談高速鐵路工程竣工文件形成與編制過(guò)程管理

楊潤(rùn)枝

(中鐵隧道集團(tuán)四處有限公司，廣西 南寧 530003)

0 引言

竣工文件的編制是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，尤其是高速鐵路，竣工文件涉及的部門(mén)多、工作量大、牽涉人員廣、時(shí)間緊任務(wù)重。但是在鐵路竣工文件的編制中卻存在著許多問(wèn)題，導(dǎo)致竣工資料不能順利編制和移交，根據(jù)本人的工作經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，認(rèn)為鐵路竣工資料編制重在過(guò)程管理與控制，只有通過(guò)有效的組織管理措施，才能超前規(guī)劃、目標(biāo)明確、工作思路清晰，順利完成這項(xiàng)艱巨的工作任務(wù)。目前鐵路竣工文件編制方面可借鑒的文獻(xiàn)有參考文獻(xiàn)[2]～參考文獻(xiàn)[9]，但這些文獻(xiàn)在編制方法、編制技術(shù)方面比較側(cè)重，對(duì)竣工文件形成與編制過(guò)程中的組織管理方面系統(tǒng)性的研究分析較少。

為此，本文結(jié)合新建向莆鐵路竣工文件的編制情況，把竣工文件的管理過(guò)程劃分為兩個(gè)重要的管理階段，即施工過(guò)程中資料的形成管理和完工收尾階段的匯總編制管理，對(duì)這兩個(gè)階段中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并總結(jié)了一些好的管理措施。

1 鐵路竣工文件在形成階段的管理

1.1 鐵路竣工文件在形成階段存在的主要問(wèn)題

1)領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。

有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)竣工文件這項(xiàng)系統(tǒng)工程的重要性認(rèn)識(shí)不足，不了解其工作內(nèi)容以及難度，沒(méi)有將其放在管理的重要工作日程上。

2)管理機(jī)制不健全。

a.沒(méi)有專門(mén)針對(duì)竣工文件編制方面的規(guī)章制度及管理辦法或沒(méi)有執(zhí)行落實(shí)。b.職責(zé)不清，存在管理上的漏洞。c.人員不固定。負(fù)責(zé)編制工作人員流動(dòng)性大，資料交接不清，存在文件缺失、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等問(wèn)題。

3)人員素質(zhì)不高、責(zé)任心不強(qiáng)。

沒(méi)有專業(yè)的內(nèi)業(yè)資料員，未做到精心編制和認(rèn)真檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)資料與設(shè)計(jì)或現(xiàn)場(chǎng)不符時(shí)，未及時(shí)解決和修正。

4)竣工文件收集不準(zhǔn)確、不及時(shí)、不同步、不完整。

如竣工資料中人員簽字不完善、資料內(nèi)容填寫(xiě)不完整;提供的資料不真實(shí)，應(yīng)該在施工過(guò)程中提供的資料，往往在事后突擊補(bǔ)寫(xiě)或“寫(xiě)回憶錄”;資料數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系經(jīng)不起推敲，如檢驗(yàn)批中數(shù)據(jù)與試驗(yàn)資料互相矛盾;簽字人員不統(tǒng)一、字跡不一致;填寫(xiě)內(nèi)容不符合圖紙及規(guī)范要求等問(wèn)題。

5)歸檔組織管理不到位。

按照職責(zé)分工，竣工文件編制工作由建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織，參建單位負(fù)責(zé)編制，接管單位檔案部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)助指導(dǎo)。但在具體執(zhí)行過(guò)程中，建設(shè)單位對(duì)竣工文件編制的組織管理作用不突出，隨意性大，管理不到位。

1.2 鐵路竣工文件在形成階段管理方法及措施

1)提高認(rèn)識(shí)，明確職責(zé)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。

a.提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化全員檔案意識(shí)，提高做好竣工文件編制工作的自覺(jué)性和責(zé)任感。b.明確職責(zé)。項(xiàng)目實(shí)行總工程師負(fù)責(zé)制，明確現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員對(duì)竣工文件的質(zhì)量責(zé)任，建立健全崗位制。c.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視是加強(qiáng)竣工文件收集歸檔的管理保證。

2)建立完善的工程技術(shù)資料管理制度。

工程開(kāi)工前，項(xiàng)目部首先應(yīng)依據(jù)鐵路資料的一般性規(guī)定和業(yè)主的特殊要求，對(duì)工程技術(shù)管理做出明確的規(guī)定，為工程技術(shù)資料的規(guī)范性和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)提供依據(jù)，避免前期資料管理混亂、無(wú)章可循，為資料的收集工作開(kāi)好頭。

3)信息的溝通和不斷更新。

在施工和最后驗(yàn)收過(guò)程中，與業(yè)主的信息溝通和交流對(duì)資料的收集工作有著很重要的指導(dǎo)意義。資料管理人員要積極主動(dòng)地反映在資料收集過(guò)程中遇到的問(wèn)題，督促業(yè)主以文件形式下發(fā)對(duì)竣工資料的具體規(guī)定和對(duì)問(wèn)題的答復(fù)，盡量避免以后的返工。

4)提前介入、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)。

在工程開(kāi)工之初就應(yīng)介入，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)鐵道部《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》、TB 10443-2010鐵路建設(shè)項(xiàng)目資料管理規(guī)程等有關(guān)規(guī)定，頒發(fā)相應(yīng)文件作為編制竣工文件的基本依據(jù)。

邀請(qǐng)有關(guān)專家、檔案人員、技術(shù)人員講課，對(duì)編制人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化打下基礎(chǔ)，盡量把竣工文件質(zhì)量問(wèn)題消滅在萌芽狀態(tài)中。

5)及時(shí)整理、定期檢查，保證資料管理的連續(xù)性。

施工資料要及時(shí)填寫(xiě)并簽認(rèn)，以免因人員的離開(kāi)而造成資料缺失。鑒于上述原因，竣工資料的編制應(yīng)與施工進(jìn)度一致，布置施工任務(wù)的同時(shí)，布置竣工文件的編制工作;竣工文件形成、積累與施工進(jìn)度同步。

項(xiàng)目管理人員在進(jìn)行定期檢查的同時(shí)，還要進(jìn)行不定期抽查，需要時(shí)還要進(jìn)行專項(xiàng)檢查，按照內(nèi)業(yè)資料整理的要求，逐項(xiàng)進(jìn)行審核，對(duì)于不符合要求的必須及時(shí)安排責(zé)任人完善。嚴(yán)格制定竣工文件資料員逐級(jí)負(fù)責(zé)制度，對(duì)責(zé)任人實(shí)行獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，提高資料員的工作責(zé)任心。

項(xiàng)目部在施工過(guò)程中，不宜頻繁更換、調(diào)動(dòng)資料管理員，確實(shí)要更換、調(diào)動(dòng)則應(yīng)提前通知相關(guān)人員，做好資料檢查、交接。

2 鐵路竣工文件在匯總編制階段的管理

2.1 鐵路竣工文件在匯總編制階段存在的主要問(wèn)題

1)組織管理薄弱，工作缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)指導(dǎo)。

在竣工文件匯總編制階段，工程已接近尾聲，技術(shù)管理人員大部分調(diào)到其他項(xiàng)目，項(xiàng)目上只留幾個(gè)負(fù)責(zé)收尾的人員，管理力量較弱，工作紀(jì)律比較松散，竣工文件編制缺乏統(tǒng)一的部署和安排，竣工文件編制過(guò)程中缺乏技術(shù)指導(dǎo)，竣工文件編制工作進(jìn)展緩慢，編制質(zhì)量不高。

2)歸檔作業(yè)操作不規(guī)范。

竣工文件存在編制、整理前后不統(tǒng)一，移交不及時(shí)，竣工圖與實(shí)物不符、竣工里程與實(shí)際里程不一致、圖號(hào)不完整、圖表格式不符合要求、圖表審核他人代替簽字等不規(guī)范現(xiàn)象，案卷整理質(zhì)量參差不齊，給竣工文件編制工作帶來(lái)較大麻煩。

2.2 鐵路竣工文件在編制階段管理方法及措施

1)制定科學(xué)合理的編制管理辦法，加強(qiáng)組織管理。

根據(jù)鐵道部建設(shè)項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)要求，首先要對(duì)竣工文件的編制工作高度重視，召開(kāi)專題會(huì)議研究編制計(jì)劃、方案和制定保證措施，推進(jìn)落實(shí)進(jìn)度情況，在人員、資金、設(shè)備等方面給予充分的保障。在編制過(guò)程中，按照“四三一”的編制管理模式，即:“四定”“三關(guān)”“一達(dá)標(biāo)”，確保竣工文件編制全過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)竣工文件的各項(xiàng)編制工作有質(zhì)有量地推進(jìn)。具體措施如下:

a.四定，即:定標(biāo)準(zhǔn)、定人員、定時(shí)間、定獎(jiǎng)勵(lì)。定標(biāo)準(zhǔn):在竣工文件編制過(guò)程中，堅(jiān)持執(zhí)行上級(jí)下發(fā)的有關(guān)文件，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況。以“精益求精，追求完美”為宗旨，做到竣工文件齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、系統(tǒng)配套、整潔美觀。定人員:選配有責(zé)任心、能吃苦耐勞、有內(nèi)業(yè)資料填寫(xiě)和編制經(jīng)驗(yàn)的人員，充實(shí)到竣工文件編制崗位上。資料員一律經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，考試合格后方可上崗。在編制人員配置上實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、固定化、專業(yè)化。定時(shí)間:工程臨近尾聲，竣工文件匯總編制開(kāi)始，項(xiàng)目部應(yīng)根據(jù)竣工文件編制的任務(wù)量，制定節(jié)點(diǎn)目標(biāo)，以周為控制節(jié)點(diǎn)，規(guī)定周完成的文件整理數(shù)量，實(shí)施“一周一考核、一周一評(píng)比、一周一獎(jiǎng)罰”，保證竣工資料編制的質(zhì)量和進(jìn)度。定獎(jiǎng)勵(lì):制定竣工文件編制獎(jiǎng)罰措施，每周對(duì)竣工文件編制的質(zhì)量和進(jìn)度進(jìn)行跟蹤檢查，定期評(píng)比和通報(bào);對(duì)完成較好的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，反之進(jìn)行相應(yīng)的處罰，充分激勵(lì)和調(diào)動(dòng)大家工作的積極性。

b.三關(guān)，即:編制關(guān)、復(fù)核關(guān)、審核關(guān)。編制關(guān):在竣工文件編制中，宜實(shí)行集中管理。施工單位指揮部可以把各項(xiàng)目部資料員和資料集中到項(xiàng)目經(jīng)理部，實(shí)施統(tǒng)一管理，這樣既便于對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)，又規(guī)范了標(biāo)準(zhǔn)、彌補(bǔ)了漏洞，也加快了編制進(jìn)度，保證了編制質(zhì)量。復(fù)核關(guān):在竣工文件整理過(guò)程中，堅(jiān)持“樣板引路，以樣學(xué)樣，以樣控制”，組織編制人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流，使各項(xiàng)目部竣工文件編制的質(zhì)量得到有效保證。主管領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)所形成的單項(xiàng)竣工文件進(jìn)行隨機(jī)抽樣檢查，認(rèn)真做好查缺、補(bǔ)漏、修改、整理，按建檔順序，對(duì)各類資料進(jìn)行分類歸檔，用鉛筆在每份資料右上角臨時(shí)標(biāo)記，在檔案盒側(cè)面用便條做好臨時(shí)說(shuō)明，便于最終定稿和裝訂。審核關(guān):為了保證竣工文件的齊全和內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，應(yīng)建立竣工文件審核流程:項(xiàng)目部在資料整理前和整理后應(yīng)根據(jù)有關(guān)要求進(jìn)行審核，并建立“末次驗(yàn)證”制度。即竣工文件正式裝訂之前，必須按照竣工文件管理辦法要求和各類資料排列順序，從開(kāi)工報(bào)告至竣工圖認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后方可進(jìn)行正式裝訂。

c.一達(dá)標(biāo):即:達(dá)到零差錯(cuò)。

2)邊學(xué)邊干，在工作中提高。

在集中編制過(guò)程中，會(huì)遇到許多問(wèn)題，因此在編制過(guò)程中要不斷的學(xué)習(xí)，不斷的摸索，不斷的提高編制水平，最終實(shí)現(xiàn)編制文件達(dá)標(biāo)。

3)明確分工、明確職責(zé)。

為了保證竣工文件編制質(zhì)量，在工作中合理地按專業(yè)分組，明確每個(gè)人的職責(zé)，并建立如:原材合格證、試驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)批等各項(xiàng)分類臺(tái)賬，使之一目了然。同時(shí)還應(yīng)建立問(wèn)題庫(kù):將編制過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)傳達(dá)給所有資料員，防止通病發(fā)生，避免大面積返工，同時(shí)也為今后的項(xiàng)目積累編制經(jīng)驗(yàn)。

4)加大投入，創(chuàng)造良好條件、做好后勤保障。

竣工文件編制是一項(xiàng)枯燥乏味、容易出錯(cuò)、費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作。項(xiàng)目部應(yīng)給編制人員提供一個(gè)良好的辦公和生活環(huán)境，配齊辦公設(shè)備及辦公用品，做好防火、防盜等各項(xiàng)后勤保障工作，調(diào)動(dòng)大家的工作積極性。

3 結(jié)語(yǔ)

竣工文件編制的兩個(gè)管理階段是相輔相成的，沒(méi)有前期管理形成的優(yōu)質(zhì)成果，后期的匯總編制就會(huì)先天不足，困難重重，質(zhì)量進(jìn)度沒(méi)有保證;后期管理如果不精心組織、加強(qiáng)管理就會(huì)失去已形成的管理優(yōu)勢(shì)，使竣工文件不能順利移交。只有認(rèn)識(shí)到位，科學(xué)管理，才能使這項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的系統(tǒng)工程最終順利完成。

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