淺談水電工程檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)

姜農(nóng)英

(中國水電顧問集團(tuán)成都勘測設(shè)計研究院，四川成都 610072)

隨著電子計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，水電工程檔案作為水電事業(yè)的重要組成部分，具有巨大的開發(fā)利用價值。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化時代，檔案的作用和價值的體現(xiàn)需要通過創(chuàng)新的科學(xué)管理方法和服務(wù)模式予以實現(xiàn)。筆者從水電工程檔案創(chuàng)新服務(wù)的必要性著手，將傳統(tǒng)的檔案管理方式與現(xiàn)代檔案管理方式進(jìn)行對比，提出了檔案創(chuàng)新服務(wù)的內(nèi)容、方式與服務(wù)手段，以達(dá)到不斷提高水電工程檔案利用率的目的，更好地為設(shè)計、科研、生產(chǎn)、經(jīng)營和決策管理服務(wù)。

1 水電工程檔案管理創(chuàng)新服務(wù)的必要性

水電工程檔案的科學(xué)管理和服務(wù)創(chuàng)新是水電工程檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢和原動力。在進(jìn)入小康社會和網(wǎng)絡(luò)化的今天，檔案現(xiàn)代化管理和創(chuàng)新服務(wù)的好壞，關(guān)系到檔案事業(yè)的發(fā)展與興衰。近年來，隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案事業(yè)受到越來越多人的重視，檔案的基礎(chǔ)設(shè)施等硬件條件也得到了很大改善，檔案的法規(guī)、制度建設(shè)得到不斷加強(qiáng)。但是，檔案在收集和管理、利用服務(wù)上還存在一些問題，不能很好地適應(yīng)水電事業(yè)發(fā)展的客觀需求。這就需要我們通過思想創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新來解決其發(fā)展中存在的這些問題。

2 傳統(tǒng)水電工程檔案管理與現(xiàn)代水電工程檔案管理的區(qū)別

(1)水電工程檔案的形成過程及特點。

水電工程檔案是在水電建設(shè)各項科技活動中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水電工程檔案產(chǎn)生于整個水電建設(shè)全過程。水電工程項目在勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等過程中形成了各種歷史記錄的文件材料和圖紙，涉及規(guī)劃、環(huán)境保護(hù)、勘測、水工、施工、機(jī)電、建筑等專業(yè)，這些專業(yè)相互聯(lián)系又相對獨立，構(gòu)成一個有機(jī)的整體。所產(chǎn)生和形成的各種門類的文件材料和圖紙具有成套性和種類上的多樣性的特點。

(2)傳統(tǒng)檔案管理方式與局限。

傳統(tǒng)檔案管理方式是對科技文件材料實體實施的一系列活動，從收集開始，技術(shù)人員把生產(chǎn)出來的產(chǎn)品送交檔案部門歸檔，檔案人員根據(jù)歸檔要求接收，并按檔案的分類辦法采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行手工整理編目，然后向相關(guān)部門和人員提供紙質(zhì)檔案的利用服務(wù)。在這個時期，紙質(zhì)幾乎是檔案唯一的載體，傳統(tǒng)的檔案管理模式占主導(dǎo)地位，檔案的利用率低。傳統(tǒng)檔案的利用方式非常不便。我院做為西部地區(qū)從事水電工程設(shè)計研究的大院之一，承擔(dān)著四川、西藏等省(區(qū))水電工程項目的勘測設(shè)計工作，這些工程項目分布在各地，技術(shù)人員到現(xiàn)場辦公，需借用一大堆圖紙和文件報告去工地，圖紙資料帶多了成為一種負(fù)擔(dān)，帶少了滿足不了需要，往往又打電話回來要求復(fù)印并傳真到工地，對于長期在異地的設(shè)計人員來說，查閱檔案就更加難上加難，從而給檔案的利用帶來很大的局限性，不利于檔案的利用和資源共享，進(jìn)而影響到檔案工作的發(fā)展。分析其產(chǎn)生的原因:一是檔案管理還停留在傳統(tǒng)意義的收集、保管和借閱利用上，思想認(rèn)識上缺乏創(chuàng)新思維;二是檔案管理力量還較為薄弱;三是檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較為落后;四是管理與服務(wù)還存在脫節(jié)現(xiàn)象;五是檔案門類不齊，進(jìn)而影響了檔案的系統(tǒng)性和完整性。

(3)現(xiàn)代化的檔案管理。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展、計算機(jī)的應(yīng)用和普及以及局域網(wǎng)的產(chǎn)生，使檔案管理工作發(fā)生了質(zhì)的變化。一是直接利用計算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整編和利用;二是紙質(zhì)文件被計算機(jī)光盤等存儲介質(zhì)取代，發(fā)揮了計算機(jī)存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣的強(qiáng)大功能;三是通過網(wǎng)絡(luò)可以直接利用以及在閱覽室利用檔案并存的方式。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路。

檔案的管理與利用工作是檔案工作的基本功能。檔案管理的根本目的就是要體現(xiàn)其利用價值。如何有效利用檔案，決定了創(chuàng)新的必然性。所以，檔案信息的創(chuàng)新服務(wù)是檔案工作的重要內(nèi)容，也是檔案信息資源開發(fā)和檔案信息價值實現(xiàn)的根本途徑，是提高檔案管理和服務(wù)水平的必然要求。

3 檔案創(chuàng)新服務(wù)的途徑與措施

3.1 檔案創(chuàng)新服務(wù)的途徑

(1)建立創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。

面對電子時代的到來，首先要在服務(wù)機(jī)制上創(chuàng)新。為適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理，有必要實行檔案、圖書、資料的一體化管理，這樣實施有利于檔案資源集中統(tǒng)一保管和利用，形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、部門分工協(xié)作、檔案部門專業(yè)管理的機(jī)制和體系。

(2)實施檔案資源建設(shè)的人才戰(zhàn)略。

檔案管理的創(chuàng)新就是以人為主體的隊伍建設(shè)創(chuàng)新，人才隊伍建設(shè)的創(chuàng)新是搞好創(chuàng)新服務(wù)的基礎(chǔ)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案資源建設(shè)的方法、手段與模式都發(fā)生了很大的變化，因此，要以國際型工程公司檔案管理為標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)和引進(jìn)復(fù)合型的、高素質(zhì)的管理人才，使其掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、水電專業(yè)技術(shù)和一定的外語知識，為檔案的發(fā)展和創(chuàng)新服務(wù)提供人才保障。

3.2 檔案創(chuàng)新服務(wù)的措施

(1)整合水電工程檔案資源，激發(fā)檔案活力。

檔案信息資源整合是開發(fā)利用檔案的重要組成部分，有利于完善館藏結(jié)構(gòu)，有利于信息配置的優(yōu)化，有利于實現(xiàn)檔案社會功能利用價值，搭建信息共享的平臺。檔案資源整合建設(shè)的核心內(nèi)容是檔案信息資源庫的建設(shè)，利用方便的檔案信息資源庫是其重點。具體來講就是在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下對分散形成的檔案和歷史形成的未實行電子計算機(jī)管理的檔案存量進(jìn)行資源整合。一是要加強(qiáng)規(guī)劃，注重利用信息“反饋”，開展編研工作。通過檔案利用所產(chǎn)生的效果，結(jié)合庫藏檔案的特點和優(yōu)勢，選擇利用面廣、與工程緊密結(jié)合的專題，加工整理出能解決實際問題的二、三次編研成果;二是要對原有的底圖進(jìn)行掃描，對原有的報告及文件進(jìn)行條目錄入和全文掃描，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫，提高檔案的利用率。

(2)服務(wù)手段的創(chuàng)新。

①由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。利用互聯(lián)網(wǎng)開展網(wǎng)上服務(wù)已成為檔案利用的一種重要形式。隨著內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門要充分利用院網(wǎng)制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

檔案工作要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理工作自動化、檔案信息管理法制化。如輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄以方便查詢檢索。建立檔案分類目錄、文件索引目錄以及網(wǎng)上全方位的檢索體系，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率。

②建立“電子文件、檔案數(shù)據(jù)管理中心”。電子文件、檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件的查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件院內(nèi)信息資源共享。

③電子文件的自動上傳收集。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集具有很大差異的是:許多電子文件的形成通過下載和上傳就能完成，因此，要改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案室歸檔。

④完善檔案的軟件環(huán)境。在檔案管理系統(tǒng)中增加與項目管理系統(tǒng)的接口，使設(shè)計產(chǎn)品通過接口直接歸檔，并在出版印刷產(chǎn)品的同時附條碼，保證歸檔文件的準(zhǔn)確。實現(xiàn)OA辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接入，將OA辦結(jié)的文件直接轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔一體化的網(wǎng)上歸檔流程。

(3)服務(wù)方式的創(chuàng)新。

變被動服務(wù)為主動服務(wù)。開展在線服務(wù)、跟蹤服務(wù)、現(xiàn)場咨詢，積極主動地參與與科技人員有關(guān)的活動，盡力保證檔案信息隨時提供利用的態(tài)勢，為各項工作提供翔實的檔案信息。傳統(tǒng)的檔案利用方式要到檔案部門才能利用檔案，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化。社會的信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息，查詢檔案。所以，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然要被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

(4)服務(wù)內(nèi)容上的創(chuàng)新。

檔案作為歷史的原始記錄、知識載體之一，匯聚著原始最可靠的信息。作為國家重要的水電設(shè)計研究院，蘊(yùn)藏著豐富的檔案信息資源，這些信息資源只有利用起來才能體現(xiàn)其價值。所以，檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、建立檔案分類目錄、文件索引目錄以及網(wǎng)上全方位的檢索體系;提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案部門通過電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，提供查詢和資訊，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率;提供數(shù)字化的檔案編研成果，開展特色服務(wù)。

(5)歸檔制度和管理的創(chuàng)新。

為確保檔案資料的齊全、完整歸檔，健全歸檔制度和崗位責(zé)任制，把歸檔納入各部門考核目標(biāo)和崗位責(zé)任制，實行歸檔保證金制度，根據(jù)歸檔制度對歸檔好的要獎勵，歸檔不全的實施懲罰。加強(qiáng)對工地現(xiàn)場和總承包項目的歸檔指導(dǎo)，在工程項目多、工地分布廣、檔案人員人手少的情況下，檔案人員仍要堅持到工地，如溪洛渡、龍頭石、錦屏、瀑布溝、長河壩、柳洪等工程現(xiàn)場進(jìn)行檔案工作的檢查和預(yù)立卷指導(dǎo)，確保檔案的收集歸檔工作，為檔案的更好利用提供保障。

4 結(jié)語

在網(wǎng)絡(luò)化、信息化、電子化、數(shù)字化的新時期，提高檔案現(xiàn)代化管理水平與開展檔案的創(chuàng)新服務(wù)，提高檔案的利用率，對促進(jìn)水電事業(yè)的發(fā)展有著非常重要的現(xiàn)實意義。

［1］陳作明.科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)［M］.北京:檔案出版社，1998.