如何建立建筑行業(yè)檔案信息化管理

邵瑞卿

(山西省建筑科學(xué)研究院，山西太原 030001)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案進(jìn)行信息化管理已經(jīng)是社會(huì)發(fā)展的趨勢，也是必然的要求。檔案資源的信息化建設(shè)及管理具有越來越重要的作用，建筑行業(yè)檔案的發(fā)展對于國民經(jīng)濟(jì)的整體水平具有不容忽視的重要作用，應(yīng)通過信息化手段來加強(qiáng)檔案全方面管理。另外，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)與應(yīng)用改變了傳統(tǒng)中的管理方法，簡單快速的應(yīng)用程序的各種轉(zhuǎn)變，有效保證和提升了檔案信息的整體質(zhì)量與效率。

國家對基礎(chǔ)設(shè)施的投入大大加強(qiáng)進(jìn)而對建筑工程的質(zhì)量、進(jìn)度等各方面的要求更加嚴(yán)格，也更加規(guī)范。因?yàn)楣こ添?xiàng)目要通過各種資料來體現(xiàn)。在先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用方面，要不斷將現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案的專業(yè)化自動(dòng)化，電算化檔案管理是非常重要的基礎(chǔ)工作，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使建筑施工檔案丟失，通用建筑檔案軟件，定點(diǎn)開發(fā)結(jié)合全套文檔資料以及建筑軟件程序，有的單位沒有把軟件版本及軟件系統(tǒng)很好地保存，造成檔案不能被調(diào)閱，不能充分發(fā)揮電算化檔案的作用，要專心學(xué)習(xí)工程業(yè)務(wù)，電算化管理，不斷提高工程資料收集的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，日常工作要時(shí)刻注意積累資料，為今后建檔提供基礎(chǔ)。

檔案管理系統(tǒng)具備檔案綜合管理功能，系統(tǒng)涉及的范圍應(yīng)涵蓋檔案管理活動(dòng)中需要的計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理所有環(huán)節(jié)，包括檔案數(shù)字化工作中掃描、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等等，系列功能實(shí)現(xiàn)檔案全面自動(dòng)化管理，提供網(wǎng)絡(luò)查詢利用服務(wù)，要高度重視檔案信息化建設(shè)，大力推進(jìn)數(shù)字檔案登記制度，加強(qiáng)管理，形成系統(tǒng)。人們對待建筑行業(yè)檔案工作的態(tài)度，往往存在一定的偏見，很多人認(rèn)為檔案工作干與不干一個(gè)樣，干多干少一個(gè)樣，誰干都能干，誰干都一樣，抹殺了檔案工作的技術(shù)性，忽視了檔案這門學(xué)科，嚴(yán)重影響了檔案工作者的工作積極性和熱情，認(rèn)為檔案事業(yè)無前途可言。

1 提高業(yè)務(wù)水平

加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷提高檔案法律觀念，真正做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)規(guī)定。

檔案工作者要增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)、市場意識(shí)、法律意識(shí)、檔案職業(yè)道德意識(shí)，檔案信息傳播需要檔案工作者增強(qiáng)其對信息性的認(rèn)識(shí)程度，提高鑒別水平和處理能力，增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的認(rèn)識(shí)，滿足社會(huì)各方面對檔案日益增長的需求。

檔案管理是重要組成部分，要認(rèn)真制定檔案整理目標(biāo)和檔案分類管理辦法，建立組織及檔案小組，并設(shè)立專職檔案管理人員，注重質(zhì)量，堅(jiān)持邊干邊學(xué)，保證質(zhì)量，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

2 認(rèn)真收集，及時(shí)歸檔

明確檔案整理，就要在實(shí)際中認(rèn)真實(shí)施，及時(shí)歸檔，專職檔案員將各種檔案材料按照規(guī)定時(shí)間和要求整理裝訂成冊，分類放置于檔案柜內(nèi)，并寫出案、卷目錄、卷內(nèi)目錄、全系目錄，檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用，內(nèi)部人員可以借閱檔案，但需要報(bào)主管人員核準(zhǔn)后方可借閱，受控文檔的借閱由院領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。

檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)格的管理性工作，服務(wù)性工作與政治性工作。要遵循集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則，從數(shù)量上要保證檔案齊全，從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命，檔案不允許任意篡改或修改，一定要維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案的原貌，檔案管理工作必須遵循以下原則:

1)為加強(qiáng)建設(shè)工程文件的舊檔整理工作統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，建立完整準(zhǔn)確的工程檔案，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為工程項(xiàng)目科學(xué)管理提供保障。

2)思想上要重視工程檔案管理工作。

3)建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。

4)嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案的資料質(zhì)量關(guān)。

5)加強(qiáng)對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。

6)加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。

7)充分利用現(xiàn)代化手段，多角度，多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。

3 對建筑檔案管理認(rèn)識(shí)

對歸檔文件材料的各種標(biāo)識(shí)的準(zhǔn)確性及其所承載信息的準(zhǔn)確性進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)，責(zé)任人對圍繞某個(gè)事件、某項(xiàng)工程、某個(gè)設(shè)備、某項(xiàng)任務(wù)所產(chǎn)生和使用的文件材料的完整性，每一份文件材料面數(shù)、圖幅底稿進(jìn)行鑒別，并簽字確認(rèn)，以確保歸檔文件材料的完整性，對工程檔案管理工作的重視，就是對工程建設(shè)本身的重視，因此，重視檔案管理及相關(guān)的行為具有十分重要的意義。

建筑行業(yè)應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立本部門檔案檢索系統(tǒng)，進(jìn)一步提高檔案全方面管理水平。檔案管理是一個(gè)漫長的過程，在工作過程中，從開始建立一個(gè)工程項(xiàng)目到最后竣工驗(yàn)收資料檔案的組織建筑工程的全面檢查，認(rèn)真細(xì)致理清檔案的順序，嚴(yán)格做好統(tǒng)計(jì)工作。

做好電子檔案管理工作，建設(shè)檔案信息化，必須實(shí)現(xiàn)電子檔案規(guī)范化管理，使電子文件舊檔管理制度化、規(guī)范化、應(yīng)用不斷發(fā)展，除了普通開展檔案數(shù)字化工作以外，加強(qiáng)檔案工作者的學(xué)習(xí)，促進(jìn)檔案工作健康和諧地發(fā)展。

在檔案電子時(shí)代，要把真實(shí)記錄保存下來，許多高端技術(shù)需要全部檢索，不能因檔案人員的不認(rèn)真或疏忽而遭受損失，這就給檔案工作者提出了一個(gè)責(zé)任性的問題，這些應(yīng)用為建筑行業(yè)企業(yè)數(shù)字檔案和企業(yè)知識(shí)管理平臺(tái)打下了良好的基礎(chǔ)，為了接納電子文件的挑戰(zhàn)，應(yīng)認(rèn)真探索研究電子文件的優(yōu)點(diǎn)，這就是我們檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)，檔案信息化工作必須為企業(yè)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出更大的貢獻(xiàn)。為了迎接電子文件的挑戰(zhàn)，應(yīng)認(rèn)真研究電子文件的優(yōu)點(diǎn)，及時(shí)總結(jié)出電子文件管理的原則，從而使真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)長久，這也正是我們?nèi)w檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。