiàn)狀來看，許多單位都沿襲過去那種分散管理模式，各類檔案存于各部門，保管分散，無專人管理。如藝術(shù)檔案由資料員兼職管理;文書檔案由行政秘書兼職管理;會計(jì)檔案由單位會計(jì)兼職管理……這種存于各部門或個(gè)人手中的檔案材料，由于受保管條件的限制，沒有檔案專業(yè)人員，缺乏統(tǒng)一的歸檔制度，各行其事，使材料的收集出現(xiàn)了重復(fù)、遺漏，各類檔案與檔案之間缺乏有機(jī)的聯(lián)系，檔案材料被遺失或被損壞的現(xiàn)象嚴(yán)重。這種人為的對檔案材料的損壞，影響了單位檔案的完整性與成套性，制約了檔案在文化事業(yè)發(fā)展中的積極作用。因此，改變這種狀況，建立綜合檔案室，對單位的各類檔案實(shí)行綜合管理也就成了檔案工作者新的嘗試。

建立綜合檔案室，對單位檔案實(shí)行綜合管理，這是文化藝術(shù)單位藝術(shù)發(fā)展的需要，也是檔案管理工作的客觀需要。檔案集中統(tǒng)一管理優(yōu)勢在于:①有利于加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，建立健全檔案管理制度。②有利于集中人力、物力、財(cái)力，改善檔案的保管條件。特別是文化藝術(shù)單位經(jīng)費(fèi)緊缺，場地有限，實(shí)行綜合管理，能改變?nèi)藛T、經(jīng)費(fèi)、管理等分流現(xiàn)象。③有利于維護(hù)檔案的完整、安全。④有利于檔案的開發(fā)與利用。如一份原始的房地產(chǎn)契約，決定了一個(gè)單位是否具有房地產(chǎn)自主權(quán)，特別是文化藝術(shù)單位靠“以文補(bǔ)文”來扶持藝術(shù)事業(yè)的發(fā)展，持有自主權(quán)的房地產(chǎn)能給單位帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，甚至?xí)绊憜挝皇聵I(yè)的興衰。但是如果這份房地產(chǎn)契約留于個(gè)人手中，一旦被遺失，將會給單位帶來的直接經(jīng)濟(jì)損失是無法估量的。綜合管理使檔案成為集體的財(cái)富，由專人保管，便于提供利用。⑤有利于藝術(shù)再生產(chǎn)和藝術(shù)理論的研究。⑥有利于對單位檔案實(shí)行科學(xué)管理，目前所推行的辦公自動(dòng)化，電腦儲存文件材料，綜合管理為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。⑦有利于培養(yǎng)檔案專業(yè)人才，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平?？梢姡幕囆g(shù)單位建立綜合檔案室勢在必行。

2 檔案綜合管理

檔案綜合管理就是對本單位各種門類、各種載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室是單位管理檔案的一個(gè)獨(dú)立的與本單位其他部門平行的、能行使職權(quán)的職能部門，是一個(gè)有職、有權(quán)的實(shí)體，而不是附屬于某一職能部門。它根據(jù)國家頒布的《檔案法》制定出適合于本單位檔案集中管理的工作條例、規(guī)章制度、原則和方法，以保證單位檔案的集中統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)檔案的自身價(jià)值。

2.1 綜合檔案的分類、編號

綜合檔案室建立后，確定分類方案，準(zhǔn)確地歸類無論是對本單位檔案的立卷歸檔，還是對綜合檔案室案卷的排放，都有重要的意義。因此，分類則是檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。由于產(chǎn)生檔案的對象不同，各自形成的文件材料不同，歸檔的類別，要求也就不同。根據(jù)文件材料自然形成的規(guī)律及特點(diǎn)，按各門類的檔案整理規(guī)則，對文件材料進(jìn)行科學(xué)地分類與整理。根據(jù)材料的異同，從整體上劃分，大致可分為以下五大類:黨務(wù)、團(tuán)務(wù)檔案類;館務(wù)(文書)類檔案;藝術(shù)(業(yè)務(wù))活動(dòng)，即藝術(shù)檔案類;個(gè)人人事檔案類;基建、設(shè)備(科技)檔案類。

以上分類方案優(yōu)點(diǎn)在于:各類與類之間關(guān)系并列、互不相容、界限分明;而在大類中可再進(jìn)行較系統(tǒng)地分設(shè)屬類;在分類的基礎(chǔ)上，再按問題組卷。這樣保持了檔案的相對獨(dú)立與完整。因此，綜合檔案室在分類的基礎(chǔ)上要制定出各類檔案的歸檔范圍，才有利于提高歸檔的質(zhì)量，從而使各類檔案有一個(gè)較明確的界限，把各文件材料的收集、整理、歸檔工作真正列入綜合管理的程序中。

綜合檔案的編制方法可根據(jù)綜合檔案室的各大類檔案的特點(diǎn)來編。①文書類、基建類、會計(jì)類可按年代、不分保管期限(短期除外)編大流水號或小流水號;②業(yè)務(wù)類可根據(jù)時(shí)間順序編流水號;③個(gè)人類可按個(gè)人為單位編流水號。大流水號與小流水號的區(qū)別:大流水號就是逐年的案卷銜接起來編一個(gè)順序號;小流水號就是一年的案卷編一個(gè)順序號。各有其優(yōu)點(diǎn)，小流水號，比較靈活，便于隨時(shí)插號，缺點(diǎn)是重號多，不便統(tǒng)計(jì)。編大流水號，便于統(tǒng)計(jì)。由于文化藝術(shù)單位每一年每一類形成的材料不多，可采用大類破年代編流水號的辦法。因此，案卷的排列編號是否科學(xué)，直接影響檔案的檢索與利用。

2.2 實(shí)行綜合管理體現(xiàn)了檔案工作的基本原則

“集中統(tǒng)一管理檔案”是檔案管理工作的組織原則，也是檔案工作三大原則(集中統(tǒng)一管理檔案、維護(hù)檔案的完整與安全、便于各項(xiàng)工作的利用)中最基本之一。建立綜合檔案室，為集中統(tǒng)一管理本單位檔案提供了可靠的組織保證。由于設(shè)立了獨(dú)立的組織機(jī)構(gòu)——綜合檔案室，制定出一系列與《檔案法》配套的實(shí)施辦法。對單位不同種類、不同載體的檔案實(shí)行有效管理，改變過去那種多頭管理，制度不嚴(yán)、材料遺失等現(xiàn)象。因此，統(tǒng)一管理單位的文書、藝術(shù)、財(cái)會、科技及其他照片、錄音、錄像等各種載體的檔案都是符合《檔案法》實(shí)施辦法的，充分體現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理的原則。

“維護(hù)檔案的完整與安全”是檔案管理工作的基本要求。維護(hù)檔案的完整就是對本單位各類具有保存價(jià)值的材料收集齊全，應(yīng)歸檔的材料不能遺漏，提高歸檔材料的質(zhì)量，保持各類檔案之間的系統(tǒng)性和內(nèi)在相關(guān)性，采用科學(xué)的整理方法，使其完整地、系統(tǒng)地反映本單位的工作活動(dòng)和藝術(shù)生產(chǎn)過程。而分散管理是無法達(dá)到檔案門類的齊全和質(zhì)量的提高。嚴(yán)格保管制度，是維護(hù)檔案安全的保證。綜合管理檔案，可集中經(jīng)費(fèi)，集中人力，統(tǒng)一規(guī)劃，改善檔案的保管條件，采用先進(jìn)的設(shè)備，加強(qiáng)防范措施。如分散在各部門管理，沒有一定的物質(zhì)條件，對外來的自然損毀和人為的損毀都是無法杜絕的。

綜合管理便于各項(xiàng)工作的利用，而利用是檔案管理工作的根本目的。集中統(tǒng)一管理檔案，使檔案作為一種信息儲存、傳遞、交流的工具，加強(qiáng)開發(fā)與利用，將“死”檔案變?yōu)椤盎睢毙畔ⅲ嬲w現(xiàn)出檔案的價(jià)值。因此，綜合管理的原則是合理的，也是科學(xué)的。

2.3 實(shí)行綜合管理是藝術(shù)單位檔案管理的最佳模式

綜合檔案室是開發(fā)利用檔案信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)。無論從它管理檔案的范圍，管理的方式，管理的效果上，比起分散管理要算目前檔案管理的最佳模式。其優(yōu)勢主要在于:①有利于單位的建設(shè)和發(fā)展。②有利于單位整體素質(zhì)的提升。③有利于與其他單位的交流和學(xué)習(xí)。④有利于國有資產(chǎn)的管理和使用。

如今，計(jì)算機(jī)已成為現(xiàn)代管理技術(shù)的核心，只有建立綜合檔案室，實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高檔案工作的地位，才能為檔案科學(xué)化創(chuàng)造有利條件。因此，綜合管理不僅是檔案管理的客觀需要，也是檔案管理工作的自身需要。綜合管理檔案，是檔案管理體制上的改革，是文化藝術(shù)單位檔案管理的一個(gè)發(fā)展趨勢，它是一項(xiàng)新興的檔案管理形式，在實(shí)踐中有待推廣與總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以提高管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

G275.9

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1673-0143(2012)04-0254-02

2012－04－18

趙 崢(1965—)，女，檔案館員，研究方向:檔案管理。

(責(zé)任編輯:范建鳳)