談?wù)袠?biāo)采購(gòu)與項(xiàng)目管理

宋玉萍 張玉剛

(中國(guó)能源建設(shè)集團(tuán)山西省電力建設(shè)三公司，山西太原 030006)

1 招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理概述

1．1 招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)

招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理是為實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購(gòu)目標(biāo)，通過(guò)實(shí)施滿(mǎn)足質(zhì)量、時(shí)間、費(fèi)用和資源等約束條件的一系列措施所做出的一次性努力，是一個(gè)具有鮮明項(xiàng)目特點(diǎn)的獨(dú)特服務(wù)過(guò)程。招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目具有服務(wù)項(xiàng)目的一般特征，其管理屬于服務(wù)項(xiàng)目管理，采購(gòu)管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分，招標(biāo)采購(gòu)工作具有項(xiàng)目的屬性和管理特點(diǎn)。

1．2 招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理的任務(wù)

招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目是項(xiàng)目中的一種重要類(lèi)型，具有項(xiàng)目管理的綜合管理、范圍管理、時(shí)間管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、采購(gòu)管理九大任務(wù)。

1．3 招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理的應(yīng)用工具

招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理是一項(xiàng)復(fù)雜的管理活動(dòng)，應(yīng)用工作結(jié)構(gòu)分解、責(zé)任分配矩陣、里程碑計(jì)劃、橫道圖、排列圖法、費(fèi)用估計(jì)法等眾多的管理方法和工具。

2 招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理措施

2．1 組織措施

組織編制邏輯性和有序性的招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目計(jì)劃:招標(biāo)采購(gòu)工作錯(cuò)綜復(fù)雜，因此應(yīng)圍繞招標(biāo)采購(gòu)工作的邏輯關(guān)系確定項(xiàng)目進(jìn)度管理任務(wù)，編制招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的組織保障計(jì)劃，招標(biāo)人在接受招標(biāo)任務(wù)后，應(yīng)根據(jù)企業(yè)及項(xiàng)目特點(diǎn)，選擇有經(jīng)驗(yàn)的采購(gòu)人員和恰當(dāng)?shù)慕M織方式，成立招標(biāo)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，根據(jù)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的工作任務(wù)分解落實(shí)責(zé)任;根據(jù)工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)和責(zé)任矩陣的內(nèi)容，編制具體的人力資源計(jì)劃;預(yù)計(jì)完成招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)所需資源(人、材料、設(shè)備等)的費(fèi)用近似值。

2．2 技術(shù)措施

2．2．1 組織編制系統(tǒng)性和可行性的招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理方案

招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理方案是在實(shí)施招標(biāo)工作之前，通過(guò)分析招標(biāo)項(xiàng)目的需求、目標(biāo)以及技術(shù)特點(diǎn)、經(jīng)濟(jì)特性、管理特性等，依據(jù)有關(guān)法津政策、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，科學(xué)設(shè)定、合理安排項(xiàng)目招標(biāo)工作的總體規(guī)劃，屬于初步的項(xiàng)目綜合管理計(jì)劃，是編制招標(biāo)采購(gòu)相關(guān)具體計(jì)劃的指導(dǎo)文件。編制招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理方案主要是明確“做什么”“誰(shuí)負(fù)責(zé)”“怎么做”“完成任務(wù)的起止時(shí)間”等基本管理內(nèi)容。

2．2．2 招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的溝通與信息管理

溝通是為了一個(gè)既定的目標(biāo)，把信息在個(gè)人或群體間傳遞和交換，并且力圖形成共識(shí)的過(guò)程。溝通既是人際的交流，也涉及組織之間的交流。溝通的目的是讓對(duì)方達(dá)成一致行動(dòng)或理解你所傳達(dá)的信息，賃借一定的渠道將信息傳遞給接收者，并尋求反饋以達(dá)到相互理解。溝通的效果取決于對(duì)方的回應(yīng)，沒(méi)有有效的溝通，很難有有效的管理，溝通分為內(nèi)部溝通和外部溝通。招標(biāo)過(guò)程涉及招標(biāo)人、評(píng)標(biāo)專(zhuān)家、投標(biāo)人、各級(jí)行政監(jiān)督管理部門(mén)等，如果溝通不暢必然會(huì)造成嚴(yán)重的后果。溝通的基礎(chǔ)上在于信息管理，信息管理的作用能規(guī)范管理行為、預(yù)防運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、提高工作效率、完善管理績(jī)效，溝通工作內(nèi)容。信息管理應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。招標(biāo)采購(gòu)信息技術(shù)主要包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及其應(yīng)用、多媒體計(jì)算機(jī)技術(shù)、專(zhuān)用軟件應(yīng)用。

2．3 經(jīng)濟(jì)措施

2．3．1 招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的質(zhì)量控制管理

招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目質(zhì)量控制管理是保證招標(biāo)程序合法;價(jià)格合理低價(jià);合同完善無(wú)歧義;中標(biāo)、合同結(jié)算價(jià)格基本一致。應(yīng)采取嚴(yán)格執(zhí)行法定程序;建立信息庫(kù)并充分利用公共信息平臺(tái);采取事前預(yù)測(cè)、事中檢查、事后總結(jié)評(píng)價(jià);招標(biāo)文件系統(tǒng)嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯合理，避免投訴等主要措施。

2．3．2 招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的進(jìn)度控制管理

招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)度控制管理是保證在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成全部招標(biāo)工作;滿(mǎn)足建設(shè)項(xiàng)目整體進(jìn)度要求。例如準(zhǔn)確完整的理解委托人的意圖，提供完整的備案資料，與行政管理部門(mén)充分溝通，及時(shí)反饋問(wèn)題;掌握項(xiàng)目總體進(jìn)度對(duì)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)間的要求;對(duì)里程碑計(jì)劃和重要工作環(huán)節(jié)設(shè)置檢查點(diǎn)，并定期進(jìn)行考核等主要措施。

2．3．3 招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的成本控制管理

招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目成本控制管理是保證在滿(mǎn)足質(zhì)量、進(jìn)度要求的前提下，使采購(gòu)成本和費(fèi)用最低。采取費(fèi)用管理制度、標(biāo)準(zhǔn)及審核、審批程序;厲行節(jié)約，減少額外費(fèi)用的支出;合理安排人力資源，避免間歇工作，采用招標(biāo)項(xiàng)目群管理方式;充分利用信息和共享資源。

質(zhì)量、成本、進(jìn)度是項(xiàng)目管理的三大主要管理目標(biāo)。招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施控制結(jié)果與項(xiàng)目本身的質(zhì)量、進(jìn)度和成本緊密相連。招標(biāo)人(或代理機(jī)構(gòu))在編制招標(biāo)方案和實(shí)施過(guò)程中，對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度和成本的控制結(jié)果不僅體現(xiàn)了招標(biāo)人或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量和水平，而且是保證項(xiàng)目招標(biāo)采購(gòu)成功、降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的重要標(biāo)志。招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的質(zhì)量、成本、進(jìn)度之間相互制約，相互作用，因此合理協(xié)調(diào)三者之間的關(guān)系，科學(xué)確定適宜的管理方法，是招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施與控制的重要環(huán)節(jié)。

2．4 合同措施

招標(biāo)采購(gòu)與合同管理風(fēng)險(xiǎn):招標(biāo)項(xiàng)目的合同管理工作貫穿招標(biāo)采購(gòu)和項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程，合同管理過(guò)程實(shí)際是招標(biāo)人項(xiàng)目管理的全過(guò)程。招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)屬于事前風(fēng)險(xiǎn)管理范疇，目標(biāo)是控制與處置風(fēng)險(xiǎn)，以防止和減少損失，通常被分為兩部分，一部分是損失前的目標(biāo)，一部分是損失后的目標(biāo)，前者避免或減少損失的發(fā)生，后者是盡快恢復(fù)到損失前的狀態(tài)。

合同管理風(fēng)險(xiǎn)可以分為合同制定階段的風(fēng)險(xiǎn)、合同實(shí)施階段的風(fēng)險(xiǎn)，合同制定階段的目的是為了滿(mǎn)足合同實(shí)施的管理要求，合同實(shí)施的成效是合同制定工作質(zhì)量的體現(xiàn)。其中合同制定階段即是招標(biāo)采購(gòu)的具體實(shí)施環(huán)節(jié)，所以合同制定的風(fēng)險(xiǎn)和招標(biāo)采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)有可能相互疊加，也有可能相互減弱，但如果出現(xiàn)疊加，潛在風(fēng)險(xiǎn)損失很大。例如在招標(biāo)采購(gòu)的合同簽訂階段合理準(zhǔn)確的確定采購(gòu)項(xiàng)目的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，就可以將合同實(shí)施管理的風(fēng)險(xiǎn)降低。因此在招標(biāo)采購(gòu)時(shí)建立完善的合同變更和審查制度及合同履行機(jī)制，減少合同制定過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn);加強(qiáng)項(xiàng)目合同管理，減少項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中合同履行的風(fēng)險(xiǎn)，成為合同管理與招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理的基本思路。

3 招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理諸措施之間的關(guān)系

招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理諸措施各有特點(diǎn)而又是普遍聯(lián)系的，它們共同作用保證了招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理得以實(shí)現(xiàn):組織措施是招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理控制組織方面采取的措施，是其他措施的前提和保證，而且一般不需要增加什么費(fèi)用，運(yùn)用得當(dāng)就可以收到良好的效果;技術(shù)措施不僅是招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理控制過(guò)程中的關(guān)鍵，而且也是項(xiàng)目管理實(shí)施的關(guān)鍵;合同措施是招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理控制的出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，是招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理控制的標(biāo)準(zhǔn)和法律保障;經(jīng)濟(jì)措施是最易接受和采用的措施，是招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理控制的輔助措施。在招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理控制措施中組織措施是龍頭，技術(shù)措施、合同措施是龍身，經(jīng)濟(jì)措施是龍尾。

4 招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的總結(jié)、跟蹤和評(píng)價(jià)

招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的總結(jié)與評(píng)價(jià)工作屬于招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理結(jié)束及其后續(xù)階段，其目的是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行回顧、梳理，從中提煉出有規(guī)律性或理論價(jià)值的內(nèi)容，用以指導(dǎo)和改進(jìn)新項(xiàng)目的招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)。根據(jù)實(shí)施的時(shí)間、參與人員和評(píng)價(jià)對(duì)象的不同，總結(jié)與評(píng)價(jià)工作可分為總結(jié)、跟蹤和評(píng)價(jià)。

［1］曾海波，楊俊杰，夏才安．對(duì)現(xiàn)今工程招投標(biāo)過(guò)程中存在問(wèn)題的思考［J］．山西建筑，2011，37(11):243-244．